なぜ採用面接に来ない?|来社率向上に向けた企業の根本的課題を解説
面接 来ない

応募者が面接に来ないために採用活動が思い通りに進まず、悩みを抱える採用担当者は少なくないでしょう。面接に応募者が来ない理由は、企業に対して不安を抱えていたり、企業への興味が低下していたりするためです。その背景には、企業の応募者への対応が適切でない点が挙げられます。
そこで本記事では
・応募者が面接に来ない理由
・面接に来ない応募者を減らす対策方法
・採用活動を妨げる根本的な課題
について紹介します。
面接の実施率を改善し、採用活動の効率化を進めてスムーズな人材確保を実現しましょう。
目次
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労働人口が減少し母集団形成が難しくなっている昨今、採用CX(候補者体験)を向上させ歩留まりを改善しようとする企業が増えています。
本資料では、面接業務代行サービスを利用し採用CXの高い面接を実現する方法についてご説明しています。
1.応募者が採用面接に来ない5つの理由
面接に来ない応募者への対処方法を検討する際には、まず応募者が面接に来なかった理由や背景の的確な理解をし、対処していくことが重要です。
そこで本章では、応募者が面接に来ない主な理由について詳しく解説します。
1-1.企業に対する入社意欲の低下
応募者が面接に来ない一番の理由は、企業への入社意欲の低下です。
入社意欲が低下する要因として、スカウトメールでアプローチする際に企業の魅力を伝えきれていないことが挙げられます。多くのスカウトメールを受け取っている求職者からすると、数ある企業の1つにしか過ぎません。そのため、応募後に求人内容を深く読み込んだり、企業の情報収集をした結果、期待する条件や環境でないと応募者が感じる場合があります。
さらに、企業に関する口コミサイトに否定的な書き込みや評価が多いと、対象企業で働きたいと思う気持ちが湧きにくいです。また、企業が公表している情報が限られていると、実際の職場の雰囲気や仕事のイメージがつかず、不安を感じやすくなります。
不安や不信感が期待を上回ってしまうと企業への求職意欲も低下しやすく、面接日程が決まっていても参加しないと判断する応募者もいるでしょう。また、企業から定期的な連絡がないと、企業への興味が時間とともに低下してしまうケースもあります。
1-2.企業からの面接日程調整の連絡が遅い
応募者が面接に来ない理由として、企業からの面接に関する日程調整の連絡が遅いことも挙げられます。応募者は複数の企業に同時に応募しているケースが多く、日程調整の連絡が遅れてしまうことではほかの企業との日程調整が先行してしまうケースが考えられます。
連絡の遅れは企業への興味が薄れることにつながるため、自社の面接が重要な面接だと応募者に認識してもらうためには、迅速な面接日程の調整が大切です。
また、企業から連絡する際のメール文面にも注意が必要です。返信に手間がかかる内容だと、それだけで志望意欲の低下につながります。できるだけ企業側から候補日をいくつか提示し、応募者が選択できるように文面を工夫することが重要です。
1-3.企業側の対応が不親切
応募者に対する企業の不親切な対応も、応募者が面接に参加する動機を下げる要因の1つです。応募者は企業とのやりとりから職場の様子や社員の振る舞いを推察し、自分に合った企業かどうか判断する材料にするためです。
企業の対応が不親切と感じると、応募者は企業に対して不信感や不安を持ってしまう場合もあります。さらに応募者とのやりとりは採用担当者以外の従業員が対応する場合もあります。企業全体で応募者とのコミュニケーションマナーを徹底することで企業のイメージ低下を防ぐことができるでしょう。
1-4.すでに他社での採用が決定
応募者がすでに他社の採用が決定していると、自社の面接には参加しないと判断するケースもあります。
就職活動をする際、複数の企業に応募して意中の企業から内定や採用通知を受け取れると、他企業への就職活動をやめるのが一般的です。また、志望レベルが同程度の他社から内定が出た際、採用条件が魅力的であれば、そこで活動を終了する場合もあります。
