採用活動の通年化や採用競争の激化により、面接業務がひっ迫し、面接代行サービスを活用して現状を打破したいと考える採用担当者は少なくないでしょう。

面接代行サービスとは、面接に関連するさまざまな業務を採用面接の専門業者が採用担当者の代わりに担うサービスです。面接業務の効率化や採用担当者の業務負担軽減などのメリットが得られるとして、近年、面接代行サービスへの注目度が高まっています。

そこで本記事では、

・面接代行サービスで依頼できる業務とは？

・面接代行サービスを利用するメリットは？デメリットは？

・面接代行会社はどのように選べばよい？

について紹介します。

面接代行サービスを的確に活用して、選考活動の迅速化や選考基準の統一を進め、採用計画の実現を目指しましょう。

1．面接代行サービスの概要

面接代行サービスは、人材採用を効率化する手段の1つとして注目度が高まっているサービスです。

近年、企業による人材確保競争が熾烈になっており、人材確保に苦戦しているケースが多く見受けられます。そこで、採用面接のノウハウや経験に富んだ面接代行サービス会社の協力を得て、面接業務の強化を図る方法に興味を示す企業が増えています。

これから面接代行サービスの活用を検討しようとしているのであれば、まず面接代行サービスの概略やニーズが高まっている背景を押さえておきましょう。

1-1．面接代行サービスとは？

面接代行サービスとは、企業が採用面接に関する業務を外部の専門企業に委託するサービスです。

採用担当者の不足に悩む企業が面接代行サービスを活用すると、面接対応の迅速化や面接のクオリティアップなどの効果が期待できます。面接代行サービスを活用する場合でも、丸投げではなく依頼元企業と代行会社で役割分担するケースが一般的なため、勝手に面接を進められるということはありません。将来的に面接を内製化したいと思う企業でも活用できるサービスです。

面接業務を迅速化、効率化する有力な手段として、さまざまな企業で面接代行サービスの活用が広がっています。面接代行サービスを含む採用代行サービスの全体像を詳しく知りたい方は、以下よりお気軽にご相談ください。

1-2．面接代行サービスのニーズが高まっている背景

面接代行サービスのニーズが高まっている背景として、人手不足の中で人材獲得競争が激化し、採用担当者がより一層応募者とじっくり向き合う時間が必要になっているという状況があります。労働人口が減り就職・転職市場が売り手市場となっている状況において、自社を選んでもらうためには他社との差別化が重要です。

そのため、面接内容の定期的な見直しや面接内・面接後のフォローなどをじっくりとおこない、求職者に選んでもらえるようにさまざまな対応をする必要が出てきているのです。

また人手不足の中では、長く働いてくれる人材を確保することも非常に重要です。離職しにくい人材を求め、採用担当者は応募者とじっくり向き合う時間が必要となっており、応募者を見極める工数が年々増しています。

このような背景から、効率的で効果的な採用活動が望める面接代行サービスに注目が集まっています。

2．面接代行サービスが対象とする業務

面接代行サービスの活用を検討する場合には、代行してもらえる業務を的確に把握しておくことが大切です。なぜなら、いくら魅力的な実績を有するサービスでも、自社が悩んでいる面接関連業務を任せられなければ、採用成果の向上は見込めないためです。

そのため、気になる面接代行サービスが見つかった際には、代行してもらえる業務のチェックが欠かせません。ただし、面接代行サービスは、面接代行会社によって対応できる業務範囲が異なります。ここでは一般的に代行してもらえる4つの業務について説明します。

2-1．採用したい人物像や採用基準の整理

面接代行サービスでは、獲得したい人物像や採用活動における採用基準の整理などが依頼できます。特定の領域を得意とする人材を採用したい場合、必要とする経験やスキルなど具体的な採用基準を設けないとミスマッチが発生しかねません。

面接代行サービスでは、ほかの企業での実績にもとづく知見を活用し、依頼元企業と協力して人物像や採用基準の明確化を支援します。例えば、依頼元企業の強み・課題・今後の展望・活躍する社員の特徴・採用したい職種などを踏まえながら、採用要件をすり合わせます。

採用すべき人材の見極めを適切におこなうために必要な人物像の設定や採用要件の整理は、面接代行サービスが提供する業務の1つです。

2-2．面接でのインタビュー内容や評価ポイントを設定

面接代行サービスは、採用面接でのインタビュー内容や評価ポイントの設定においても役立ちます。その理由は、採用業務に精通した専門家が、採用対象の職種や人物像に合わせて面接の質問項目や評価基準の作成を支援してくれるためです。

