在留申請のオンライン化がスタート!申請に関する手続きの方法とは?

在留申請のオンライン化がスタート!申請に関する手続きの方法とは?

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外国人採用

在留申請のオンライン化

外国人従業員の在留期間の更新手続きは完了していますか?

長らく一緒に働いてきた外国人スタッフが会社にあまりに馴染んでしまい、うっかり「在留申請の更新を忘れていた!」なんてことが起きないように気をつけなければなりません。

ここでは、外国人雇用の際に多く申請される在留資格である「技術・人文知識・国際業務ビザ」について理解し、更新手続きに必要な書類、そして2019年7月から始まった在留資格オンライン申請についてご紹介していきます。

 

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1.技術・人文知識・国際業務とは?

高度人材|イメージ画像

現状、会社が外国人を雇用する場合に多くが「技術・人文知識・国際業務」の就労ビザを取得します。頭文字をとって「技人国(ぎじんこく)」と呼ばれることもあります。

いわゆる、オフィスワークの業務は「技術・人文知識・国際業務」に当てはまり、肉体労働や単純作業の仕事に従事する場合はこの在留資格を得ることはできません。

1-1.『技術業務』とは

「技術業務」は理学や工学、その他の自然科学分野に属する技術を活用する業務のことを指します。

従事する活動は理系職となり、具体的な該当職種は、機械工学等の技術者やITエンジニアなどです。

 

  • ゲームメーカーでオンラインゲームシステムの開発及び保守運用業務等に従事
  • ソフトウェアエンジニアとしてコンピュータ関連サービスに従事
  • コンピュータ・プログラマーとして、開発に係るソフトウェアについて顧客との仕様の調整及び仕様書の作成等の業務に従事
  • 自動車メーカーで製品開発・テスト、社員指導等の業務
  • 証券会社等においてリスク管理業務、金利派生商品のリサーチ部門等に所属してシステム開発に従事

1-2.『人文知識業務』とは

「人文知識業務」は人文科学や社会科学の分野に属する知識を必要とする業務のことを指します。

主に文系職の活動に従事し、具体的な該当職種は営業、企画、事務職などが挙げられます。

  • 外国船舶の用船・運航業務のほか、社員の教育指導をおこなうなどの業務に従事
  • 海外事業本部において本国の会社との貿易等に係る会計業務に従事
  • IT関連企業との業務取引等におけるコンサルタント業務に従事
  • 本国と日本との間のマーケティング支援業務として、市場、ユーザー、自動車輸入動向の調査実施及び自動車の販売管理・需給管理、現地販売店との連携強化等に係る業務に従事

1-3.『国際業務』とは

「国際業務」とは、外国の文化に基盤を有する思考、または感受性を必要とする業務のことを指します。

名前通り国際業務に従事する活動として具体的な該当職業は通訳や外国語の語学教師などが挙げられます。

 

参照:法務省技術・人文知識・国際業務

2.ビザを申請する上での必要書類

就労VISA|イメージ画像

 

ビザを申請する上で、必要な書類があります。ここでは、技人国・ビザの申請できる条件に分けて説明します。

2-1.技人国で申請できる条件とは

この「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を申請するためには以下の基本的な条件を満たす必要があります。

実務経験年数または学歴要件を満たしていること

申請者は、原則学歴は4年制の大学以上を卒業している必要があります。

ただし、実務経験10年以上を要する場合は専門学校や短期大学卒業でもビザ申請が許可される可能性は十分にあります。

日本人と同等額以上の報酬額があること

企業が外国人を受け入れる上で、学歴や職務経験に加えて採用企業で働く日本人従業員と同様の報酬と給与を支払う義務があります。

これは、労働基準法第3条で「使用者は労働者の国籍、信条又は社会的身分を理由として、賃金、労働時間その他の労働条件について、差別的取扱いをしてはならない」と定められており、守らなければ罰金の対象となります。

継続した雇用が見込めること

正社員雇用に加えて、派遣社員や契約社員、業務委託契約の採用も技人国の申請が可能です。

継続した雇用が見込めるのかという点から見ると、正社員雇用よりも派遣や契約社員の採用はより申請許可のハードルは上がるでしょう。

2-2.ビザを取得できる要件とは

企業の規模が大きい

外国人だけでなく企業側にも雇用する上で必要な条件を満たしていなければ、技術・人文知識・国際業務枠で採用することはできません。

企業カテゴリー1の定義(1) 日本の証券取引所に上場している企業
(2) 保険業を営む相互会社
(3) 日本又は外国の国・地方公共団体
(4) 独立行政法人
(5) 特殊法人・認可法人
(6) 日本の国・地方公共団体の公益法人
(7) 法人税法別表第1に掲げる公共法人
(8)一定の条件を満たす中小企業等
企業カテゴリー2の定義前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,500万円以上ある団体・個人
企業カテゴリー3の定義前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表が提出された団体・個人(カテゴリー2を除く)
企業カテゴリー4の定義カテゴリー1・2・3のいずれにも該当しない団体・個人

