LINE採用管理ツールとは？｜応募者にLINEでの連絡がおすすめな理由

最近では、「LINE」を使って学生や応募者と連絡を取り合っている企業が増えてきました。

採用における応募者との連絡手段には、電話、メール、就活サイトのメッセージなどいくつかありますが、どれも応募者数が増えれば増えるほど採用担当者の負担が大きくなってしまうのは、多くの企業がかかえる採用課題の1つだといえます。

そこで、応募者との連絡手段として「LINE」を活用することで、こういった採用課題を解決することができます。

本記事では、

・応募者が望む採用連絡とは？

・LINEでの採用連絡がおすすめな理由

・採用活動の効率を高めるための採用管理システム

についてまとめてご紹介します。

ぜひ参考にしてみてください！

1．応募者が望む採用連絡とは？

選考結果を待っている時間は、不安や期待がいっぱいで長く感じるものです。

なかには、なにも手がつかなくなるくらい選考結果のことで頭がいっぱいになり、まるで生き地獄のような時間を過ごす人もいるかもしれません。

企業の採用担当者からすると、多数の応募者の選考に追われている場合や、より良い人材が応募してくるまで保留にしておきたい場合など、色々と事情があるというのが本音ではないでしょうか。

また、合否連絡や次回選考の対応に追われている時は、不採用の応募者への対応を後回しにしてしまうケースも少なからずあるかと思います。

しかし、あまりにも応募者への対応が遅いと、それだけで企業の印象が悪くなってしまう可能性があります。

口コミで企業のブランドを上げる、もしくは維持するためには、採用を決定する応募者だけにではなく、応募者全員に「落ちたけどここで働きたかったな….」と、好印象のままで終わってもらえるような対応が求められているといえるでしょう。

また、企業側の事情とは裏腹に、「不採用なら逆に早く結果を知りたい」という応募者の意見は非常に多いです。

あまりにも不採用者への対応をおろそかにすると、企業のイメージがどんどん下がっていってしまうので十分に注意しましょう。

2．LINEでの採用連絡がおすすめな理由とは？

「選考結果の連絡はなるべく早く」とはいっても、従来の連絡手法では、採用担当者の負担は計りしれず、なかなか難しいというのが現状です。

そこでおすすめなのが、「LINE」での採用連絡です。以下では「なぜLINEでの採用連絡がおすすめなのか」をご説明します。

2‐1．従来の連絡手法には限界がある

 メール

応募者に同じ内容を一斉送信する分には問題はありませんが、応募者に対して個別で対応する際には、かなり工数がかかってしまいます。

メールの本文作成以外にも、件名作成、宛先の入力が必要であるのに加え、アドレスの送り間違いなどにも最善の注意を払わなければなりません。

また、送信したメールが読まれているかの確認ができないため、応募者からの反応がない場合にも、「選考に参加する意思がなくなったため無視されているのか」「そもそもメールに気付いていないため再通知が必要なのか」の判断がつけられません。

就活の時期には、さまざまな就活サイトに登録しているため、どうしてもメールの通知が多くなり、自社のメールが埋もれてしまう可能性が高くなるというのもメールのデメリットです。

そもそも普段は、連絡の大半がLINEでおこなわれているため、特に学生はメールを見る習慣がありません。

受信するメールのほとんどが過去に会員登録したなにかしらのサイトからのメルマガなど、重要度の高くないメールだという認識が強いために、企業から送られているメールも自動的に見逃されてしまうことが多くなってしまいます。

電話

学生は大学の講義を受けている、もしくはアルバイトをしていることが多いため、なかなか電話がつながりません。

また、転職活動中の求職者の場合も、日中は転職前の職場で働いているため、電話に出られないということが多くなってしまいます。

電話での連絡は見逃すことがないので確実ですが、一方で、電話がつながらないたびに二重で工数がかかってしまうのは、企業にとっては非常に非効率でといえるでしょう。

そもそも2回目でつながるとも限りません。

手が離せないときに限って電話がかかってくるようなこともしばしばで、双方の時間を拘束するため、つながらない場合は何度もかけ直すことになってしまいます。

また、電話での連絡で終わることは基本的にはないはずです。

企業側は、電話での連絡が終わると、応募者に対してもう一度内容の確認メールを送ります。

このようなメールは応募者ごとに送るタイミングが異なるため、企業側の負担はかなり大きくなってしまうかもしれません。

さらに、最近では見知らぬ番号からの着信は出ずに、Webで発信元を確認して必要な連絡だとわかればかけなおす、もしくは再度連絡が来るのを待つ、という流れがセオリーのようです。

