【事例あり】採用代行で課題解決!代行内容からおすすめポイントまで

採用代行

この時期になると、採用担当者は説明会・ESの確認・面接などで大忙しではないでしょうか。そんな猫の手も借りたい採用担当者におすすめしたいのが採用代行サービスです。

採用代行サービスは採用業務を代行してくれるというメリットだけではなく、選考辞退率の低下第三者目線での企業の魅力がわかるなどのメリットがあります。

今回は、そんな採用代行サービスを活用して何が実現できるのか、事例をご紹介します。

 

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資料ダウンロード|3分でわかる!採用代行(RPO)活用ガイド|特徴・料金・事例解説

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本資料では採用代行どういった業務が依頼きるのかや導入メリットなどを事例を交えてご紹介!
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このようなご担当者様におすすめ!

・求職者と向き合う時間が満足に取れない
・採用単価が高騰している

・欲しい人材とも出会えていない
・選考辞退や内定辞退に課題を感じている

1.採用代行の導入事例

ネオキャリアの採用代行サービスの事例を参考に、採用代行について理解していきましょう。

1-1.中途採用の導入事例

事例1.スカウト代行の活用で即戦力人材3名の採用に成功

サラリーマンアイコンAさん
採用業務のリソース不足、ハイレベル人材の獲得難を同時に解決できました!

新卒採用は自社で実施するという会社の方針で、新卒採用期間中はリソースがなく中途採用を断念していました。

また、中途採用のターゲットは、ハイレベル人材のためなかなか採用に至らないという状況が続いていました。なんとかしなくては、と採用代行サービスを導入し、採用活動のノンコア業務(求職者と面接以外)はすべて代行していただきました。そしてサービス利用開始半年で即戦力人材3名の採用に成功しました!

今まで代行サービスを別の会社に依頼していましたが、任せきりで状況が把握できていませんでした。
きちんと効果検証をする仕組みを作れ、ノウハウも蓄積できて大変満足しています。

解説

この企業は採用活動のノンコア業務はすべて採用代行サービスに任せることで新卒採用と並行して中途採用の実施を実現しました。 また、スカウト代行、エージェントコントロールを活用し、難易度が高い人材の採用に成功しました。

成功のポイント

・綿密・定期的な目線合わせ

企業採用担当・ビズリーチ・ネオキャリアの3社間で採用の目線合わせのミーティングを定期的に開催。採用ターゲット層の条件選定やスカウト文面などを検討した。

・頻度の高い情報共有(週次レポートによる採用ミーティング)

適宜求職者の状況を見て、採用代行の専任運用チームによるスカウトの内容・面接のタイミングなどの提案を実施。

・採用課題の見極め⇒徹底的に解決手段を講じる

ハイレベル層の母集団形成を課題と見極め、課題クリアに努めた(ビスリーチの活用、人材紹介会社のリテンション業務)。

 

このように、採用代行はリソース不足の解決だけではなく、難易度の高い人材の獲得にも活用できます。

売り手市場が続き、難易度が上がっているキャリア採用。求める人材が採用できないという企業様は採用代行の活用を1つの選択肢にしてみてはいかがでしょうか。

事例2.面接参加率が改善、過去最高の内定承諾率達成

サラリーマンアイコンBさん
現場の工数負担を削減!面接参加率も大幅アップしました!

拠点ごとに採用活動をおこなっているため現場の工数負担が大きいこと、面接の参加率が悪いことを何とかしたいと思い、採用代行を導入しました。
採用に関わるノンコア業務を対応していただくのに加え、スカウト代行もお願いしました。

結果、面接参加率が78.2%⇒92.5%へ改善。応募数は減少したものの、過去最高の内定承諾率を達成しました!また、選考に来られた方から、「対応が早くて良かった」というお声をいただくこともありました。

代行担当者の方にスピーディーかつ、ていねいに応募者の方とやり取りしていただいたおかげだと思っています。

解説

この企業は複数拠点をもち、採用活動は各拠点に一任されていたため、 現場の工数負担、採用活動の対応のばらつきなどが課題となっていました。 採用代行を導入することで工数削減はもちろん、応募者対応のスピード、質が向上し、面接参加率、内定承諾率のアップも実現できました。

成功のポイント

・選考時の好感度向上につながる対応を実施した

応募者の中には当企業のサービスを利用している方からの応募も多かったため、送付するメールには「いつもご利用いただきありがとうございます」「弊社サービスをご愛好頂き、業務内容にもご興味をお持ち頂いたようで嬉しく思います」などのカスタム文面を添えて応募者一人一人に向き合った採用を実施した。