他社の採用が決定した応募者は、自社への入社に強い動機がない限り、事前に決まっている面接であっても辞退する可能性が高いでしょう。
1-5.応募者に想定外の事態が発生
応募者が面接に来ない理由として、想定外の事態が発生している場合もあります。突発的な事態が発生すると、状況次第では応募者の意思に関わらず面接をキャンセルせざるを得ません。
面接当日に急に体調不良の発生や、家族に緊急事態が生じて最優先での対応を必要とする場合もあります。さらに、移動中の交通トラブルで身動きが取れなくなり、実質的に面接に行けない状況もありえます。
急なトラブルが発生すると応募者が企業に連絡できず、結果として無断で面接に来ない状況となるケースは少なくありません。面接を含めた選考活動を辞退する応募者の数を減らす方法を詳しく知りたい方は、こちらの記事もぜひご覧ください。
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2.面接に来ない応募者を減らす7つの対策
面接に来ない応募者の理由や背景を踏まえて対策を講じるのが、参加率向上に向けた第一歩です。応募者によって面接に行かないと判断する理由は異なるため、面接への参加率を底上げするには複数の対策を同時並行で進める必要があります。
ここでは面接に来ない応募者を減らすのに有効な6つの対策を取り上げます。採用活動での面接の実施率が高まらない原因を押さえつつ、複数の対策を組み合わせて実施率の改善を図りましょう。
2-1.応募者の都合を前提に面接日時を設定する
面接に来ない応募者を減らす策として、面接日時を応募者の都合に合わせて設定するのが有効です。家庭の事情や現在の仕事の都合により、面接を受けられる応募者のタイミングが企業の都合に合わない場合も多々あります。
例えば、企業が希望する面接の日時候補を複数提示しつつ、応募者の都合が合わない場合には希望する日時の提示を依頼しましょう。ただし、日程調整する際に、2週間以上先の日程だと他社の採用選考が進んでしまう恐れがあります。そのため、可能な限り連絡をした日の翌週以内で面接を調整するのがポイントです。
応募者の予定や都合を尊重した日程調整は、応募者の面接からの離脱防止につながり、面接への参加率向上が期待できます。
2-2.応募から間をあけずにやりとりを始める
応募から間をあけずに応募者とのやり取りを始めることで、面接に来ない応募者の減少につながります。なぜなら、応募時点から時間がたつにつれて、別企業との面接が先行したり、自社への興味が低下する恐れがあるためです。
応募通知を受け取った直後に返信すると、応募者も企業が真剣に採用を検討していると感じて、企業への興味が高まります。また、やり取りを早く始めると面接の日程調整も楽になり、他社との選考日程のバッティングも減らすことができます。
ただし、深夜や休日に返事をすると、早朝・深夜・休日も働く必要がある企業と不安視される場合があります。そのため、応募者とのやりとりは業務時間内でおこなうように心がけましょう。
2-3.応募者へ丁寧なメールを心がける
面接に来ない応募者を減らすためには、応募者への丁寧なメールは大切です。メール内容は企業の誠実さや対応の質があらわれ、応募者の企業への興味や入社意欲に影響するためです。
面接日程を調整する際、面接に関する詳細情報やわかりやすい説明を心がけると、応募者に安心感を与えることができます。また、メールの雛形をもとに応募者一人ひとりに合わせてカスタマイズすると、応募者が個別対応してもらえていると好印象を持ってもらいやすいです。
丁寧なメールを心がけることで企業に対する応募者の不安や不満の発生を防止し、面接への参加率向上を目指しましょう。
2-4.面接日を複数回リマインドする
応募者は日常の仕事や家事・学業など多忙を極めており、面接日を忘れてしまう可能性があります。繰り返しのリマインドは、応募者が面接を忘れずに準備するための注意喚起として役立ちます。ただし、リマインドの回数が多いと応募者が煩わしく感じる場合もあるため、面接日の前日や3日前など適度に間隔を空けるのがポイントです。
面接を複数回に分けてリマインドして、応募者の自社に対する就職活動の意識づけをおこない、面接に来ない応募者を減らしましょう。
