3．スカウト代行サービスの導入成功事例

では実際のスカウト代行サービスの導入事例を3つ紹介していきます。

自社の採用課題と比較して、導入を検討してみてください。

事例①

・業種：IT／従業員数：約250名

実施内容

●一緒にオペレーションの見直し・再構築を実施

●スカウト配信では、アクティブユーザーを抽出して配信

●応募率や面談設定率などの数字を分析し、日々改善を図った

事例②

・業種：情報・通信業／従業員数：約200名

実施内容

●スカウト配信とカジュアル面談を組み合わせた施策を実施

●より多くの候補者とのマッチングのため、書類選考の基準とスカウト配信基準の見直し

事例③

・業種：IT／従業員規模：約90名

実施内容

●キミスカ導入期間3ヵ月・1ヶ月稼働時間:160時間

●テンプレ使い分けによる効率的な母集団形成

●複数パターンのスカウト文面を作成し、ターゲットの志向性により使い分ける

●通数無制限のスカウトを今後ターゲットになり得る潜在層の学生に配信し、効果測定を実施

4．スカウト代行サービスのメリット・デメリット

スカウト代行サービスを利用することで、高い確率で採用効率を上げることができます。

ここでは実際に利用した際のメリットやデメリットについてまとめました。

スカウト代行のメリット

採用にかかる工数を削減できる

スカウトメールやダイレクトリクルーティングは高い採用率を誇りますが、その一連の作業にはかなりの工数がかかります。

スカウト代行サービスは、自社にかわってスカウトに関するすべての工程をおこなってくれるサービスのため、人事の負担を大幅に減らすことができます。

また採用に関する知識が豊富なスカウト代行サービスに任せてしまうことで、自社で採用業務に関する教育を一からおこなう手間が省けます。

採用の質が上がる

膨大な採用成功データを保有するスカウト代行サービスに任せることで、優秀な人材を高い確率で採用することができ、自社でおこなうよりも少ない工数でより大きな結果を得ることができます。

自社でスカウトをおこなってもうまく機能しなかったといった企業も多く存在します。

その理由はターゲット設定が間違っていたり、メールの文面に問題があったりなどさまざまです。

スカウト代行サービスは蓄積された過去の成功パターンから、自社に最適な方法でスカウトをおこなってくれるので、 ほとんどの場合で自社が欲しい人材を獲得することができます。

プロのノウハウが得られる

さまざまな企業の採用をおこなってきたスカウト代行会社のサービスを利用することで、採用ノウハウを学ぶことができます。

自社で運用をおこなった際にうまく機能しなかったところなどを、採用のプロの運用方法と比較することで、自社の採用クオリティを上げることもできます。

採用に関してわからないところがあればアドバイスもおこなってくれるので、自社に採用の知識を蓄積することができます。

転職潜在層にアプローチできる

転職潜在層とは「自分にあった企業があれば転職をしよう」と考えている層を指します。

とりあえず情報収集を目的に転職サイトに登録して企業情報を見ているといった候補者も多く「今より良い仕事があれば転職したい」と考えていても、行動には移していない人材が多くいます。

特にエンジニアは転職意欲はあっても、転職活動をおこなっていないといった人材も多いので、スカウトメールは必須といえるでしょう。

まだ動こうとしていない転職潜在層には、攻めの採用が効果的です。このような^{転職潜在層に積極的にアプローチをおこなってくことで、自社の欲しい人材に出会える確率が上がります。}

訴求のあるときにだけ利用できる

「今だけ採用をおこないたい」という企業も多いと思います。

スカウト代行サービスなら1ヶ月からの導入も可能なので、自社の採用のタイミングで利用することができます。

自社で採用担当者を雇うよりも人件費を抑えられるので、採用業務全般を外部に依頼して、人事のスリム化をおこなっている企業も増えてきています。

効果測定レポートで社内報告がしやすい

スカウト代行サービスなら定期的に効果測定のレポートの提出をおこなってくれるので、採用業務をおこなう際に採用の成果を自社に報告する工数が削減できます。

自分で作成するとなると工数がかかったり、そもそも比較するデータもがなかったりと準備に多くの時間を要します。

その点スカウト代行サービスに任せれば、過去データと比較した内容も教えてくれるので、レポートのデータと合わせて、社内報告もおこないやすいでしょう。

スカウト代行サービスのデメリット

依頼する企業でレベルに差が出る

スカウト代行サービスをおこなっている企業は増えてきていますが、適当に選んでしまうと思うような結果にならないということがおきます。

まず確認したいのが、自社の業種と採用したい職種のスカウト実績がどれくらいあるかです。

対応実績はあるものの、採用成功におけるデータが溜まっていなければ費用対効果が悪くなってしまいます。

採用経験が少ないスカウト代行サービスに任せてしまうと、求職者に刺さるスカウトメールを送れないことがあり、自社の採用課題が未達で終わってしまったり、自社の採用工数が削減されず負担が大きくなる可能性もあります。

