面接辞退の防止方法と面接への参加率を高める9つの秘策

採用活動をおこなう中で、応募者の面接辞退に悩んでいる企業が増えています。

「応募者が面接に来なかった」「選考中に連絡が取れなかった」などの経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

辞退の理由がわかれば、対策を講じることができますが、辞退の理由がわからなければ、改善のしようがありません。

面接辞退は、応募者への対応方法を見直すだけで防止することができます。

本記事では、こちらの3つを解説します。

• ・応募者がなぜ他社を選んでしまうのか
• ・企業側の面接辞退を招いている行動
• ・他社がおこなっている面接辞退を改善した方法

応募者に選ばれるための対策を紹介していきますので、採用活動の参考にしてください。

1. 面接辞退が増えている理由

コロナ過で採用を控えていた企業が、一斉に採用を再開していることから、求人件数は増加傾向にあります。その影響でより多くの企業に応募する求職者が増え、面接辞退にあぐねる企業が増加しています。また、応募はあるものの面接に至っていないという懸念も高まっています。

採用に注力している企業が多い中、自社への応募を次の選考プロセスに着実につなぎ、内定に繋げていくことが重要になってきます。

2. 応募者の面接辞退の理由

なぜ応募者は突然、面接辞退をおこなうのでしょう。

「他社の方が魅力的だった」とは、どのような理由からなのでしょうか。

面接辞退の対策をするために、まず応募者が企業に対して何を思ったのか、理由を紹介します。

2-1. 面接日程が合わない

応募者は、複数の企業に同時に応募している場合が多く、効率的な就職活動をおこないたい応募者がたくさんいます。 候補日が少ない場合は他社の選考日とのバランスにより面接辞退に繋がります。

応募者の面接希望日時に合わせたり、選択肢を増やすなどの対策をおこないましょう。

また、仕事をしながら転職活動をおこなう応募者は、仕事の合間などを調整して面接をおこないます。

そのため面接回数が多いと仕事の調整が難しくなり、それだけで面接辞退につながる可能性が高くなります。

複数の企業に応募する人材を確保するためには、他社よりも早く選考を進めて内定を出す必要があります。 最近では、1回の面接で採用を決める企業もあります。 

社内での採用基準の明確化を図り、面接を減らすだけでも面接辞退防止の効果があります。

2-2. 仕事内容や条件が合わなかった

希望する労働条件は応募者によって異なります。

「採用ポジションがやりたい仕事とは違った」「給与、勤務時間、福利厚生などの条件に合わなかった」など、条件不一致で面接辞退に繋がるケースは少なくありません。

もし条件が一致していた場合でも、同じ仕事内容で複数の企業に応募をする場合は、条件の良い企業を求めるのは当然です。

他社がより良い条件を提示していた場合、応募者の興味は自社から離れ、面接辞退につながります。

上記の状況に加えて、企業文化や社会貢献活動を重視する求職者も増えています。 

近年の求職者のニーズを理解し、それに応えることで、条件に多少の不一致があったとしても、面接辞退を減らすことができます。

多少条件が合わなくても、面白い仕事であり、魅力的な企業であることが伝わるかが大切です。選考の過程で、仕事に対する満足度、企業の魅力、採用への熱意が十分に伝わったかどうかを振り返ってみましょう。

2-3. 入社後のビジョンが見えない

転職を考える理由で「仕事へのやりがい」を求めているという求職者も増えています。

ただ仕事内容を伝え、少し高い給料を提示するだけでは求職者は他社を選び、面接辞退につながります。

求職者は転職先の企業に、やりがいと自身の成長を求めていることもあります。

どのような仕事内容で、どのような仕事を任され、そこにある可能性を想像し、その先で自分はどんな結果を残せるのか、自分はどんな風に成長するのか。その内容を、より魅力的に伝えられる企業へと就職を決めます。