面接代行サービスでは、依頼元企業と打合せをしながら、採用ターゲットに合わせて評価基準や項目を定義し、具体的な質問内容の設定までおこないます。詳細な評価項目の設定は、自社と面接を代行する面接官との評価基準のズレを極小化します。

最適化されたインタビュー内容や評価ポイントは、応募者の評価や見極めに有効です。

2-3．面接・面談の実施

面接代行サービスは、実際に採用面接・面談にも対応します。代行会社によっては1：1の面接だけでなく、集団面接やグループワークに対応している場合もあります。

例えば、技術職など専門性の高い職種の場合、面接官に専門的な知識や経験が求められるケースは少なくありません。特定の業界や職種を得意としている代行会社であれば、応募者を的確に見極めるための面接を任せられます。

なお、面接・面談を代行してもらう場合、一次面接や技術面接を委託し、最終面接を企業が担うケースが一般的です。

2-4．面接・面談の結果・評価の共有

面接代行サービスでは、面接・面談の結果や評価の共有にも対応してもらえます。

面接業務を任せた場合、代行会社はあらかじめ設定した評価項目にもとづき、面接した応募者の評価を公平におこないます。面接内容や評価ポイントの共有・報告まで任せると、候補者の絞り込みや見極めにかかる手間の軽減に効果的です。また、採用面接の専門家が、候補者の強み・弱み・適性などを具体的に報告してくれるため、企業は採用の判断に関する正確性を高められます。

そのため、自社の採用担当者が面接に同席していなくても、応募者の印象や良かった点などを把握でき、面接業務の負荷軽減につながります。

面接代行サービスの活用により、採用成果が改善した企業事例に興味がある方は、以下の記事も参考にしてください。

3．面接代行サービスの5つのメリット

面接代行サービスを利用する際、採用担当者など自社社員だけで面接する場合では得られないメリットを豊富に得ることができます。

採用担当者の不足をきっかけに面接代行サービスを検討するケースが一般的ですが、単なる人員不足の解消だけが活用メリットではありません。採用面接の豊富な経験やさまざまなノウハウを有する専門家による面接業務の支援で、面接業務の品質向上も見込まれます。

本章では面接代行サービスの活用で得られる主な5つのメリットについて詳しく解説します。

3-1．選考のスピードがアップする

面接代行サービスを利用するメリットの1つ目は、選考のスピードアップです。

選考スピードや選考における合否連絡までの期間などは、応募者の志望度に影響する可能性が高く、重要なポイントです。少ない自社の採用担当者のみで対応する場合、応募者との日程調整や面接官の確保に時間がかかり、1日に実施できる面接回数も限られてしまいます。

しかし、面接代行サービスを活用すると、面接担当の人員が増加するため、同時に複数の面接選考を進められるようになります。さらに、面倒な日程調整などの事務作業も依頼できるため、面接に関連する業務全体が効率化され、選考期間の短縮に効果的です。

3-2．面接業務の負担を軽減できる

面接代行サービスを利用すると、自社の採用担当者における面接業務の負担が軽減されます。なぜなら、面接業務の専門家に面接の準備・実施・評価を依頼できると、自社の採用担当者が面接業務のすべてに対応する必要がなくなるためです。

近年では採用活動が通年化し、面接に加えて応募者の管理や面接日程の調整などの業務の並行対応が求められ、採用担当者の負担は増えるばかりです。そこで、手間のかかりやすい業務を中心に外注化できると、採用担当者は常時多忙な状況から脱却することができます。

面接代行サービスを活用し、面接や面接後の評価・見極めなど、採用の根幹を担う業務に集中できる環境を設けましょう。面接業務だけでなく、採用活動全体の業務負担を削減する方法に興味がある方は、以下の記事も参考にしてください。

3-3．面接での評価基準が統一される

面接代行サービスの活用は、面接における評価基準の標準化にも有用です。面接代行サービスを依頼する際には、面接での評価基準の整理・伝達が必要であり、その過程を通じて自社における面接での評価基準が具体的になります。

また、漠然とした評価基準のみで面接内容の評価をしていた企業の場合、評価における属人性の抑制にも効果的です。その上で、面接代行会社に委託して、プロの目による絞り込みをおこなえば、質の高い人材の絞り込み精度が一段と向上します。

