面接代行サービスを徹底解説｜業務範囲やメリット、4つの選定ポイントまでご紹介

採用活動の多様化が進む昨今、採用代行などアウトソーシングサービスの需要が高まっています。なかでも時間とコストがかかる採用面接に関わる業務を委託したいとお考えの採用担当者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では

・面接代行で依頼できる業務

・メリット・デメリット

・利用するべき企業

・面接代行会社の選び方

などをご紹介いたします。効率的な採用の実現に向け、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

1-2．面接代行サービスが注目されている理由

近年、売り手市場により人材獲得競争は激化しており、採用活動の早期化・多様化が進んでいます。そのため、採用担当者が応募者一人ひとりにじっくり向き合い、自社に合う人材かどうかを見極める工数が年々増しているといえます。採用担当者の工数を削減し、効率的に優秀な人材を採用するために、アウトソーシングサービスのひとつとして面接代行を利用する企業が増えています。

2-1．採用ターゲットの確認

企業の強みや課題、今後の展望、活躍している社員の特徴、採用したいポジションなどをヒアリングしながら、採用ターゲットの要件をすり合わせます。面接を代行する面接官にこれらをきちんと共有しておくことでミスマッチを防ぐことができます。

2-2．質問内容や評価基準の策定

採用ターゲットに合わせて評価基準や項目を定義し、具体的な質問内容の設定までおこないます。詳細な評価項目を設定することで、自社と面接を代行する面接官との評価基準のズレをなくすことができます。

2-3．面接・面談の実施

面接代行会社が実際に面接・面談を実施します。集団面接やグループワークに対応している会社もあります。

そのほか付随する業務として、

・面接前に社員に対して模擬面接の実施

・面接実施後の合否連絡やフォロー

などのサービスもあります。

2-4．面接後の評価・フィードバック

あらかじめ設定した評価項目に基づき、面接した応募者の評価を公平におこないます。また、面接内容や評価ポイントのフィードバックも含まれます。その場に同席していなくても、応募者の印象や良かった点などを把握することができます。

3-1．人事担当者の工数を削減できる

近年では採用活動が通年化し、採用担当者の業務負担は増えてきています。そこで、応募者の管理や面接日程の調整など細かな採用業務をアウトソーシングすることで、重要なコア業務に注力することができます。「ネガティブチェックのみ代行してほしい」など、企業ごとのニーズに応じて対応してくれるケースが多いです。

3-2．面接レベルの向上につながる

面接代行会社がおこなう面接に同席することで、プロのノウハウを吸収することができるため、面接レベルの向上につながります。一方で、面接を代行会社に丸投げしてしまうと、面接のノウハウが蓄積されづらいという懸念もあります。

3-3．採用基準を統一にできる

1次面接を面接代行会社に委託することでプロの目による絞り込みがおこなわれるため、採用基準が明確になり質の高い人材を選ぶことが可能です。このように応募者のスクリーニングをかけることでその後の面接に社内のリソースを集中させることできるため、効率的に自社の採用ターゲットと向き合うことができます。

3-4．離脱者を抑制して採用人数の向上につながる

面接代行により面接担当の人員が増加するため、短期的に選考を進めることができ選考スピードがアップします。選考スピードや選考における合否連絡などは、応募者の志望度に影響を与える可能性が高いため、押さえておきたいポイントです。

4-1．魅力付けができない可能性がある

企業の魅力を語れるのは実際に企業で働く社員です。そのため、企業の魅力を伝えきれないまま面接代行サービスに任せてしまうと、採用ターゲットに対して魅力付けをおこなうのが難しく、興味を持ってもらう前に離脱されてしまう可能性が考えられます。面接は「企業が応募者を判断する場」であるとともに「応募者が企業を判断する場」でもあるため、面接代行会社との事前のすり合わせが非常に重要です。

4-2．採用ターゲットのミスマッチがおこりやすい

面接代行会社に任せきりの姿勢は、認識のズレを引き起こす要因になりかねません。採用活動を成功させるためには、こまめな情報の共有が重要になります。また、どのような手法・頻度で情報共有をおこなうのかを明確にしておく必要があります。この点に関してあらかじめ情報共有に際するフォーマットやフローが明確な企業のサービスを利用することで、より円滑に採用を進めることが可能です。