自社が欲しい人材に自社の魅力を伝え、自社へ就職するイメージを明確にしてもらい、しっかりと興味を持ってもらうことが大切です。

改めて、自社の強みとは何かを考えてみましょう。

転職重視項目において、コロナショック前後でもやりがいTOPは不変

直近の転職において重視したことを聞いたところ、コロナ前に転職した人とコロナ禍で転職した人どちらにおいても「仕事内容のやりがい」が1位(コロナ前63%、コロナ禍66%)という結果に。コロナショック前後で最も差が見られたのは「自己成長性」で、コロナ前には48%であったのに対し、コロナ後は59%で11%増加しています。

引用：ウォンテッドリー “コロナ禍の転職と副業に関する調査結果を発表”2021-10-28

https://www.wantedly.com/companies/wantedly/post_articles/356294

職種別で転職理由を見ると、広報、カスタマーサクセス、営業がやりがいを、編集は社会的意義を重視

「仕事内容のやりがい」を重視する人の割合が過半数を超えた職種は、広報(88%)、カスタマーサクセス(63%)、営業(59%)、マーケティング(54%)、エンジニア(50%)という結果に。「仕事内容の社会的意義」を最重視した職種は編集(60%)のみという結果に。

引用：ウォンテッドリー “コロナ禍の転職と副業に関する調査結果を発表”2021-10-28

https://www.wantedly.com/companies/wantedly/post_articles/356294

2-4. 興味を持たれていない気がした

1次面接をおこなった後に、自分でなくてもよさそうと思い、面接を辞退してしまう応募者もいます。

理由は面接の際に、「質問をされなかった」「質問に明確に答えてもらえなかった」などです。複数の企業に同時に応募している応募者は、テンプレートのような面接をおこなう企業は選びません。

よくあるのが、面接官が応募者の業務内容をあまり知らなかった、というケースです。

面接官が業務内容について詳しく回答できず、その対応を冷たく感じ、ここで働いていく自信がないと、面接を辞退するケースが増えています。

また、応募者を見極めようとするあまり、質問が意地悪になりすぎて、威圧的に感じる応募者もいます。職場に良好な人間関係を求める求職者も多いので、面接官に対しても「一緒に働きたい」と思ってもらえるような対応を心がけましょう。

面接官の親身な対応が、面接辞退の防止につながります。

2-5. 転職をやめた

転職をするか迷っていたが、何らかの理由で転職をしないことを選び、面接を辞退する場合があります。

今より条件の良い企業が見つからなかったり、時間がとれなかったなど、理由はさまざまです。

優秀な人材の為、勤め先の企業から辞められないような条件が出されたり、引き止められることもあります。

求職者が転職を考えてから、時間をかけずに内定まで選考を進めるためにはスピード感をもって対応しましょう。

また、求職者に時間が無いのなら、スカウトメールに求人情報を記載して送り、興味を持ってもらうことも効果的です。

3. 企業側の面接辞退の原因

面接辞退は応募者だけの問題だと思っていませんか？

企業側が気づかずに面接辞退を増やしてしまっている原因について解説していきます。

3-1. 他社より選考スピードが遅い

複数の企業に応募をしている応募者が多い中、自社の都合で選考をおこなっていたのでは、他社で採用が決まってしまったり、応募者の自社への興味が薄くなってしまいます。

面接調整や返信速度をできるだけ早くおこなうだけで、応募者からの信頼性が高まります。

応募者は、返信が来ないストレスから「自分に興味がないのかもしれない」「いい加減な企業なのだろう」と想像で決めつけ、返信が遅い企業に対する印象を悪くしてしまいます。