・運用チームが企業に近い目線で採用を実施した

営業担当をはじめ、運用チームが企業理解・応募者の特性理解に努め、採用、ひいては事業貢献の目線をもち採用活動を実施した。

 

応募者対応のスピードや質は面接参加率、内定承諾率に影響すると言われています。

特に他社と並行して選考を受ける事が多く、タイミングが重要な中途採用では特に重視したいポイントと言えます。

応募者対応に工数が割けず、満足な対応ができないという場合にも採用代行は適しています。

 

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1-2.新卒採用の導入事例

事例1.メールの返信速度を早めることによって選考辞退率が下がった

サラリーマンアイコンCさん
応募者対応を代行することで、本来時間を割きたかった面接業務に専念できました!

最近、採用ブランディングがうまくいき、エントリー数が増えてきました。嬉しいことに母集団が増えた分、毎日学生と面接ができています。ですが、以前より選考辞退率が上がっているので、昨年と比べて採用できている人数があまり変わっていません。

選考辞退は避けたいところですが、面接で手一杯なので、メール対応や電話対応が遅れている状態でした。そこで採用代行サービスを活用しました。

採用代行サービスで活用したのは、メールと電話対応です。業務工数が大きいこの2つが代行できれば、私たちは面接などの学生に会う時間に専念できると思いました。

すると、予想どおり選考辞退率が減りました。採用代行によって、学生に時間を割くことができましたし、選考辞退率も減ってすごく満足です!

解説

この企業はメール・電話対応を代行しました。その結果、「学生に時間を割くことができ、選考辞退率が減った」とのこと。ですが、実はもう一つ選考辞退が減った理由があります。

それは、学生へのメール・電話対応を素早く連絡したことが挙げられます。学生はたくさんの企業を受けていて、一企業はあくまで一つの選択肢でしかありません。その中で連絡が遅い企業は、選考辞退率が高いというデータがあります。

つまり、以下の2点で選考辞退率が減ったと考えられます。

 

1.学生に時間を割くことによって、選考後の辞退率が減る

2.電話・メールをすばやく返すことによって、選考前の辞退率が減る

 

このように採用代行を利用すると、業務が減るだけではなく、選考辞退率も低下することがわかりました。

メールの返信に現状1日以上かかってしまっているという企業は採用代行の導入をおすすめします。

事例2.説明会代行により、選考移行率が向上した
サラリーマンアイコンDさん
しっかりと学生一人ひとりと時間をかけて向き合いたいという思いを実現!

採用担当者、就職サイトがグランドオープンする3月以降、学生の面接や面談が多くなってくるので、その他の業務が回らなくなるぐらい忙しくなります。面接や面談で忙しい中、社外で説明会を開くとなると、その移動時間すらもったいないと感じてしまいます。

ですが、今たくさんの面接が入り忙しいのも、地道に説明会で学生と会って話してきたからこそです。ですので、説明会をおろそかにしてしまうと、学生との接点を減らしてしまうことになり、面接や面談に参加していただく学生の数が減っていきます。そのため、説明会はどうにか開催したい。ただ、面接もおろそかにせずに時間をかけて向き合いたい。

どうしようか迷っていたとき、以前から採用代行としてメール・電話対応をお願いしていたネオキャリアに説明会の代行もお願いすることにしました。

その結果、説明会から選考会への移行率が上がりました。説明会のノウハウがある採用支援会社にお願いしてよかったです!

解説

この企業は説明会の代行を依頼し、その結果、選考への移行率が上がりました。ここでのポイントは、第三者である採用代行会社が説明会をおこなうことによって、客観的な目線で企業の魅力を伝えることができたからです。

また、学生が求めている魅力やポイントを理解できていないと、どれだけこちらが頑張っても学生は興味を持ちません。しっかりと学生のニーズを把握して魅力を伝えることが重要です。

 

1.学生のニーズが人材会社のノウハウによってわかる

2.第三者目線での企業の魅力がわかる

上記をすり合わせることによって、学生に”伝わる”説明会を実施することができる

 

このように採用代行を利用すると、説明会の業務が減るというだけではなく、選考移行率も上がることがわかりました。

 

POINT
説明会からの選考率ってどのくらいが理想?!
企業様によって割合は異なりますが、平均5~6割以上が理想と言われています。自社の移行率がどのくらいなのかを見直し、選考移行率をあげるための手法の一つとして「採用代行」を検討してみてはいかがでしょうか?
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1-3.アルバイト採用の導入事例

事例1.採用コールセンター導入で対応スピードが改善、面接設定率がアップ

サラリーマンアイコンEさん
面接設定率がアップし、採用数も約1.6倍になりました!

