1．採用代行（RPO）とは？

採用代行サービスはRPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、採用に関する業務を企業に代わっておこなう人材サービスです。近年、採用手法がかなり多様化しており、社内で全て対応するのは相当なマンパワーを必要とします。

採用代行（RPO）サービスとは？

有効な採用手法も年々変わっていくため、効果的な手法やノウハウを蓄積するのも難しくなっています。そこで煩雑となった採用業務の一部、もしくはすべてを採用業務のプロにアウトソーシングする会社が増えています。アウトソーシングすることで採用担当者は採用業務の中でも特に重要なことに専念できます。

また、採用代行サービスを活用することで採用手法の中で最先端のノウハウを社内に蓄積し、採用スキルの向上をはかることも可能です。ただし、全ての業務を外部へ依頼してしまうとノウハウを蓄積することが難しくなるため、自社に適した活用の仕方を考えていくことが重要です。

採用代行サービス（RPO）が求められる背景

では、なぜ採用代行サービスは急速に求められるようになったのでしょうか。

採用手法の多様化

人手不足が社会問題となっており、各社が知恵を絞って優秀な人材を獲得しようと採用活動をおこなっています。その結果、従来の採用手法では採用が難しくなり、求職者や時代に沿った採用活動に取り組む必要がうまれました。

新しい手法を実施する場合、採用そのものに加えて効果測定などの手間や工数も発生します。その結果、採用担当者の業務量が膨大となり、もっとも重要な業務に時間を割けなくなる場合が増えています。

採用活動の長期化・通年化

売り手市場の現在、優秀な人材は複数の企業から内定を得ることが増えています。新卒採用だけに限らず、中途採用でも内定辞退のリスクが高まっていると言えます。

予定募集枠が充足しなければ、採用活動は継続する必要がでてきます。そうなると当然、長期または通年で採用活動を実施する場合も増えていきます。

採用活動が多様化、長期化することで、採用担当者の負担は増えます。そのために採用業務の一部を外部へアウトソーシングする採用代行（RPO）の需要が高まっています。

2．採用代行サービス提供会社の種類と選び方

採用代行サービス提供会社には、以下4つの種類があります。

・総合支援型（ワンストップ）

・オペレーション特化型（実務代行）

・コンサルティング型（企画・戦略設計）

・サービス特化型（領域・職種特化）

それぞれ業務範囲・強みによって特徴が異なるので、1つずつ詳しく解説していきます。また、会社選びの判断基準も解説するので参考にしてください。

総合支援型（ワンストップ）

総合支援型は、採用戦略の立案やコンサルティングに加え、追加サービスとして実務代行も提供しているのが特徴です。

大型プロジェクトへの支援をメインとし、複数スタッフによるチーム体制でサポートする代行会社が多く見られます。代行する業務範囲が広いほど費用はやや高くなりますが、採用のノウハウがない企業にとっては心強いサービスです。採用業務全般を外部に委託したい企業や、大規模な採用活動を実施している企業に適しています。

オペレーション特化型（実務代行）

オペレーション特化型は、スケジュール調整やスカウトメール配信など、業務の代行をメインとしています。
また比較的安価な料金でサービスを提供しています。予算に制限がある企業や、戦略は社内で設計できても人手が足りない企業との相性が良いです。ただし、サービス料金が低価格に設定されているゆえに、質の良い担当者を確保できていない場合があるので注意が必要です。採用活動を成功に導くことが重要だという姿勢が欠けている場合、成果が出ない実務代行に経費をかけることになってしまうでしょう。

コンサルティング型（企画・戦略設計）

採用戦略の立案やコンサルティングを得意とする代行会社が、コンサルティング型です。

採用代行会社としての専門知識を活かした戦略立案やデータ分析、改善案の提供などが受けられます。実務遂行は社内でまかなえるものの、採用課題の解決における施策を考案できていない場合や、ノウハウ不足で採用力が低いという企業におすすめです。