カテゴリーが及ぼす影響は主に3つです。

1つ目が提出資料の違い、2つ目は審査機関、3つ目が信用度合いです。

目安として、従業員数が200名以上の企業はカテゴリー2以上に該当するケースが多く、カテゴリーが1に近づけば近づくほど申請がおりやすい傾向があります。

 

しかしながら、従業員数が多くとも、アルバイト・パートの割合が高いと源泉徴収税額は少なくなり、反対に、従業員数が少なくても高所得者である正社員の割合が高いと、源泉徴収税額は多くなるため、あくまでも目安として従業員数をおいてみてください。どうしてもわからない場合は、行政書士に相談してみるのもいいでしょう。

 

もちろん、企業規模が小さいからといって必ずしも技術・人文知識・国際業務のビザが下りないわけではありません。

中小企業が就労ビザを取得するためにより重要なポイントは、業務内容と申請者が持ち合わせるスキルや学歴の関連性です。

業務内容とスキル・学歴の関連性

申請が受理されやすい重要な点は、日本で従事する業務内容と大学の専攻や実務経験の関連性の有無です。

上述した通り、技術・人文知識・国際業務では清掃や警備業務、ウェイターや施工管理技士などの単純労働は認められていません。

 

インバウンド観光対策としての飲食店での通訳業務が許可されることもありますが、申請者の日本語レベルや通訳経験に加えて、来客の外国人割合などもしっかりと入国管理局に提出する必要があるため、技人国で就労ビザを申請する際は、信憑性のある業務の内容と申請者の経験値をすり合わせた採用背景を雇用契約書に記載すると良いでしょう。

2-3.ビザ申請に必要な書類

必要書類は、企業カテゴリーごとに異なります。

自社がどのカテゴリーに当てはまるのか正しく把握し、申請時は提出資料に抜け漏れがないようにしましょう。

全カテゴリー共通の必要書類

1.在留資格認定証明書交付申請書 1通

※地方入国管理官署において、用紙を用意しています。また、法務省のホームページから取得することもできます。

2.写真(縦4cm×横3cm) 1葉
※申請前3か月以内に正面から撮影された無帽、無背景で鮮明なもの。
※写真の裏面に申請人の氏名を記載し、申請書の写真欄に貼付してください。

3.返信用封筒(定型封筒に宛先を明記の上、392円分の切手(簡易書留用)を貼付したもの) 1通

4.上記カテゴリーのいずれかに該当することを証明する文書 適宜

カテゴリー1:
四季報の写し又は日本の証券取引所に上場していることを証明する文書(写し)
主務官庁から設立の許可を受けたことを証明する文書(写し)

カテゴリー2・3:
前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表(受付印のあるものの写し)

5.専門学校を卒業し、専門士又は高度専門士の称号を付与された者については、専門士又は高度専門士の称号を付与されたことを証明する文書 1通

カテゴリー1・2の企業が必要な資料
カテゴリー1及びカテゴリー2については、【共通】以外の資料は原則不要。
カテゴリー3の企業が必要な書類

【共通】に加えて、申請人の活動の内容等を明らかにする次のいずれかの資料

 

【共通】に加えて、申請人の活動の内容等を明らかにする次のいずれかの資料

6. 申請人の活動の内容等を明らかにする次のいずれかの資料 
(1)労働契約を締結する場合
労働基準法第15条第1項及び同法施行規則第5条に基づき、労働者に交付される労働条件を明示する文書 1通

 

(2)日本法人である会社の役員に就任する場合
役員報酬を定める定款の写し又は役員報酬を決議した株主総会の議事録(報酬委員会が設置されている会社にあっては同委員会の議事録)の写し 1通

 

(3)外国法人内の日本支店に転勤する場合及び会社以外の団体の役員に就任する場合
(ア)地位(担当業務)、期間及び支払われる報酬額を明らかにする所属団体の文書 1通
(イ)申請人の学歴及び職歴その他経歴等を証明する文書

 

7.申請人の学歴及び職歴その他経歴等を証明する文書
(1)申請に係る技術又は知識を要する職務に従事した機関及び内容並びに期間を明示した履歴書 1通
(2)学歴又は職歴等を証明する次のいずれかの文書

 

(ア) 大学等の卒業証明書又はこれと同等以上の教育を受けたことを証明する文書。なお、DOEACC制度の資格保有者の場合は、DOEACC資格の認定証(レベル「A」、「B」又は「C」に限る。) 1通

 