ぶれない評価基準にもとづき、採用面接の専門家が公平かつ客観的な評価をおこなう面接ができれば、企業は採用品質や一貫性を高めやすくなります。

3-4．面接ノウハウが習得できる

面接代行サービスの活用は、自社採用担当者や面接を担当する社員が面接ノウハウを習得する貴重な機会です。

代行会社が実施する面接に自社社員も同席すれば、プロのノウハウをその場で吸収でき、面接レベルの向上につながります。例えば、実際の面接・面談の流れを踏まえた効果的な質問の仕方や評価方法を学べます。

一方で、面接を代行会社に丸投げしてしまい、面接に自社社員が一切関わらない場合には、面接のノウハウが蓄積されない点は注意が必要です。

そのため、面接代行サービスに面接を任せる場合には、自社社員が同席する機会を設け、自社の面接力強化も図りましょう。

3-5．採用CXの向上につながる

面接代行サービスを利用すると、求職者における採用CXの向上も期待できます。採用CXとは「採用候補者体験」の略語で、選考活動で良い印象を得た体験が重なると、求職者の企業志望度が高まりやすくなるとされています。

面接は企業と応募者が直接会話する貴重な場であり、求職者にとっても、企業の雰囲気などを見極める絶好の機会です。そこで、採用の専門家が的確な対応を面接で提供できると、求職者における企業イメージが向上して優秀な人材を引き寄せやすくなります。

求職者における企業への信頼感や選考活動の満足度を高める上で、面接の重要ポイントを熟知している代行サービスの活用は有効な方法です。

4．面接代行サービスの5つのデメリット

面接代行サービスの活用において、自社社員の面接関連業務への関与が少なくなったことにより生じるデメリットも知っておくことが重要です。ここに、代表的な5つのデメリットを紹介します。

面接代行サービスに面接関連業務を任せた場合に生じるリスクも押さえ、本当に活用すべきか多角的に検討しましょう。

4-1．応募者との接点が少なくなる

面接代行サービスの活用における懸念点として、自社採用担当者が応募者を直接把握しにくくなるデメリットが挙げられます。

特に、代行会社に委託する業務範囲が広がるほど、自社社員が応募者と直接やり取りする機会が減ってしまいやすいため、注意が必要です。例えば、応募者の微妙な表情や態度、会話の進め方など、面接の場にいないと得られない情報があります。

代行会社から提供される評価レポートに頼るだけになると、判断材料が限定的になり、企業が採用すべき応募者の見極めが難しくなります。そのため、代行会社との頻繁な情報共有を求めたり、適宜面接に同席したりして、応募者に関する十分な情報の確保を図りましょう。

4-2．採用コストが高まる

面接代行サービスを利用すると、自社社員のみで採用活動を展開する場合よりも費用がかかるデメリットもあります。

例えば、面接の実施や評価レポートの作成など、代行会社が提供するサービスには料金がかかります。自社社員のみでの対応であれば追加費用はありませんが、代行サービスを活用すれば費用発生は不可避であり、採用予算をひっ迫させかねません。

一方で、質が高く円滑な面接業務を展開できれば、内定辞退や退職しにくい人材を確保できる可能性が高まります。そのため、一時的な費用増だけに着目せず、中長期的な観点で面接代行サービスの活用における費用対効果を判断しましょう。

4-3．採用したい人材を見逃すリスクがある

面接代行サービスに業務委託したことで、採用したい人材を見逃す事態が生じる場合もあります。

面接代行会社に面接業務を任せきりにしてしまうと、自社と代行会社の間で面接対応に関して認識のズレが発生しかねません。例えば、代行会社の面接官との情報連携が不十分だと、依頼元企業の文化や求める人物像を十分に理解されない場合があります。

よって、採用活動を成功させるためには、依頼主が評価基準などを細かく情報共有するとともに、活動状況を適宜チェックすることが重要です。企業にとって理想的な人材を逃してしまわぬよう、面接代行サービスを活用する際は代行会社と綿密にコミュニケーションをとりましょう。

4-4．ハラスメントなど法に触れるリスクがある

面接代行サービスを利用したことが、応募者へのハラスメントなど法に触れる事象の発生につながるリスクがある点も把握しておくべきです。

代行会社が面接で評価項目と直接関係ない事項を質問した場合、内容によっては違法行為とみなされ、処罰の対象になりえます。例えば、「どちらの出身ですか？」「恋人はいらっしゃいますか？」などの質問は、厚生労働省の定める『公正な採用選考』を満たしていません。