サービス特化型（領域・職種特化）

サービス特化型は、特定分野の採用代行に強みを持ちます。例えば、エンジニアやDX人材、飲食業界の採用などです。

コンサルタント（担当者）が該当分野の経験を持っていることが多いため、専門性の高いサービス提供が可能です。

多様な職種を採用しているものの特定分野の採用で苦戦している企業や、人事担当者が該当分野における専門知識を持っていない企業などに適しています。

選ぶ際の判断基準

採用代行サービス提供会社を選定する際の判断基準として、自社の課題やニーズに合った分類の会社を選ぶことが第一条件です。
以下に、採用代行サービス会社の種類と相性の良い企業をまとめました。

上記の表のように、まずはどの種類の会社が自社の課題に適しているか考えます。その後、サービス内容の範囲・ノウハウや実績の豊富さ・料金などを比較し、最も効果を期待できる会社を選びましょう。

3． 採用代行（RPO）のメリット

採用代行サービスを活用するメリットとして以下の項目があげられます。

採用のプロに任せることで業務の質を担保でき、課題改善につながる

採用代行サービスを長い間提供している会社もあるため、豊富なノウハウを持った専任担当に任せることができます。そのため、品質を担保して、採用業務にあたってもらえる可能性があります。

タイムリーな対応をしてもらえることで、歩留まりなどの採用課題の改善につながる場合もあります。

採用担当者が面接などの重要業務に時間をとれる

採用業務には応募者管理や選考調整など、誰が実施しても大きく差の出ない業務が多数あります。一方で、面接や内定者へのフォロー対応など自社で対応した方がよいものもあります。誰でもできる業務を代行してもらうことで、重要な業務に時間を最大限活用することが可能です。

指示する必要がなく、自ら採用活動をすすめてくれる

業務範囲や内容を予め設定しておけば、担当者が対応をしてくれることも採用代行のメリットです。

就職・転職サイトやエージェントを適切に利用することでコストを削減できる

就職サイトや転職サイト、エージェントの窓口管理や運用を見直すことで不要なコストを削減できる場合があります。

入社後の教育まで任せることができる

研修やフォローなどの業務を提供してくれる会社もありますので、採用だけでなくその先も対応してもらえる場合もあります。

4． 採用代行（RPO）のデメリット

逆に採用代行サービス利用することによるデメリットもあります。

社内で採用ノウハウが蓄積されず、採用担当者のスキルが向上しない

面接候補日程を面接者に共有してもらう等、自社社員の動きが鈍い場合、スムーズに採用代行サービスが機能しないことがあります。

逆に社員の方とアウトソーサーの相互協力が出来たときには非常に良い採用活動につながります。

社内に常駐しない場合、電話やメールの連絡で認識がずれることがある

社内常駐するサービスは提供企業が限られているため、通常は電話やメールで業務報告や相談事項などやり取りをおこないます。十分なコミュニケーションが取れていない場合、認識のずれが発生するケースがあります。

任せすぎた結果、希望する人物像とずれたり、想定以上の業務が発生し費用が高くなる

指示が不要だからと言って任せきりにしてしまうと業務にズレが発生し、求める人物像と異なる人を採用してしまったり、採用代行会社がよかれと思って実施したことで後から追加費用が発生することもあります。

代行業者の規模により、業務が受けきれないことがある

採用代行業者は、その規模もさまざまです。一度に多くの応募者や業務対応が求められる作業の場合、代行業者の規模によっては、サービス稼動後に受けきれず、結果、自社で対応しなければならない場合もあります。