また、返信が遅い不安から、待っている間に他の企業に応募してしまうこともあります。

第一志望でない企業でも、対応が早かったため信頼度が増し、良いイメージをもって入社を決める応募者も多くいます。

応募者は複数の企業に応募しているため、早めに連絡するのが有利です。

返信は1営業日以内、遅くても2,3営業日以内での返信を心がけましょう。

3-2. 求人広告の情報量が少ない

求職者は、応募する前に企業の採用サイトを確認すると思っていませんか。

複数の企業に応募をしている場合、まず求人広告の内容を見てから、興味のある企業を選んでいきます。なのでその時点で興味を持たれていなければ、自社の採用サイトまでたどりついてもらえません。

また、転職の理由は、誰もが明確に転職を決めて行動しているわけではありません。「社内の人が転職をした」「別のことをしてみたい」などの理由で、とりあえず求人サイトに登録して眺めていたところ、興味のある企業を見つけて転職を決意したという応募者も少なくありません。

企業の採用サイトを確認するのは、 カジュアル面談で興味を持った後、という応募者も増えています。

競合他社より自社に興味を持ってもらえるよう、求人広告の情報量は、応募者が満足できる量を意識しましょう。

3-3. 面接時に応募者に寄り添えていない

面接は企業が応募者を見るためだけの場ではなく、同時に応募者が企業を見る場でもあります。 

今働いている企業よりも、より良い企業を求め転職活動をおこなってなっている中、不愉快な印象を与える面接官のいる企業を選ぶ可能性は非常に低いでしょう。 面接官は将来上司になる可能性が高いため、応募者にとっては、選択を辞退することを選択するのは自然なことです。

面接官と応募者はあくまで対等な関係といえます。 自社が応募者に対して、優秀な人材かどうかを見極めたいと思うのと同様に、 応募者も長く付き合っていける企業かどうかを見極めようとしています。

そのため、応募者が求めている内容について質問や提案などをおこない、応募者の満足度を高めましょう。

応募者が聞きづらい給与面や残業の詳細などについての情報も自社から提供することで、自社へのイメージアップにも繋がります。

3-4. コミュニケーション不足

応募者は送られてくるメールの内容を、そのまま企業に対するイメージとしてとらえます。 

応募者に悪い印象を与えると、企業全体のイメージダウンに繋がるので、選考プロセス中は可能な限り丁寧な連絡をおこないましょう。

テンプレートを使って応募していただきありがとうございますという一律のメッセージを送るのではなく、一人ひとりにきちんと対応をおこなうことで、面接辞退の防止に繋がります。

メールは単純な文面は避け、読みやすく硬すぎない文章にする必要があります。

対面での面接であれば面接での来社時に、社員から積極的に挨拶をすることでも好印象を与えます。来社時の挨拶や受付待ちの対応も企業へのイメージに関係してきます。 2回目の面接を辞退されないよう社員にも共有をおこない、積極的に応募者と関わることで、入社後のイメージもつきやすく入社意欲の向上に繋がります。

4. 応募者が選ぶ企業の9つの特徴と秘策

優秀な人材を獲得できている企業には、どんな特徴があるのでしょうか。

応募者に選ばれる企業になるための、施策をお伝えしていきます。

4-1. 対応の速さ

まず一番大切なのは、応募者への返信をおこなうスピードです。

応募を確認した後、できるだけ早く返信をおこなうことが重要です。

応募者からのメールの返信率の高い企業は、数時間以内に返信をおこなっています。

応募をおこなった後の応募者は最も転職への意欲が高く、すぐに返信がくる可能性が高いからです。

そこで複数の「面接候補日」を提案したり、複数の応募者の希望を聞いたりすることで、スケジュールの調整が容易になります。

すぐに回答ができない場合であっても、応募に対しての返信をすることで、応募者の転職意欲を維持することができます。

また、応募者からの質問などの連絡に対しても、迅速な対応を心がけることで、自社への信頼度を高め、選考中の応募者の興味を保ち、面接辞退を防ぐことができます。

4-2.内定までに最速1週間

選考日数が短いほど、最終面接まで進む応募者が多くなっていきます。

内定受諾率が高い企業は、応募から一週間程度で内定をだしています。

応募から日数が経つにつれて、興味や入社意欲が減少していくからです。

最近では他社との差をつけ、早くに優秀な人材を獲得するために、1回の面接で内定をだす企業も増えてきています。 

複数回面接をおこなう場合でも、 応募当日に面接の予定の設定をおこない、選考結果を1営業日以内に応募者へ返信することで、 応募者の興味は保たれ内定まで繋がりやすくなります。

