採用業務とは?業務フロー・必要なスキル・効率化させる方法などを解説
新卒採用・中途採用

採用業務は、採用計画立案から入社後フォローまで幅広い内容が含まれており、人事の業務量は膨大となっています。
採用業務に携わることになった採用担当者の中には、業務内容の詳細がわからず採用活動を効率良く進められないと悩んでいる方もいるでしょう。
本記事では
・採用業務の一覧
・採用業務に必要なスキル
・採用業務を効率化させる方法
についてご紹介します。
採用業務の内容や必要なスキルについて理解を深めると、採用業務の効率化につながるため、ぜひ本記事を参考にしてください。
1.採用業務とは
採用業務とは、新卒採用や中途採用など、新たな人材を雇用するためにおこなう一連の業務のことを指します。組織や人材の未来を左右する重要な仕事です。
とくに、現在は企業の人材不足が深刻化している影響で採用競争が激化しており、採用業務の重要性が増しています。
採用業務の効率化を実現すれば、以下のような3つのメリットを得られます。
- ・コスト削減
・採用担当者の負担軽減
・優秀な人材の確保
採用業務を効率化すると、コストや工数の削減につながり、新しい採用戦略のためのリソースの確保が可能です。また、採用スピードが向上するため、優秀な人材を確保できる確率を高められます。
2.採用業務一覧
採用業務は多岐に渡り、担当者は全体を管理して効率の良い採用活動を実現させる役割があります。
採用業務一覧を7つに分けて詳しく解説します。
2-1.採用戦略の策定
初めに採用業務でおこなうことは、採用計画や採用戦略の策定です。経営方針や事業計画などをもとに、採用時期や採用人数などを決定します。
自社の現状を把握したうえで採用戦略を策定し、戦略に沿った施策を実施することが必要です。事業計画の確認や、課題の分析などをして、目標と現状にどのくらいギャップがあるのか洗い出します。
ギャップを埋めるために必要な人材や採用人数を割り出したら、目標達成までに必要な日数を計算しスケジュールを組み立て、採用計画に盛り込みましょう。
労働市場や競合他社の動向について調査しながら、自社の魅力を効果的にアピールできる方法を見つけることも大切です。
2-2.求める人材の明確化
採用業務において、自社が求める人物像を明確化することは重要な作業の一つです。自社が採用したいのはどんな人物なのか、細かくペルソナ設定していきます。
ペルソナ設定する際は、現場社員の意見や経営層の考えなどをヒアリングしたうえで、自社にマッチする人物像を明らかにすることが大切です。そうすることで、関係者間で共通認識が持て、採用ミスマッチの防止につながります。
一方、ペルソナ設定が細かすぎると作業に時間がかかりすぎたり、該当する人材が極端に少なくなったりするおそれがあります。どのような人物なのかイメージできる程度にしておくのがベストです。
ペルソナ設定をどのように進めるべきか、どこまで設計したら良いかわからない方もいるでしょう。下記記事では採用ペルソナの作り方について解説しているので、気になる方はぜひ参考にしてください。
2-3.採用手法の選定
ペルソナ設定で求める人材を明確化したら、採用ターゲットに適した採用手法を選定しましょう。
採用手法によって出会える人材層は異なるため、最新情報を調査してから採用ターゲットに合った方法を慎重に選ぶことが大切です。
転職サイトや人材紹介などさまざまな採用方法がありますが、どの方法にもメリットとデメリットが存在します。例えば、転職サイトは数多くの人材から応募してほしい場合に適していますが、他社との競争に負けると応募が集まらない可能性があります。一つの手法にこだわらず、複数の採用手法を組み合わせることが重要です。
2-4.求人の作成
採用手法が決まったら、求人を作成します。自社が求める人材に応募したいと思ってもらえるような求人を作成しましょう。
具体的な内容は、以下の通りです。
- ・企業情報
・業務内容
・求める資格や経験
・勤務条件
・給与
・応募方法や選考フロー
求人の書き方次第で応募率が変化するため、仕事内容や職場の雰囲気、待遇など求職者から見て自社の魅力が伝わりやすい内容を記載することが重要です。
自社の魅力がわからなければ、社内アンケートやフレームワークを活用すると良いでしょう。求職者の目線に立ち、採用ターゲットが知りたいことや興味を持ちそうなことを考え、文章に落とし込むのが大切です。また、誰が読んでもわかりやすい文章にすることで、採用ミスマッチ防止にも役立ちます。
