【返信率UP】ダイレクトリクルーティングのコツと運用ポイント！成功事例・手順まで解説

ダイレクトリクルーティングは企業から求職者へ直接アプローチできる攻めの採用手法です。今回は、ダイレクトリクルーティングで採用を成功させるためには、どのようにスカウト候補者を絞り込むのか、どのような内容のスカウトメールを作成すべきかなど、選考段階ごとにダイレクトリクルーティングの運用ポイントを解説します。

すでにダイレクトリクルーティングを運用している方も、スカウトメールの返信率や面談率が低いなどの課題を感じている場合は、本記事を参考に運用方法を見直してみてください。すぐに使える無料資料も参考にしていただけます。

本記事では

・ダイレクトリクルーティングの運用ポイント

・ダイレクトリクルーティングの実施フロー

・採用を成功させるためのコツ

について解説します。

1．ダイレクトリクルーティングとは？

まずは、ダイレクトリクルーティングとはどのような採用手法なのか、他の採用手法と比較してどこが違うのかをご説明いたします。

ダイレクトリクルーティングとは、企業が直接求職者へアプローチをする採用手法のことを指します。

これまでの採用手法だと、求人サイトへの掲載後や人材紹介会社への依頼後は、応募や紹介があるまで「待つ」しかありませんでした。

一方、ダイレクトリクルーティングは企業が自社に合いそうな求職者を自ら探してアプローチする「攻め」の採用といえます。

ダイレクトリクルーティングについてのより詳しい解説は下記記事で読むことができます。

ダイレクトリクルーティングの市場規模

少子高齢化に伴って労働人口が減少しつつある現在、有効求人倍率も高まっており、採用が難しくなっています。

売り手市場の中で採用を成功させるためには、転職を考えている層だけではなく、転職潜在層へのアピールも必要です。

求人サイトでは採用ができなくても掲載するだけで費用がかかり、人材紹介では採用が成功したとしても費用が割高になる可能性があります。

そのため、採用コストを抑えつつも、自社にあった優秀な人材を採用することができる可能性があるダイレクトリクルーティングが近年注目を集め、利用者数や取り入れたいと考えている企業数も右肩上がりとなっています。

株式会社マイナビが公開している「中途採用状況調査2023年版」でも、ダイレクトリクルーティングを利用した企業の満足度が８割を超えたという評価が出ており、市場規模の拡大が窺えます。

ではここで、ダイレクトリクルーティングの大まかな流れをご紹介します。

詳細な実施フローについては後述いたします。

2．ダイレクトリクルーティングの運用ポイントと具体的な進め方

ダイレクトリクルーティングを成功させるためには、各選考フェーズごとの「正しいやり方・手順」を把握し、適切に運用することが不可欠です。

本章では、運用をスムーズに進め、返信率や獲得率を高めるための8つのステップと運用ポイントを解説します。

1. 全体のやり方・流れ（業務フロー）を把握する

ダイレクトリクルーティングを取り入れるのが初めての場合、どのような流れでどういった作業が発生するのか全体の業務フローを把握し、見通しを立てる必要があります。

【画像をクリックすると拡大できます】

2. 成功を引き寄せる要件定義のやり方

ダイレクトリクルーティングで「スカウト対象者が少なすぎる」「条件に合う人材が見つからない」という事態を防ぐには、要件定義の段階で適切な絞り込みと緩和をおこなう必要があります。

3. アカウント作成・企業ページの充実

ダイレクトリクルーティング各種サービスのアカウントを開設し、企業ページの作成をおこないます。

候補者がスカウトメールを受信した際、最初に確認するのがこの企業ページです。

必須項目だけでなく、働く環境や社員インタビューなどの任意項目も充実させ、自社の魅力が直感的に伝わるページを作成しましょう。

4. 求人票テンプレート・ベース文面の作成

スカウトメールは一人ひとりに合わせた調整（パーソナライズ）が必要ですが、すべての文章をゼロから作成すると膨大な時間がかかります。

あらかじめ汎用的なテンプレートを作成しておくことで、運用効率を大幅に向上させることができます。

• 求人票の作成
• スカウトメール基本テンプレートの作成
• 応募者への自動返信メールの作成

5. スカウト対象者の検索・抽出

設定した要件定義に基づき、データベースからスカウト候補者を抽出します。

送信可能な通数に合わせて検索条件を調整できるよう、条件パターン（標準条件・緩和条件など）を保存しておくのがコツです。

6. 返信率を高めるスカウトメール送信の方法（ABテストと個別化）

スカウトメールの送信にあたっては、返信率（平均目安：5%〜10%）を最大化するために以下の3つのポイントを徹底しましょう。

① 個別化（パーソナライズ）を効率よくおこなう3ステップ

一括送信（定型文）のスカウトは求職者に見抜かれ、返信率が大きく低下します。

文面の冒頭数行をカスタマイズするだけで、返信率は2〜3倍近く向上します。

• ステップ1（実績への共感）： 挨拶直後に「〇〇様の〇〇社における〇〇のプロジェクトでのご実績を拝見し、ご連絡いたしました」と、経歴のどこに注目したかを明記する。
• ステップ2（評価理由の提示）： 「特に〇〇の経験は、当社の〇〇事業での課題解決に直結すると感じております」と、なぜあなたスカウトしたのか理由を明確に伝える。
• ステップ3（本文はテンプレート活用）： 会社概要や募集要項などの大部分は共通テンプレートを使用し、1通あたり3〜5分程度で作成・送信する。

