採用管理は、採用計画の進捗確認や応募者の管理、求人広告サービスなどの効果を分析するために重要です。

採用管理のために集計した情報はひと目でわかるように可視化することで、採用活動の進捗確認や課題の発見、改善につながります。

近年、採用管理システムを導入する企業が増えていますが、採用活動状況によっては採用管理にExcelテンプレートを活用している企業も珍しくありません。

そこで今回は、採用管理にExcelのテンプレートを活用するためのポイントを解説します。

また、すぐに利用できる採用管理向けExcelテンプレートもご紹介します。

本記事は

・採用管理にExceのlテンプレートを活用するポイント

・採用管理にExcelのテンプレートでおこなうメリットとデメリット

・採用管理をExcelのテンプレート以外でおこなう方法

を解説します。

1．採用管理にExcelのテンプレートを活用して運用する方法

採用管理をExcelのテンプレートを活用して運用するためには、2つの方法があります。

本章で順に解説します。

1‐1．採用管理用のExcelテンプレートをダウンロードする

採用管理にExcelテンプレートを活用して運用するためには、あらかじめ採用管理用に作成されているExcelテンプレートをダウンロードする方法があります。

自作のExcelテンプレートでうまく管理できるか不安な方や、Excel操作に自信がない方は、まずは無料でダウンロードできるExcelのテンプレートで採用管理をおこないましょう。

1‐2．自社で採用管理用のExcelテンプレートを作成する

Excel関数を利用したテンプレート作成が得意な方や、独自の分析項目を取り入れた採用管理をしたい方は、自社で採用管理用のExcelテンプレートを作成しましょう。

テンプレートはIFS関数やCOUNTIF関数などをベースに作成できます。

以下のダウンロード資料に付属するExcelテンプレートは、採用管理に必要な項目を既に集約しているため、作成時間の短縮に活用できます。

2．採用管理にExcelを活用するポイント

本章では採用管理にExcelを活用するために重要なポイントを解説します。

既に採用管理にExcelを活用している方も、適切に運用できているか確認してみてください。

2‐1．管理者が複数名の場合はGoogleスプレッドシートを活用

採用管理用のExcelテンプレートの管理者が採用担当者だけでなく、面接官や採用予定部署の社員など複数名いる場合は、Googleスプレッドシートを活用して共有すると便利です。

しかし、複数名で採用進捗の更新や状況の確認をおこなう際は、個人情報の漏洩リスクが高まります。

そのため、アクセス制限や編集権限の設定などの対策が重要です。

Googleスプレッドシートを誰もが閲覧、編集できる設定になっていないか確認しましょう。

2‐2．採用工程に合わせた更新フローを設定

採用管理をExcelでおこなう場合は、手動での更新が必要です。

誰がどのようなタイミングで更新をおこなうか、フローを設定しましょう。

採用管理にExcelを活用するうえで、更新漏れが発生してしまうと面接の案内や内定出しのタイミングが遅くなり、採用ターゲットを逃してしまう可能性が高まります。

そのため、採用管理に必要な更新のタイミングと役割を、Excelのスプレッドシートを管理するメンバーで決めておくことが大切です。

2‐3．採用活動の分析をおこなう

採用管理のために蓄積した情報は、各サービスの効果や課題を知るためのデータとして活用できます。

特に、求人サイトやダイレクトリクルーティングサービス、人材紹介サービスなど、複数の採用手法や採用媒体を利用している企業は、サービスごとに応募者数や面接率、面接結果の分析をおこなうことで採用コストの削減や費用対効果の向上につながります。

たとえば、応募が入るものの、採用ターゲット以外からの応募が多い場合は、求人情報の見直しや活用しているサービスそのものの見直しが必要です。

特定のサービスからの応募が少ない場合は、適切に活用できているか、採用条件が厳しすぎないかなどを確認したうえで、サービスの利用者層が自社の採用ターゲットと合っているか確認しましょう。