2-5.母集団の形成
母集団形成とは、自社に興味を持ち応募する求職者を多数集める取り組みのことを指します。
母集団に自社が求める人材がいなければ意味がないため、応募者の量だけでなく質も意識することが重要です。自社が求める人材から応募される状態を目指すことで、母集団形成の成功率を高められます。
求める人材のニーズに合う自社の魅力を効果的に伝え、自社への志望度を高めることが大切です。母集団形成方法として、オウンドメディアやSNSの情報発信、合同説明会、セミナー、人材紹介会社などが挙げられます。採用活動の予算を考えながら、適した手法を取り入れましょう。
2-6.応募者の選考・評価
選考や評価は実際に応募者と対面し、本当に自社が求める人材かどうか見極める必要があるため、採用活動の中でも要となる業務です。
書類選考や面接だけでなく、面接スケジュールの調整や面接官の選定なども業務内容に含まれます。近年では、有効求人倍率が上昇しているため売り手市場となっており、人材競争が激しくなっています。そのため、求職者への対応は迅速かつ丁寧におこなうことが大切です。
求職者を評価する際、担当者によって差が生じないように評価方法や評価基準を統一しましょう。評価基準を統一すると、面接官が複数いても公平で適切な評価をおこなうことができます。
2-7.内定者のフォロー
採用業務において内定後のフォローも必要です。求職者は複数の企業に応募しているケースが多いため、内定後のフォローを怠ると内定辞退される可能性があります。
内定決定後も内定者と定期的にコンタクトをとり、安心して入社してもらえる環境を整備しましょう。例えば、社員との交流会や内定者同士の懇親会などを実施することで、内定者の不安を解消できます。
内定者が抱えやすい不安や疑問の解消に取り組み、常に自社に対して関心を持ち続けてもらえるよう工夫しましょう。
3.採用業務のフロー
採用業務フローとは、採用業務の全体的な流れのことです。採用業務を円滑に進めるには、業務内容やどのような流れで進めていくのかなどを把握する必要があります。
採用業務4つのフローを解説します。
3-1.採用計画を立案する
採用計画は、採用活動のもとになる指針です。採用目的を明確にし、採用目標を具体的に設定します。いつ、どの部署に、どのような人を、何名採用するのかなど、採用のゴールを定めていくことが大切です。
自社が求める人材を明確にするためには、人事部門だけでなく、現場社員や上層部、経営層とのすり合わせをしたうえでペルソナ設定をすると効果的です。いくら優秀な人材でも、自社の経営方針や企業文化と一致しなければ内定辞退や早期退職を招くおそれがあるため、ペルソナ設定は重要な作業といえます。
また、採用マーケティングの視点も重要です。採用市場の調査やターゲット層の分析をして、待遇条件や募集の打ち出し方を変えていきましょう。
3-2.募集をする
立案した採用計画をもとに、採用予算を意識しながら採用ターゲットを集めるための募集活動をします。募集条件を具体的に決めて求人を作成し、自社が求める人物像や採用予算に合った採用手法を選択しましょう。
自社が求める人材を獲得する確率を高めるには、採用計画で設定したペルソナが応募しやすい求人媒体や採用手法を選ぶことが重要です。募集方法として、転職サイトや人材紹介サービス、ハローワーク、自社採用サイト、採用イベントなどが挙げられます。
求人作成時は正しい情報はもちろん、自社が魅力的に映るような文章を意識することも大切です。
3-3.選考・面接を実施する
求職者から応募があったら、自社が求める人物像や募集条件に合った人材か判断するために、書類選考や面接をします。
面接は求職者の選定だけでなく、求職者の入社意志を高める場でもあります。面接を通じて自社への理解促進と動機形成を図り、自社への志望度を高めてもらえるよう心がけましょう。例えば、面接時には求職者に寄り添う姿勢を示し、求職者の不安や疑問を解消できるよう丁寧に対応することで、求職者の入社意欲を高められます。
応募者を選定する際、自社が求める人物像とマッチしているかが主な判断基準ですが、全ての条件を満たす人材を探すのは現実的ではありません。できる限り条件に近い応募者にしぼると良いでしょう。
採用担当者は業務を兼任することが多く、仕事の負担が増え続けています。外部に面接を委託することで、採用業務の負担軽減が可能です。面接代行サービスについて気になる方は、ぜひ下記の記事も参考にしてください。