2-5.Web面接など幅広い面接方法を準備する
面接への参加率を高める上で、面接方式をWeb面接など、直接会わずにおこなえる方式も用意しておくのが肝要です。対面前提の面接のみだと、地理的な制約や移動時間の問題で、応募者が断念せざるを得ない場合があるためです。
例えば、遠方に住んでいる応募者が対面面接に参加する場合、面接参加のために1日単位で時間が取られたり、交通費が高額になったりします。しかし、Web面接であれば地理的制約がなくなり、拘束時間も最小限に抑えられ、交通費の出費も低減できます。
面接方式を複数用意しておき、応募者の状況に応じた柔軟な面接設定で、面接方式を理由とする面接辞退を減らしましょう。
2-6.仕事内容や仕事場の様子を多角的に発信する
仕事内容や職場の様子が具体的にイメージできる情報を多角的に発信するのも、面接に来ない応募者を減らすのに役立ちます。
応募者は企業との相性を確かめようと、実際の働き方やオフィスの環境など具体的な情報を求めようとします。そのため、SNSや動画サイトを通じて社員の声やオフィス内の様子を公開する取り組みは、応募者のニーズが合致した対策です。さらに応募者に限定した、ほかでは得られない情報を提供するのも、企業への関心を引き上げるのに有効です。
応募者の不安を解消するための取り組みとして、さまざまな方法で企業に関する具体的な情報を発信し、応募者の面接への参加率を向上させましょう。
面接の実施率を高めるうえで重要になる、応募者が選ぶ企業の特徴について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
2-7.カジュアル面談を取り入れる
カジュアル面談を取り入れることも面接辞退を防ぐための有効な方法です。
カジュアル面談は合否を決めることが目的である面接とは違い、選考には影響しないことが特徴です。服装も自由であったり、カフェで行ったりとリラックスした雰囲気のなかで企業と求職者がお互いに質問しあい、働き方や条件、価値観のすり合わせをおこないます。気軽に参加しやすいため、面接の参加率を高めることにつながります。
3.面接設定・実施率向上のために解決すべき3つの根本的な課題
面接の実施率向上には、応募者への対応方法の改善・見直しも大切ですが、同時に採用担当者が抱える根本的な問題の解決も図る必要があります。なぜなら、応募者への的確な対応方法を知っていても、採用担当者や関係者が実行できる状況でなければ意味がありません。
継続的に面接の実施率を高められるよう、面接辞退の原因になっている課題の解決も進めましょう。
3-1.採用担当者の業務負荷が限界
面接の実施率向上を妨げる要因の1つとして挙げられるのは、多くの採用担当者の業務負荷が限界に近い状態にある点です。
採用業務は、応募者を集める母集団形成から、内定者が入社に必要な手続きを支援する入社まで、担当する業務範囲が幅広いのが特徴です。人事部門に多くの人員を置ける企業は限られるため、1人で採用業務の全てに対応したり、ほかの業務を同時に担当したりするケースも少なくありません。すると、採用における重要業務に対処するのに必要な時間を捻出するのが困難になり、結果として採用業務全体が滞りやすくなります。
面接の実施率向上には、丁寧かつ迅速な応募者への対応が大切です。そのため、応募者対応などの重要業務に注力できる環境づくりが求められます。
3-2.採用業務に関するノウハウ不足
採用業務に携わる期間が短く、求職者に関する最新動向の把握が不十分なまま独自の方法で業務にあたるのも、面接率向上を阻害する要因の1つです。求職者の考えや傾向を踏まえた適切な対応ができないと、選考離脱を助長しかねません。
現在、少子高齢化で労働人口が減少傾向にあり、求人に対して多くの応募者は期待できず、少数の応募者から採用者を見つけなければなりません。応募者の離脱を減らすには、応募者の満足度を維持・向上させておく必要があり、そのためには適切な方法やタイミングでの情報提供が重要です。
求職者の動向に応じた的確な方法を理解していない採用担当者が、勘と経験に頼った対応を続けていると面接の実施率を高めるのは困難でしょう。
