「受け身の採用」からの脱却。ひとり人事の限界を超え、自走する採用文化と強固な基盤を共に築いた共創パートナー

WHILL株式会社様では、中途領域での採用代行サービスをご利用いただいています。

今回は、同社で採用担当を務める青野様・鈴木様にお話をお伺いしました。

ネオキャリアにお問い合わせいただいた背景は？

自社の事業成長に不可欠な中途採用を進めるにあたり、社内の人事リソースの限界と、それに伴う機会損失に対して強い危機感を抱いていたことがお問い合わせのきっかけでした。

導入当時、WHILL日本法人の人事部門は実質1名で全業務を回す「ひとり人事」の状態でした。月々の勤怠管理や給与計算、半期ごとの評価制度の運用、突発的に発生する労務対応など、人事実務の全般が1人に集中しており、「採用活動のためにまとまった時間を確保すること」が物理的に極めて難しい状況に直面していました。

特に大きな課題となっていたのが、現場の各部門から上がってくる突発的な採用ニーズに対し、人事側がスピーディーに動けないことでした。求人票の作成や掲載、面接の日程調整、人材エージェントからの推薦に対するリアクションなど、あらゆる選考フローにおいて理想とするスピードからほど遠く、事業計画の進捗にも影響が出かねない状況だったのです。人材を巡って厳しい獲得競争が続く転職市場において、選考や連絡のスピードは採用の成否を分ける生命線の1つです。

しかし当時は、リソース不足から初動や面接調整に遅れが生じがちで、「対応の遅れによる歩留まりの機会損失」に対して強い危機感を抱いていました。また、リソース不足は「受け身の採用」からダイレクトリクルーティングをはじめとする「能動的な採用」体制への移行遅れも招いていました。

当時はリファラル採用やエージェント経由の採用が中心でしたが、エージェントへの事業理解やエンゲージメントを高める施策、自ら潜在層へアプローチするような攻めの母集団形成には到底手を回せない状態が続いていました。経営陣も含めて「こうした不十分な体制で受け身の採用を続けることが将来の事業成長におけるリスク」と捉えていたため、外部プロフェッショナルを導入する社内合意はスムーズに得られました。

ご利用中のサービスと、ネオキャリアを選ばれた理由を教えてください。

候補者1人ひとりと丁寧に向き合う当社の採用スタイルに合わせ、中途採用アウトソーシング（RPO）を活用しています。特定の媒体に依存しないニュートラルな提案と、当社の成長フェーズに合わせた柔軟な伴走体制が選定の決め手でした。

WHILLにおける採用活動は、単に母集団の数を追うスタイルではなく、求める要件やカルチャーに合致・貢献してくれる人材を1人ひとり丁寧にお迎えする形態です。

そのため、採用計画やコストパフォーマンスを考慮した媒体選定から、候補者様やエージェントとのコミュニケーション基盤の構築までを一体となってお任せできるパートナーを必要としていました。

数あるサービスの中からネオキャリアを選んだ最大の決め手は、特定の採用媒体や自社サービスに依存しない「ニュートラルな立場」から提案をしてくれる点にありました。

一時的な成果物だけを納品して終わる代行業者ではなく、「WHILLの中に採用ノウハウを蓄積し、自走できる体制づくりまで一緒に並走してくれるパートナー」だと確信できたことが選定の理由です。

支援にあたっては、当社のフェーズ変化に合わせて柔軟な体制を組んでいただきました。

導入初期：オフィス常駐による「部門主体の採用文化」の構築

導入初期の基盤構築フェーズでは、密な連携を図るため週1回の「オフィス常駐」（コロナ禍前）を実施していただきました。

一番の狙いは、社内に「部門主体の採用文化」を根付かせることです。ネオキャリアの来社日に合わせて募集ポジションを抱える各部門責任者と毎週1時間対面でMTGを実施し、事業の現在・未来や求めるペルソナのすり合わせを徹底しました。

打ち合わせが早く終わった際には、残りの時間で部門責任者自らが採用ツール上でターゲットリストの追加に充てることもありました。

プロの視点から最新の市況感や他社の高水準なオペレーション事例をダイレクトにインプットしてもらったことで、現場責任者の採用意識が改革され、求人内容やアクションの精度が飛躍的に向上しました。

現在：ノウハウ蓄積に伴う「リモート中心の実務委任」への移行

数ヶ月間で現場を巻き込んだ採用活動の「型」が完成し、社内へのノウハウ獲得が進んだため、現在は「リモート中心の実務委任」へと移行しています。

候補者様やエージェントとの対応窓口をお任せし、自社の成熟度に合わせた柔軟な関わり方へ切り替えました。自社のスピード感や文化を理解した上で常に伴走してもらえる運用体制が、現在の安定した採用基盤を支えています。

実際の効果はいかがでしたか？

一次対応のスピード向上と厳格な運用ルールの確立により、選考の遅れや対応漏れが激減しました。実務負荷が軽減されたことで、人事が本来注力すべきコア業務へリソースを大きくシフトできています。

ネオキャリアの導入により、WHILLの採用活動は定性・定量の両面で大きな変革を遂げました。最も大きな変化は、課題であった候補者様やエージェント企業への一次対応において、スピードや質、抜け漏れが劇的に改善されたことです。

単に実務を代行してもらうだけでなく、各選考ステップのデッドラインや運用ルールも一緒に構築しました。

例えば「書類選考はアサイン後〇日以内におこなう」「リマインドして翌日までに反応がない場合はお見送り、または面談設定を採用チーム側で実施する」「選考判断が必須要件に基づいておこなわれるよう、採用管理システム（ATS）の評価入力フォームを求人に応じて改編する」といったルールを整備しました。

これにより、特定部門や個人の対応に依存しない、迅速かつ安定した選考フローが確立されました。このスピーディーで丁寧なコミュニケーション体制は、人材エージェントとの信頼関係にも好影響を与えています。

当社は組織が倍増するような大量募集をおこなっていないため紹介難易度が高いのですが、ネオキャリアが質の高いレスポンスを維持し続けてくれたおかげで、優先的に優秀な人材をご紹介いただける関係を築けています。

また人事としても、他業務で多忙な時期に「採用基盤を支えクオリティを維持してくれるチームがいる」という大きな安心感を得られるようになりました。

「介在価値が高い業務領域」へのリソースシフトと今後の展望

面接設定や一次対応といった大きな工数がかかる実務から解放されたことで、人事が本来注力すべき「候補者様との面談」や「エージェントとの関係構築」にリソースを集中できるようになりました。

さらに、入社後の「オンボーディング（組織定着）」や「エグジットインタビュー」の実施など、入口から出口まで一貫した組織開発・人事制度設計へ時間を投資できる体制が整いました。支援が長期に及ぶ中で担当者の交代もありましたが、マニュアルやオペレーションナレッジが「組織の仕組み」として蓄積・継承されていたため、属人化することなく高いクオリティが維持されています。

今後も、各部門の事業計画・人員計画に対して必要な人材を最適なコストでお迎えする体制を維持・向上させていきます。

そのために、定型化・自動化できる部分は外部委託やAI Agent化を進めつつ、WHILLの各部門や人事が直接介在価値を発揮できる領域にこだわっていきます。関わるすべてのステークホルダーに対してフェアで誠実な対応を尽くし、「WHILLと関われて良かった」と思ってもらえる採用のあり方を追求し続けていきます。

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