就活サイトのメッセージ

リクナビやマイナビなどの就活サイトに備わっているメッセージツールです。

メッセージを作成したらすぐ送信というわけではなく、まず就活サイトの管理画面にログインしなければ利用できないので、少し手間がかかると感じるかもしれません。

また、就活サイトのメッセージは、メールで直接送る以上に、応募者が見落としてしまうリスクが高まります。

例えば、リクナビ内の受信ボックスにて企業からのメッセージを受信した場合、リクナビからのメールとして応募者の携帯に通知が来ます。

応募者はそのメールを開封し、添付のURLからリクナビのサイトに飛び、サイト内の受信ボックスから企業のメッセージを確認しなければいけません。

2‐2．採用連絡もLINEの時代！

LINEがおすすめな理由①

従来は、応募者に対する個別のメール対応や、面接の日程調整にかなりの工数がかかっていました。

LINEを活用すれば、選考や採用結果の連絡だけではなく、面接の日程調整もLINE上でおこなえるため、圧倒的に採用担当者の工数を削減できすることができます。

また、LINEはメールと違ってスマホの画面上に通知されることや、LINEは普段から友達とのメッセージのやり取りでよく開かれるという点からも、見忘れてしまうことや、他の就活メールやメルマガなどに埋もれてしまうという心配がありません。

LINEがおすすめな理由②

選考過程で志望度が下がり、応募者がメールに対して反応しなくなってしまうこともよくある話です。

しかし、採用担当者からすると、それが「選考に参加する意思がなくなったため無視されているのか」「そもそもメールに気付いていないため再通知が必要なのか」の判断がつけられません。

 メールに気付いていないだけであれば、メッセージの再送信が必要な場合も考えられます。

一方で、そもそも志望度が落ちたためい選考を辞退しようとしてあえてメッセージを無視しているのであれば、メッセージの再送信は、採用担当者の無駄な工数となってしまいます。

LINEがおすすめな理由③

企業側としては、なんでも気軽に質問してほしいと思っていても、かしこまったメールだと応募者は質問することに抵抗を感じてしまいます。

また、電話の場合でも、話し方や質問内容に失礼がないかなど余計に身構えてしまい、質問すること自体を応募者がためらってしまうかもしれません。

LINEであれば、チャット形式なので応募者が気軽に質問しやすい雰囲気をつくることができます。

また、普段PCをつかってメールのやり取りをしている採用担当者も、スマホをつかってやり取りができるようになり、かつLINEであれば画面に通知されるので、応募者からのメッセージに素早く気づき、どこにいても素早く対応することが可能になります。

LINEがおすすめな理由④

もし採用担当者が、選考の段階で内定者のLINEを知っていれば、たとえ応募者によって内定出しの時期が大きく異なったとしても、内定者のグループに参加させる手順がスムーズになります。

また、内定者のLINEのグループさえつくっておけば、内定者も他の内定者とコミュニケーションを取りたいと思っているため、定期的に懇親会の開催を呼びかけるなど、自ら進んで仲良くなろうとしてくれる可能性が高いです。

これは、採用担当者からすると一石二鳥かもしれません。

3．採用活動の効率を高めるための採用管理システムをご紹介

LINEで選考や採用結果の連絡をおこなうといっても、実際どのように運用していったらいいのかは、まだ今ひとつイメージがわかないという方も多いかもしれません。

LINEでの採用連絡をおこなう際には、採用管理システムを活用されるのがおすすめです。

採用管理システムを導入することで、LINEの採用連絡、その他にもメッセージの一斉送信や、面接の日程調整などがスムーズにおこなえるようになります。

4．まとめ

いかがでしたでしょうか。

オフィシャルなやり取りにLINEはフランクすぎるのではと思っていた採用担当者もいらっしゃったかと思います。

しかし、LINEを採用連絡に用いるメリットはたくさんありました。

簡単にまとめてみると、以下の4点です。

①選考や採用結果の連絡だけではなく、面接の日程調整もLINE上でおこなえるため、圧倒的に採用担当者の工数を削減できすることができる。　

②スマホの画面上に通知されるため、応募者がメッセージを見落としてしまう可能性を最小限に抑えるだけでなく、既読無視されている場合に、応募者の志望度を察したり、志望度が下がっているとわかったところで別のアプローチをしたりすることも可能になる。

③メールや電話よりも応募者が気軽に質問しやすく、採用担当者もその質問に対して素早い対応ができる。

④グループ化がスムーズになり、LINEでのやり取りを通して内定者同士をつなげることも簡単になる。

これらが採用担当者の作業工数を減らし、内定辞退防止につながるのであれば、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。