採用代行(RPO)のメリットデメリットとは?事例と解説

採用代行(RPO)のメリットデメリットとは?事例と解説

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採用代行(RPO)のメリットデメリットとは?事例と解説採用代行メリットデメリットとは?事例と解説

 

採用代行(RPO)を導入するときには、選定をしっかりおこなって、長く付き合える採用代行(RPO)を選ぶことが大切です。

採用活動を成功させるためにも、採用代行(RPO)のメリット・デメリットにフォーカスして解説していきます。

 

本記事では、採用代行RPOとは何か、サービス内容、導入するメリットデメリットまでご紹介します。

 

 

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1. 採用代行(RPO)とは?

採用代行(RPO)とは?

 

採用代行(RPO)という言葉をよく耳にする機会があると思います。そこでまず、採用代行(RPO)の基本について説明します。

1-1. 採用代行(RPO)とは何か

採用代行(RPO)とは、企業の採用に関する業務をアウトソーシング(外部委託)することです。

RPOはRecruitment Process Outsourcing(リクルートメント・プロセス・アウトソーシング)の略称で、採用代行(RPO)を意味しています。

採用業務を全て依頼することもできますし、もちろん業務の一部だけを委託することもできます。

 

自社の人的リソースを割かずに戦略的な採用をおこなうことができます。

1-2. 採用代行(RPO)を利用する企業が増えている理由

近年、新卒採用・中途採用問わず採用手法は多様化し、採用担当者の業務負担は膨大なものになっています。コロナ禍によってオンライン化も進み、簡単に応募・面接ができるようになったことで、応募者1人当たりの面接社数が増えています。

そのため、優秀な人材を獲得するには採用担当者の負担を減らし、応募者の惹きつけや面接に時間を割くことが必要となります。

 

また、企業によっては採用担当者がいないケースも多く、他の業務と並行して専門外の業務を進めることになり、どちらの業務にも対応しきれず大きな負担になっていることもあります。

そこで、採用工数を削減できる採用代行(RPO)に業務を委託することで、本業に専念できる環境づくりをおこなう企業が増えているのです。

1-3.採用代行(RPO)の導入をおすすめするケースとは?

ケース1.「採用担当者の人数を増やすと固定費がかかってしまう。採用時期が決まっており、スポットで業務が発生することが多いため、固定費を抑えたい。」

採用代行は特定の時期だけ、スポットで外部に任せることができます。短期的な契約を結べる会社も多いため、固定費を削減し工数を確保することができます。

委託したい業務内容にもよりますが、最短1カ月から対応可能です。

ケース2.「掲載している求人広告が多く、1日中確認や対応に大半の時間を取られてしまう。採用業務以外の仕事もあるので、時間を割くのに限界がある。」

採用代行(RPO)には、さまざまなプランがあり、母集団形成から内定者フォローといった幅広い業務はもちろん、応募者対応や面接日程調整など細かい採用業務を任せることができるため、採用工数の削減が可能です。

細やかなフォローや惹きつけも任せることで、辞退率を下げることにもつながります。

>ケース3.「求人広告を掲載しても応募者が来ない。採用担当になったばかりで、誰に相談していいかわからず社内にノウハウがない。」

採用代行(RPO)はさまざまな企業の採用支援をおこなっているため、各会社に採用ノウハウが溜まっています。そのため、単に業務を任せるためだけではなく採用のプロが自社の採用をサポートしてくれます。

例えば原稿作成やスカウト文面の作成一つにしても学べることが多いでしょう。

 

 

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2. 採用代行(RPO)に委託できる業務内容

採用代行(RPO)に委託できる業務内容

 

採用代行(RPO)に委託できる業務を、ここでは5つのフェーズに分けて説明していきます。

2-1. 採用計画

まずはどこまで業務を任せたいのか、サービスを開始する前に採用計画をたてます。

具体的には、

  • ・「戦略立案」「スケジュール設計」をしっかりおこない、募集要件のすり合わせをおこなっていきます。
  • ・ターゲット設定はより詳細な「ペルソナ設計」をすることにより、欲しい人材を明確化しミスマッチを減らします。
  • ・「業務フローの構築」をおこない業務の可視化をすることで役割を明確にし、サービス開始後に業務をスムーズにおこなえるようにします。
Point!

