採用担当とは、自社で活躍してくれる求職者を見つけて雇用するまでのすべての工程を担う、企業の成長を支える重要な役割です。採用担当の業務は多岐に渡り、社内外で多くの関係者とやり取りする必要があるため、担当者の適性は重要です。

自社内で採用ノウハウを蓄積することはもちろん、プロに代行してもらうことで採用活動を効果的に進めることもできます。

本記事では

・採用担当に向いている人の特徴9つ

・採用担当の業務内容

・採用活動の成功に必要なポイントや活用できるサービス

などについて解説し、採用担当者がよりスムーズに業務に臨み、効果的に採用活動ができるようサポートします。

1．採用担当に向いている人の特徴9選

以下では、採用業務に向いている人の特徴を9つ紹介します。どのようなタイプが採用担当に向いているのか、参考にしてください。

1-1．物事を論理的に考えることができる

筋道を立てて物事を論理的に考えられる方は、採用担当に向いています。採用活動では、計画の立案やコスト管理、採用手法の選定など、幅広い業務を論理的に進める必要があるからです。

採用担当者が主観で判断してしまうと、適切に人材を見極めることが難しくなり、採用ミスマッチに繋がる可能性があります。コミュニケーションで感情が先立ってしまう場面でも、目的から逸れずに論理的かつ客観的に考えられる方が採用担当に向いています。

以下の記事では、論理的かつ客観的な視点で採用計画を立てるコツを紹介しています。あわせて参考にしてください。

1-2．柔軟かつ臨機応変な対応ができる

柔軟で臨機応変に対応できる方も、採用担当に向いています。採用業務では、急に面接がキャンセルになったり、面接が長引いてスケジュールを押してしまったりするなど、想定外の出来事に見舞われることがあります。そのため、発生しうる事態を事前に想定し、状況に合わせた臨機応変な対応が求められます。

また、採用活動は市場環境など外的要因の影響を受けやすいため、基本的な流れやルールだけではなく、状況に応じて柔軟に対応できることも重要です。

1-3．社内外との調整業務に長けている

調整業務に長けている方も、採用担当に適性があります。採用担当者は、社内外で立場の異なる方と関わりながら業務を進めなくてはなりません。求職者はもちろん、人事部のメンバーや上司、法務部門や人材を求める部署の上長、人材エージェントなど、関係者は多岐に渡ります。優秀な求職者に入社してもらうために、関係者に適したコミュニケーションをとりながら積極的に現場と接し、周囲を巻き込む力も必要です。

求職者が増えるに連れて調整が難しくなりますが、複雑な調整にも負担を感じない方が採用担当に適していると言えるでしょう。

1-4．指示待ちではなく自発的に行動できる

周囲からの指示を待つのではなく、自発的に考えて行動できる方も採用担当に向いています。想定外のトラブルに見舞われた際に、迅速かつ適切なアクションを取ることが求められるからです。また、求職者からの質問や問い合わせに迅速かつ丁寧に対応できなければ、優秀な人材が他社に流れてしまう可能性があります。

自発的な行動とは、周囲に相談や報告をすることも含みます。判断に迷った場合は自己判断せず、周囲に相談や報告をしましょう。密接にコミュニケーションを取ることで、トラブルを防げます。

1-5．人当たりがよくコミュニケーション能力が高い

人当たりがよく、相手の立場に立った気持ちの良いコミュニケーションが取れる方は、採用担当の適性があると言えます。採用担当は、自社の採用活動や事業内容、自分の考えをわかりやすく伝え、社内外のさまざまな関係者と良好な関係を築きながら、業務を進める必要があるからです。相手の話を傾聴する力や、言いにくいことであっても相手の気持ちに配慮しながら伝える力も求められます。

なお、採用担当は面接官として求職者と接する機会も多いです。採用担当者の印象が企業イメージや求職者の入社意思決定に大きく影響するため、人当たりがよく温かなコミュニケーションを取れる方が採用担当に向いています。

1-6．計画的な業務遂行力と事務処理スキルがある

採用活動は全社で進めていくため、計画的に業務を進めることが重要です。トラブルや遅れている部分を随時確認しつつ、適切なアクションを取ることが求められます。

また、採用活動では進行度合いが異なる複数の案件を同時に進めることがよくあります。そのため、スケジュール管理に加えて、事務処理スキルの高さも重要です。求職者の個人情報管理など、ルールに則って管理すべきことは多岐に渡ります。几帳面かつ倫理観のある事務処理スキルが高い方も、採用担当に向いていると言えるでしょう。