4-3．法律的な危険性がある

面接ではさまざまな場面で法律に触れる可能性があります。例えば、面接の始まりや終わりに雑談で「どちらの出身ですか？」「恋人はいらっしゃいますか？」と聞くことは厚生労働省の定める『公正な採用選考』を満たしていないためNGです。面接代行に任せれば大丈夫とは限りません。不用意に委託すると、思わぬところで法律違反のリスクを負うことになります。

こうしたリスクを防ぐためにも、面接代行会社が「聞いても良いこと」「聞くべきではないこと」をきちんと把握しているか、事前に確認しておきましょう。それでも万が一質問をしてしまった場合は、間違いに気づいた時点で謝罪し、誠意ある対応をすることが重要になります。その場合の対処方法も事前にすり合わせておくことが大切です。

4-4．応募者との関係を構築しにくい

委託する業務範囲が広がるほど、内定者とのタッチポイントの機会が減ってしまうため、関係性が薄くなってしまう可能性があります。できる限り応募者や内定者と対面する業務は自社でおこない、関係性を構築することを心掛けましょう。

5．面接代行を利用するべき企業

メリット・デメリットを踏まえた上で、利用するかどうかを検討しましょう。ここでは面接代行を利用するべき企業についてご説明します。

5-1．面接通過率の歩留まりを改善したい企業

面接実施後の歩留まりが低い企業は利用することをおすすめします。例えば、面接官の態度が良くない、面接官が自社の魅力を伝えきれていない、選考基準が厳しいなど、さまざまな要因が考えられるため、面接代行サービスを利用することで改善が見込めます。

5-2．採用までのリードタイムが長い企業

選考から内定出しまでの期間が長いと、先に内定が出た他社に決めてしまう可能性が高くなります。中途採用の場合は1ヶ月以上、新卒採用の場合は2ヶ月以上かかると機会損失につながります。もし社内の評価軸が定まっておらず、最終的な判断に時間を要している場合は、面接代行がおすすめです。採用のプロが事前に定めた評価基準のもと、スムーズな選考ができるため、合否の判断が早まりリードタイムの短縮につながります。

5-3．内定辞退率が高い企業

内定辞退率が高い企業も、面接代行サービスの利用がおすすめです。面接官の態度が良くない企業やリードタイムが長い企業は内定辞退につながっている可能性が高いため、改善を図るには効果的な施策といえます。

5-4．評価基準・選考基準が統一されていない企業

評価基準・選考基準が曖昧な場合、担当する面接官の判断に委ねられてしまい、面接レベルの低下や面接工数を闇雲に増やしてしまう原因となります。面接代行サービスであれば、企業が求める人材に合わせた選考のポイントや評価方法を提案してくれるため、質の高い面接実施・評価が可能です。

5-5．採用担当者が少ない企業

採用担当者がほかの業務を兼任しているなど、人手不足な企業にもおすすめです。面接実施に付随する細かな業務も依頼することができるため、本来のコア業務に専念することが可能です。

6．面接代行会社の選定ポイント

「面接代行を利用したいが、どの面接代行会社を選べばいいのかわからない」という方のために、ここでは選定のポイントをご説明します。

6-1．提供する業務範囲が自社の課題とマッチするか

面接代行サービスによって対応可能な業務は異なります。まずは自社が求める業務を提供しているか確認しましょう。新卒、中途、アルバイトなど、募集形態における対応範囲も確認することが大切です。面接代行会社に相談する際はできるだけ要望を具体的に伝え、複数の会社に見積もりを取ることをおすすめします。

6-2．柔軟に対応してくれるか

面談・面接だけでなく「面接前に社員に対して模擬面接の実施」「面接実施後の応募者への合否連絡やフォロー」などの業務を提供しているサービスもあります。面接代行会社の担当者側から積極的な提案があるか、追加の要望にも柔軟に対応できるかを重視すると良いでしょう。

6-3．情報共有の方法や頻度は適切か

面接代行の担当者との密な情報共有は不可欠です。選考のフィードバックをどのような流れでおこなうのか、事前に必ず確認しましょう。報告フォーマットやフローが整備されているかが重要なポイントです。

6-4．自社と近い業種の実績があるか

面接代行の支援実績が豊富かどうかを確認しましょう。また、エンジニア職や営業職など、職種によって面接のポイントも変わってくるため、自社に近い業種や職種での導入事例があるかを必ず確認しましょう。