また、選考移行率が低い場合は、選考フローを見直すことで歩留まりの改善につなげることができます。

蓄積した情報はリアルタイムで可視化できるので、課題を早期に特定して施策を打つことが可能です。

採用管理のために蓄積する情報は、ただ入力するだけでなく分析ツールとして積極的に活用しましょう。

3．採用管理をExcelで運用するメリット

採用管理をExcelで運用するメリットを解説します。

3‐1．導入コストを削減できる

採用管理をExcelで運用する際、あらかじめPCにExcelがインストールされていれば導入にコストがかかりません。

また、Excelのテンプレートを自作する場合や無料テンプレートをダウンロードして利用する場合もコストがかかりません。

無料テンプレートはダウンロード後すぐに使うことができるため、自作する時間がない方におすすめです。

3‐2．採用状況を可視化できる

採用管理をExcelで運用すると、応募者の情報や選考状況、結果などを可視化しやすくなります。

応募者対応が遅れていないか、入社予定日が迫っていないかなど、採用から入社までのスケジュール管理が可能です。

また、採用状況を可視化することで選考離脱防止や内定辞退防止にもつながります。

3‐3．自由に項目をカスタマイズできる

Excelをベースにしたテンプレートは、採用管理として蓄積したい項目を自由にカスタマイズできるメリットがあります。

どのような情報を蓄積していきたいか採用管理の目的が明確な場合は、自社用に管理項目をカスタマイズしましょう。

3‐4．採用活動の分析ができる

採用管理をExcelで運用すると自由にカスタマイズしやすいだけでなく、分析もしやすくなります。

たとえば、採用に利用しているサービスの効果は、応募数や面接通過率、内定人数などを数値化して分析することが可能です。

また、採用進捗や結果を社内で共有する場合も、グラフにするなどして簡単に報告できます。

このように、採用活動状況をデータ化しリアルタイムで可視化できるので、早期に課題の特定や施策を打つことが可能になり、採用成功に向けてPDCAを回すこともできます。

採用管理をExcelで運用する場合は、更新作業が必要です。

前の章でも解説をおこないましたが、応募者情報の入力をはじめ、選考ステータスの更新漏れが生じると、採用管理としての機能が損なわれてしまいます。

特に面接日など決定しているスケジュールは、誰がどのようなタイミングで更新すべきか運用前に取り決めておきましょう。

4‐2．データが増えると動作が遅くなる

PCのスペックにもよりますが、Excelはデータが増えると動作が遅くなる可能性があります。

応募者が多い企業や採用管理データの収集期間が長い企業は、Excel以外で採用管理をおこなうことも視野に入れておくと安心です。

4‐3．同時編集が難しい

採用管理用のExcelの編集権限を持つひとが複数名いる企業では、同時編集できないことが不便に感じる可能性があります。

また、複数名で編集権限を持つことで、誤って複製されてしまうなどのリスクも高まります。

同時に編集をおこないたい方は、Googleのスプレッドシートを活用しましょう。

4‐4．情報漏洩リスクがある

採用管理は個人情報も蓄積されるため、編集権限を持つひとだけでなく閲覧者も十分に個人情報の取り扱いに気を付ける必要があります。

閲覧・編集権限の範囲を確認するだけでなく、誰もがPC画面を閲覧できる状態で離席をしないなど、運用にあたっての基本ルールを徹底しましょう。

4‐5．Excelの知識が必要

採用管理のためにExcelで自作する場合は、Excel関数の知識が必要です。

分析をおこなうためにもExcel操作に慣れていない場合は、収集したデータを活用しきれなくなる可能性があります。

社内にExcel操作が得意な人材がいる場合は、基本設定を依頼するなどの対策が必要です。

操作の代行を依頼する場合は、先述しているように情報漏洩リスクに注意しましょう。

5．Excel以外で採用管理をおこなう方法

本章ではExcel以外で採用管理をおこなう方法を解説します。

5‐1．採用管理システム（ATS）を導入する

採用管理システム（ATS）とは情報の一元化や分析までおこなえる、採用管理に特化したツールです。

連絡ツールやカレンダー機能を搭載しているシステムを利用することで、面接日の設定や応募者連絡などの工数や連絡漏れを減らすことができます。

Excelを利用した採用管理は連絡ツールやカレンダー機能などそれぞれのツールを開いて入力管理が必要ですが、採用管理システムは1つのツールで管理できます。

また、利用しているサービスごとに採用実績の分析がおこなえるシステムや、導入から運用開始中のサポートを受けることができるシステムもあるため、PC操作に自信がない方も安心して利用できます。

5‐2．採用代行サービスを利用する

採用代行サービスは採用のプロが採用活動を代行するサービスです。

複数のサービスを利用している企業や、採用担当者がコア業務に専念できない、母集団形成が難しいなどの課題を持っている企業におすすめです。

採用代行サービスの内容は代行会社により異なります。

ネオキャリアの採用代行サービスは、採用計画の立案や求人広告の作成・掲載、応募者管理や面接の日程調整など、企業が必要なサポートや予算をヒアリングしたうえでプランニングしてもらうことができます。

採用人数が多い企業や、中途・新卒・アルバイトなど複数の採用を同時におこなう企業、採用担当者がコア業務に専念できない企業はぜひ導入を検討してみてください。

6．まとめ

採用管理をExcelでおこなうポイントやメリットを解説してきました。

採用管理は自社の採用課題を見つけやすくなります。

また、Excelで運用する場合は導入コストがかからず、独自のカスタマイズができるメリットがあります。

しかし応募者が多い企業や、採用担当者がコア業務に専念できない企業は採用管理システムの導入がおすすめです。

自社の採用状況に合う採用管理の方法を選択しましょう。