ATS（採用管理システム）とは？｜導入事例をもとにATSでできることをご紹介

ATSとは採用管理システムを指します。求人募集から応募者管理、面接日の連絡調整のほか、採用進捗管理など複雑な採用工数を一元管理することができます。
また、採用にかかわるコア業務の一元管理や採用進捗が可視化されることで、採用担当者の業務負担の軽減や採用前後のフォロー体制の強化が期待できます。

本記事は、

・そもそもATS（採用管理システム）とは何か？

・ATS（採用管理システム）の導入事例

・ATS（採用管理システム）でできること

を解説していきます。ぜひご一読ください！

1．ATS（採用管理システム）とは？

採用活動のサポートサービスとして注目されつつあるATS（採用管理システム）をご存じでしょうか。

具体的な内容はわからないという方のために、順を追ってみていきましょう。

1-1．そもそもATS（採用管理システム）とは？

そもそも、ATS（採用管理システム）とは一体どのようなシステムなのでしょうか？

ATS（採用管理システム）とは、Applicant（応募者）Tracking（追跡）System（システム）の頭文字から「ATS」と呼ばれ、求人募集、応募受付や応募者との連絡調整、進捗管理などの採用業務にかかる作業の効率化や、採用力強化に向けて自社で蓄積した選考情報を分析するために利用するシステムです。

システム画面上で採用状況に関するさまざまな情報を一括管理することができます。

1-2．ATS（採用管理システム）が注目されている背景

近年、ダイレクトリクルーティングやSNS、リファラル等様々な採用手法を導入する企業が増えています。

求人サイトや人材紹介といった従来の採用手法の場合、現在就職や転職を考えている「転職顕在層」にしかアプローチをすることができません。

しかし、あらゆる採用チャネルを活用することで「転職潜在層」へのアプローチも可能となるため、多くの企業がさまざまな採用手法にチャレンジしています。

こうした流れを受け、SNSや各種窓口上を利用したコミュニケーションも多くなっていますが、管理が煩雑になりがちという点が挙げられます。

そこで今、ATS（採用管理システム）による一括管理が注目されているのです。

1‐3．ATS（採用管理システム）でできること

では、実際にATS（採用管理システム）を活用するにあたって具体的にどのような項目の管理が可能になるのか、ATS（採用管理システム）でできることをご紹介します。

求人管理：複数の求人を簡単に作成

ATS（採用管理システム）では、企業が求職者に対して公開している求人案件の管理ができます。

種類によっては、自社の採用ページと他社媒体の採用ページの募集状況を一元管理することも可能です。

情報管理：応募者の履歴書や情報管理

自社の求人の応募者の情報も一括で管理することができます。

個人情報の取り扱いの点でも採用管理システム（ATS）であれば閲覧者を制限できるため、個人情報を安全に管理できます。

選考管理：面接の評価や進捗の管理

応募者一人ひとりの選考状況もまとめて登録します。

応募者の採用進捗管理や、面接の評価などを一括で管理することが可能です。

内定者管理：内定の通知やフォロー

ATS（採用管理システム）で、内定通知の有無や内定後の連絡・フォローも可能です。

せっかく内定を出した人材の辞退を防ぐためにも、内定後のフォローまでしっかりとおこなうことが大切です。

2．ATS（採用管理システム）の導入事例

次に、ASTの実際の導入事例をみていきます。

2-1．ATS（採用管理システム）経由で自社の求人を一括管理する事例

事例1：株式会社JMDC 

課題

株式会社JMDC様では、自社ホームページに掲載している求人ページは、以前は職種と簡素な業務内容をテキストで表示させているだけのものでした。

結果

ATS（採用管理システム）を導入した結果、利用している『HRMOS採用』で採用ページを作成するようになり、自社の採用ページ経由での応募数が20倍近くに増え、採用決定にも至っています。

作成もメンテナンスも簡単なので、掲載内容を細かに改善できたおかげでしょう。

他社が作成されているページも参考にしながら、見直しもしました。

さらに、社内のデザイナーが掲載写真の加工などを協力してくれ、魅力が伝わりやすいように作り込めたのも功を奏したと思います。

参考：採用管理システム「HRMOS採用」採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例/株式会社MDC