参照：厚生労働省「公正な採用選考の基本」

問題を防ぐには、選定時に代行会社が過去に問題を起こしていないかを調べるなどの対策をおこないましょう。さらに、面接業務を代行してもらっている間も、面接の録画を見たり同席したりして、問題の有無を直接確認する必要もあります。

4-5．自社アピールが不足する恐れがある

面接代行サービスの活用によるデメリットとして、面接の中で自社に関するアピールが十分にできない点も挙げられます。

代行会社は面接ノウハウを豊富に有していますが、依頼元企業の魅力など、働いていないと知りえない情報には当然ながら精通していません。企業の魅力を応募者に伝えきれないままだと、自社に興味を持ってもらう前に選考を離脱され、他社に流れてしまう可能性があります。

そのため、面接を代行会社に任せるのであれば、事前に担当者に面接で伝えてもらいたい自社の魅力を連携しておきましょう。また、企業説明会やOB・OG訪問の受け入れを積極的におこなうなど、面接以外で応募者との接点を活性化するのも有効な方法です。

面接代行を含む採用代行サービス全体のメリット・デメリットも知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

5．面接代行サービスを利用すべき企業の特徴

面接代行サービスは、企業の状況によって得られるメリットの大きさが変わります。

そもそも、面接関連業務に関する悩みは企業によって異なり、問題解決の効果は一様ではありません。そこで、面接代行サービスを利用すべき企業の特徴を4つ紹介します。

これから面接代行サービスを検討する場合、メリット・デメリットを踏まえた判断も重要ですが、メリットの出やすさも判断ポイントにしましょう。

5-1．採用担当者が不足している

想定している採用業務を進める上で、採用担当者数が足りていない企業は、面接関連業務のアウトソーシングで効果が出やすい企業です。なぜなら、面接関連業務の専門家に業務を担ってもらうことで、業務の円滑化が図れるためです。

応募者数に対して採用担当者数が足りないと選考が進まず、選考期間が長期化すると応募者の離脱を招きます。しかし、代行サービスの活用で選考対応する人手を確保できれば、選考遅延の原因が解決されて、自社の面接業務は迅速化・効率化します。

面接代行サービスでは、面接実施に付随する細かな業務も依頼できるため、面接実施や応募者評価などのコア業務に自社社員が専念できる環境を整えましょう。

5-2．選考辞退率や内定辞退率が高止まりしている

選考辞退率や内定辞退率が高い企業も、面接代行サービスの利用に適しています。

例えば、面接で応募者とのやり取りが的確に行えず、応募者の採用CXを下げてしまうと、企業への関心が低下して選考・内定辞退を招きかねません。また、面接の日程調整や結果の通達などに時間を要し、応募者が別企業から内定を得た場合、自社の選考への参加を取りやめる場合もあります。

しかし、面接代行サービスを活用すれば、面接における会話の質の向上や面接に関する事務作業の効率化など、幅広い課題の解決を図れます。選考や内定の辞退率が高い理由はさまざまですが、面接代行サービスの活用で複数の原因を同時に解決し、辞退率を改善しましょう。

面接辞退を防ぐ方法について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

5-3．面接での評価基準が統一されていない

面接官が独自の基準で面接の評価をしているなど、面接における評価基準が統一されていない企業であれば、面接代行サービスの活用により面接における評価品質の向上が見込めます。

なぜなら、面接代行サービスを利用するためには、評価基準の具体化が必要であり、自社としての評価基準を整理や見直す絶好の機会になるためです。

また、代行会社が評価基準の明確化をサポートしてくれるため、採用のプロの知見を借りながら採用基準を策定することができます。

評価基準・選考基準が曖昧な場合、担当する面接官の判断に委ねられてしまい、採用したい・すべき人材の的確な評価・確保が困難です。しかし、面接代行サービスを利用すると、企業が求める人材に応じて選考ポイントや評価方法を提案してもらえます。