(イ) 在職証明書等で、関連する業務に従事した期間を証明する文書(大学、高等専門学校、高等学校又は専修学校の専門課程において当該技術又は知識に係る科目を専攻した期間の記載された当該学校からの証明書を含む。) 1通

 

(ウ) IT技術者については、法務大臣が特例告示をもって定める「情報処理技術」に関する試験又は資格の合格証書又は資格証書 1通
※【共通】5の資料を提出している場合は不要

 

(エ) 外国の文化に基盤を有する思考又は感受性を必要とする業務に従事する場合(大学を卒業した者が翻訳・通訳又は語学の指導に従事する場合を除く。)は、関連する業務について3年以上の実務経験を証明する文書 1通

 

8.登記事項証明書 1通

 

9.事業内容を明らかにする次のいずれかの資料
(1)勤務先等の沿革、役員、組織、事業内容(主要取引先と取引実績を含む。)等が詳細に記載された案内書 1通
(2)その他の勤務先等の作成した上記(1)に準ずる文書 1通

 

10.直近の年度の決算文書の写し 1通

カテゴリー4の企業が必要な書類

【共通】カテゴリー3で必要な資料に加えて、下記の資料が必要。

 

11.前年分の職員の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を提出できない理由を明らかにする次のいずれかの資料

 

(1)源泉徴収の免除を受ける機関の場合
外国法人の源泉徴収に対する免除証明書その他の源泉徴収を要しないことを明らかにする資料1通

 

(2)上記(1)を除く機関の場合
ア 給与支払事務所等の開設届出書の写し 1通
イ 次のいずれかの資料(ア)直近3か月分の給与所得・退職所得等の所得税徴収高計算書(領収日付印のあるものの写し) 1通
(イ)納期の特例を受けている場合は、その承認を受けていることを明らかにする資料 1通

入国管理局が定めるビザ申請処理にかかる時間は1~3ヵ月程度です。
カテゴリー1の企業であれば早くて1~2週間、カテゴリー2は2~4週間、カテゴリー3は1~3ヵ月が目安になります。
しかしながら、過去の申請状況や業務内容等によっては審査に時間がかかり、許可がおりるまで6ヵ月かかったケースもありますので、企業によって申請の処理期間はまちまちです。

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3.在留期間の更新について

更新|イメージ画像

 

「技術・人文知識・国際業務」の在住資格で日本に滞在している外国人の方が、在留期限後も日本で暮らすことを希望する場合は在留期間更新許可申請書を記入し「在留期間更新許可手続き」をする必要があります。

3-1.在留期間更新の概要

費用:4,000円
こちらは許可が下りた際に必要です。新たな在留カードを受け取るときに手数料納付書に収入印紙を貼って提出します。

 

更新にかかる期間:約2週間〜1ヶ月
結果によっては長引くことがあります。また、転職している方の場合は2~3ヶ月かかります。

 

更新申請をおこなう人:外国人本人か行政書士などの資格者
会社の職員が代わりに更新申請をおこなうことはできません。

3-2.更新申請時の審査のポイント

更新申請の審査の基準として挙げられるのは以下のポイントです。

  • 就労ビザの取得時に申請した内容の仕事をしているか
  • 就労ビザの取得時に申請した金額の給与をもらっているか
  • 雇用先の企業の経営が安定しているか
  • 納税をしているか
  • 引越しの際に市町村役場に届出ているか
  • 転職の際に無職の期間が3ヶ月以上ないか
  • 雇用先の変更を届出ているか

上記3つは特に外国人を雇用する会社の方でしっかりと確認する必要があります。

3-3.更新時の注意点

更新申請は有効期限の3ヶ月前から有効期限の当日までおこなうことが可能です。しかし、更新を申請してもすぐに許可が下りるとは限りません。

また万が一申請をし忘れてしまい、期限が切れてしまった場合は日本から強制退去の対象になります。

一度法に触れてしまうと、その後許可が下りなくなる可能性も高くなるので、スケジュールの余裕を持って更新手続きをおこないましょう。

更新期限については、外国人雇用者がうっかり更新手続きを忘れてしまうということが起きないよう、雇用している企業でも管理を徹底しましょう。

 

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4.在留期間更新に必要な書類

書類|イメージ画像

転職がある場合となしの場合によって更新手続きで必要な書類が変わります。転職ありの場合、ほとんど新規と同じ手続き方法になります。

4-1.転職なしの場合の更新手続き

 ▼ 雇用者が用意するもの
  • パスポートの原本
  • 写真1枚(縦4cm×横3cm)
  • 在留カード
  • 在職証明書
  • 住民税の課税証明書
  • 住民税または所得税の納税証明書
  • 直前年の源泉徴収票
  • 健康保険証
 ▼ 企業が用意するもの
  • 税務署の受付印のある前年分の「法定調書合計表」のコピー

