【書類通過率 約10％向上】年間3,000件の応募に追われる限界を打破。ノンコア業務の削減で実現した戦略的採用への転換期

YKK AP株式会社様では、中途採用領域における「採用代行（RPO）サービス」をご利用いただいています。

今回は、採用活動の体制強化と戦略的採用へのシフトを実現された同社で採用担当を務める上杉様にお話を伺いました。

ネオキャリアにお問い合わせいただいた背景は？

年間2,000〜3,000件の応募対応により、ノンコア業務が慢性的に逼迫

当時、中途採用における年間応募数は2,000〜3,000件という非常に大きなボリュームに達していました。それに対して社内の採用担当者は新卒採用の対応との兼任を含めても数名での体制だったため、圧倒的なリソース不足に陥っていました。

日々押し寄せる膨大な応募者情報の管理、各部署との書類選考や、面接における依頼や調整などといったノンコア業務（オペレーション業務）に忙殺され、実に毎月80～90時間程の時間を、これらの業務に割いている状況でした。

残業に追われる「目の前の作業」ばかりで、採用戦略やブランディングが手つかずの状態に

その結果、採用担当者の業務は慢性的に逼迫し、残業によってなんとか目の前の選考対応をしていき、要求人員確保を目的に活動していくという実態がありました。こうした状況下では、本来採用チームとして注力すべき戦略的業務がすべて後回しになっていました。

具体的には、人事戦略に基づいた採用戦略立案やそれに基づいた採用コンセプトの作成、そして中長期的な採用ブランディングといった上流工程の業務に全く着手できていなかったのです。

目の前の作業をさばくことだけに追われ、「このままでは、大きい目で見た時に間違った方向に進みかねない」という強い危機感を抱えていました。

導入にあたっての経緯や、ネオキャリアを選んだ決め手は何でしたか？

ノウハウ不足により一度は断念していた外部委託ですが、体制の変化を機に再検討し、複数社を比較検討する中で、当社の課題に寄り添うネオキャリアの強みが決め手となりました。

ノウハウ不足で先送りしていた外部委託を、上長の着任を機に再始動

過去にも現場の負担軽減を目指して採用代行の導入を検討したことはありましたが、当時は毎日の選考対応で手一杯であり、活用ノウハウも不足していたため先送りになっていた経緯がありました。

その後、採用代行の導入経験を持つ上長が新たに加わったことをきっかけに、本格的な選定へ動き出しました。

導入の決め手は、費用対効果・包括的な支援体制・圧倒的なスピード感

複数の会社からお話を伺い比較検討を進める中で、ネオキャリアにお願いしようと決めた理由は大きく3つありました。

まず何より、私たちのやりたいことに対して提示いただいた提案の費用対効果が非常に高かったことです。

2つ目は、単に目の前の実務を代行してもらうだけでなく、今後新しい採用戦略を練っていく中で領域を問わず相談できる「包括的なパートナー」になってくれる強い期待が持てたことです。

そして3つ目は、提案段階から他社と比較してもひときわ迅速なスピード感があり、日々のレスポンスの速さや正確性が求められる運用フェーズにおいても、当社の求めるスタンスに最もフィットすると確信できたことです。

これが最終的な決定打となりました。

現在ご利用いただいている弊社サービスと、運用の工夫を教えてください。

エントリー後のオペレーション業務を一括委託し、選考リードタイムを短縮

現在、ネオキャリアに委託している主な領域は、中途採用における応募エントリー後の基本的なオペレーション業務です。

具体的には、応募者のステータス管理、採用管理システム（ATS）上の設定・管理、面接の日程調整、社内各部署との連携業務などが含まれます。

書類選考や面接の合否判断自体は当社の役員や現場が担当していますが、多忙な選考官に対してネオキャリア側が期日に合わせて徹底的なリマインド業務をおこなってくれています。

忙しい現場は連絡を見落としがちになりますが、この細やかなフォローのおかげで選考全体のリードタイムが大幅に短縮される好循環が生まれています。

具体的な選択肢（A・B・C案）の提示による判断コストの削減

ネオキャリアとの外部連携を進める上で、私たちが特に価値を感じているのがコミュニケーションの「質」と工夫です。

ネオキャリア側は、日々の進捗管理や新しい施策の相談において、単に「次どうしますか？」と丸投げするような確認ではなく、常に他社事例を踏まえた上で「A案・B案・C案」といった具体的な選択肢を提示してくれます。

これにより、当社側は提示された案から選ぶだけで済むため、判断コストとやり取りの工数が大幅に削減されています。

業務の「目的や背景」まで共有し、自社チームの一員として伴走

さらに当社側の工夫として、新しい支援を依頼する際には「業務単位」だけで一方的に発注しないよう強く意識しています。その業務の手前にある「会社としての背景」「なぜおこなうのかという目的」「全体の業務フロー」を事前に細かく共有し、お互いの目線を徹底的に合わせるミーティングを設けています。

最初に前提の認識をしっかりとすり合わせておくことで運用開始後のブレや無駄な確認がなくなるため、結果として後々の実務が非常に楽になりました。

ネオキャリア側が当社の「採用チームの一員」として違和感なくチームに溶け込んでくれているため、社内の選考官も負担を感じることなく、スムーズに面接の判断に集中できています。

実際の導入効果はいかがでしたか？

選考データの可視化による通過率向上に加え、業務の「余白」が生まれたことで新たな採用施策の立ち上げにも成功しました。

生み出した「余白の時間」で第二新卒枠の立ち上げやブランディング施策を推進

ノンコア業務をスリム化したことで生まれた「余白の時間」は、かつては着手不可能だった2つの大きな戦略的プロジェクトの推進へと充てられています。

1つ目は、新卒採用目標を補填するための「第二新卒採用」フローの新規立ち上げです。前向きな代替施策を企画・実行できたことで、社内からもポジティブな評価をいただいています。

2つ目は、会社のファンを増やすための「タレントプール」構築や、退職者との繋がりを維持する「アルムナイ」活用といったブランディング施策へのチャレンジです。これらは以前の体制では絶対に不可能な取り組みでした。

今後は契約更新に合わせ、中途採用だけでなく「新卒採用」のオペレーション業務の一部もネオキャリアへ拡大・移管する方向で準備を進めています。

会社の理念を反映した「巡環型採用モデル」の創出に向けて

現在、当社全体として新たな人事戦略「Architect HR」を策定し、長期的なゴールとして「巡環型採用モデル」の創出を掲げています。

一度の選考で縁が切れてしまう単発型採用ではなく、不合格となった方、辞退された方、退職された方々とも素晴らしい関係を維持し続け、縁を巡環させるプラットフォームを構築していきます。

当社の精神である「善の巡環」という理念と掛け合わせ、この業界でも一歩進んだ採用の形を、ネオキャリアという強いパートナーと共に形にしていきたいです。