採用担当者の激務を改善する3つの方法｜多忙な原因と生産性を高めるコツ

人事部の中でも、多くの求職者と関わる採用担当者は特に激務になりやすい傾向があります。会社から求められる成果や期待値が大きい仕事でもあり、常に業務に追われている採用担当者は多いのではないでしょうか。

本記事では、

・採用担当者の年間スケジュール

・採用担当者が激務になる時期と原因

・生産性を高めるコツや効果的な改善策

についてご紹介していきます。

1-2．【夏】6～8月の採用担当者の主な業務

新卒採用の選考～内定出し

6月になると、インターンシップの受け入れや採用面接などの新卒採用が本格化します。優秀な人材を確保するために書類選考や面接日程の設定を迅速におこなうことが重要です。さらに面接担当者との日程調整も必要になります。

夏のインターンシップ実施

大学の夏休みに合わせて、インターンシップを実施する企業もあります。受入先の部署の担当者と、日程や内容について打ち合わせをおこないます。インターンシップの結果で自社にふさわしい人物かを見極める場合もあるようです。

2．採用担当者が激務になる時期

2-1．1月～5月頃（新卒採用業務が活発になる時期）

3月に新卒採用の広報活動が解禁されるため繁忙期になります。企業説明会や就職イベントを実施する場合は、1～2ヶ月前から準備が必要なため、年明けから忙しくなります。新卒採用の選考開始は一般的に6月からですが、年々早期化が進んでおり、4月から5月にかけて面接から内定出しまでおこなう企業も増えています。また4月には新入社員が入社するため、この時期は業務に追われる採用担当者は少なくないでしょう。

2-2．3月～4月頃（中途用業務が活発になる時期）

中途採用も3月から4月にかけて繁忙期になります。なぜなら、年度末という区切りを終えてから新たな職場で働こうと考える求職者が多くなるからです。また、4月の新年度は新規事業の立ち上げなど、新しい人員が必要になる時期でもあります。新卒採用と中途採用の繁忙期が重なるため、3月～4月は最も激務になりやすい時期といえます。

2-3．7月～8月頃（新卒インターンシップ業務が活発になる時期）

学生が夏休みに入り時間を確保しやすい7月～8月にかけて、インターンシップ活動がピークになります。秋や冬の時期に実施するインターンシップよりも実施数や規模が大きくなるため、事前準備や運営に時間を割かれ、激務になりやすい時期です。

2-4．9月～10月頃（中途採用業務が活発になる時期）

中途採用業務が繁忙期になる時期です。夏季休暇取得後やボーナス支給後に新たな職場を探そうと考える求職者が増えるためです。

3-1．スケジュール管理が難しい

応募者ありきの業務であるため、応募者の都合を優先してスケジュール調整をしなければなりません。業務時間後に応募者からの連絡に対応したり、面接を実施したりとイレギュラーな対応が発生することも少なくありません。同時に、面接担当者の日程調整など、社内の関係部署とのやりとりが多く発生します。そのため、採用担当者は激務になってしまいます。

3-2．業務範囲が多岐にわたる

応募者対応や日程調整などの連絡業務以外にも、内定者フォローや採用活動の進捗に応じた採用手法の見直しなど、業務内容は多岐にわたります。社内の関係部署への連絡においても優先順位を付けて臨機応変に対応しなければなりません。もし内定を出した求職者が辞退となった場合、それまでに費やした工数が無駄になってしまい、ゼロからやり直しになるという精神的なプレッシャーを常に抱えています。採用目標人数を達成するためには、マルチタスクになってしまうことも激務になる理由といえます。

3-3．採用担当者の人手不足

採用担当者が複数いれば役割分担ができ、一人あたりの負担を軽減できます。しかし、中小企業やベンチャー企業など社員数が少ない場合、一人で採用全般を担っているケースも多いでしょう。採用業務だけでなく人事業務全般、総務・経理など事務全般を兼ねている場合も少なくありません。中小企業やベンチャー企業では人件費が限られているため、簡単に増員できない状況も要因となっています。

3-4．採用手法が多様化している

従来の採用活動では、求人広告や会社説明会、大学での広報活動、エージェントを利用するなどが主流でした。しかし、採用オンライン化が進むに連れて、SNSやオウンドメディアを活用した採用活動、ダイレクトリクルーティング、リファラル採用など幅広い採用手法が求められる時代になりました。求めるターゲットに合わせてどの採用手法が効果的なのかを考え、実施と効果検証をおこなうには多大な時間と労力がかかります。