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3-4.内定から入社までのフォローをする
選考や面接を終えて内定が決定したら、内定者に結果を通知して入社意思があるかを確認します。
内定が決定した後でも、心変わりなどによる内定辞退が発生することがあるため、内定者が入社するまで油断は禁物です。複数企業の選考が同時におこなわれている場合は、状況確認しながら適切なフォローをしましょう。
採用担当者は内定者の立場になって、選考結果の連絡やメール対応を迅速にすることが求められます。万が一、内定を辞退された場合は、辞退理由を確認し次の採用活動へ活かせるノウハウを蓄積することが大切です。
選考や内定で辞退する理由は、求職者によってさまざまです。選考辞退を防止する方法を解説しているので、気になる方はぜひ下記の記事を参考にしてください。
4.各採用業務に必要なスキル
人事は採用業務を円滑に進めるために、さまざまなスキルが求められます。各採用業務で必要なスキルについて、7つの項目に分けて解説します。
4-1.採用戦略を策定する際に必要なスキル
採用戦略を策定する際、現場や経営層の意見を柔軟に取り入れなければならないため、調整力やヒアリング力が求められます。
多忙な中でも、社内の関係各所と連携して日程調整を円滑に進めるなど、きめ細かい対応力や協調性が必要です。また、採用市場の現状や自社の課題分析をして課題点を抽出する作業があるため、論理的思考力も求められます。
採用目標を達成するために、各プロセスの実施時期や期日について的確に定めるため、スケジューリング能力も必要です。さらに、スケジュール変更が発生することがあるため、柔軟に対応していく姿勢が求められます。
優秀な人材を獲得するためには、採用戦略を綿密に練る必要があります。しかし、具体的な戦略の立て方がわからない場合もあるでしょう。採用戦略の立て方や成功に導くポイントについて解説しているので、気になる方はぜひ下記の記事を参考にしてください。
4-2.求める人材を明確化する際に必要なスキル
自社が求める人物像を決めるには、情報収集力や自社への深い理解が求められます。
どのようなスキルや経験、考え方を持った人材が必要となるかを洗い出し、自社の方向性に合った人物像を描き出さなければなりません。自社の事業戦略や企業ビジョン、文化、市場トレンドの情報を正確に把握しておくことが大切です。
4-3.採用手法を選定する際に必要なスキル
採用手法を選定するためには、各採用手法の特徴を把握し採用ターゲットに効果的なアプローチ方法を把握している必要があります。
また、最新の採用市場やトレンドの動向に関する情報を迅速に集めることも大切です。採用手法が多様化している現代では、素早い情報探知によって自社に適した採用活動をおこなうことが求められます。
4-4.求人を作成する際に必要なスキル
求人広告を掲載するにあたって、法的な制約や避けるべき表現があるため、労働に関する法令の知識が必要です。例えば、労働基準法や職業安定法、男女雇用機会均等法などが挙げられます。労働関連の法律の理解が足りていないと、業務遂行に支障がでるおそれがあります。
労働条件の明示や個人情報の取り扱いなど、慎重におこなうべき業務もあるため、法令やガイドラインを遵守する姿勢を持つことが大切です。
4-5.母集団を形成する際に必要なスキル
母集団を形成する際は、効果的な採用マーケティング戦略を立てる必要があるため、採用マーケティングの知識が求められます。例えば、ソーシャルメディアの活用や採用ページの改善、適切な求人広告の設計などが挙げられます。
また、求職者の興味を引き、自社が魅力的に映るようなプレゼンテーションスキルも大切です。求職者のニーズを汲み取り、どのような情報を伝えれば応募意欲を高められるか、ミスマッチ防止できるかなどを考えた上で、効果的なアプローチをおこなう必要があります。
4-6.応募者の選考・評価をする際に必要なスキル
応募者の選考・評価をするためには、自社に適性のある人材を見極める観察力が求められます。思い込みや偏見をできる限り排除し、自社が本当に求める人材であるか見極めましょう。
また、面接では相手の言葉だけでなく、表情やしぐさなど非言語的な要素から本音や本質を見抜くスキルが必要です。的確に相手の考えや答えを引き出す質問力や、相手がきちんと理解できるようにわかりやすく伝える力も求められます。
4-7.内定者をフォローする際に必要なスキル