もし選考に時間がかかってしまいそうな場合は、3営業日以内に選考結果を連絡する旨などを伝えることで、応募者は先が見えていることへの安心感と、面接への手応えを感じ、内定受諾率を上げることに繋がることもあります。

4-3. 求人情報が豊富

求人広告は、求職者が企業に興味を持つようになる最初の機会です。入社後の具体的な求人情報は、 応募後のミスマッチを抑えることができるため、面接辞退を防ぐことに繋がります。

応募後のミスマッチが少ない企業は、応募者が入社後の働き方をイメージできるように、自社の雰囲気や従業員の毎日のスケジュールなどの情報を掲載しています。

自社の魅力をイメージしやすくするために、社員の仕事風景を動画で伝える企業も増えており、面接辞退率を下げることに成功しています。

ですが、ただ魅力的な文章で興味を持ってもらえてたとしても、十分な職務情報を提供しなければ、面接辞退に繋がるので、情報量が十分かどうかは非常に重要な要素です。 

給与、昇給、勤務時間、福利厚生など、求職者が興味を持っている条件について、誤解を招かないように正確に情報を伝えられるようにしましょう。

他にも仕事内容や企業情報、労働条件などの最低限の情報だけでなく、「対象となる人物像」「残業時間」「業績」などの情報にも興味を持つ求職者は多いです。

面接まで興味を維持できるような、魅力的な文章と、面接時にずれが起きないような、情報量を掲載することで、ミスマッチを防ぐことができます。

4-4. 採用したい熱を伝える

応募者に期待を言葉で表現することで、入社意欲を高める効果が期待できます。 

「なぜその応募者に決めたのか」「絶対に自社で働いてほしい」という気持ちを個別に伝えることが非常に重要です。

応募者の入社意欲を維持できている企業は、応募者のどの能力が自社にどう貢献できるかなど、応募者が自分が必要とされていると感じることができる内容を、個別に伝えています。

オファーが応募者にとって特別であるという印象を与えることが重要です。

応募者に安心感を与えるために選考中に電話をかけ、応募者の現在の気持ちや状況を聞き、いつでも相談や質問ができることを伝えることも効果的です。

「期待＝入社歓迎」と感じさせることができれば、自社への手ごたえを感じ入社への不安も解消され、入社意欲を維持することができます。

4-5. 面接前にはリマインドメール

面接の前日にメールまたは電話で連絡をおこないましょう。 忙しい応募者の場合、面接自体を忘れてしまう場合があります。

事前に連絡をおこなうことで、面接の日時を再確認できるだけでなく、採用側の意欲も伝わります。

面接の参加率の高い企業は、「面接でお会いできるのを楽しみにしています」と前向きな姿勢で対応しています。また、緊急連絡先を伝えることで、急に体調を崩したり仕事で面接にこれなくなってしまっても、面接日程の再設定をおこなうことができ、面接辞退が起きないような工夫をおこなっています。

候補者に応じて連絡ツールを確認することもおすすめです。 SMSは電話番号に送信されるテキストメッセージであり、非常に高い配信率のツールです。 メールの送信だけでは、応募者の普段の受信数が多すぎて自社のメールが流れてしまうことがあるため、SMSと併用することで開封率が上がり、面接への参加率が上がります。