メリットを最大限にいかすためには、自社の採用計画と代行サービス業者の特徴（得意分野だけでなく不得意分野も）を十分に把握することが重要です。

5． 採用代行（RPO）と人材紹介、人材派遣の違い

採用代行と人材紹介、人材派遣には業務範囲において明確な違いがあります。以下の表にまとめたので、参考にしてください。

採用代行は採用業務を委託できるのに対し、人材紹介と人材派遣はあくまで人材不足を解消する一助となるサービスです。それぞれの違いをさらに詳しく解説していきます。

採用代行（RPO）と人材紹介の違い

採用代行と人材紹介の大きな違いは、採用プロセスの委託範囲です。

人材紹介は求職者を企業に紹介し、面接の設定をするところまでが業務範囲です。一方、採用代行は採用戦略の企画から求人広告の作成、最終選考まで採用に関わる全ての業務を委託できます。したがって採用代行会社を利用すれば、企業はより重要な業務に集中できるメリットがあります。

採用代行（RPO）と人材派遣の違い

採用代行と人材派遣の大きな違いは、業務範囲と責任範囲です。

人材派遣会社は企業に派遣する人材の選考や面接をおこないますが、最終的な採用可否を決めるのは企業側です。一方、採用代行は採用プロセス全体もしくは一部を企業の代わりにおこないます。最終選考まで委託する場合は、企業側が採用業務に関与する必要はありません。同時に全ての採用業務における責任が、採用代行会社に託されることになります。

採用代行と人材紹介の違いについては、以下の記事でもさらに詳しく解説しているので併せてご確認ください。

6．採用代行（RPO）サービス提供会社カオスマップ

採用代行サービスを提供している会社の種類が整理しやすくなるよう、カオスマップを用意したので参考にしてください。

7．採用代行（RPO）サービス提供会社45社の比較表

採用代行（RPO）サービス提供会社は、それぞれ特徴が異なります。45社の比較表を種類別にまとめたので、ぜひ参考にしてください。

総合支援型（ワンストップ）

オペレーション特化型（実務代行）

コンサルティング型（企画・戦略設計）

サービス特化型（新卒採用）

サービス特化型（エンジニア採用）

サービス特化型（その他）

8．採用代行（RPO）サービス提供会社45社の詳細

ここからは、採用代行（RPO）サービス提供会社45社の特徴の詳細をそれぞれ紹介していきます。

総合支援型（ワンストップ）

株式会社ネオキャリア｜グループ年間採用支援企業10,000社以上！

ESSTNER株式会社（i-recruiting）

株式会社レジェンダ

株式会社キャリタス

株式会社ONE

株式会社キャリアマート

株式会社アールナイン

HeaR株式会社

マルゴト株式会社（まるごと人事）

株式会社マイナビ

株式会社リクルートスタッフィング

株式会社キャスター

株式会社トライアンフ

パーソルビジネスプロセスデザイン

株式会社ベルシステム24

トランスコスモス

StockSun株式会社（トルトルくん）

クライアントファースト株式会社

オペレーション特化型（実務代行）

株式会社VOLLECT（PRO SCOUT）

アドプランナー

インビジョン株式会社

株式会社 mitoriz

コンサルティング型（企画・戦略設計）

株式会社パソナ

マンパワーグループ

アデコ株式会社

KEY PLAYERS（キープレイヤーズ）

株式会社uloqo

株式会社プロ人事

株式会社ポテンシャライト

株式会社カケハシ スカイソリューションズ

サービス特化型（新卒採用）

株式会社ツナグ・ソリューションズ

株式会社クイック

株式会社マイナビワークス

株式会社ジーズコンサルティング

サービス特化型（エンジニア採用）

ワミィ株式会社（Wamii Coach）

株式会社hypex

株式会社プロリク

株式会社シンギョク

株式会社レイン

サービス特化型（その他）

株式会社NewRecord（スグリク）

タリスマン株式会社

株式会社クリーク・アンド・リバー社

株式会社ミギナナメウエ（即戦力RPO）

株式会社サイヨウブ

9．採用代行（RPO）に依頼できる業務内容

採用のほとんどの業務を外部へ依頼することが可能ですが、代行業務の範囲については依頼する会社によって異なります。

採用計画の立案

事務作業だけではなく、コンサルティングを得意としている会社の場合には採用計画や手法についての戦略部分の策定も可能です。

求人広告掲載代行

募集媒体の選定・発注・出稿などの管理業務を委託することも可能です。年間を通じて採用をしていたり、複数媒体を人材紹介と並行して実施していたりする企業には、まとめて対応ができるため委託する方が工数だけでなく、コスト削減できるケースもあります。