1-7．相手に伝わる説明力がある

相手に合わせてわかりやすく説明ができる方も、採用担当の適性を持つと言えます。採用活動では、求職者に自社を認知してもらい興味喚起を促し、応募や入社意欲を高める場面が多くあります。そのため、企業の魅力や仕事内容を正確に伝え、応募や内定に繋げることが求められるのです。

さらに、わかりやすく説明し表現できることは、社内でのやりとりにも不可欠です。求職者の合否についての理由を論理的に説明できると、ほかの面接官との情報共有がスムーズに進むため、ミスマッチの防止に繋がります。

1-8．採用のトレンドや競合他社の情報を積極的にキャッチできる

採用活動は日々変化しているため、新たなことを自発的に学べる方も採用担当に向いています。以前はハローワークや求人媒体への掲載が一般的でしたが、現在はSNSの活用やリファラル採用、ダイレクトリクルーティングなど、採用活動の手法は多様化しています。日頃から採用トレンドや市場の動き、関連する法改正について、積極的に情報収集しながら自社に必要なアクションを取ることが、他社との差別化に繋がります。

以下の記事では、26年新卒採用のトレンドや戦術について解説しています。あわせて参考にしてください。

1-9．企業の「顔」であると自覚した対応ができる

採用担当は面接官として求職者と接したり、外部の協力会社などと関わる機会も多いです。そのため、「自分は会社の顔である」という意識を持って振る舞える方が採用担当に向いています。求職者や取引先企業の担当者に信頼してもらえるように、礼儀正しく真摯な対応が大切です。

採用業務は、企業の成長を支える人材を見つける責任の大きな業務です。重要な役割を担っているという自覚を持ち、業務を遂行する姿勢が求められます。業務に対してプレッシャーを感じたり、計画通りに進まずに悩むことも成長の糧であると考えて、前向きに業務を進められる方は採用担当に向いています。

なお、ミスマッチ防止のために、採用担当がすべての面接に携わるのが理想です。ただし、面接回数が多い場合は、プロへ面接を代行することも選択肢として検討しましょう。以下の記事では、面接代行サービスについて詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。

以上、採用担当に向いている人の特徴を紹介しました。

これらすべての特徴を身につけようとする場合、社内での育成や教育にコストがかかる可能性があります。

そのため、より早く採用活動を効果的におこないたい場合は、採用のプロへ依頼することもおすすめです。

以下の記事では、採用代行サービスを活用して効率的に採用を実施するコツについてご紹介しています。

2．採用担当に向いていない人の特徴

では、採用担当者に向いていない人にはどのような傾向があるのでしょうか？

【採用担当者に向いていない人の特徴】

・指示待ちでルーティン業務を好むタイプ

・臨機応変な対応が苦手で、変化を避けるタイプ

・言いにくいことをはっきり伝えられないタイプ

・他者とコミュニケーションを取るのが苦手で、ひとりで黙々と業務を進めたいタイプ

上記の特徴を持つ人が一概に採用担当者に不向きというわけではありませんが、採用業務を遂行する上で、変化に対応する姿勢やコミュニケーション能力は重要な要素であると言えるでしょう。

効果的に採用活動を進めるためには、採用担当者の適性を見抜き、適切に配置することも大切です。

個々人の適性を把握し、配置転換に活用したいとお考えの方は「適性検査サービス*」の導入をおすすめしています。

適性検査サービスの詳細が知りたい方は以下の記事もご活用ください。

3．採用担当の主な業務

採用担当は、新卒や中途採用に拘らず、自社の方向性に沿って新たな社員を雇用するために幅広い業務を担っています。採用担当と似た言葉である、人事や総務担当などの役割との違いは以下のとおりです。

次に採用担当の主な業務を4つ紹介します。

3-1．採用計画の立案

まず始めに、採用計画を立案します。経営方針や経営課題などといった自社の状況を把握し、採用の目的を確認した上での計画が大切です。採用担当は、人材を募集する部署や採用スケジュール、採用に必要な人数を見極めながら、採用基準や求めるペルソナを具体的に考え、プランニングしていきます。

採用にかけられる予算は企業によって異なります。効果的に採用活動を進めるためにも、予算のかけ方などコスト管理に注意しながら、採用計画を立てることが重要です。

戦略的に年間採用計画を立てるためにはノウハウが必要です。以下では、年間計画を立てるポイントを説明する資料請求が可能ですので、ぜひご活用ください。

3-2．採用手法の決定

採用計画が決定したら、求職者を募集する採用手法も選定します。新卒や中途、専門職種など、求める人材によって適した方法が異なるため、慎重な検討が必要です。新しい採用手法を取り入れるのはもちろん、複数の方法を組み合わせるのもおすすめです。