3-3.採用活動の重要性に関する周知不足
採用活動の重要性を会社全体で理解していない状況は、面接の実施率を低迷させる要因になりえます。なぜなら、採用業務が軽視されていると、応募者への対応が遅延し、時間をかけた丁寧な対応が困難になるためです。
例えば、採用担当者がほかの業務に追われ、応募者への連絡が遅れたために、結果的にほかの企業に流れてしまうケースが考えられます。そのため、採用担当者が応募者の対応に専念できる環境の整備が肝要であり、その根底には全社的な採用業務の重要性の理解が欠かせません。
採用業務は他部門との連携が不可欠であるからこそ、採用活動の重要性に関する全社的な周知は面接の実施率を高める上で重要です。
4.採用業務の強化に活かせる採用代行サービス7選
先ほど紹介した根本的な問題の解決を検討する上で、専門のノウハウを持つ採用代行サービスを活用することも有効な方法です。
採用代行サービスは、採用業務の支援を専門的におこなうプロであり、自社採用担当者よりも経験やノウハウが豊富である場合が多いためです。
本章では採用業務の強化に活かせる採用代行サービスをご紹介します。ぜひ検討する際にお役立てください。
4-1.ネオキャリア
・累計10,000社以上の採用支援実績が強み。新卒・中途・アルバイト問わず実績豊富
・フルカスタマイズ(説明会代行、面接代行、スカウト代行、電話・メール対応など)プランで低価格を実現
・自社で大型コールセンターを保有しており、土日・祝日・夜間も柔軟に対応
<企業URL>
https://www.neo-career.co.jp/service/rpo/lp/
4-2.株式会社ONE
・約3,000案件の採用代行実績。新卒・中途・アルバイトまで対応可能
・欠員補充を目的とした短期間の採用、新規プロジェクト立ち上げの大量採用、ハイスペック人材の常時確保など幅広いケースに対応
・企業規模や採用ニーズに合わせたオーダーメイドのプランで柔軟に対応可能
<企業URL>
https://one-group.jp/humanresource/outsource/index.html
4-3.株式会社キャリアマート
・15年以上の実績で、新卒・中途の主要媒体の管理・対応が可能
・業界でいち早くRPAを導入しており、約600体のロボットを活用した採用支援が強み
・年間500社以上の採用アウトソーシング実績を誇る
<企業URL>
https://www.careermart.co.jp/lp/outsourcing3/
4-4.株式会社トライアンフ
・現状把握から来期につながる提案まで長期的視点での採用代行が強み
・常駐型アウトソーシングで、採用経験豊富なスタッフを派遣することが可能
・新卒・中途領域で採用業務全体をサポート
<企業URL>
https://www.triumph98.com/recruitment/
4-5.パーソルテンプスタッフ株式会社
・採用計画の立案から入社対応まで幅広いニーズに対応
・採用人数の大きい大規模プロジェクトの対応も可能
・長年積み重ねてきた豊富な実績からの解決策の提案が強み
<企業URL>
https://www.tempstaff.co.jp/kmenu113/
4-6.株式会社ディスコ
・採用プロセスの立案、業務フローの構築など幅広く対応
・リピート率9割以上の高い満足度を誇る
・採用活動の効率化や生産性向上など未来を見据えたサポート
<企業URL>
http://www.disc.co.jp/service/outsourcing/
4-7.株式会社マイナビ
・自社の持つデータベースとノウハウを活かしたオリジナルの採用代行プラン
・選考プロセスの一部のみ、「事務局型」の採用代行までニーズに合わせた提案が可能
・説明会や面接対応もプロのキャリアコンサルタントが代行可能
<企業URL>
https://saponet.mynavi.jp/service_career/detail/20210506191702.html
5.採用代行サービスのおすすめの活用方法3選
本章では採用代行サービスのおすすめの活用方法をご紹介します。検討する際にぜひ参考にしてみてください。