応募者管理

採用活動において、最初の入り口部分が応募者管理です。応募者管理については誰でもできる業務のため採用代行で一番依頼されている業務といえます。媒体や人材紹介サービスを通して応募してきた求職者の管理や、応募者に対して各選考の合否結果通知業務などがメインとなります。

応募者スクリーニング（書類選考）代行

応募が多数集まる企業の場合には書類選考もすべて対応するのは相当な工数がかかります。採用代行（RPO）では基準が決まっていれば、応募者のスクリーニングの実施も可能です。

DM・スカウト配信

最近では、ダイレクトリクルーティングが浸透し、各社求人サイトでDMやスカウトメールを配信できるようになりました。ただし、1つずつ対応していくとかなり労力がかかります。

採用代行（RPO）業者の一部では、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して、自動配信をおこなうことも可能になっています。また、システム導入して対応することができる業者もあるため、労力がかかっている企業の場合には代行に出すのもおすすめです。

選考日程調整

各選考の段階で、電話やメールにて日程調整業務をおこないます。採用実施企業から、選考希望日時をあらかじめ貰っておき、日程を元に求職者の都合と合わせて面接日程を確定していきます。また、求職者には日程確定後に当日の詳細について事前確認のメールを送付したり、電話確認をおこなったりします。

説明会代行

新卒の会社説明会や中途の職種説明会などをおこなうものです。事前に採用担当者と代行会社で調整をおこない、説明会参加者へどういった内容を伝えるのか、説明会の中で選考をおこない合否は出すのかなどを相談します。また、説明会用のスライドやプレゼン資料の作成依頼をすることも可能です。

面接業務代行

面接をおこないたくても求職者が遠隔地のため直接会うことができない場合や、面接官の時間がとれない、面接経験が乏しくて人材を見抜く自信がないなどの場合には面接業務代行業務の活用が可能です。事業会社の人事経験者や人材紹介会社でのキャリアカウンセラー経験者、CDA資格保有者など希望に応じてアサインすることが可能です。実際に面接に同席してもらい目線合わせや合否の抽出、企業人事へのアドバイスなどをおこなってもらうことができます。

その他業務

上記以外にも、電話受付のみの採用センターの設置や私書箱を設置して資料の受領をおこなうことも可能です。さらに、書類を1人分ずつにまとめる、選考データのまとめ・分析やSNS運用なども実施することが可能です。内定が出た後の内定者フォローや入社後研修をおこなってくれるサービスもあります。

10．採用代行（RPO）の料金

料金の算出パターン

採用アウトソーシングの費用は一概にいくらと出すことは難しくなっています。もちろん業者ごとに異なりますが、算出方法は以下のパターンが多くなっています。

月額一律料金型

作業項目により月額いくらといった形で算出するケースです。業務ボリュームが多いケースでお得になりやすいですが、逆に少ない場合には業務量に対して高額と感じられるかもしれません。

