「受け身の採用」からの脱却。ひとり人事の限界を超え、自走する採用文化と強固な基盤を共に築いた共創パートナー

株式会社JR西日本テクシア様では、新卒領域での「新卒採用代行サービス」をご利用いただいています。

今回は、同社で採用担当を務める竹内様にお話を伺いしました。

ネオキャリアにお問い合わせいただいた背景は？

大きな課題となっていたのは、「マス型求人での採用の限界」と「多岐にわたる業務兼務によるリソース不足」の2点でした。

課題1：マス型求人サイトの「待ちの姿勢」による採用の限界

当社では、大卒・高卒・高専卒を合わせた新卒採用において、年間16名という目標計画値を掲げていました。しかし、従来の採用活動ではなかなか計画値に届かず、年度によっては12名程度でとどまってしまうなど、目標未達成が続いていたことが大きな課題となっていました。

当時活用していた手法は「大手求人ナビサイト」のみであり、イベント参加や大学主催の企業研究会に足を運んでエントリーを待つといった、いわゆる「待ちの姿勢」であるマス型の採用に頼り切っている状態でした。

当社は「JR西日本」の冠を付けたグループ会社であり、「JR西日本」という社名自体は非常にメジャーで高い知名度を持っていますが、グループ会社という枠組みになると、学生側へ当社ならではの魅力を能動的にアピールできておらず、認知を広げる機会を十分に作れていないのが実情でした。この「待ちの採用」の限界を打破し、当社から求める学生層に向けて能動的にアプローチして母集団を抜本的に拡充できる、新たなツールの導入を模索し始めていました。

課題2：多岐にわたる社内実務の兼務による、応募者対応の限界

また採用手法の課題に加えて、社内の深刻なマンパワー不足も大きな障壁でした。採用の専任ではなく、就業規則や賃金規程などの管理・改定事務、社員の評価事務や給与計算事務にいたるまで、膨大なメインミッションを採用業務と兼務している状態でした。

学生からの問い合わせへ迅速かつ丁寧に対応することは志望度を左右する絶対的な要素ですが、本来の多岐にわたる社内実務を抱えながらの採用活動では対応スピードがおろそかになってしまいがちであり、体制には大きな限界を感じていました。さらに、会社全体の残業時間を管理する立場の人事部でありながら、社内の残業時間上位5名の中に常に人事部が2名もランクインしているという本末転倒な状況にありました。

「リソース不足を解消する手立てがあるなら外部の力も借りてどんどん進めよう」と社内での強い後押しを受け、従来の「待ち」の体制から脱却し、同時に業務負荷を大幅に軽減するためにアウトソーシングの検討を開始しました。

現在ご利用いただいている弊社サービスを教えてください。

現在当社では、ダイレクトリクルーティングツールである『OfferBox』の運用と、それに伴う学生との個別コミュニケーションや選考の日程調整といった、採用実務全般を代行してもらう採用代行サービスを活用しています。

新たな手法を模索する中で、最初に接点を持ったのが「ネオキャリア」でした。当初はツールの導入のみを前提としていましたが、営業担当者と議論を重ねる中で「実務を丸ごと任せるアウトソーシングという手法もある」と提案を受け、本格的な検討を進めることになりました。

外部へのアウトソーシングは初めての経験だったため、当初は全体のスキームが全く分からない状態からのスタートでした。その中でネオキャリアは、運用の流れを非常に分かりやすく丁寧に説明してくれました。何よりも、当社が当時抱えていた採用手法の限界や深刻なリソース不足という個別課題に対して、ただのパッケージ提案ではなく、しっかりと内情に寄り添った最適な活用提案を行ってくれた点が大きな魅力でした。

導入にあたって不安はありませんでしたか？最終的な決め手も教えてください。

外部に実務を任せることで学生への対応の質が落ちてしまうのではないかという不安もありましたが、引き継ぎ時も含めてコミュニケーションが密であり、対話を重ねる中で「この組織であれば間違いなく信頼して任せられる」と確信することができました。そのため、社内でも反対意見なくスムーズに導入が決定しました。