このフェーズでは、サービス開始後に認識の齟齬によるトラブルが起きないよう、詳細に確認作業をおこなっていきましょう。

事前にコア業務とノンコア業務を明確にしておくと、要件定義にかかる時間を減らせます。

2-2. 母集団形成

母集団形成では採用目標人数から、必要な応募者数を確認し、自社にあった採用手法を提案していきます。

具体的には、

  • ・ペルソナ像をもとに、ターゲットが見つかりやすい「採用手法の選定」をおこない出稿します。
  • ・自社の魅力を正しく伝え、より多くの優秀な人材を確保できる「求人原稿」を作成します。
  • ・レスポンス率の高い人材に、的確に「DM・スカウト配信」をする事で、パフォーマンスを上げます。

 

Point!

多くの企業がこの母集団形成を模索しながらおこなっていますが、ノウハウがあれば採用角度も高くなります。採用実績の豊富な採用代行(RPO)を選びましょう。

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2-3. 応募者管理・応募者対応

集まった応募者の情報登録から、面接までの全行程を代行することができ、工数を大幅に削減します。

具体的には、

  • ・複数の求人広告を1つのシステムにまとめ、応募者情報一元管理し、社内でも共有できます。
  • ・簡易スクリーニングや適性検査の送信、またその結果の管理もおこないます。
  • ・ビズリーチのHromos(ハーモス)やマイナビのAOLといったATSを活用し、応募者管理や面接日程調整をします。
  • ・応募者へのお礼メールや日程調整メールなど、迅速かつ丁寧な連絡をすることで、辞退者を減らすことができます。

 

Point!

応募者の管理方法や共有方法など、どこまでストレスなくコミュニケーションができるか確認しましょう。

進捗レポートの提出頻度や、情報共有で使用するツールなどについても確認しておくことが重要です。

2-4. 面接・選考

事前にペルソナ設計で決めた条件に沿って、応募者をスクリーニングしていきます。

具体的には、

  • ・面接代行では面接の前の面談など、ノンコアな部分を事前に定めた確認したい事項に沿ってスクリーニングします。
  • ・協調性や、リーダーシップがあるか見極める「グループワーク」の企画・制作、当日の運営サポートまでおこないます。
  • ・「次回選考案内」や「合否連絡」などのご連絡もおこないます。

 

Point!

面接のどこまでを頼みたいのか、その際の応募者への質問内容など、事前にまとめておきましょう。

基本的に面接は、面接代行より自社でおこなった方がミスマッチを防げます。

合格の連絡は自社で直接おこなった方が惹きつけになるので、自社でおこなう企業がほとんどです。

2-5. 内定者フォロー

応募者の内定後の辞退を防ぐために、応募者へ定期的な連絡をして入社意欲を維持します。

具体的には、

  • ・「内定連絡・入社案内 」など、紙ベースでも対応します。
  • ・定期的なメールや電話フォローをおこない入社意欲を高める「内定者フォロー」をすることで、内定後の辞退を防ぎます。
  • ・歩留まりが悪くなった際の改善などをおこないます。採用予定人数に達するための方法として、電話・メールのスピードの改善など、具体的な提案をします。

 

Point!

内定者への細やかな対応や対応スピードによって、内定後の辞退率が変わることがわかっています。

フォローの頻度や内容も確認し、惹きつけをしっかりおこなってくれる採用代行(RPO)を選びましょう。

最近ではSNSなどの影響で、内定から入社までの間に別にやりたいことが見つけてしまったり、入社までの期間が長すぎて自社への興味を無くし、内定を辞退するケースも増えているので、内定から入社までの惹きつけが重要視されています。

3. 採用代行(RPO)のメリット4つ

採用代行(RPO)メリット

 

採用代行(RPO)を導入すると採用業務を代行してくれるだけではなく、その他にもさまざまなメリットがあります。自社の課題を解決してくれるか確認し、実行できる採用代行(RPO)を見つけましょう。

3-1. 工数を削減してコア業務に専念できる

最大のメリットは、ノンコア業務の一部もしくは全部をアウトソーシングすることで、採用にかかる工数が削減され、本来注力するべき重要な業務をおこなうことができます。

 