内定者をフォローするためには、相手の立場になって寄り添う姿勢が大切であり、高いコミュニケーションスキルが問われます。
求職者が採用担当者へ抱く印象は、自社への印象と直結します。採用担当者が内定者に対して丁寧に接することで、自社のイメージアップにもつながるでしょう。
また、内定者をフォローするために、さまざまなイベントを企画する力も必要です。例えば、社員との座談会や社内イベント、職場見学会などが挙げられます。内定者の入社意欲を高めるためには、効果的なアプローチ方法を選択することも大切です。
5.採用業務の年間スケジュール
採用活動は大きく分けて、新卒採用業務と中途採用業務の2種類あり、それぞれ異なるスケジュールで業務を進めます。
採用業務の年間スケジュールを、新卒採用と中途採用に分けて解説します。
5-1.新卒採用の年間スケジュール
新卒採用の年間スケジュールは企業ごとに異なりますが、4月の一括採用を軸に計画を立てることが基本です。
新卒採用業務の年間スケジュールは以下の通りです。
4月 | 翌年採用のインターンシップ企画の立案をする |
5月 | インターンシップ方針決定と広報準備をする |
6月 | インターンシップ広報 |
7月 | 夏インターンを実施する |
9月~翌2月 | 秋冬インターンを実施する |
翌年3月 | 採用広報活動を開始する |
翌年6月 | 採用選考活動を開始し、順次採用対応と内々定者のフォローをする |
翌年10月 | 内定式を実施する |
翌年11月 | 翌々年3月まで内定者フォローと入社受け入れ準備をする |
新卒採用業務にあたる際は、政府が定めた就職・採用活動日程ルールに従ってスケジュールを検討する必要があります。
出典:「就職・採用活動に関する要請」(内閣官房ホームページ)
当年と翌年の採用活動期間が重複するため、採用担当者は当年の採用活動をしながら翌年の採用計画を策定します。
5-2.中途採用の年間スケジュール
中途採用は新卒採用とは異なり、通年で採用活動をおこないます。中途採用の動きには、一年を通して大きな波があるのが特徴です。
1〜3月が求職者と企業がともに最も動きが活発な時期といえます。年度の変わり目である4月から新しい職場で働き始めることを目安に、転職活動を始める求職者が多いためです。
繁忙期になると求職者も他社の求人も多くなるため、早期に採用活動が進む傾向にあります。募集から内定までの期間は約1〜2カ月と想定して、採用スケジュールを組みましょう。
新卒採用と中途採用は、スケジュールだけでなく採用計画にも大きな違いがあります。採用計画の立て方や採用計画書のテンプレートなどを紹介しているので、気になる方はぜひ下記の記事を参考にしてください。
6.採用業務の課題
採用業務は業務範囲が幅広いため、さまざまな課題が生じやすい傾向にあります。採用業務の主な課題4つを解説します。
6-1.関係者とのコミュニケーションが多い
採用業務は、社内外問わずさまざまな関係者との調整が必要であり、コミュニケーションを取る機会が非常に多い仕事です。
例えば、面接担当者とのスケジュール調整や上司への進捗報告、人材紹介会社との調整、採用イベント担当者との連絡などが挙げられます。細やかな情報伝達が必要であるため、必然的にコミュニケーションを取る人数や回数が多くなります。
近年、求職者へのフォローや、内定者へのコミュニケーション機会を増やすことで採用の質が高まるとされる一方で、採用担当者の負担が大きくなるという矛盾が生じている状況です。
6-2.採用の質を上げるほど工数がかかる
採用の質を上げるために改善しようとするほど手間が増えてしまい、採用担当者が多忙を極める状況になっています。採用市場のトレンドが常に変化する中、人材確保を成功するには新しい取り組みや改善が必要です。
一方、新しい取り組みをするためには多くの業務が追加されるうえ、慣れない状態での試行錯誤によって何かと時間を要します。採用の質を上げようと取り組むほど業務効率化が難しくなり、結果として業務の負担が増え続けてしまいます。
6-3.母集団形成が上手くできていない
母集団形成を進めるには、採用計画で定めたスケジュールや予算によって進めていく必要があります。採用チャネルや採用手法が合っていなければ、母集団形成は上手くいきません。
さらに、近年は労働人口が減少している影響で人材不足が深刻化しており、応募者が十分に集まらないことがあります。求める人材と出会うにはターゲット層分析やペルソナ設計、求職者ニーズ訴求が求められ、採用ターゲットに合わせた母集団形成が必要です。