業務料に応じた従量課金型

作業内容とボリュームによって料金を算出します。期間と1件あたりに対して費用が発生するケースが多く、業者によっては初期導入費などが発生する場合もあります。

こちらは料金一覧がある場合もありますが、多くはボリュームに応じて事前に見積りを取る必要があります。

いずれもHPで料金を掲載しているところも多数あります。ただし、多くの業者は別途見積りを取った方が正確な費用を算出することができます。

業務に対する料金例

では、業務の内容に応じた費用についてはどのようになっているのでしょうか。

新卒・中途の媒体管理：5万円～70万円／月

求人広告の掲載数や管理内容によっても異なります。依頼内容に合わせて算出してもらいましょう。

選考日程調整：5万円～／月

調整の人数や電話で日程を調整するのか、メールやフォームで受付するのかにもよって料金が変わってきます。

DM・スカウト配信業務：3万円～／月

DMやスカウト配信は1人ずつ配信するのか、一斉配信するのか、ターゲットを絞る条件などと、配信の通数によって料金算出が異なります。

業者によって最小単価は異なりますので、条件等確認しましょう。

各種発着信対応：5万円～／月

説明会に来てもらうため予約促進の発信をおこなったり、質問事項受付の受電をおこなったりする際にかかります。期間と件数や受付時間など、取り扱い業者により異なります。

面接業務代行：30万円～

面接業務代行については、代行内容やアサインする面接官の習熟度などにより料金が異なります。また、多くの業者では初年度に着手金を取るケースが多くなっています。

上記はあくまで例ですので、自社で活用したい場合には必ず業務内容に合わせて見積もりを取ることをおすすめしています。業者へざっくりと伝えてしまうと、正しい料金が算出されない場合もあります。正しく見積もり算出してもらうためには、業者に自社の状態を把握してもらうことをおすすめします。

11. 採用代行（RPO）依頼をする際に気をつける5つのポイント

採用代行（RPO）はうまく使うことができればメリットは大きいですが、使い方を誤るとデメリットもあります。採用代行（RPO）に依頼する際に注意すべき5つのポイントを紹介します。

ポイント1：業務依頼範囲

採用代行は採用のプロだからすべてをお願いするということもできますが、内容によっては高額に費用がかかります。まずは費用対効果を考えることが必要となります。

自社で実施可能な業務、プロに任せたい業務を明確にしておきましょう。自社内で容易にできる業務を採用代行サービスに出すのはもったいないからです。

また、依頼内容によっては委託できない業務があることも忘れてはいけません。契約する場合には、必ず事前にどの業務をどこまでおこなってもらうを明確にし、業者と相互に確認を取っておきましょう。

ポイント2： 支援実績

採用代行サービスをおこなっている業者は多数あります。多くの業者は過去の実績をHPなどで提示しています。仮に提示していない場合には直接実績を確認するようにしましょう。実績がない業者の場合は机上の空論で話が進んでしまい、採用活動が失敗に終わるリスクも生まれます。

ポイント3：自社のルールとの相性

自社のルールと合う採用代行サービスを選びましょう。特に採用業務については会社ごとにルールがあります。そのルールに合わせてもらえる、もしくは合うサービスを提供してくれるところを探しましょう。

例えば、進捗報告や状況の共有方法、契約書の締結方法、各業務の対応方法についてなどチェック項目は多数あります。こうした点が自社と合っているか確認することをおすすめします。

また、業務開始後に認識にずれが生じたりし、トラブルになるケースもあるためルールの確認は重要です。

ポイント4： 見積もり内容の明確化

業務内容が細かく分かれている採用代行サービスでは、見積が複雑になることが多くあります。どの業務をおこなうと費用がいくら必要になるのかを明確にしてもらいましょう。

曖昧なまま進めると支払いの段階で、お互いの思い違いで想定以上の費用請求を受ける可能性があります。見積もり内容の明確化は電話など口頭ベースでおこなわずに紙やメールなど文書として残すようにしましょう。

