【2024年最新版】新卒採用代行のメリット・デメリットとは？依頼内容や代行会社選定のポイントをご紹介

組織の活性化や文化の醸成など、さまざまな相乗効果をもたらし、企業成長の強力な武器になるのが新卒採用活動です。

インターンシップの早期開催など積極的に新卒採用活動に取り組む企業が多い中、オンラインとリアルを組み合わせたハイブリッド採用の実施や就職に対する学生の価値観も多様化するなど、さまざまな変化への対応に追われている企業も多いのではないでしょうか。

社会情勢の影響を受けながら変化し続ける新卒採用市場において、採用担当者の業務範囲や業務は増え続ける一方です。そんな中で注目されているのが、新卒採用業務を外部に委託する採用代行です。

本記事では、採用代行が注目されるようになった背景や、導入するメリット・デメリット、依頼できる業務内容の例、代行会社を選ぶポイントなどについて紹介します。

1.  新卒採用代行とは

新卒採用代行は、採用活動にかけるマンパワーやスキルが不足している企業を中心に導入が広がっているサービスです。採用プロセスをアウトソーシングすることから、「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれています。なぜ、近年日本で新卒採用代行を導入する企業が増えているのでしょうか。 

1-1.　新卒採用代行が注目されている背景

多様化する採用手法への対応

近年、新卒採用の採用手法は多様化しています。自社の採用を成功させるためには、常にトレンドを意識しながら機敏に対応していく必要があります。特に、現在就職活動を行う若者たちは「Z世代」と言われており、SNSを利用したコミュニケーションやインターネットを活用した情報収集力に長けている世代です。それだけに、採用担当者が管理すべきツールは膨大になっており、採用代行のニーズにつながっています。

マンパワー不足による学生との接触機会の損失

人事部門では慢性的な人手不足が起こっています。採用業務以外にもさまざまな業務を兼務している担当者は少なくなく、業務負荷が増大することで十分な採用活動ができず、学生との接触機会を逃しているケースは少なくありません。

「オンライン×対面」のハイブリッド選考

オンライン採用が定着し、コロナ禍が落ち着きつつある現在、今後もオンラインと対面のハイブリッド型を軸として選考が行われることが想定されます。企業にとっても場所や時間に縛られない採用活動が主流になったことで、今まで以上に外部に依頼しやすい環境になったといえるでしょう。

2．新卒採用代行のメリット・デメリット

次に新卒採用代行のメリット・デメリットについて、整理しました。 

2-1.　新卒採用代行のメリット

採用担当者がコア業務に専念できる

新卒採用業務の中には、応募者管理や選考日程の連絡など、必ずしも自社で対応しなくても良い業務があります。採用担当者が面接や内定者のフォローに十分な時間を使えるようになれば、採用ミスマッチの防止や学生の惹きつけ強化につながります。

採用のプロのノウハウを吸収できる

豊富な知見や採用ノウハウを持った採用のプロに依頼することで、質の高い採用活動が実現できます。Z世代をターゲットとしたSNSを活用したSNS採用（ソーシャルリクルーティング）など最新トレンドを取り入れた採用活動も可能となり、自社のリソースだけでは成しえなかった採用手法も試すことができます。

データを活用した戦略設計が期待できる

代行会社は新卒採用市場におけるさまざまなデータを保有しています。そのため、定期的な効果測定や測定データに基づいた採用手法の見直しが可能です。代行会社ならではの客観的な視点でのアドバイスも、効果的な採用活動を後押しします。

採用活動のコスト削減につながる

採用担当者を増員して人手不足を解消するよりも、採用代行サービスを利用して効率良く業務を行うことで、結果的にコスト削減につながることもあります。極力コストを抑えたいという場合、繁忙期だけ利用したり一部の業務のみを委託することで、費用対効果も期待できます。

学生への丁寧な対応ができる

応募後や選考後のレスポンスの速さは、学生の企業に対する信頼につながります。レスポンスが遅れることで選考・内定辞退を招かないためにも、採用のプロによるスピーディーかつ丁寧な対応が効果的です。

2-2.　新卒採用代行のデメリット

コミュニケーション不足

代行会社との連携が不十分だと、当初予定していた採用人数を十分に確保できないだけでなく、ターゲットの認識のズレによる採用後のミスマッチにもつながりかねません。導入時にお互いの認識を一致させることはもちろん、サービス開始後も定期的にコミュニケーションを取ることが大切です。

自社にノウハウが蓄積されにくい

代行会社に依頼することで社内にノウハウが蓄積されにくくなります。将来的に自社のリソースだけで採用活動を実行したい場合は、代行会社のノウハウを積極的に吸収するとともに、採用担当者自身のスキルアップが求められます。