事例2：株式会社ライドオンエクスプレス 

課題

採用の状況を改善するために、まずは自社求人サイトの見直しからと動き出されたのは、株式会社ライドオンエクスプレス様。

他社の採用サイトを幾つも閲覧して、最適な求人情報と応募フォームを研究しました。

定期的なディスカッションや定点観測レポートはもちろん、自主的な打合せや議論も活発に交わしました。

メンバーから挙がった改善のアイデアもどんどん実践していきました。

参考：HRソリューションズ株式会社　リクオプ　採用課題解決事例／株式会社ライドオンエクスプレス

結果

ATS（採用管理システム）を導入し、そこから自社求人サイトの内容に改善を重ねた結果、採用サイトのアクセス数は年を追うごとに増加し、 応募数は前年比３倍以上、採用数では約５倍、採用率（応募から採用に至った割合）４倍超と大幅に伸長しました。

自分たちで考え切磋琢磨したことが、ここまでの大きな成果に繋がったと思います。

本部のメンバーにとっては、自分が頑張った結果を数値で目の当たりにできたことで、大きなモチベーションアップに繋がりました。

採用に対する意識もずいぶん上がったので、それが一番の成果だと思っています。

参考：リクオプ　採用課題解決事例／株式会社ライドオンエクスプレス

2-2．候補者管理をエクセルから脱却した事例

事例1：株式会社mediba 

課題

株式会社mediba様では、必要なデータを「Excel」で作成していたために作業の工数がかかっていました。

採用において、データの分析・活用が非常に重要なことだと思っていたので、以前から「Excel」で作り込んだ表でデータの加工・分析はしていました。

重要視している分析作業のためとはいえ、その手間は負担でした。

導入前に1時間かかっていたデータの加工作業が、HRMOS採用でATS（採用管理システム）では実質不要。

求める数値がすぐに出てくるわけで、本当に画期的でした。

参考：採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例／株式会社mediba

結果

人材紹介会社にも社内にも、ATS（採用管理システム）から抽出したデータに基づく説明で、より協力が得られるようになりました。

面接官に候補者情報を紙で提供し、回収する手間がゼロに。個人情報取り扱いの点でも安心できる環境を作ることができました。

引用：HRMOS採用　採用レポートから、採用課題がわかる

ATS（採用管理システム）の中でmediba様が使用されている『HRMOS採用』にあるレポート機能では、人材紹介会社ごとにどのくらい候補者を集められているかが一目瞭然ですから、その数字をもとに話ができるようになりました。

「御社ならもうちょっと集められるのでは」と掛け合ってみるにも、感覚値しかなければ手探りのようになりますが、実績が手元にあるので、建設的に話を進められます。

また、以前は候補者の情報を一つひとつプリントアウトして、紙で部門長や面接官に配布していました。

機密情報なのでファイルに入れてあるのですが、それを持って社内を歩き回っていましたね。

ATS（採用管理システム）の利用を始めて完全ペーパーレスとなり、歩き回る必要もなくなったのが、本当に助かっています。

参考：採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例／株式会社mediba

事例2：株式会社アイワット 

課題

「Excel」での管理では人事部内の情報共有が不十分だったと感じていたのは株式会社アイワット様。

当時は、やりとりをおこなう人材紹介会社の数もそれほど多くなかったため、個別にメールで連絡し、「Excel」に候補者の情報や選考状況を記録していく方法でなんとか間に合っていました。

扱うデータ量が増えると、「Excel」での管理のままでは作業がかなり煩雑になり、ミスも起きやすくなることが予測できました。

また、本格的に人材紹介会社ごとにかかった費用や決定率も追っていかねばなりませんが、「Excel」のままではそれもできません。

参考：採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例／株式会社アイワット

結果

ATS（採用管理システム）の導入後は、人材紹介会社との取引数を増やしたにもかかわらず、1日あたり2時間強の業務時間の削減が実現しました。

ATS（採用管理システム）導入後は、取引する人材紹介会社も10社から50社まで増やし、その分対応する候補者数も増えているのですが、それでも1日あたり2時間強の工数削減が達成できています。

ATS（採用管理システム）上で書類選考や面接の設定、面接官による評価の確認、人材紹介会社へのフィードバックなどを一元管理できるようになったことで、作業の効率化ができているからです。