3-3．採用活動の実施

自社で活躍してくれる人材を雇用するために、採用担当は求職者の母集団形成から、面接などの選考、合否決定まで幅広く対応します。特に、母集団形成では、採用計画で決定したペルソナに近い求職者を集めるアプローチが求められます。そのため、以下の方法を組み合わせながら採用活動を進めるのが良いでしょう。

自社の状況や求める人材に合わせて、適切な方法を選択することが大切です。

なお、書類選考や面接スケジュールの調整、面接実施なども採用担当の大切な役割です。多くの求職者が複数の企業で選考を受けているため、応募から面接、内定まで迅速に進めることが、求職者の入社意思を高めるポイントとなります。

3-4．内定者のフォロー

入社意思の低下を防ぐための内定者フォローも、採用担当の重要な役割です。内定後、多くの場合は入社までに一定の期間が空きます。そのため、内定者が安心して入社できるよう、不安や疑問を解消し、内定辞退を防ぐことが求められます。

入社手続きだけではなく、定期的なコンタクトや社員との交流会を設けるなど、入社後すぐに環境に馴染めるよう受け入れ体制を整えることも重要です。

内定辞退を防止するための対策について以下の資料で詳しく紹介しております。あわせて参考にしてください。

4．採用業務で苦労する点とやりがい

企業の成長を支える採用業務は、仕事量が多くプレッシャーのかかる難しい役割です。しかし、企業の成長や求職者の人生の岐路に関われるため、同時にやりがいも大きいポジションです。

採用担当としての難しさを感じながらも前向きに業務に取り組めるよう、採用担当が苦戦しがちな業務を理解した上で進めましょう。以下のポイントが、採用担当が特に苦労する点です。

それぞれの課題に対する解決策を知りたい方は以下の記事も参考にしてください。

5．採用活動を成功させるために必要なこと

採用活動を成功に導くためには、準備に力を入れることが最も重要です。以下で、採用活動を成功させるために必要なポイントを4つ紹介します。

5-1．採用条件を見直す

自社にとって必要な要素を見極め、採用条件を取捨選択することが大切です。優秀な人材を求めるあまり採用条件を極端に増やしたり厳しくしすぎると、母集団を十分に確保しにくくなります。

採用条件を決定する際は、経営理念やビジョンだけではなく、育成を担う現場社員の意見もしっかりとヒアリングしましょう。その上で採用目的を明確にし、決定することが大切です。

採用条件を見直す際のペルソナや採用計画の立て方について、以下の記事にて紹介しております。あわせて参考にしてください。

5-2．自社の採用活動に適した採用手法を見極める

採用手法が自社の状況に相応しいのか見直すことも、採用活動成功の鍵となります。人材紹介や、求人媒体への掲載などといった従来の採用手法以外にも、以下のような採用手法を組み合わせてみましょう。

求めるペルソナに情報を届けるためには、自社が求める人材や職種に適した採用手法を見極め選択することが大切です。

採用手法の選定方法や種類について詳しく知りたい方は以下の記事をご活用ください。

5-3．適性や自社の方向性に合わせて担当者の業務内容を見直す

採用担当者の適性や自社の方向性に合わせて業務見直しを図ることも、採用活動を効果的に進めるためには重要です。得意な業務の傾向から、採用担当は大きく以下のふたつのタイプに分けられます。

採用活動を成功させるには、採用課題の優先項目を洗い出し、課題に相応しいタイプを検討した上で、正しく担当者を配置することが重要です。

5-4．採用活動に関するシステムやサービスを導入する

採用活動を成功させるためには、採用業務を効率化するシステムやサービスの導入も必要です。自社の状況に合わせて、以下のシステムや代行サービスをうまく活用しましょう。

6．まとめ

効果的に採用活動を進めるためには、担当者の適性を見極め、採用担当に向いている人を配置することが大切です。しかし、採用にかけられる人的コストが限られているため、適任者を探すことが難しい場合もあります。自社内で採用活動のノウハウを蓄積するのは大切なことですが、適任者の配置が難しい場合はプロの力を借りるのがおすすめです。

採用のプロに採用業務を代行してもらうことで、より円滑な採用活動が可能です。特に、採用担当に向いている人の特徴に当てはまらない部分などは、プロに委託することも検討してみましょう。

ネオキャリアでは、ペルソナの設計やターゲット設定などの採用計画の立案から、母集団形成、面接などの選考実施、内定者フォローまでワンストップで幅広く採用代行サービスを提供しています。採用に関する豊富なノウハウを活かし、採用担当のパートナーとして円滑な採用活動をサポートします。