そのため、企業は一貫性のある評価基準が策定でき、属人化しない質の高い面接で採用候補者の選定を進められます。

5-4．選考期間が長い

選考開始から内定までにかかる期間の長期化に悩んでいる企業が面接代行サービスを活用すると、選考期間の短縮効果が期待できます。

選考期間が長いと、自社よりも先に内定が出た他社に応募者が入社を決める可能性が高まります。

長期化の典型的な原因は、以下の3点です。

面接代行サービス会社はいずれの問題についても適切に解決を図るノウハウを有しているため、遅延理由が解消され、選考活動の進捗が円滑になります。選考期間が長くなりがちな企業にとって、面接のアウトソーシングは効果的な解決策です。

6．面接代行サービス会社を選ぶ4つのポイント

面接代行サービスを利用する際は、自社が最も大きな効果を得られる代行会社を選ぶことが重要ですが、市場にはさまざまな面接代行サービスが展開されており、自社に合う代行会社を選ぶのは非常に手間がかかります。

代行会社選びを効率的に進め、かつ選定の失敗を防ぐためには、4つのポイントを押さえる必要があります。自社の面接業務を的確に解決してくれる面接代行サービス会社を見抜いて、面接の品質向上や対応の迅速化を進めましょう。

6-1．代行サービスの内容と自社課題との適合度

面接代行企業を選定する際の重要点の1つは、代行会社が提供するサービス内容と面接業務における自社の課題との合致度です。

面接代行サービスは、代行会社により対応可能な業務は異なり、対応可能な業務の中でも得意不得意が分かれる場合があります。そのため、面接代行サービスの検討を進める際には、まず自社が困っている面接関連業務を具体的に洗い出しましょう。そのうえで、複数の代行会社にサービス内容を確認し、自社の課題に対する解決策の提案内容を比較検討します。

面接代行サービス会社に相談する際は、依頼したい業務内容をできるだけ具体的に伝え、自社の課題に合ったサービスを選定しましょう。

6-2．情報共有の進め方

自社と代行会社における情報共有の進め方も、面接代行サービスを選択する際の重要なポイントです。

面接前の必要な評価基準や面接の進め方に関する認識合わせ、面接後における評価結果の共有など、面接代行をしてもらうには綿密なやり取りが重要です。そのため、代行企業が想定している情報共有の頻度・内容・手段などは、会社選定時に確認しておきましょう。

依頼元企業と代行会社の間での円滑なコミュニケーションが、面接業務のスムーズな進行においては大切です。情報共有を的確におこなえる会社を見極め、適切な人材の確保を迅速に進めましょう。

6-3．実績内容

面接代行サービス会社を選定する際には、面接代行サービスの支援実績が豊富かどうかを確認しましょう。その理由は、業界や求人種別によって、面接担当者に求められるスキルや経験が変わり、面接の品質や対応に違いが生じやすいためです。

例えば、エンジニア職や営業職などの面接では、職種によって面接での評価事項や質問内容を使い分ける必要があります。そのため、自社に近い業種や募集職種の支援実績が豊富であるか、複数の会社での比較検討が肝要です。

自社のニーズに合ったサービスを提供できるだけでなく、信頼できる代行会社を選び、採用成功率を高めましょう。

6-4．代行サービスの柔軟性

面接代行サービスを選択する際には、対応の柔軟性を把握しておくことも大切です。選考の状況変化や依頼したい業務の増減・変更への対応力が低い代行会社では、代行依頼しても十分なメリットを享受できない可能性があります。

例えば、急な面接スケジュールの変更や突発的な面接に関する事務作業への対応など、さまざまな要求に応えられる会社が理想的です。さらに、代行会社の担当者から積極的な提案があると、企業が気づいていない問題解決が図れ、面接業務の迅速化や品質向上が期待できます。

柔軟性のある代行サービスを選択して、企業の採用活動を円滑に進めましょう。

採用活動全般を支援してもらえる採用代行サービスに興味のある方は、以下の記事も参考にしてください。

7．まとめ

この記事では、面接代行サービスが提供する業務やメリット・デメリットに加え、効果が出やすい企業の特徴や代行会社の選定ポイントを解説しました。

面接代行サービスとは、採用面接に関連する業務を専門会社が自社社員に代わって対応するサービスです。的確に活用できると、面接に関連する業務の効率が上がるだけでなく、選考辞退・内定辞退者が減り、採用人数の増加が見込まれます。

そのため、採用担当者不足や面接の評価が統一できずに悩んでいる企業においては、面接代行サービスは短期間で問題解消が図れる有効な解決策です。面接代行サービスを活用し、自社採用担当者の業務負担を軽減しつつ、面接業務を効率化して、採用計画の実現を図りましょう。

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