参考：採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例／株式会社アイワット

2-3．選考官（面接官）ごとの評価の一元管理により面接以降の歩留まり改善事例

事例1：コネヒト株式会社 

課題

コネヒト株式会社様では、採用の進捗管理は一応できていましたが、定量的なデータに基づく採用活動のPDCAサイクルがうまく回せていませんでした。

採用活動をデータに基づいてもっと改善していきたいという思いがあり、見直しをおこないました。

ATS（採用管理システム）を導入してからは、それらに付随する採用業務の一つ一つを、漏れなく確実におこなえています。

参考：採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例／コネヒト株式会社

結果

データによる定量分析で課題が明確化でき、改善施策を実行することで選考途中の離脱数は3分の1に、内定承諾率は約2倍になりました。

各選考過程の通過率などを定量的に分析した結果と、定性的なヒアリングの掛け合わせで、1次・2次面接の設計を工夫するという施策を打ち、内定承諾率を上げることだけでなく、選考途中の辞退者数も大幅に減少することができました。

参考：採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例／コネヒト株式会社

事例2：株式会社SUPER STUDIO 

課題

株式会社SUPER STUDIO様では、採用活動は当時の総務メンバーが事務作業の一環として担当しており、採用の正しい進捗が把握できていなかったそうです。

また、応募書類などの個人情報が社内に分散しており、情報管理を徹底する必要もありました。

それまでは専任の採用担当者がいなかったので、総務メンバー2人がバックオフィス業務全般を担当していました。

当時の採用業務は面接を案内する程度で、採用活動は現場がそれぞれ進めていました。

応募書類は面接担当者が各自で保管していたり、選考の進捗がまとめられた「Google スプレッドシート」もどれが正確な最新情報なのかがわからなかったりと、課題は満載でした。

さらに、ちょうどオフィス移転を控えたタイミングで、移転後の個人情報の取り扱いにも不安がありました。

参考：採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例／株式会社SUPER STUDIO

結果

候補者の流入経路、選考ステータスの人数など正しいデータをATS（採用管理システム）でリアルタイムに一元管理できるようになりました。

応募総数に対する書類選考通過率、面接通過率、内定承諾率など、ステップごとの数字は使用しているATS（採用管理システム）にあるレポート機能で随時確認しています。

細かく数字がわかると、現場からの採用ニーズにも根拠を持って答えることができます。

参考：採用管理クラウド「HRMOS採用」導入事例／株式会社SUPER STUDIO

3．ATS（採用管理システム）を選ぶポイントと削減できる工数

3-1．ATS（採用管理システム）を選ぶポイント

年々、人材不足による競争の激化やITの普及によるツールの増加によって採用担当者の業務は増加しています。

相手の都合に左右される要素が多いというのが採用業務の特徴ゆえに、採用活動のIT化に踏み切る企業も増加しています。

そのため、ATS（採用管理システム）を選ぶ上でどれだけ自社に合ったものを選ぶことができるかが重要となってきます。

ここではATS（採用管理システム）を選ぶ3つのポイントをご紹介します。

向いている用途で選ぶ

まず1つ目のポイントは、中途採用・新卒採用・アルバイト採用のどの領域に注力したいかです。

雇用形態によって求める人材や母集団が異なるため、重要視すべき機能は変わってきます。

どの採用業務を効率化したいか

2つ目のポイントは、どの採用業務を効率化したいかです。

採用業務と一口に言っても、日程調整業務や面接・選考の情報共有業務、応募者確保に伴う業務などさまざまな業務があります。

どの採用業務を効率化することで自社の成長に繋がるかを検討することが重要となります。

導入～活用、採用支援サポートの手厚さ

3つ目のポイントは、システム運用に対するサポート体制の手厚さです。

企業によって採用規模や解決したい課題は様々です。

母集団形成や情報の管理・効率化だけでなく、社内外のステークホルダーとの採用におけるやり取り、採用状況の取りまとめや分析に至るまで採用活動における業務課題はさまざまです。

専任の担当者によるシステム活用のフォローは当然ながら、採用活動を成功に導くために背中を預けられるパートナーかどうかも検討材料の1つです。

3-2．ATS（採用管理システム）で削減できる工数

ここまでATS（採用管理システム）でできることや実際の導入事例、ATS（採用管理システム）を選ぶポイントをご紹介してきました。

しかし、自社にぴったりな採用管理システム（ATS）をうまく選べるのか、実際のところどれほど削減できる工数があるのか、ご不安な採用担当者の方もいらっしゃると思います。

そこで「たった5問でわかる！採用効率化らくらく診断」をご用意しました。

下記からぜひ診断をやってみてください。

4．まとめ

いかがでしたでしょうか。

採用管理システムを導入することで、採用活動における業務の効率化を進めることができます。

自社に最も適した採用システムを見つけていただいて採用活動の効率化に役立てていただければ幸いです。