自社が欲しい人材を獲得できる専門性のある知見と、保有するリソースは重要な基準になります。

採用成功率の高いスカウト代行サービスに任せられるように、採用支援社数や同業のスカウト成功経験があるかは確認しておきましょう。

スカウト経験数を確認する際は、採用支援社数と導入件数では意味が違うので、ここも注意しておきましょう。

また、スカウト代行特化型でスカウト代行サービスのみの提供をおこなう企業と、採用業務全般の代行サービスをおこなっていて全て任せることもできる企業があります。

スカウトのみを任せたいのか、ほかにも採用業務を任せたいのかも、業務範囲を相談して検討しましょう。

さまざまな採用の知見のある採用のプロが、採用全体の流れから自社に最適な採用活動をおこなってくれます。

いくつかの企業を比較検討し、自社に適したスカウト代行サービスを探すようにしましょう。

導入までのタイムラグ

スカウト代行サービスを導入するまでには、ターゲットのヒアリングや日程設定、条件のすり合わせや見積もりの算出など、思っていたより時間がかかってしまう場合があります。

業務内容にもよりますが、導入までに1週間から1か月ほど時間がかかる場合があります。

ターゲット設定などのヒアリングに時間をかけないよう、自社で前もって任せたい業務をまとめておくことで、導入を早めることはできます。

打ち合わせをおこなう中で「思っていた条件では欲しい人材が探しにくい」など、想定外のことが起きるかもしれないので、余裕を持って2ヵ月前くらいから、行動をおこしておくといいでしょう。 

任せきりになるとノウハウが溜まらない

メリットでお伝えした「プロのノウハウが得られる」とは逆に、自社にノウハウが溜まらない場合もあります。

代行サービスに任せきりになってしまうと、サービス解除後に自社では採用業務ができないということになってしまうのです。

前提として、工数削減のため採用業務を委託するのであれば問題はありませんが、いずれ自社で採用業務をおこないたいのであれば、任せきりにならないようにしましょう。

定期的にmtgをおこない、わからないところなどあればアドバイスをもらうなどして、自社でもノウハウを溜めていきましょう。

5．スカウト代行サービスに依頼できる具体的な業務

では実際にスカウト代行サービスでは、どのような業務を依頼できるのでしょうか。

依頼できる業務はスカウト代行サービスやプランによっても変わりますが、最もベーシックな業務内容を紹介していきます。

業務内容は下記の図の順番におこなわれるので、順番に解説していきます。

使用する求人媒体の選定

スカウト代行サービスは、さまざまなメディアの特性など深い知識を用いて、さまざまなサービスをフラットな視点で比較し、自社の採用戦略にあった媒体を提案します。

ただ、自社媒体を提供する企業にスカウト代行サービスを依頼すると、自社媒体のみしか利用できません。

フラットな目線で自社にあった求人媒体を提案してくれる代理店などを活用し、より効果的な求人媒体を見極めましょう。

スカウトメール文面作成

スカウトメールは企業から候補者への最初のアプローチであり、返信率を上げるために、採用ポジションやターゲット、求人媒体の特性に応じて、効果的なスカウトの文面を作成します。

配信の時間帯や文面の内容、文面の長さなどでもスカウトメールの返信率は変わり、専門知識がないと返信率を上げることは容易ではありません。

スカウト送信には「一斉送信」と「個別送信」の2種類がありますが、スカウト代行サービスでは個別送信がほとんどです。

個別に作成した文面の方が候補者の興味を引き、返信率の向上に繋がるという理由からです。

スカウトメールの返信率を上げるためには、いかに魅力的な文面を作成できるかが重要になります。

そのため、成功パターンを多く保有するスカウト代行サービスに依頼をおこなった方が、採用成功率は上がるでしょう。

スカウトメールのターゲット抽出

求人媒体や就職サイト・ダイレクトリクルーティングなどのスカウトサービスに登録されている人材データベースから、自社が求める人材の選定をおこないます。

スカウト代行サービスの品質に明確に差が出るのは、このターゲット抽出作業です。

なぜなら採用したいポジションが専門的であればあるほど、スカウト代行サービスの知識と経験が問われるからです。

また、スカウト代行サービスには、過去の実績と膨大なデータに基づいて、自社に適した人材を選定するデータやノウハウが蓄積されています。

そのため、自社で選ぶよりも確実かつ迅速に優秀な人材を見つけることができます。

膨大な数の候補者の中からターゲットを抽出する時間と労力を削減できるのも、スカウト代行サービスの特徴です。

ターゲットを具体的に設定しすぎると、候補者の人数が減少し、そもそもの母集団形成が難しい場合もあります。

そのため、候補者の選考基準を幅広く設定したり、候補者が減った場合の条件を緩和したりするなど、事前に検討しておくことも大切です。

スカウトメールの配信設定

事前に設定をおこなっていたターゲットに、スカウトメールを配信します。

スカウトメールの開封率は職種や業種、時間帯によっても異なるため、適切なタイミングで効果的なスカウトメールの配信をおこないます。

スカウトメールの配信には、一斉送信と個別送信の2つの方法があり、ほとんどのスカウト代行サービスは個別にスカウトメールの配信をおこないます。

一斉送信

ターゲットに一致する候補者に、同じテキストのスカウトメールを配信します。

一度にたくさんの人にアプローチできますが、文面がテンプレートなので候補者に強く興味を持ってもらえるほどのアピールは望めません。

個別送信 

スカウト代行サービスでは、候補者ごとに、個別にスカウトメールを配信します。

対象者のプロフィールを確認した上で、個人に合わせたメールを配信するので返信率が高く、より少ない配信回数で多くの応募者を引き付けることが可能になり、採用成功率も向上します。