② 複数パターンの文面でA/Bテストを実施

訴求内容を変えた複数パターンの文面を用意し、効果検証（A/Bテスト）をおこないましょう。

• Aパターン（働き方訴求）： フルリモート・残業少なめなど、ライフワークバランス重視の方向け
• Bパターン（キャリア・報酬訴求）： 年収アップ・裁量の大きさ・早期昇進重視の方向け

③ スカウト結果の週次分析とKPI管理

「送信数」「開封率」「返信率」「面談設定率」を週次で集計・分析します。

返信率が5%を下回る場合は、件名や冒頭の個別化テキストの見直しをおこないましょう。

7. 応募受付・スピーディーな日程調整

返信があった求職者は転職意欲が高まっている状態です。

返信から24時間以内にファーストコンタクトを取り、カジュアル面談の日程を設定しましょう。

対応が遅れると他社に流れてしまう原因になります。

8. カジュアル面談による意向醸成

初期のカジュアル面談は「選考の場」ではなく「お互いを知る対話の場」です。

評価しようとする姿勢ではなく、自社の魅力を伝え、求職者のキャリア構想に耳を傾ける「惹きつけ」に特化することが成功のポイントです。

3．ダイレクトリクルーティングをより成功に近づけるためのコツ

運用フローを回すだけでなく、以下のコツを押さえることで採用成功率をさらに高めることができます。

求職者の立場に立ち、リアリティのある情報を開示する

カジュアル面談やスカウト文面では、自社の魅力だけでなく「現在の課題」や「大変な部分」も隠さずリアルに伝えることが信頼獲得につながります。

求める人物像に近い社内の既存メンバーを面談に同席させるのも非常に効果的です。

現場（事業部・エンジニアなど）を巻き込んだチーム体制を作る

人事担当者だけで運用を完結させず、現場の事業部長やエンジニアを巻き込む体制を作りましょう。

「どのような人と働きたいか」の要件すり合わせや、スカウト文面のチェック、カジュアル面談の同席などを現場と連携しておこなうことで、ミスマッチのない高速な採用が可能になります。

求職者の立場になる

コミュニケーションの基本ではありますが、「相手（求職者）の立場になって考える」ことはとても重要です。

自分が候補者であった場合、どのようなオファーやスカウトをもらったら嬉しいかを考えてアプローチをしましょう。

どのような部分を見て自社に合っていると判断したのかなど、具体性を持たせることもポイントです。

メッセージの送信時間なども考慮するとなお良いでしょう。

担当者だけに任せきりにしない

ダイレクトリクルーティングは採用までの工数自体は多いため、専任の担当者を用意することがベターとされています。

手順やフローを全体で把握できている担当者が１～複数名いるとスムーズです。

しかし、現場のことを採用担当者だけに任せきりにせず、管理職などの上層部も採用にしっかり関わることで、候補者にも社内の風通しの良さをアピールできますし、採用する人材のミスマッチも防ぐことができます。

時には直接会いに行く

昨今のコロナ禍で、先ほどのカジュアル面談含め、オンラインで済ませられる工程はWeb上で済ませてしまうことが増えています。

お互いの拘束時間も減りますし、感染症対策をしっかりとおこなっているという誠実さの証明にもなりますが、そうした中であえて直接会いに行く機会を作ることで「本当にほしい人材にアプローチしている」ということを候補者に伝えることも成功に近づくコツのひとつです。

4．おすすめのダイレクトリクルーティング紹介

それでは、初めての方も、ダイレクトリクルーティング経験者の方にもおすすめできる代表的なサービスをいくつかご紹介いたします。

特徴を簡単にまとめており、資料請求もすぐにおこなうことができます。

1．BIZREACH（ビズリーチ）

2．Green（グリーン）

3．dodaダイレクト

4．エン転職ダイレクト

5．まとめ

ダイレクトリクルーティングは企業が直接求職者にアプローチすることができる採用手法です。

ダイレクトリクルーティングのポイントとして採用コストを抑えつつ、自社とのマッチ度が高い人材を採用することができますが、方法によっては業務負荷が増えることになるので注意が必要です。

ダイレクトリクルーティングサービスは新卒・中途関わらずさまざまなものがありますが、採用成功のためには長期的な目線で取り組む必要があるため、考慮の上で利用しましょう。