居酒屋業態の飲食店で働くアルバイトスタッフを募集しています。求人広告の出稿は本社でおこない、応募があった際の対応に関しては店舗に任せていたところ、うまく採用ができず、ここ数年は採用単価が高騰していたため、採用代行を導入することにしました。

課題は面接設定率の低さにありました。店舗の店長が忙しく、応募がきても半分ほどは即日対応ができていなかったのです。面接まで設定しても、リマインド対応までは手がまわらず、当日になると来ないということも2人に1人はあるような状態でした。

課題解決のため採用コールセンター導入を提案いただき、運用したところ面接設定率が50%から約77%まで上昇し、採用数は165%になりました。
媒体に記載する電話番号も統一でき、手間が削減できるといううれしい効果もありました。

解説

この企業は1000件以上の応募者対応を各現場で対応しきれないために採用の歩留まりが起こっていました。 改善施策として採用コールセンターを導入することで歩留まりが改善され、採用成功につながりました。

成功のポイント

・採用コールセンター導入で歩留まり改善

採用コールセンターを導入し、原則30分以内の対応を必ずおこなうことで、熱が冷めないうちに面接調整を実現。 電話応募があった際にも取りこぼしなく、その場で面接を調整できた。

 

応募者が多数になる複数拠点でのアルバイト採用において、現場で対応しきれない、対応が遅かったため連絡が取れない、などはよくある課題ではないでしょうか。

採用専用のコールセンターを設けるという施策も採用代行の1つです。

自社の課題に合った提案をしてほしい、そもそも課題がわからないという場合も採用代行会社にお問い合わせください。

事例2.SMSで即対応、リマインドすることでドタキャンを防止

サラリーマンアイコンFさん
面接設定率、当日来社率が大幅アップしました!

アパレル販売員を募集していますが、面接のドタキャン率が4割以上で、採用がうまくいっておらず改善策を探していました。さらに、多忙なため店舗での電話対応が雑になってしまい、応募者に悪印象を与えている点も課題を感じていました。そこで採用代行というサービスを知り、導入しました。

導入後は採用コールセンターで応募者からの対応をすべて巻き取ってもらいました。さらにSMS(ショートメールサービス)を使って面接の事前確認の連絡をおこなうことで、当日来社率が42%→70%に大幅アップしました。

解説

この企業は年間200名以上の採用目標がありましたが、面接設定率、当日来社率に課題があり思うように採用が出来ていませんでした。

採用代行を導入し、採用専用のコールセンター、SMSを活用することにより応募者対応のスピード、質、来社率のアップを実現することができました。

成功のポイント

・電話だけでなくSMS(ショートメール)を活用することで来社率改善

今回のケースでは特に当日の来社率に課題があったため、採用専用コールセンターでコンタクトのスピード、質を改善するだけでなく、当日確実に来てもらうためのリマインドが重要だった。確実にリマインドできるSMSを活用することで来社率改善につながった。

 

リマインド対応をしなくてはいけないと思っていても、リソースが足りず対応しきれないという企業も多いかと思います。

採用代行は必要な時期、必要なリソースを臨機応変に抑えることができます。自社でやってみたがうまくいかない、という場合は一度ご相談ください。

事例3.4つの媒体の活用と面接代行で、100名超の採用成功!

サラリーマンアイコンFさん
100名超の採用目標を達成することができ、採用単価も当初の計画の6割程度に抑えることができました!

事業拡大に伴い、初の自社コールセンターを立ち上げることになり、大量のオペレーターの採用が必要でした。

これまで経験したことのない採用のため、プロに依頼することにしました。

導入後は媒体選定から応募者対応面接業務代行まですべて巻き取ってもらいました。早朝・夜間・日中など、それぞれのターゲットがいる4つの媒体を活用し、メインターゲットだった夕方シフト希望の人材も採用できました。

加えて、面接代行はクオリティの高さに感動しました。熱量のある方を採用でき、エンドユーザー様の満足度にもつながっています。

解説

オペレーターの採用のノウハウがないことが課題でした。加えて、100~120名のオペレーターの採用が必要で、そのためには300名の面接が必要ということがわかり、採用担当者1~2名では対応しきれないため、弊社のアルバイト採用代行サービスを活用いただきました。

成功のポイント

・4つの媒体で幅広い層にアプローチ

時間帯ごとのターゲットがいる媒体を選定し、学生・フリーター・主婦層などさまざまな人材にアプローチしました。その結果、採用単価を抑えることができ、メインターゲットであった夕方シフト希望の人材も採用することができました。

