オンライン会社説明会を成功させるためには？初心者向けに準備物から徹底解説

コロナ禍になり、新卒採用の場がリアルからオンラインへと移行が進められるようになりました。特にこれまで多くの学生が集まっていた会社説明会が軒並みオンラインになりました。しかし、オンライン化の波に戸惑っている採用担当者も多いのではないのでしょうか。

1．オンライン会社説明会が注目されている理由

2020年より猛威を奮った新型コロナウィルスにより日本の採用状況は大きく変わりました。

それまで対面であった面接や会社説明会のオンライン開催が一般化し、学生は住んでいる地域に関わらず就職できる機会が広がりました。

一方、それまで近隣エリアの企業が主な競合だった場合、全国各地の企業が競合となり、採用に苦戦することがさらに増えました。

株式会社学情が調査したデータでは会社説明会を「オンライン」もしくは「どちらかといえばオンラインで参加する機会が多い」とした学生が合計で78.5%という結果が出ています。

また、学生の希望として「オンライン」もしくは「どちらかといえばオンラインで参加する機会が多い」と答えた割合の合計が68.7％となっており、企業の採用活動においてオンライン化は欠かせないものとなりました。

一方でリアルでの参加を希望している学生も21.6%いることから、それぞれの状況に合わせた柔軟な対応も必要だといえるでしょう。

参考：PR TIMES　株式会社学情アンケート

2．オンライン会社説明会の種類

オンライン会社説明会とひと言にいっても、配信形式や規模によってさまざまな種類があります。

ここでは、オンライン会社説明会の種類について配信形式別、規模別で詳しくご紹介します。

2-1．配信形式別オンライン会社説明会の種類

①リアルタイム配信

リアルタイム配信はビデオ通話のようにリアルタイムの動画を視聴する形式です。

視聴する学生はライブ感を味わうことができ、その場で感じた疑問をそのまま投げかけることができます。

採用担当者は学生の反応をダイレクトに感じ取ることができる利点があります。

②オンデマンド配信

オンデマンド配信はあらかじめ録画した動画を配信する形式です。

好きなタイミングで何度でも視聴ができるため、忙しい学生にとっては利便性の高い配信方法となります。

2-2．規模別オンライン会社説明会の種類

①少人数（テーブル型）

リアルタイム配信型のセミナーで少人数での開催をする場合はテーブル型と呼ばれます。

オンライン座談会のように少人数で学生と密なコミュニケーションを取れることがメリットです。

学生と企業双方の理解促進に繋がったり、学生同士の交流によって情報交換をすることができたりします。

②大人数（ウェビナー型）

大人数の学生に向けてリアルタイム配信をすることをウェビナー型といいます。

同時に多くの学生へ社風や企業文化の理解を促すことができることが利点です。

企業側から一方的に発信する形になりやすいため、チャットを使って学生も主体的に参加できる内容を盛り込むのが良いでしょう。

2-3．番外編

メタバース型

近年話題のメタバースですが、採用活動で活用する企業も出てきているようです。

学生がアバターで仮想空間を見学し、企業の社風がわかるコンテンツを設置することで実際に会社見学に行っているような気分を味わうことができます。

まだ珍しい形式であり、開催実績のある企業は希少価値が高いため、ブランディング効果も見込むことができます。

3．オンライン会社説明会のメリット・デメリット

オンライン会社説明会にはメリットもデメリットもあります。

本章では主に企業側からの視点でオンライン会社説明会についてご紹介します。

3-1．オンライン会社説明会のメリット

①全国どこからでも学生母集団形成が可能

オンライン会社説明会開催においての最大のメリットです。

移動工数や無駄なコストが抑えられ、効率の良い母集団を全国から集めることができます。

また、参加する学生の負担も大幅に減ったことでコロナ前と比べると学生が参加する会社説明会の数は倍になりました。

②会社説明会開催のコストを減らせる

従来、会社説明会を開催したい場合、必ず場所を確保する必要がありました。

しかし、オンラインでは必要ありません。ツールがあれば世界中どこからでも開催することができます。

特に採用予算が少ない企業にとってはコスト面で大きなメリットです。

③人数の調整の煩わしさがない

オフラインでの会社説明会では会場を押さえるため、人数の調整が難しいです。

人数が想定より多ければ会場に入れない学生がでてくる一方で、人数が想定より少なければ、コストが無駄になりかねません。

その点ではオンライン上のキャパシティは気にする必要がなく、人数による開催への影響は少ないでしょう。

④資料やアンケートを簡単に配布できる

オフラインの会社説明会では学生が手元の資料を見ながら説明を受けるには、紙媒体の資料を配布する必要があります。

その点、会社説明会をオンラインでおこなう場合、画面で表示させながらの説明が可能です。

また、学生もパソコンでメモを取りながら説明を受けることができるため、利便性が高いといえるでしょう。

3-2．オンライン会社説明会のデメリット

①コミュニケーション減ったことで

オンライン会社説明会は学生と対面でコミュニケーションが取れないため、どうしても希薄な関係になりがちです。

お互いの人間性や雰囲気など、オフラインでの説明会では伝わりにくい情報を得られるように考える必要があります。

②自社の雰囲気を伝えづらい

今までは選考の過程の中で職場見学など自社の雰囲気を体験してもらうのが容易でしたがコロナ禍以降、会社訪問の機会を設けることが難しくなりました。

職場の雰囲気を直接伝えることができない分、社風を知ってもらうためにオンラインで社員との座談会を設定したり、動画などで発信することで学生に与える情報を増やすようにしましょう。