また、業務委託する場合には契約書締結をおこないますので、依頼したい内容、申込み内容、契約書の3点にずれがないかもよく確認して進めることをおすすめします。

ポイント5： 進捗や情報共有方法はどのようにしているか

アウトソーシングしたからあとは結果を待つだけというスタイルではあまりうまくいきません。適宜進捗確認したり状況把握、情報共有が必須です。

どのように進捗や情報共有をおこなうかもあらかじめ確認しておきましょう。最近はクラウドサービスを活用するなど幅広い手法があります。

また、長期間に渡ってサービスを利用する場合には対面の打ち合わせなどをするかなども予め確認できると円滑に進めることが可能です。

12. 採用代行（RPO）は違法ではない？

採用代行（RPO）は、場合によっては許可が必要です。許可がないと違法になることもありますが、すべてのケースで許可が必要なわけではありません。

違法になるケース

採用代行で違法になるのは、委託募集に該当するにもかかわらず、許可条件を満たしていない、もしくは許可を取得していないケースです。委託募集に該当するのは、募集・選考・採用活動を代行業者に委託する場合です。委託募集は厚生労働省職業安定局の募集・求人業務取扱要領において、以下のように定義されています。

「委託募集とは、労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして労働者の募集に従事させる形態で行われる労働者募集をいう。この場合、被用者以外の者に報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣の許可を得ること、被用者以外の者に報酬を与えることなく労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣に届け出ることが必要である。」引用：

募集・求人業務取扱要領 – 厚生労働省

つまり、採用代行会社へ委託募集に該当する業務を依頼するなら、委託する企業と受託する企業の両者が、厚生労働大臣や都道府県労働局長の定める許可条件を満たし、加えて認可を取得しないと違法になります。

違法にならないケース

採用代行で違法にならないのは、委託募集でも許可を取得している場合と、委託募集には該当しないケースです。募集・選考・採用活動以外の業務を代行業者に委託する場合は、委託募集に該当せず許可は必要ありません。

例えば、人材募集や選考を自社でおこない、応募者への対応や適性検査などの事務処理のみを外部に委託するケースです。しかし、自己判断が困難なこともあるので、委託募集に該当するかどうか不明な場合は行政に確認しましょう。また予期せぬトラブルを避けるためにも、許可の確認が取れない事業所や個人事業主に採用代行を安易に依頼することはおすすめできません。

13. 採用代行導入企業の成功事例

実際に採用代行を導入して成功した企業の事例を3つ紹介します。

ネオキャリアの採用代行を通して、どんな課題をどのように解決できたのか、詳しく解説するのでぜひ参考にしてください。

年間採用目標の1,000名を半年で達成

1つ目は、コロナ後の環境変化で難しいとされた1,000名の採用を、わずか半年で達成した事例です。

スイスポートジャパン株式会社は、コロナ後の航空輸送の需要増大を見込んで新卒・中途合わせて1,000名の採用を目標にしました。しかし新卒採用を3年間中止していたことに加え、コロナによる市況の変化を見据え採用代行の力を借りることに。

母集団形成から会社の魅力をアピールする工夫、ノンコア業務のサポートを依頼したことで、1,000名という大規模採用を半年で充足できました。

採用業務の大幅な効率化と採用単価を約60%抑制

2つ目は、新規事業部の立ち上げにおける採用業務を効率化し、採用単価を下げられた事例です。

株式会社日本薬師堂では、自社のコールセンターを持つことになり、100〜120名のオペレーター（300名以上の面接）が必要でした。しかし、自社リソースでは対応しきれないため、母集団形成から面接業務の代行までを依頼。

ターゲット人材確保に的確な媒体選定やワークフローの最適化により、目標採用人数の達成に加え、1名あたりの採用単価を約6割抑えられました。

アルバイト採用の対応業務代行で面接設定率が20％アップ

最後は、アルバイト採用における対応業務を委託し、面接設定率や歩留まり率をアップした事例です。

株式会社ガーデンでは抱える店舗数が多いため、アルバイト採用におけるレスポンス対応が遅れることが課題でした。

しかし、ネオキャリア採用代行が応募者対応をすることで、面接設定率が20％以上アップしました。

6. まとめ

いかがでしょうか。採用代行（RPO）サービスは聞いたことがあるものの、依頼時のポイントについてなど、どういった点を見比べたらいいのかわからないというお声もよく聞きます。

利用するのであれば、自社にあったサービスを提供してくれるベストパートナーを見つけていきたいですね。