4-6. カジュアル面談の実施

最近では「面接」ではなく「面談」をおこなう企業が増えています。

カジュアル面談とは、一般的な選考過程である面接に比べて、双方がリラックスした状態で向き合うことができ、応募者と企業とが互いをよく知るための場です。

面接辞退率の低い企業はこのカジュアル面談で、業務内容や就業規則などの企業の説明や、応募者の現在の悩み、将来の悩み、今後どうしたいかなどのヒアリングと提案などをおこない、相互理解を深めています。

多くの求職者は「面接」という言葉に少し不安を感じているので、「カジュアル面談」という表現に変えて応募者の緊張を和らげ、面接の参加率を上げることに成功しています。

また、面談当日の服装については、企業の状況に応じて「ネクタイなし、カジュアルな服装でもOK」という言葉を加えることで、面談へのハードルをさらに下げ、面談の参加率を上げることができます。

結果、自社を知ってもらうための機会を得ることができます。

カジュアル面談はまだ転職意向が決まっていない段階の求職者にも有効です。企業と求職者がお互いをより深く知ることができ、それぞれ情報交換をおこなうことで企業に魅力を感じ、面接を辞退せず入社を決意してくれることもあります。

4-7. Web面接と対面面接を選べる

応募者の面接の負担を軽減するためには、オンライン面接を活用するのも効果的です。

応募した複数の企業の面接スケジュールが重複している場合は、志望度の高い企業を選択します。この時点で、志望度の低い企業は面接の機会を失い、面接をおこなう前に応募者を逃してしまいます。

面接設定率の高い企業は、「Web面接」と「対面面接」を応募者の希望する方法に合わせて面接をおこなっています。

Web面接もおこなうことで、時間がない応募者も面接をおこなうことができますし、地方からの応募者も負担をかけずに面接をおこなうことができます。

逆に企業の雰囲気を知りたいと、対面面接を希望する応募者も多いので、どちらも選べるようにすることで面接設定率を上げることができます。

4-8. 面接での親身な対応

面接では応募者に興味をもって対応し、共通点や共感できる点を伝えることで、入社後の具体的な働き方をイメージし、入社意欲を高めることができます。また、応募者の知りたい情報にも全て応えることで、信頼を得ることができます。

応募者に選ばれる企業は、入社後の直接の上司が、応募者に何を期待しているのかを伝え、応募者の希望や価値観と重なる自社の魅力を伝えていきます。また、経営理念、ビジョン、仕事内容、企業文化、人材育成、働き方、福利厚生など、さまざまな面で企業の特徴や魅力も伝え、他社との差別化を図り、自社に興味をもってもらえるようにしています。

最近では、面接毎にフィードバックを送ったり、オファー時に一緒に働きたい理由をドキュメントで送るなどしている企業が応募者から好印象を受けているようです。

応募者からの質問にあいまいな回答をおこなうと、応募者から信頼を失います。

就業規則、残業、給与、昇進、勤務範囲などの質問には、必ず明確に答えるように心がけましょう。

応募者の満足度の高さが入社意欲を高め、第一志望に選ばれる可能性が上がります。

4-9. メッセージはカジュアルに

チャットツールの普及に伴い、ハードテキストよりもカジュアルテキストとショートテキストが好まれる傾向があります。

応募者が返信しやすい企業のメールは、「明日来るときは気をつけてください。」 「お気軽にご相談ください！」など、やさしい印象を与えられるよう工夫されています。

硬い文面にならないようにすることで、返信や連絡のハードルを下げ返信率を上げることができます。

5. まとめ

ここで紹介している面接辞退の防止方法を実践していただければ、面接辞退率を大きく下げることができ、応募者に内定まで高い意欲をもって参加してもらうことができます。

最後に重要な要素について、もう一度確認します。

面倒に思うかもしれませんが、ぜひ試してみてください。

面接辞退を防ぐことができ、欲しい人材が採用できる確率が上がります。

もし忙しくて採用に工数が割けないときや、応募者に興味をもってもらうことに課題を感じている場合は、採用のプロである採用代行（RPO）サービスを利用することで、採用コストを削減でき、採用効率をあげることができます。