「人事の専任採用」ではなくRPOが最適解。バックオフィス1名体制で採用成果を最大化した方法

バックオフィス1名体制によるリソースの限界と外部委託への懸念

会社が拡大していくにあたって、エージェントとのやり取りやその他の業務も増えていきました。当時の採用手法はエージェントやスカウト媒体の運用が中心でしたが、通常業務を抱えながらこれらを並行するのには限界が見え始めていたんです。その中で、特に多くの工数がかかるエージェントとのやり取りなどを「アウトソーシングできないか」という話が社内で上がったのが、RPO検討のきっかけでした。

大阪事業所も兼任で人事担当者を立てているのですが、東京本社とは採用人材の要件が少し違います。そのため、大阪事業所では東京本社よりも先に、個人でやっているような融通の利くところでアウトソーシングの利用を始めていたんです。

事業所での運用がそれなりにうまくいっていたので、「じゃあ本社でもアウトソーシングできるようなサービスを探そう」となり、すぐにRPO（採用代行）の検討に入りました。ただその際、社内で新しく人を雇うという選択肢は一度やってみて合わないと分かっていたため、他の選択肢（派遣など）は考えていませんでした。

日程調整から媒体検討までの実務を網羅する安心感と、シンプルで明快な提案内容

当時は、ネオキャリアさんを含めて2〜3社ほどにお話を伺ったと記憶しています。各社さん「ここまでやったらいくら」といった料金プランやそれぞれの特色がありましたが、私たちはスケジュールを組む（日程調整）ところから媒体の見直し・検討まで、最も時間を食う実務の部分をまるっとプロにお願いしたかったんです。そこを一番安心してお任せできそうだったのが、ネオキャリアさんでした。

最終的に実際に詳しく話を聞いたのは2社でしたが、ネオキャリアさんの提案は本当に単純に、説明がすっと頭に入ってきたのが一番の印象です。営業活動においてシンプルに要点を伝えてくれるかどうかは重要だと思いますが、他社さんの場合は一生懸命さゆえに、説明が非常に複雑で分かりづらくなってしまっていた記憶があります。

基本的には全てネオキャリアさんにお任せして、上手いことやっていただいたという印象です。提案もしっかりとしてくれました。

実は弊社側も「本当に欲しい人物像」が初期の段階ではイマイチはっきりしていなかったんです。技術的なスキルは書類で分かりますが、カルチャーマッチなどの面は「結局のところ実際に会ってみないと分からない」という状態でした。それは今でも難しい部分だと思っています。そのため、立ち上げ初期はとにかく数をこなしていき、面接後のフィードバックを繰り返す中で運用担当の方が弊社の「求める感覚値」を徐々に吸収していってくれました。

スキルがあれば定年層でもいいのかというとそうではないし、かと言って20代前半の若手ならいいのかというとそれも違う。そうした、我々の頭の中にある曖昧な基準を運用担当の方に落とし込んでいくプロセスには確かに少し時間がかかりました。しかし、そこを何度も試行錯誤しながら、最終的に絞り込みの精度を完璧に仕上げてくれたのは非常に嬉しかったですね。

定期ミーティングでも運用担当の方は毎回しっかりとデータ（数値）をもとに「次はこういう施策をやりましょう」とロジックを立てて考えてきてくれました。我々にはない採用の専門知識がほとんどだったので、その主体的な提案は非常にありがたかったですし、良かったなと思っています。

RPOを導入したことで、具体的にどのような効果を実感されていますか？

まずは、各求人媒体から与えられている「いいね数」や「スカウト通数」の制限枠を、毎月きっちり使い切ることができるようになった点です。

社内で自社スタッフが対応しようとしても、どうしても通常業務の”ながら作業”や”片手間”になってしまい、スカウトを打つ時間が十分に取れません。片手間の文章だと熱意も求職者に伝わらないため、当然返信率も下がってしまいます。また、社内で「この人にスカウトを打つべきか」を悩み始めてしまうと、結局数を打てずに毎月の枠を余らせてしまうという、非常にもったいないことが起きていました。

そこをネオキャリアさんにお願いしたことで、「今月の枠が余りそうだったので、代わりにこちらを打っておきました」「今はこういうエンジニアのトレンドが流れているので、こっちの軸でスカウトをかけてみました」というように、プロとしての機転を利かせた能動的な提案をしてくれるようになりました。どうしても自社でやると片手間になってしまうという課題を一番に改善できたと感じています。

バックオフィス担当者のコア業務集中と工数削減

またネオキャリアさんにお願いしてから、社内のバックオフィス担当者の業務工数が劇的に浮きました。経営管理や財務など、他に時間をかけるべき重要なコア業務に集中できる環境が作れたことは非常に嬉しい効果です。

さらに、「無駄な確認工数がいらなくなった」というのも大きいです。バックオフィス担当者はエンジニアではないため、これまではある一定条件のフィルターしかかけられませんでした。そのため、それ以外の微妙なラインの応募者は全て私のところに確認が回ってきていたんです。経歴を見て私が判断していたのですが、通過できる人はほとんどおらず、確認の工数だけが取られていました。

そこを今では、ネオキャリアさん側が事前のスクリーニングからスカウト対応までを専門知識を持って一貫して担ってくれているので、私自身の業務の途中で横やりが入って手が止まる、ということもなくなりました。
明確で良い選考の流れができたと思っています。

今後の採用展望やネオキャリアに期待することを教えてください。

※取締役 武井様（左）と大阪事業所長 宗崎様（右）

短期的な要望としては、やはり今後も継続して「面談の機会（回数）」を安定的に創出していきたいというのが一番です。
エンジニアの採用市場には時期によってどうしても波がありますが、ネオキャリアさんは市場のトレンドを常に捉えながら、主体的にカジュアル面談の機会をセッティングしてくれます。
まずは安定して求職者の方々との接点を増やしていき、それが平準化していけば、次はピンポイントで「より自社にマッチした質の高い人」を狙っていくというフェーズに柔軟に切り替えられると思っています。