【例文付き！】スカウトメール書き方ガイド｜返信率UPのコツや、送るべき時間帯も解説！

今や採用においてよく耳にするワードになった『スカウトメール』。

SNSの普及により、ダイレクトメッセージを送り合うのが当たり前となった現在。

コロナ禍で採用のオンライン化が加速したことにより、採用のスタンダードになりつつあります。

本記事では、

・スカウトメールについてとスカウトメールを成功させるコツ

・スカウトメールの例文と書き方ガイド

・おすすめのダイレクトリクルーティング

などについてご紹介します！

スカウトメールを初めて使う方、今よりもっとスカウトメールを有効活用したい採用担当者様は必見です。

1．なぜ今スカウトメールが注目されているのか

1-1．スカウトメールとは？

従来のように求職者からの応募を待つのではなく、リクルーターが声をかけたい求職者を選定し、その求職者に直接メッセージを送ることで応募を促進していくのが「スカウトメール」と呼ばれる採用手法です。

まさに「待ち」ではなく「攻め」の採用といえるでしょう。

1-2．スカウトメールを送る前に必ず知っておくべきこと

スカウトメールは従来の採用手法とは異なり企業側からのアプローチになるため求職者の企業理解は浅く、志望度も低い状態です。

すぐに転職を考えておらずタイミングや希望が合えば転職したいと考えている「転職潜在層」が多いため、まずは興味を持ってもらうところから始めなければならないので中長期的なアプローチが必要となります。

スカウトメールからいきなり選考に進むのは求職者にとってハードルが高く、企業側とのミスマッチも起こりやすくなります。

そのため、1度カジュアル面談という形でお互いの情報を交換できる場を設けることがポイントとなります。

1-3．ダイレクトリクルーティングとスカウトメールは同じ？

近年、ダイレクトリクルーティングという言葉を耳にしますが、スカウトとダイレクトリクルーティングは混同されがちです。

ダイレクトリクルーティングとは企業側から求職者へ直接アプローチする採用手法です。

広義では、イベントリクルーティングやリファラル採用もダイレクトリクルーティングの1種と言えるため、SNSのDMもダイレクトリクルーティングに含められます。

このようにダイレクトリクルーティングとひと口に言ってもさまざまなチャネルがありますが、興味を持ってもらうきっかけとしてスカウトメールを送るという手法が1番主流になります。

1-4．なぜ今スカウトメールが注目されているのか？

有効求人倍率の上昇により採用の難易度が上がったことに加えて、コロナ禍をきっかけに今まで以上に即戦力を必要とする企業が増えたことが今スカウトメールが注目されている大きな理由の1つです。

特に知名度の低い中小企業では、広く候補者を集めることが年々難しくなってきています。

スカウトメールの利点は「求める人材」に直接声をかけることができる点です。

スカウトメールを利用することで採用したい人材の母集団を形成しやすく、採用のミスマッチを防ぐことができます。

また、スカウトメールの醍醐味は「特別感」です。

求職者にとって求人が多すぎて選べない今、スカウトメールが届くことで「特別感」を得られるだけでなく、転職潜在層にもアプローチが可能になります。

中小企業では、多くの候補者を集められないという事実を逆手に取って、送りたい相手に送りたい内容をダイレクトに伝えることができるスカウトメールが非常に有効的になる傾向があります。

2．スカウトメールの種類とは？

スカウトメールの中でもいくつか種類があり、対象者や募集人数などで効果が変わってきます。

そのため自社にあった方法を選ぶことが重要となります。

2-1．1対1のスカウトメール

ダイレクトリクルーティングサービスのスカウトメール

ダイレクトリクルーティングの場合は、スカウトを前提としているため配信先の条件をより細かく設定できるタイプのものが多いのが特徴といえます。

非公開求人でのスカウトであることがほとんどの為、より一層の『特別感』を出すことができます。

またデータベース上で求職者のレジュメを細かく見ることが可能なので「求める人材」に焦点を当ててスカウトが可能です。

2-2．1対複数人のスカウトメール

広告媒体のスカウトメール

広告媒体内で求職者の年齢、経験職種、現住所などターゲットの配信条件を設定し、ターゲット毎に文面をカスタマイズして送ることが可能です。

ダイレクトリクルーティングと比べてスカウト通数を多く送ることができるため、広く求人募集をかけることができます。

メールマガジン

配信先の条件は広告媒体のスカウトメールの時とほぼ同様の条件で設定ができます。

ただし、文面の指定は各個人別にカスタマイズすることは出来ず、多くの人に一斉に同様の文面でアプローチをするスタイルとなるため、求職者からすると特別感は薄れる傾向にあります。