コア業務とは、利益を生むための直接的な業務のことで、専門的な判断が必要になる業務のことです。

採用業務では面接や惹きつけ、内定者フォローにあたります。

ノンコア業務とは、コア業務を支援する業務で、業務単体では利益を生まないような高度な判断は必要ない業務のことです。

採用業務の場合、面接日程設定や応募者連絡などを指します。

3-2. 採用にかかるコストを削減し、採用単価を下げられる

採用業務を自社でおこなうために採用担当者を増やしても、ノウハウがなければ対応できず無駄にコストがかかってしまいます。多くの採用を成功させている採用のプロに任せる方がパフォーマンスが良く、自社で採用業務をおこなうより採用コストを抑えられるケースもあります。

採用代行(RPO)に依頼したほうが良いかどうか、無料で相談も可能です。

 

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3-3. 求人広告の選定・応募者の一元管理で手間がかからず、共有もしやすい

自社にあった求人広告を選定・運用してもらうことで、効率よく母集団形成ができます。また、複数の求人広告を全て管理してもらうことで、自社で1つ1つ個別に管理する負担がなくなります。

自社が欲しい人材を採用しやすい求人広告の選定や応募者管理のしやすい方法など、最も効率よく最高のパフォーマンスを発揮できる採用手法を提案し、採用業務を最適化してくれます。

また、採用状況のレポートは求人広告毎に出してくれるので、社内での共有もおこないやすいことがメリットです。

 

3-4. 内定後の辞退を防ぎ、自社へのイメージも上がる

採用率を上げるために需要なことは「応募者への対応スピードと対応の仕方です」。しかしながらこの部分に注力できていないという声をよく耳にします。

応募者へのメールや電話での定期的なフォローをおこなうことで入社意欲を上げ、内定後の事態を減らしすことが可能です。

内定を出しても優秀な人材ほど他社からのオファーも多く、予期せぬ内定辞退が増えています。また、情報が内定者に適切に伝わっていないことで不安を抱いたり、連絡が少ないことで内定者との関係が希薄になっていくことも、辞退率を上げる要因となります。

応募者への迅速な対応や、内定者へは入社までの数カ月に定期的なフォローをすることで内定辞退を防止できます。

 

4. 採用代行(RPO)のデメリット4つ

採用代行(RPO)のデメリット

 

前章では、メリットについて説明しましたが、デメリットについても理解し準備しておくことで、採用代行(RPO)を利用するデメリットは無くすこともできます。

デメリットをしっかり押さえて、採用代行(RPO)を活用しましょう。

4-1. コストパフォーマンスが下がる可能性がある

採用代行を選ぶ上で大事にしたいのは、やはり「実績」です。どれだけ安くても丁寧な業務が出来なければ採用成功することも難しくなります。

採用実績が豊富な採用代行(RPO)を選ばないと、無駄な工数が発生したりミスが多くなったりと、逆にコストがかかってしまう場合があります。

出来る限り近しい業界や、職種の採用実績があるかなどの確認を事前にしっかりおこないましょう。

4-2. 認識の齟齬による採用失敗のリスクがある

採用代行(RPO)を活用して最も多い失敗例は、「認識齟齬」です。事前に任せたい業務をしっかり定義をしてから依頼をしましょう。

自社の希望をしっかり伝えられないと採用したい人物や、業務の進行の仕方などに認識の齟齬がおき、思った成果が得られない可能性があります。

どこからどこまでが対応業務にあたるのかなどを細かく確認し、双方が理解した上で進めることをおすすめします。

4-3. 内定者とのコミュニケーション不足になりやすい

委託先の担当者と信頼関係ができてしまうと、入社後に気心の知れた人がいなくて不安に思う内定者もいるでしょう。

内定通知の電話などは、採用担当者がおこなうなどでコミュニケーションをとるようにしましょう。

 

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5. 採用代行(RPO)をフリーランスに依頼するメリットデメリット

採用代行(RPO)をフリーランスニライするメリットデメリット

 

採用代行(RPO)にはフリーランスや、フリーランスと契約している企業もあります。採用代行(RPO)とフリーランスとの違いは、契約が企業単位か人単位です。

上記の採用代行(RPO)のメリットデメリットに加えて、フリーランスのメリットとデメリットも理解したうえで、自社にあった採用代行(RPO)を選びましょう。

5-1. フリーランスのメリット

導入スピードが速い

フリーランスは1人で業務をおこなう場合が多いので、導入スピードが早いことが多いです。

通常はサポートチームの確保などの作業があり、相談・依頼から開始まで1カ月程度かかることが多いので、急ぎ採用代行(RPO)業務を開始して欲しいという場合は、フリーランスも検討してみましょう。