応募者返信対応

応募者からの返信に、迅速な対応をおこないます。応募をおこなった後の応募者は最も転職への意欲が高く、すぐに返信すると選考に繋がりやすい傾向にあります。

自社への興味が高いうちに返信することが大切です。

そのため、スカウト代行サービスに任せることで、応募者からの連絡の取りこぼしやタイムラグを防ぎ、選考離脱率を下げることができます。

面接日程調整

面接日程の調整もスカウト代行サービスでおこなうことができます。

応募者は複数の企業に同時に応募していることも多いので、 比較的返信率の高い応募の直後に、面接の日程調整の連絡をおこなうと面接設定率が上がります。

キャンセルになってしまった際にも迅速な対応をおこなってくれるので、面接の再設定をおこない面接設定率をあげることができます。

中には面談の設定から内定の連絡までおこなってくれる企業もあります。

スカウト代行サービスによっては、カレンダーに直接面接の日程の入力をおこなってくれたり、面談の設定から内定の連絡まで依頼できるケースもあるので、自社にニーズにあったスカウト代行サービスを探しましょう。

リマインドメールの送信

面接の参加率を上げるために重要なのがリマインドメールの送信です。

面接の前日などにリマインドメールを送信することで、 応募者を最終選考まで離脱させずにフローを進めることができます。

このリマインドメールの送信も、自社でおこなうにはかなりの工数がかかるので、スカウト代行サービスに任せてしまう企業も多いです。

効果測定/レポートの提出

スカウト代行サービスでは配信実績におけるレポートの提出が可能です。

返信率や面談設定率などの分析をおこない、現状のデータから運用方法を変えるかどうかを、過去データの比較と採用市場を読みながらおこなってくれます。

運用データから今後の方針を決めることができるだけではなく、社内に向けた資料作成の手間を省くこともできます。

レポートの提出や情報の共有頻度などは、スカウト代行サービスによって異なります。

より綿密に情報共有をおこなってくれるスカウト代行サービスに依頼することで、認識のズレなどを防ぐことができます。

6．スカウト代行サービスの4つの選び方

採用を成功させるため、スカウト代行サービスの導入を検討されていると思いますが、選び方を間違えると思うような結果に繋がらないことがあります。

自社にあったスカウト代行サービスの選び方を紹介していきますので、採用を成功させるために参考にしてみてください。

運用実績数の多さ

スカウト代行サービスを成功させている企業を見極めるために確認してほしいのが、運用実績数の多さです。

まずは代行会社のホームページで紹介されている導入事例やクチコミを確認し、どんな業種・職種の実績が多いかを確認するようにしましょう。

運用実績数が多ければ、多種多様な業界や職種でのスカウト代行サービスのデータやノウハウが蓄積されています。

また、過去実績に基づいた確実性の高い運用をおこなうことができるので、より採用効率を上げることができます。

逆にスカウト代行サービスの運用実績が少ない企業の場合、成功パターンが蓄積されていないので求めていた結果には繋がりにくいでしょう。

サービスの柔軟性があるか

スカウト代行サービスの運用レポートの結果から「スカウトメールの送信数を変更したい」「ターゲットを変更したい」など、状況に応じて急に内容を変更したい場合があります。

そのような急なフローの変更などにも柔軟に対応してくれるかどうかも、スカウト代行サービス選びのポイントです。

変更の際に別途料金の発生があるのか、変更を依頼してから変更されるまでの期間などもスカウト代行サービスによって違うので確認しておきましょう。

同業または同職種での運用実績があるか

スカウト代行サービスをおこなっているといっても、企業によって扱っている採用領域や、得意な業種が違います。]

自社が「中途採用」「新卒採用」「アルバイト採用」のいずれの採用を考えているのか「理系の学生の採用」「エンジニア採用」など、どのような人材の採用を考えているのかで、選ぶスカウト代行サービスは変わります。

スカウト代行サービスを選ぶ際は、自社が求める人材のスカウト経験があるのかなど、事前に確認しておきましょう。

スカウト代行サービスの料金

スカウト代行サービスの料金は、利用するスカウトメディア数と、 メールの配信数で計算をおこなう場合が多いです。

「月額固定制」や「従量課金制」という言い方をしていますが、月額固定制でもメールの配信数は決まっているため、配信数を追加したい場合は、追加でオプション料金を支払う場合がほとんどです。

できるだけメールの配信数を抑え、優秀な人材を確保できるのがベストです。

料金が気になる場合は、スカウト代行サービスの運用実績の多い企業を選ぶようにしましょう。

一配信当たりの料金より、採用成功率の高いスカウト代行サービスを選んだ方が、結果的に安く済むことが多いです。

7．まとめ