導入の最大の決め手となったのは、提案の質の高さだけでなく、営業担当者が見せた圧倒的な「熱意と誠意」でした。足を運んでくれた若手営業担当者が、当社の課題を解決したい一心で、熱意と誠実さを持って対応する姿が非常に強く印象に残っています。その姿に信頼ができると感じ、決断に至りました。

導入が決まったその後のプロセスはいかがでしたか？

導入決定後、実際の契約手続きから実運用が始まって以降も、ネオキャリアの対応スピードと細やかなサポート体制は期待以上でした。

例えば、最初の個別契約を電子契約で締結する際、当社側からの修正要望や草案の提示に対して即座に対応していただき、非常にスムーズに締結まで完了できたことは、体制移行への大きな安心感に繋がりました。

さらに日々の運用が始まってからは、学生へ送信するメッセージの細かなニュアンスの調整や変更に対しても、常に迅速かつ的確な修正案を提示していただいています。なかでも、数あるスカウトメールの中から学生が中身を開くかどうかを瞬時に判断する「オファーの表題」において、単に社名を載せるだけでなく「JR西日本グループの会社で、安定感抜群」といった、学生の心を惹きつけるアピールポイントをダイレクトに盛り込む工夫は、まさに採用のプロならではの卓越したノウハウだと日々実感しています。

実際の導入効果はいかがでしたか？

サービスを導入した成果は、「採用成果という明確な実績」と「担当者の働き方の変化」という2つの側面において顕著に現れています。

成果1：OfferBox経由で目標通りの採用を達成し、母集団を拡充

まず1つ目の実績面においては、26年卒の採用活動においてOfferBox経由から2名の採用が最終決定しました。当初「3名採用できれば目標達成、大成功」と見込んでいたため、初めての試みとしてはほぼ目標通りの結果を収めることができたと高く評価しています。

「待つ」だけでは決して出会えなかった層に対して能動的にアプローチできたことで、狙い通り母集団を確実に拡充し、当社の魅力を市場へ広く発信する素晴らしい効果が得られています。

成果2：業務負担の軽減により「コア業務」や「広報施策」へ注力可能に

2つ目の「担当者の働き方の変化」は、正式に運用が始まってから、数字以上の恩恵として感じている点です。心理的な負担が非常に軽くなりました。それまでは他業務に追われながら対応せざるを得なかった学生対応や事務連絡を、ネオキャリアがプロのクオリティで素早く、的確に、そして丁寧に代行してくれる状態は、大きな安心感に繋がっています。

これにより毎日レスポンスに追われる状況から解放され、物理的にも精神的にも大きな「時間の余裕」を生み出すことができるようになったと感じています。この新しく生まれたリソースを投資することで、これまで全く着手できていなかったコア業務やプラスアルファの採用ブランディング施策を次々と実現させることが可能となりました。

具体的には、先輩のスケジュールやリアルな情報を凝縮した「学生専用の採用パンフレット」をゼロから企画して新規作成しました。さらにYouTube動画広告の制作や、既存の採用ホームページの刷新など、これまでにないスピード感で採用広報の充実を図ることに成功しています。

成果3（発展）：27年卒採用では早くも年間計画値を突破！

これらの基盤強化が連鎖的に功を奏し、現在進行している27年卒の採用活動では、大卒の選考が極めて順調に推移しており、現時点で早くも年間の計画値を上回る成果を叩き出しています。

優秀な学生が次々と集まり、「このままだと少し採りすぎてしまっているのではないか」と嬉しい悲鳴をあげるほど、劇的な変化を遂げています。

今後はこの構築できた強力な採用基盤をネオキャリアとの連携のもとでさらに継続・発展させていきたいと考えています。