料金が安い

フリーランスは基本的に1人で複数の企業の対応をしている場合も多いので、料金を安く抑えられる可能性があります。

料金比較表

採用代行(RPO)メリットデメリットのフリーランスと法人の料金比較表 採用代行(RPO)のフリーランスと法人の料金比較表

5-2. フリーランスのデメリット

個人差がある

フリーランスは基本1人で業務をおこなうため、自社の担当になる人の能力に左右されやすいです。

特にフリーランスに依頼する場合は、複数の企業の業務を請け負っていないか確認しましょう。対応できるキャパシティーを超えると、電話の取り逃しによる応募者への対応不足や、連絡が取りにくいなどの欠点がある場合もあります。

セキュリティの確認

フリーランスの場合、自宅で業務をおこなっている場合も多いので、セキュリティの脆弱性が懸念されます。個人情報を取り扱う業務を任せるのであれば、セキュリティの脆弱さは自社にとって大きなリスクになります。きちんとセキュリティの基準をクリアしているのか確認しましょう。

逆に工数がかかる場合がある

フリーランスの中には、業務を外部委託している場合があります。それぞれの委託先と自社が別々に連携することも多いようです。その連携作業でかえって工数が増えてしまい、本末転倒な事態になることもあります。

 

Point!

フリーランスへの委託は、メリットとデメリットが表裏の関係になっていることも多いです。メリットばかりに気を取られずに、自社の採用課題と照らし合わせて任せられるかどうか、クオリティは保障できるのか、よく調べてから依頼しましょう。

6. 採用代行(RPO)でRPAを導入するメリットデメリット

採用代行(RPO)でRPAを導入するメリットデメリット

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは人がパソコン上で日常的におこなっている作業を、人が実行するのと同じかたちで自動化するというものです。

これまで人間のみが対応可能と想定されていた作業を人間に代わって実施でき、機械学習などを含む認知技術を活用して代行・代替できます。

6-1. RPA導入のメリット

機械に業務を覚えさせ自動化することで、コストを大幅に抑えられる場合があります。応募者のスクリーニングや一度に大量の応募者に自動で返信したりと、時間も関係なく安定した業務をおこなうことができます。採用代行(RPO)業界でもメインで扱っているところも増えてきています。

6-2. RPA導入のデメリット

応募者の内定後の辞退やミスマッチなどが増えてきている近年、採用代行(RPO)でRPAに依存してしまうと、優秀な人材を確保するのが難しい場合があります。理由は、応募者が人だからです。自社の社風を伝えることや人の温かみなどが応募者への内定後の辞退を減らすことに繋がることが多いのです。

電話での惹きつけや温かみのある文章を送るなど、人の心を動かす要因になる業務は、まだまだ機械には難しい部分もあります。

 

Point!

RPAはおこなう業務によって向き不向きがあり、採用代行(RPO)のどの業務を委託したいか決めたうえで検討するといいでしょう。

業務を”行える”というだけでは、欲しい結果に繋がるとは限りません。

7. 採用代行(RPO)のクオリティ確認ポイント

採用代行(RPO)のクオリティ比較ポイント

 

では、採用代行(RPO)を選ぶ際に何を気を付けたらいいのか、何を見て決めたら良いのかを説明します。

7-1. 誰が応募者対応をしているか

経験を積んだプロがチームで対応しているのか、担当者は直接雇用者・派遣・アルバイト・インターン・フリーランスの誰が対応しているのかなど、どのような形態なのか確認しましょう。

派遣・アルバイト・インターンの場合、人の入れ替わりが早く知識が浅かったり、きちんとした研修がされていない場合が多いので、サービスのクオリティが低い場合があります。

また、金額が極端に安い場合など、インターンやアルバイトなどの経験不足な人材に、大量の業務を任せている場合があります。

採用代行(RPO)をおこなっている企業の中には、アウトソーシングセンターを持っており、安定した高いクオリティを保障できる企業もあります。センターの有無・規模感や、どれくらいの研修がなされているかなども確認すると、信頼できる企業か判断する材料になるでしょう。

7-2. セミナーを開催しているか

採用ノウハウがあるかどうか、自社でセミナーをおこなっているかでも判断することができます。セミナーをおこなえるだけの、採用データ、知識が蓄積されているか、信用があるかを確認できます。

 