学生との関係性が薄くなる

選考・内定辞退を抑止するためには学生一人ひとりと採用段階からコミュニケーションを密に取ることが大切です。せっかく内定が出ても、代行会社に任せきりだと企業側が内定者の心理状況を把握しにくくなったり、入社意欲が下がってしまうという学生もいるかもしれません。代行会社に任せきりにするのではなく、応募者や内定者と接する機会を設けて、積極的にコミュニケーションをとることを意識しましょう。

3．新卒採用代行は、こんな企業におすすめ

では、どのような場合に新卒採用代行を導入するのが効果的なのでしょうか。自社の状況に当てはまるものはないか、以下をチェックしてみてください。

4．新卒採用代行で依頼できる業務例

新卒採用代行では、コンサルティングに重きを置いた依頼や採用業務の一部分のみを依頼することも可能です。ここでは一般的な新卒採用のプロセスに沿って紹介します。

4‐1．採用計画立案

事業戦略をもとにした採用戦略や求める人物像の設計、予算に応じた必要採用人数の調整や競合他社の分析など、上流工程から依頼することも可能です。単なる業務代行ではなく、新卒採用を成功に導いてくれるパートナーとして、自社の採用活動に伴走してくれるのも代行会社ならではです。

4‐2．母集団形成

 母集団形成の手法は、オフライン・オンラインを問わずさまざまです。単に多くの学生を集めれば良いというわけではなく、自社の採用目標と課題をしっかりと認識し、ターゲットとなる学生に対して効果的なアプローチをしなければなりません。採用代行では、多くの学生との接点が見込まれる就職サイトの選定や求人原稿の制作、合同説明会やマッチングイベントの集客支援も可能です。

4‐3．応募受付・管理

エントリーシートの受付、面接の日程調整や応募者への各種連絡も依頼可能です。必ずしもすべてを自社で行う必要はないため、オペレーションが整備できていれば、優先的に代行会社に依頼したい業務のひとつです。

4‐4．採用選考・面接代行

筆記試験・適性テストによる応募者の選定など、選考業務の依頼も可能です。また、採用面接のノウハウがない場合は、面接業務自体を委託するという選択肢もあります。 選考基準にズレが生じないよう、面接担当者との認識合わせを入念に行いましょう。

4‐5．内定・入社

採用代行では定期的な連絡や個別面談などの実施によって内定者をフォローできるため、内定辞退のリスクを軽減できます。研修や懇親会の日程調整や会場手配を代行会社に任せることで、内定者と採用担当者がじっくり向き合う時間を確保しやすくなります。

4‐6．採用SNSの運用

企業アカウントを開設したものの「何を投稿したらいいかわからない」というケースも少なくありません。SNSは写真の撮り方、文章の書き方、ハッシュタグのつけ方ひとつで、大きく反応が変わります。戦略的にSNSを活用するのであれば、SNSの知見を持った採用代行会社に依頼するのも選択肢のひとつです。

4‐7．入社関連書類の管理

会社案内や入社関連書類の封入・送付作業は、応募者や内定者に対して行うため、慎重に業務を行う必要があります。採用担当者からすれば非常に工数のかかる業務であるが故、採用代行への依頼が効果的です。

4‐8．そのほか

上記以外にも、電話受付のみのコールセンターの設置、学生のデータを一元管理する採用管理システムの導入や実際の管理も代行可能です。代行会社によってサービス範囲が異なるため、比較しながら検討すると良いでしょう。

5．新卒採用代行会社を選ぶポイント

代行会社は採用に特化したノウハウやスキルを保有していますが、いざ問い合わせようにもさまざまな代行会社が存在します。ここでは、代行会社の選び方や比較ポイントを紹介します。

自社の採用課題に合ったサービスか

代行会社に求める内容は、自社の課題によって異なります。将来的に自社の新卒採用を強化するという狙いがある場合は、豊富な知識や知見を獲得できるか、データ分析による改善提案などを行ってくれるかなど、広い視点で見極めると良いでしょう。

料金体系は自社に適しているか

新卒採用代行の料金体系は、主に以下の3パターンに分かれます。

セキュリティ対策は万全か

新卒採用活動では、学生の個人情報などを扱うことが多くなります。そのため、情報セキュリティマネジメントシステム基準であるISMS認証やプライバシーマーク認証の取得など情報管理体制も必ずチェックしましょう。

豊富な代行実績があるか

過去の代行実績も重要な選定ポイントです。実績数が多かったり自社に近い業種や業態の企業に導入した実績があれば、それだけノウハウも蓄積されています。代行会社のホームページの情報だけでは判断できない場合は、代行会社に直接確認するようにしましょう。

6．まとめ

企業の新卒採用手法にさまざまな変化が問われる中、自社のリソースを圧迫することなく効率的に新卒採用を進められる採用代行は、今後もますますニーズが高まることが予想されます。

豊富なノウハウを駆使しながら採用成功というゴールに向けて伴走してくれる代行会社の存在は、企業の採用活動にとっての大きな力となるはずです。本記事が採用代行を前向きに検討するきっかけになれば幸いです。