アルバイトを雇う上で「シフト管理」が重要になってきます。

シフト管理の難しさは、いくつもの要因による問題が絡み合い、一筋縄では解決できません。

例えばシフト表をエクセルなどのアナログで管理していると、急な変更などに対応しにくいものです。

本記事では、

・アルバイトのシフト管理について

・アルバイトのシフト管理にまつわる問題

・アルバイトのシフト管理システム・アプリ

についてご紹介します。

1．シフト管理とは

シフト管理とは、複数の時間帯で働くスタッフのシフトを管理することです。

今まで、シフト作成・管理の作業が煩雑になったり、集計に手間取ったりしてしまい、「もっと楽に正確に作成・管理することができれば良いのに」と思ったことはありませんか？

そのような課題を持っている企業は多く、近年、シフト管理のコツや効率的な作成方法、シフト管理に役立つサービスについて注目されてきています。

では、なぜアルバイトのシフト管理サービスが注目されているのか、その背景を掘り下げてご紹介します。

1-1．従来のシフト管理

従来のシフトの管理は、手書きやエクセルなどの計算表ツールは一般的でした。

しかし、手書きやエクセルでの勤務表作成は、担当者がスタッフの希望を取りまとめて、一人ひとりの出勤日数や時間を確認しながら手作業で作っていくため、どうしても時間がかかってしまいます。

スタッフの人数が少ない場合にはこのやり方で問題はありませんが、人数が多くなればなるほど複雑になり、作成がかなり難しくなってくるという課題があります。

1-2．アルバイトシフト管理アプリが今注目されている理由

一方、アルバイトシフト管理システムはまだ多くの企業で利用されてはいません。

ですが、1度導入すると今まで勤務表作成に充てていた労力や時間が大幅に削減されるということで、中小企業を中心に導入が進んでいます。

アルバイトシフト管理サービスの特徴として、最初に操作方法を覚えさえすれば、個人の勤怠データを入力するだけでシフト表が自動作成されるようになるため、業務の効率化やシフト管理の無駄な手間が省けるといったメリットがあります。

また、最近ではシフトが埋まらないときに、同時にスキマワーカーに対して募集をかけることができる「アルバイトマッチングアプリ」と連動したシフト管理アプリが多くなってきています。

アルバイトマッチングアプリは、学生やフリーターなどの「スポットで今すぐ働きたい人」と「今すぐ人手がほしい企業」をマッチングすることができます。

急な欠員への対応や忙しい日だけ人手を借りることができるため、いわゆる「派遣」の形態と似ていますが、派遣よりもコストが抑えられるメリットがあります。

そのため、シフトの穴埋めにもよく活用されています。

2．アルバイトのシフト管理でよくあること

ここでは、弊社の独自調べの「アルバイトのシフト管理でよくあること」をランキング形式でご紹介します。

2‐1．1位　急な欠員時に対応できるスタッフがいない時がある

急な欠員問題は、アルバイトのシフト管理者にとって頭を悩ませる問題のひとつです。

多くのお店などでは人件費を最低限に抑えるために、シフト配置は仕事を回せる最低限の人数であることが多いでしょう。

そのため、1人欠勤してしまうと、仕事を回すことができなくなってしまう恐れがあります。

また、その際に対応できるスタッフがいない場合、店長や正社員が責任を持って出勤しなければならないといったケースも見受けられます。

2‐2．2位　シフト作成に膨大な時間を費やしてしまう

アルバイトのシフト作成が頭痛の種だという管理者も多いかと思います。

適切な人員配置のもと、日々の売上目標に合わせた営業がおこなえるように、管理者は従業員を確保しなければいけません。

学生アルバイトが多い飲食業界などでは、学生の希望にあわせたシフトを作成しなければいけないので、その確認作業にも手間がかかってしまうのではないでしょうか。

当然、給与として支払うことのできる人件費には限りがあります。

アルバイトの能力によって異なる時給を支払っている店舗のシフト管理者にとっては、シフト作成業務はまさにジグゾーパズルのように複雑で、時間のかかる作業かもしれません。

2‐3．3位　従業員のシフト希望の提出が遅い

大抵のアルバイト先では、定期的にアルバイトスタッフさんにシフトの希望を聞く、もしくは提出してもらい、全員分揃ってからシフトを作る流れになっていると思います。

しかし、必ずしも全員が同じ日に提出してくれるかというと、そのようなわけにはいきません。

2‐4．4位　従業員にシフトを周知したあとに修正が必要な場合がある　

上記で述べたとおり、シフトの作成に手間がかかるのは、多くの理由があります。

さらに、「ようやくシフトが完成した！」と思っても、中にはシフト作成後に変更を申し出る従業員もいます。

そのような事態を防ぐためにも、１度仮シフトをアルバイトに共有をし、「これで問題はないか」を確認する必要があります。

それでも変更を求めてくるスタッフや体調不良により出勤が難しい場合などを想定して、予備のスタッフやヘルプを準備しておくのも良いでしょう。

2‐5．5位　時給がバラバラで給与計算が大変

アルバイトの給与計算は大変です。

シフト制を利用する理由は、必要な時間に必要な労働力を確保するためです。

飲食店などでは、必要な労働力が月・週・日によって異なるので、その都度集計して計算する必要があります。

多店舗経営であれば、それぞれの店舗から給与計算期間の締め日以降にバラバラのデータが本部に送られてくるケースもあるかと思います。

その場合担当者は、支払日までの定められた期間内に、アルバイトごとに異なる勤務時間や時給のデータを集計しなければなりません。

手作業であれば、非常に煩雑な作業となるのではないでしょうか。

3．アルバイトのシフト管理におすすめなアプリ

ここでは、実際にアルバイトのシフト作成を効率化するためのアプリをご紹介します。

3-1．アルバイトのシフト管理アプリ4選

jinjer 勤怠

ビズプラシフト

ビズプラシフト(bizplaシフト)は、パズルゲーム感覚で直観的にシフトが作成できるのでシフト作成者の生産性が大幅に向上できます。

また、スタッフの希望とのマッチング精度が上がり、スタッフの定着率が向上する画期的なシステムです。

キンタイミライ

特徴として、豊富な打刻方法があげられます。

iPadやQRコードによる打刻から、ICカード・スマートフォンによる打刻、さらに指静脈認証まで、さまざまな打刻方法に対応します。

また、システムの反応も早く、サクサク仕事をしてくれます。

followスマートタッチ

NTTグループの提供する勤怠管理システムで、セキュリティに関しては、国内最高レベルといえます。

初期設定は簡単で高価な打刻機も必要とせず、担当者の負担軽減につながるような機能も豊富にそろえています。

4．まとめ

いかがでしたでしょうか。今回ご紹介したアプリサービス以外にも、近年でたくさんのアルバイトのシフト管理におけるHRサービスが誕生しています。

勤怠管理システムやスポットバイトの活用は、今後ますますニーズが高まって来ると見込まれます。

そのために、どのサービスがどのような役割を果たすのかを比較し、ぜひ企業様にあったアプリサービスを検討していただければと思います。