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7-3. 従業員数と年間の導入実績

年間導入実績社数の多さで、オペレーターの熟練度がある程度予測できます。

ですが年間導入実績社数の多さだけで信用するのは危険な場合もあるので、従業員数も一緒に確認をすれば、無理な業務を強いていないか予測できる場合もあります。

従業員数の記載がない企業は、離職率が高く人数が変動しやすいという場合もありますので、確認してみると良いでしょう。

7-4. 業務を再委託していないか

再委託すると手数料の分で金額が高くなったり、その部分の知識があまりなくミスに繋がる場合があります。

自社が委託先と連携する場合もあるので、工数が増えてしまうこともあります。

7-5. 採用システムの取扱い数の多さ

採用管理ツールや適性検査など、どれだけ扱えるかで経験の多さがわかることがあります。

採用システムの取扱数でこれまでの経験値が測れ、いろんな業界の採用手法を知っていると考えることができるでしょう。

 

8. 採用代行(RPO)の導入事例

採用代行(RPO)の導入事例

 

採用代行(RPO)を導入するにあたって、気になる導入事例の一部を紹介していきます。

自社に近い事例を参考に、自社には何が必要なのかを見つけていきましょう。

8-1. 初の新卒採用/加工管理

【採用課題】
初の新卒採用の為ノウハウがない。不人気職種の為、大手求人広告では埋もれてしまうことを懸念。
また、採用にかける時間もないため、説明会実施が出来ない中で効率よく採用したい。
【施策】ダイレクトリクルーティングを導入することにより、応募数ではなくマッチする学生にピンポイントにアプローチ。面接時に「個別企業説明」を実施することで工数は削減しつつも、企業への理解を深めてもらい入社意欲を高める。

 

3ヵ月で応募数87名の獲得、目標の3名の採用に成功!

・理系出身者向け、文系出身者向けにスカウト文面を使い分ける事で応募数の獲得最大化を実現する。

・企業説明&一次面接は若手の現場社員が実施する事により、説明会未実施でも入社意欲向上につなげる。

8-2. 工数削減/製薬メーカー経験者

【採用課題】

採用職種が100職種ほどある為、面接までの工程を削減し、コア業務に集中したい。

【施策】結種類選考の基準、適性検査が必要な職種などマニュアルを作成し企業様と同じクオリティで運用する。職種が多岐にわたるため、1日30分程度の進捗共有ミーティングの実施。

 

ノンコア業務の切り出しにより、コア業務に集中できる環境整備!

書類選考通過率を上げる事により、効率の良い採用活動を実施。85名の採用成功!

・年間応募者対応数1800件。書類選考〜応募者対応、入社手続き代行までを対応。

・課題の洗い出し・採用難職種の原稿見直しを実施する事で応募⇒書類選考通過の歩留まり率の向上。

8-3. スタートアップ/SE ITコンサル 3年以上

【採用課題】
スカウトのノウハウがないため、求人内容が弱く応募が来ない。1ヶ月1名ペースでのコンスタントな採用と継続する仕組みづくり。
【施策】競合他社のポジションの求人を分析したうえで勝負できるポイントを盛り込んだ求人を作成。HPや求人内容からスカウト文まで一貫した内容で説得力を上げる。

 

スカウト応募数が約4倍に増え、月1名〜2名をコンスタントに採用する事に成功!

・他社と比較した際の企業の魅力(労働環境・能力が給与に反映される・裁量権の大きさなど)を反映。

・採用したいポジション・スキル別にスカウト文面を作成。

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9.まとめ

採用代行(RPO)のメリットデメリットまとめ

 

採用が上手くいかないときは、採用のプロである採用代行(RPO)を利用することで、ノウハウ不足による採用の悩みを解決することが出来ます。また、ノンコア業務を任せることで採用業務の工数を減らし、本来の作業に注力することで業務のパフォーマンスを上げることができます。

採用代行(RPO)のメリットデメリットを把握し、自社にあった採用代行(RPO)を利用しましょう。

 

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この事例・記事に関わった営業担当

アウトソーシングを通して本質的課題の解決を

新卒・中途・アルバイト領域の採用コンサルティングおよびアウトソーシングのご支援をしております。培った採用ノウハウをもとに、企業様の課題に合わせたプランニングが得意です。コスト削減や母集団形成などでお困りの際はご相談ください。

名前

小泉/アウトソーシング関連

得意領域
  • アウトソーシング

  • 業務効率改善

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