大量の募集人数の場合は効果的といえるでしょう。

3．スカウトメールを成功させるコツとは？

3-1．スカウトメール作成の4つのポイント

3-2．返信率UP！スカウトメールを送る時間帯

スカウトメールは文面だけでなく、

送る時間帯によっても大きく効果が異なります。

既読率が高いのは以下の通りです。

1位　9時台

2位　11時台

3位　12時台/15時台

※自社調べ（n=600）

9時台の既読率が高いのは通勤時間帯に当たるためです。

既読率だけでなく返信率も時間帯によって変わり、既読率が高い時間帯は職種によっても変わります。

募集する職種によってスカウトメールを送る時間帯を変えるだけで返信率を上げることができます。

▼職種ごとに送るべき時間帯はこちらをチェック▼

3-3．スカウトメールにおけるポジティブとネガティブワード

スカウトメールで使用するワードは、職種によって与える印象が変わってきます。

ここでは、職種ごとに、

「ポジティブな印象を与えるワード」と「ネガティブな印象を与えるワード」をそれぞれピックアップしてご紹介します。

営業・管理・事務系

ITエンジニア・クリエイティブ系

販売・サービス・美容系

「良い」スカウトメールは求職者へ「個別に送っている」ことが伝わる内容を記載することで特別感を高めています。

求職者が特別感を得ることで、企業への興味・関心を高める効果が期待できます。

また、スカウトメールを受け取った求職者がカジュアル面談に向かえばよいのか、面接に向かえばよいのかなど、次にどのような行動を起こせばよいのか記載されていることで、求職者がリアクションをしやすくなります。

次の項目で解説するスカウトメールの例文も、求職者へ「個別に送っている」ことが伝わるように作成されていますので、ぜひ参考にしてみてください。

【書き方のポイント】

▼詳しくは下記資料をチェック▼

エンジニア職編

【例文】

必要要件や年収、福利厚生など条件面を具体的に書く方が刺さりやすい傾向にあります。

▼詳しくは下記資料をチェック▼

5-1．BizReach（ビズリーチ）

202万人以上（2023年4月末時点）の優秀な人材が登録する国内最大級のデータベースからBizReach（ビズリーチ）は「欲しい」人材を自ら探して直接スカウトできるサービスです。

BizReach（ビズリーチ）は経営幹部・管理職・専門職など次世代リーダーなどの即戦力人材をはじめとして、さまざまな職種・業種の方が登録しているため幅広い層の優秀な人材と出会える可能性があります。

5-2．dodaダイレクト

ダイレクトリクルーティングサービスであるdodaダイレクトは日本最大級297万人規模のdodaスカウト会員データベースに企業が直接アクセスし、スカウトメールを送ることができるサービスです。

登録者には経験者が多いため、コストを抑えつつ即戦力人材を採用したい企業におすすめのサービスです。

dodaダイレクトの特徴

募集職種は無制限、かつ成功報酬金額もないため、複数人採用した場合は1人あたりの採用コストを抑えることが可能。
採用の専門家による無料講座が年間100回開かれており、スカウトメールやダイレクトリクルーティングの経験がなくても、安心して採用活動ができる。
登録者の行動履歴から転職希望度がわかる機能や多様な条件での絞り込み検索が可能なため採用の確度を上げることができる。

5-3．Green（グリーン）

成果報酬型の求人サイトGreen（グリーン）は登録者の約80％は20代～30代の若手層かつ、Green（グリーン）転職者の中でエンジニア・クリエイティブ職種経験者が過半数を超えるなど若手IT/Web系経験者採用に強いサイトといえます。

費用リスクを抑え確実に経験者採用をしたいと考えている企業におすすめのサービスです。

5-4．Wantedly（ウォンテッドリー）

Wantedly（ウォンテッドリー）は優秀な若手層へのリーチを可能とした採用マーケティングをおこなえます。

エンジニア界隈から広まったサービスなのでエンジニアのユーザーが全体の30％を占めています。

6．どうしても手間がかけられない方へ！スカウトメール配信代行

 

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7．まとめ

スカウトメッセージの作成は、候補者一人ひとりに気持ちを込めておこなうべき作業です。

まさにファンレターやラブレターの類といえるでしょう。

作業工数はかかりますが、メッセージをすればする程お互いをよく知った上での面接が可能です。

また、これは入社後の定着率向上にもつながります。

スカウトメッセージは大量採用や急募の場合にはあまり向いていませんが、質の高い採用をおこなう際にはぴったりの採用手法だといえます。

本記事では、「検索軸の設定方法」と「文面作成のコツ」などすぐにでも実践可能なスカウトメール作成時のポイントをご紹介しました。

採用担当者には、常に現場が求める理想に近い人材を効率よく採用することが求められます。

スカウトメールという手法を活用すれば、お互いの妥協点を最小化し、マッチ度の高い採用が可能になります。

本記事が、採用にお困りの担当者のお役立に立てますと幸いです。