また、採用担当者は普段から企業の魅力を発信することも大切な業務であり、なかでもSNSは定期的な更新が必要となります。採用活動の幅が広がりメリットがある一方で、業務がより複雑になることから、採用担当者は激務になってしまうのです。

4-1．採用プロセスを見直す

まずは採用プロセスを見直し、無駄な業務を削減することが大切です。「今までずっとこの業務をおこなってきたから」という理由で、そのまま踏襲している業務は案外多いものです。また、工数に対して効果が見合っていない採用手法は、今の時代にマッチしていません。半年や1年ごとに業務を洗い出し、効果検証をおこないましょう。ほかにも、面接評価シートを作成するなど、業務の統一化・判断基準の可視化をおこなうことも生産性向上に効果的です。自社内で効果検証が難しい場合は、コンサルティング会社に依頼し、客観的な意見やアドバイスをもらうと良いでしょう。

4-2．離職を減らすための社内改革をおこなう

離職者が多く大量採用をおこなっている場合は、まず離職自体を減らすことが大切です。離職の多い時期、部署や上司の偏りの有無、退職理由などを分析して、教育担当・役員陣を巻き込んで長期的に働ける環境づくりをおこなう必要があります。

例えば、早期退職が多い場合は入社後のギャップを減らす、OJTを現場に丸投げにしない、OJT担当者の教育強化などがポイントとなるでしょう。そのほかにも、ブラザー・シスター制度など相談しやすい仕組みづくり、ワークライフバランスの取り組みなど、さまざまな社内改革をおこなうことで、採用担当者の激務を改善することにつながります。

4-3．採用のコア業務に専念できる体制をつくる

採用担当者の人数を増やす、採用担当者のなかで役割分担をおこなうなど、ほかの業務と兼務している体制を改善しましょう。採用目標人数が10名以下であれば、2名の採用担当者で臨むのが一般的です。ただし、面接や企業説明会をすべて2名でおこなうのは難しいため、社内の協力も不可欠になります。

採用目標人数が10名以上の場合は4名体制で役割分担をおこなうのが良いとされています。新卒採用と中途採用で担当者を分けることや、もしくは応募者管理などの作業をおこなうオペレーター、求職者に直接会って自社の魅力を伝えるリクルーターなど、得意分野に応じた役割分担をおこなうことも効果的です。一人ひとりがコア業務に専念できる体制をつくることで、激務の改善に大きくつながります。

5．採用担当者の激務を改善する3つの方法

では、実際に激務を改善するために今すぐできる方法を3つご紹介します。

5-1．採用代行サービス（RPO）を利用する

採用代行サービス（RPO）とは、採用にかかわる業務を外部企業が代行してくれるサービスのことを指します。応募者への電話連絡や日程調整といった自社の採用担当者でなくてもできる業務を委託することで、自社の採用担当者が本来時間をかけるべき面接や内定者フォローなどのコア業務に専念できるようになります。

採用代行サービス（RPO）で委託できる業務範囲は代行会社によって異なります。採用計画の立案から一緒におこなってくれる会社もあるため、なかなか思うような効果が出ないという採用担当者には心強い味方となってくれるでしょう。委託する費用はかかりますが、採用に関する知見が豊富なプロが集まっているため、ノウハウ不足や人手不足に悩んでいる採用担当者におすすめです。

5-2．人材紹介会社を利用する

人材紹介会社を利用するのも効果的です。採用したいポジションや人物像を伝えておくと、候補者を紹介してくれます。成功報酬型であるため、採用が決まるまでは費用が発生しないため、コストを無駄にしたくない場合や採用人数が少数で明確な採用条件がある場合にはおすすめの手法です。

ただし、あくまでも人材紹介会社の登録者の中から候補者を選定してくれるため、希望に合った人材がすぐに見つかるとは限らず、採用までに時間がかかるケースもあります。

5-3．採用管理システム（ATS）を導入する

採用に関する業務を一元化できる採用管理システム（ATS）を導入することで、採用担当者の業務を減らすことも可能です。具体的には応募者の情報や面接日程調整の状況など各求人ポータルサイトと連携できるため、応募者管理がしやすいのがメリットです。また社内で共有できる機能もあり、採用担当者の業務の効率化が期待できるでしょう。新卒採用や中途採用に特化したものもあるため、自社に適した採用管理システム（ATS）を選ぶことが、激務を改善するポイントです。

6．まとめ