各媒体の特徴を把握し、原稿やターゲットの見直しを図りながら運用していくことが採用成功への第一歩になります。そのため、さまざまな媒体を扱っているプロの力を借りることは効果的といえるでしょう。

また、面接代行まで対応してくれる会社もあるため、これまで採用業務にかかっていた工数を削減することも可能です。ノウハウ不足や人手不足にお悩みの方は、アルバイト採用代行サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

 

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2.採用代行サービス利用者の声

利用者の声イラスト

次にサービスを利用した企業の声をご紹介します。

2-1.Goodポイント

  • 採用代行に業務を任せてから、学生に割ける時間が増えたので、欲しい学生を採用できた!
  • 今まで選考辞退率などを割り出していなかったのですが、データの可視化ができるようになりました。
  • 私たちがやるより、採用代行会社に任せたほうが、結果としてかかったコストが安い。
  • 電話対応のみをサービスとしてお願いしていたのですが、空いている時間に自社に合った媒体の運用のアドバイスもしていただき、採用がうまくいきました!
  • 採用代行業者のノウハウを知ることができ、自社にも蓄積することができました!
  • 丁寧かつ迅速にご対応を頂き満足しています。
  • 自社では気付けなかった課題に対しての 提案やプランのカスタマイズはもちろん、+αでこんなことまでやってくれるのかと驚きました。
    • 業務開始1ヶ月後からオンライン面接に変更したり、キャリア採用の方向性が変わったりと バタついていましたが、着実に業務を会得しながら順調に業務を巻き取ってくれて助かりました。
    • ほぼ毎朝運用チームとMTGをおこなっていて、改善ポイントやどの様にしたら効率的に進められるかといったお話ができ、その都度意見を頂いたりしながら1つずつ解消できました。

2-2.Badポイント

  • 連携を上手く取ることができなくて、思った通りにフローが進まないこともあった
  • 業者によって濃淡があるので、企業選定に時間がかかってしまった
  • 導入までに時間がかかった

3.採用代行(RPO)サービスとは

採用代行業務

「採用代行」とは、RPO(Recruitment Process Outsourcing)とも呼ばれています。

ネオキャリアの採用代行サービスでできることは、【母集団形成に関わる業務】【選考に関わる業務】【内定に関わる業務】【コンサルティング業務】の4つです。

 

3-1.母集団形成に関わる業務

1.採用計画

今の会社の状態でどんな人物像を採用するのか、どの媒体に掲載するのか、どういう選考フローにするのかを一緒に決めていきます。

 

2.エントリー対応

エントリー応募がきた学生にすばやく対応を実施していきます。すぐに返信をおこなうことで、選考離脱の可能性を下げることができます。

 

3.説明会の企画・運営

母集団形成で重要な説明会を、人材会社のノウハウを活用して企画・運営をサポートします。

 

3-2.選考に関わる業務

1.書類選考

ESのスクリーニングをお手伝いします。

 

2.面接代行

評価基準を十分にすりあわせ、理解した上で、プロの目で客観的に候補者を判断します。

 

3.合否連絡

合否連絡が遅いと、学生は他社に流れてしまうかもしれません。合否が決まった時点で、すぐにメールを送ります。

 

3-3.内定に関わる業務

1.内定辞退者との個別面談

内定辞退が出たときに、気になるのは辞退理由ですよね。その辞退理由を代行して面談でヒアリングを実施します。

 

2.内定者研修の企画・運営

内定者の教育と内定辞退防止の側面をもつ内定者研修を、より効果的なものにできるよう、サポートしていきます。

 

3-4.コンサルティング業務

1.現状の課題分析

採用課題がどこにあるのかをヒアリングし、その改善策を提案します。

 

2.面接官トレーニング

選考の面接官に評価基準や見るところをレクチャーします。

 

4.まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は具体例をもとに、採用代行サービスの内容をお届けいたしました。

採用担当者はどの仕事を優先的にやるかが大事です。優先度が高い業務に悪影響を及ぼすほどの業務量になってしまっているのであれば、採用代行サービスを使ってみてもいいかもしれません。

 

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この事例・記事に関わった営業担当

アウトソーシングを通して本質的課題の解決を

新卒・中途・アルバイト領域の採用コンサルティングおよびアウトソーシングのご支援をしております。エンジニア採用支援の実績も多数あります。培った採用ノウハウをもとに、企業様の課題に合わせたプランニングが得意です。コスト削減や母集団形成などでお困りの際はご相談ください。

名前

小泉/アウトソーシング関連

得意領域
  • アウトソーシング

  • 業務効率改善

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