多様化する採用方法の中から、自社の採用ターゲットに合う採用手法を選択することが大切です。
6-4.人材の見極めが難しい
知識やスキルのある採用担当者であっても、人材の見極めは非常に難しいことです。
求職者の選考・面接時の印象と、入社後の働きにギャップがあるケースがしばしば見られるためです。また、評価が標準化されておらず、面接官によって評価にばらつきが生じる場合もあります。
採用活動に関わる全員が共通認識を持っていないと、人材を見極めるポイントが曖昧になってしまいます。入社後のミスマッチが多い場合は、人材の評価基準を見直し客観的に評価できるようにすることが大切です。
7.採用業務を効率化させる方法
採用業務の負担軽減や効率化を図るには、さまざまな工夫や施策が必要です。採用業務を効率化させる方法を4つ解説します。
7-1.採用フローや採用計画を見直す
採用業務の負担軽減を図るためには、本当に必要な業務を見極めることが大切です。採用フローが適切でないと、自社にマッチした人材を獲得できないうえ、採用担当者のストレスや負担が増すリスクがあります。
属人化している業務や工数が多すぎる業務などがないか、一つひとつ確認していき課題点を明確にしましょう。無駄な業務を削減することでリソース確保につながり、効率良く採用業務を進められます。
また、採用計画で定めた採用人数や募集条件、スケジュールに問題がないか検討することも大切です。
7-2.採用管理システムを導入する
採用担当者の負担を軽減するためには、採用管理システムの導入も有効です。採用管理システムを導入すると、応募者情報や選考状況を一元管理でき、日程調整もシステム上で完結できます。
さらに、応募者への対応を迅速におこなえるため、応募者の取りこぼし防止につながります。こまごまとした業務を減らせるためリソース確保が可能となり、本来時間をかけるべきコア業務に専念できるでしょう。
サービス提供する企業によって得意分野が異なるため、自社の採用活動に適した採用管理システムを選ぶことが大切です。
7-3.人材紹介サービスを利用する
人材紹介サービスとは、専門エージェントを介して企業と求職者をマッチングさせるサービスのことです。求人広告の掲載、応募者への対応、面接の日程調整など、応募者の紹介や斡旋をしてくれるため、効率的かつ迅速に採用プロセスを進めることができます。
成功報酬型が一般的なため初期コストがかからず、採用コストを事前に把握できるのが大きなメリットです。人材紹介サービスは、時間とコストを節約しながら効率的に質の高い人材を確保できる手段として有効です。
ただし、大量採用には向いていないため、自社の採用課題によっては適さない場合があります。
7-4.採用代行(RPO)サービスを利用する
社内の採用リソースが足りない場合は、採用代行を活用するのも一つの方法です。採用に関する業務を一括して請け負い、知識やノウハウを持った専門家が選考を担当するため、優秀な人材を迅速に採用できる可能性があります。
ノンコア業務をアウトソーシングすれば、コア業務に専念できるため採用業務の効率化が可能です。採用業務の外注は、人事のリソースが不足している企業や、内定から入社までのフォローが不十分な企業などに向いています。
ネオキャリアの採用代行サービスは、採用計画から入社手続きまでさまざまなサポートに対応しているため、即戦力を求めている方はぜひ検討してみてください。
8.まとめ
採用業務は人材の未来を左右し、企業の成長へとつなげる重要な仕事です。採用活動におけるさまざまな業務を平行して進めるうえ、各関係者と密な連携をとる必要があるため、採用担当者は多くのスキルが求められます。煩雑な業務が多いため、採用担当者の負担は徐々に増加しています。
採用フローや採用計画を見直し無駄な業務を削減することで、採用業務の効率化が可能です。また、人材紹介サービスや採用代行を利用すると、社内リソースが足りていない状態でもスムーズに採用業務を進められます。
ネオキャリアのアウトソーシングを活用すると、採用業務が効率化され採用担当者の負担を軽減することも可能です。ぜひ無料相談をご活用ください。

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小泉/アウトソーシング関連
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