     ※上場企業や相互会社等は四季報の写しまたは日本の証券取引所に上場していることがわかる文書の写し、主務官庁からの設立許可証で問題ありません。

  • 登記事項証明書
  • 直近1年の決算書 <
  • 変更の経緯説明書と変更後の職務説明書(職務内容に変更がある場合のみ)

    4-2.転職ありの場合の更新手続き

     ▼ 雇用者が用意するもの
    • パスポートの原本
    • 写真1枚(縦4cm×横3cm)
    • 在留カード
    • 在職証明書
    • 履歴書
    • 大学などの卒業証明書
    • 就業する業務内容に関連する業務に過去に従事した期間を証明するもの(在職証明書など)
    • 住民税の課税証明書
    • 住民税または所得税の納税証明書
    • 直前年の源泉徴収票
    • 健康保険証
    • 申請理由書
     ▼ 企業が用意するもの
    • 税務署の受付印のある前年分の「法定調書合計表」のコピー
    • 雇用者との雇用契約書
    • 会社のパンフレットなどの案内書(沿革、役員、組織、事業内容(主要取引先と取引実績を含む詳細が含まれるもの)
    • 登記事項証明書
    • 直近1年の決算書
      ※上場企業や相互会社等は四季報の写しまたは日本の証券取引所に上場していることがわかる文書の写し、主務官庁からの設立許可証で問題ありません。
    • 雇用理由書や事業計画書

    5.在留申請手続きがオンラインでできるように!

    外国人|イメージ画像

    2019年7月25日より、在留申請の各手続きがオンラインでできるようになりました。窓口に出向く必要がなく、24時間いつでも申請が可能です。オンラインでの申請には事前に利用申出が必要で、こちらは2019年3月29日より受付開始しています。(参照:入国管理局

    5-1.オンライン申請手続きの概要

    対象となる手続き
      • 在留期間更新許可申請
      • 1と同時におこなう再入国許可申請
      • 1と同時におこなう資格外活動許可申請
      オンライン手続きが可能な人
      • 外国人を適正に雇用し、外国人雇用状況届出を履行しているなど一定の要件を満たす外国人の所属機関の職員の方
      • 上記所属機関から上記所属機関から依頼を受けた弁護士又は行政書士の方

        国際人材雇用に関わる方など、技人国の在留資格を持つ外国人を雇用している企業の職員が好ましいが、原則誰でも当人に代わって、上記の手続きをオンラインで申請可能です。

        必要書類:最寄りの入国管理局窓口に提示・提出

        ▶ 提示の必要がある書類

        • 本人確認書類

        ▶ 提出する必要がある書類

        • 在留申請オンラインシステム利用申請書
        • 在職証明書(発行後3ヶ月以内のもの)
        • 誓約書
        • 所属している外国人リスト
        • 所属機関のカテゴリーを立証する資料

        カテゴリー1の場合は上場企業の四季報のコピー等、カテゴリー2の場合は前年分の給与所得の法定調書合計表の源泉徴収税額が1,500万円以上であることが証明された源泉徴収票等(参照:入国管理局

        5-2.オンライン在留申請手続きの注意点

        技術・人文知識・国際業務の外国人雇用者がいた場合でも、現状では無条件でのオンライン申請は利用できないので注意が必要です。

        上記のカテゴリー1か2に属している必要があるなどいくつかの条件があるので、しっかりと確認していきましょう。

         

        ただ今後の利用拡大に向けて条件が緩和される余地は十分にあるでしょう。定期的にオンライン申請についての情報収集をしておくことをおすすめします。

        また、オンライン在留申請利用には有効期限があり、年に一度「定期報告」をもって更新しななければなりません。

        6.まとめ

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        いかがでしたでしょうか?万が一、在留期間の更新を忘れてしまうと大事な社員が「強制送還」といった事態にもなりかねません。

        オンライン化や外国人へのマイナンバー付与などによって手続きは以前と比べてより簡易化されつつあります。

        まだまだ分かりにくくと感じるところも多くあるかと思いますが、言語や文化の違う環境に置かれた外国人雇用者にとってはより難しいものです。

        企業として雇用者をしっかりとバックアップし、外国人雇用者の受け入れ体制を整えていきましょう。

         

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        今まで国内の日本人のみを採用していた職場に、いきなり外国人を採用することはコミュニケーションや文化の違いなど、「さまざまな面で不安に感じる」「そもそも何をすればいいか分からない」という企業様も多いと思います。

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        2013年新卒でネオキャリアに入社後、IT業界での営業を経験しマレーシア拠点へ赴任。海外にて営業マネージャーとして勤務。現在は国内海外事業部にて営業と企画業務などに携わる。2016年から外国人採用に精通しており、日本における外国人採用のトレンド、市況感など幅広くご説明・ご提案可能です!

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