5-1.採用計画の刷新を依頼する
採用業務の強化に採用代行サービスを活用するのが有効な理由は、採用計画を実効性のある内容に刷新してもらえるためです。
採用代行サービス業者は採用市場の最新動向や応募者のニーズを常に把握しており、さまざまな企業での採用支援活動での多様な経験を有しています。そのため、採用計画を見直す際には、顧客企業の意向や現状も踏まえ、現実的かつ実効性ある計画策定を支援してもらえます。これにより、企業が見逃していた人材へのアプローチや採用する道筋も立てられ、従来よりも採用活動が効率的になるでしょう。
採用計画は採用活動の道しるべであるため、採用計画を最適化して採用活動の見直しを図ると、面接の実施率向上も進めやすくなります。
採用活動が円滑に進む採用戦略の成功事例が気になる方は、こちらの記事も参考にしてください。
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5-2.非戦略的業務を依頼し負荷を軽減する
採用代行サービスを利用して、採用担当者の非戦略的業務における負荷を軽減できれば、採用業務の強化も進めやすくなります。
採用業務には多様な事務的作業が存在し、業務時間の大半を事務作業の対応に費やしている採用担当者が多く見受けられます。例えば、求職者が自社求人に対して応募してきた場合、応募者の絞り込みや返信・採用管理システムへの情報反映などが必要です。しかし、いずれの作業も対応内容を事前に規定していれば、採用担当者でなくでも対応可能な非戦略的業務に分類できます。
採用代行サービスに非戦略的業務を任せれば、発信する自社情報の検討や面接対応など、採用の肝になる業務に採用担当者は集中しやすくなります。
採用代行サービスで自社の採用業務における課題を解決したい方は、こちらの記事も参考にしてください。
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5-3.迅速かつ丁寧なフォローで応募者の繋ぎ止め
応募者からの問い合わせや面接の日程調整を採用代行サービスに任せると、自社対応よりも効率的かつ高品質に対応してもらえます。採用代行サービスでは、採用業務の専門家が経験に裏打ちされた独自ノウハウに基づいて対応するためです。
採用担当者が多忙だと、応募者への対応に丁寧さが欠けたり、即時連絡ができなかったりして、応募者の興味を低下させるケースは少なくありません。一方で、応募者への対応業務は採用担当者でなくてもできるため、非戦略的業務として代行サービスに任せやすい業務と言えます。
そのため、採用代行サービスを活用して応募者のつなぎとめや自社への興味喚起を的確に図り、採用活動の効率性を高めましょう。採用代行サービスを活用するメリットとデメリットを詳しく知りたい方は、こちらの記事や活用ガイドを参考にしてください。
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6.まとめ
この記事では、応募者が採用面接に来ない理由や対策法に加えて、来なかった応募者への対応や採用業務で解決すべき根本的課題を紹介しました。
応募者が面接に来ないのは、企業への不安や不満、対応の遅さが主な原因です。
面接の参加率を高めるには、さまざまな角度から対策を講じて、企業への信頼感や興味・関心を維持向上させる必要があります。一方で、対策を講じるにも人手不足などの問題があるため、同時に採用業務が抱える根本的な課題の改善にも目を向けるのが重要です。
人材不足により業務の現場が疲弊してしまう前に、的確な人員体制を確立できるよう、応募者が面接に来ない問題を減らす取り組みを進めましょう。
株式会社ネオキャリアが提供する「みんなの採用部」は、200以上の採用ツールを取り扱い、累計約14,000社(※)の採用支援をおこなっています。採用に関しては、アルバイト・新卒・中途とそれぞれの採用に最適な代行サービスを提供しています。ご予算やご要望に応じたご支援も可能です。お気軽にお問い合わせください。

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