③説明会参加へのハードルが低い

オンライン会社説明会は自宅からでも参加できるため、軽い気持ちで応募をしてしまうところもデメリットの1つです。

志望度や入社意欲が低い学生は離脱をしてしまいます。

こうした学生に少しでも選考の次のステップに進んでもらうために興味を持ってもらえるような説明会内容を企画する必要があります。

④偶然の出会いが生まれづらい

従来のイベントを活用した会社説明会では多くの企業が一堂に会して説明会をおこなっていました。

そのため、志望していなかった業界に興味を持つなど、偶然の出会いや発見がないのもオンライン会社説明会の大きなデメリットです。

4．オンライン会社説明会の準備物と開催ツール

オンライン会社説明会を実施する前にしっかり準備を整えましょう。

本章では準備物と主な配信ツールをご紹介します。配信ツールは比較をし、自社に合ったツールを使いましょう。

4-1．オンライン会社説明会に必要な準備物

①パソコン（必須）

会社説明会をオンラインで開催するためパソコンの準備は必須となります。

②ウェブカメラ（必須）

パソコンにあらかじめカメラが付いていることがありますが、画質が悪い場合は特にウェブカメラを別途準備しましょう。

③マイク付きイヤホン（必須）

企業側の発言者の周りの音が入るのを防ぎ発言者の音質を良くしたり、学生の声をよく聞き取ったりするためにも準備するようにしましょう。

④インターネット環境（必須）

必ず通信環境が良いところで開催するようにしましょう。

可能であれば有線でインターネットに接続するようにしましょう。

⑤照明・三脚

照明やカメラのための三脚は必ずしも必須ではありませんが、学生に与える印象を良くするために活用しましょう。

4-2．オンライン会社説明会開催に必要な配信ツール比較

このようにオンラインセミナーでよく使われているツールにはそれぞれ特徴があります。

ツールの選び方としては

・必要な機能が備わっているか

・使いやすいか

以上の2点を意識し、選ぶようにしましょう。

5．オンライン会社説明会を成功させるコツ

ただオンライン会社説明会を開催するだけでなく、しっかり採用へと繋げることが重要です。

オンラインならではのコツに留意し、自社での会社説明会にお役立てください。

5-1．適切なタイミングで連絡出来ているか

オンライン説明会は気軽に申込みができる反面、PC準備や当日URLの確認など学生側にも負担があります。

さらに複数の企業説明会に参加している学生にとって、当日参加URLの確認などが漏れてしまうリスクも考えられます。

そのため、開催日前日に学生へリマインドの連絡をすることで学生のフォローをおこないましょう。

5-2．説明会予約からの流れを明確にする

オンライン会社説明会をおこなう際、学生の説明会予約からの流れをきちんと構築する必要があります。

一般的には、説明会予約→説明会URL発行→リマインドメール送付という流れで進めるケースが多いため「誰が、いつ、どの対応をおこなうのか」を採用担当者間でも明確に決めておきましょう。

さらに最近ではリマインドメールの自動化ができるツールもあるため、学生への連絡漏れが起きないように気を付けましょう。

5-3．適切な時間設定をする

オンライン会社説明会はどこからでもいつでも参加ができる利点があります。

しかし、あまりにも早い時間や遅い時間、お昼休憩の時間などは避けるようにしましょう。

特に時間が遅すぎると学生へ「この会社に入るとこんな時間まで仕事させられるのか」とマイナスなイメージを持たれてしまう原因になります。

また、内容に合わせた開催時間の長さを考えることも重要です。

5-4．ツールを使いこなす

オンライン会社説明会の手際があまりにも悪いと「この会社大丈夫なのかな」と学生が不安を感じてしまいます。

当日の流れをスムーズに進行していくためにしっかりとしたスタッフの準備はもちろん、配信ツールの使いこなしやアップデートは必須になります。

また、オンラインツールに慣れていない方向けにツール利用のマニュアルを作っておきましょう。

学生から「URLから参加できない」「画面が表示されない」「名前を変更できない」などさまざまなエラーや問題に対するトラブルシューティングも事前に決めておき、マニュアルにも記載しましょう。　

5-5．リアルタイム配信型とオンデマンド配信型を使い分ける

オンライン会社説明会を成功させるためには、目的に合わせてリアルタイム配信とオンデマンド配信を使い分ける必要があります。

あらかじめ周知していておきたい情報はオンデマンド配信にしたり、学生と交流をしたい企画内容の場合はリアルタイム配信をしたり、ターゲット学生が次の採用フェーズに進みたくなるような全体設計が必要です。

また、リアルタイム配信ではジェスチャーや表情の作り方を少しオーバーに表現したり、オンデマンド配信では一気に企業の組織を説明したり、それぞれの特徴を生かした内容を企画するようにしましょう。

6．まとめ

会社説明会をオンラインでおこなう場合、対面でおこなうオフラインでの会社説明会とは違った準備が必要になります。

配信ツールに慣れることはもちろん、オンライン特有のコミュニケーション方法を理解する必要があります。

オフラインとオンライン両方のメリットを活用したハイブリッド採用を取り入れ、学生の採用機会を逃さないように会社説明会の方法を適宜選択していきながら新卒採用を成功させていきましょう。