どの企業でも人手不足が深刻化する中、採用業務を少しでも効率化したいと考えている採用担当者の方は多いのではないでしょうか。「しかし、具体的にどのような方法を用いれば、採用業務が効率化するのかわからない…」そうした採用担当者のために、3つの施策をご紹介します。

本記事では

・採用担当者の業務における課題

・採用業務の工数を削減する方法

・効率的な採用業務のためのサービス3つ

を順に解説していきます。

ご参考になれば幸いです。

1．採用担当者の業務における課題

まずは、採用担当者の業務にはどのような課題があるのか、その課題の抽出と原因について考えていきます。

採用者の目標数をアップしても現実は難しい

人事担当者の重要な仕事の1つが採用業務です。

今は人手不足が目立つ社会であり、会社からは採用者数を増やすようにいわれることも多いです。

しかし、会社からは「採用を増やせ」と言われるものの、世の中は売り手市場で他社も求人をしているため、採用競合が増えています。

その結果、採用者数が目標に届かずに評価されないといった問題があります。

採用管理の工数が多い

基本、採用管理をおこなうのは人事担当者です。

しかし、人事担当者の職域はかなり広範囲におよび、採用以外の業務も兼務している担当者もいるのではないでしょうか。

採用業務だけでも、母集団形成のための説明会や就職フェアからはじまり、エントリー対応や求職者の面談、内定、入社まで相当な時間を費やしています。

業務を平準化するのは難しく、フェアの準備をして、説明会をおこない、その結果エントリーが急増する。

そのようなタイミングでは往々にして業務過多に陥ってしまいます。

それでも会社の将来のためと踏ん張ってみたものの、応募者が入社を辞退したとなると報われません。

労働時間外でも働かなければならない

採用業務の業務量は応募者の動きによって決まるため、自分たちでコントロールすることができません。

業務に必要な工数が偏ることは日常茶飯事です。

その結果、忙しい時期は残業や休日出勤など、通常の労働時間外でも働かなければならないケースがあります。

とくに最近は、応募者からのアクションに対してレスポンスが遅くなるとすぐに辞退されたりするので、まさに「今日できることは今日終わらせる」という、コミット力が必須という状況になっています。

採用コストが抑えられない

採用コストを減らすことも課題のひとつかと思います。

たとえば、就職説明会やフェアの会場を借りる費用を削って、人が集まりにくいところや狭い部屋で開催した場合、説明会に参加する人数が減り、その結果、エントリー数も減るという、悪循環に陥ってしまいます。

また、すべてを自分たちでおこなえば、外に支払う費用は減りますが、採用担当者の負担が増え、残業が発生して最終的に人件費が増えてしまいます。

2．採用業務の工数を削減する方法とは？

採用業務に多くの工数がかかっていることが、採用担当者を苦しめています。

続いて、増えてしまった工数を減らすための対策を考えていきます。

応募者対応の改善

応募者対応には特にスピードが要求されます。

応募者への対応が遅いと、応募者は「せっかく応募したのにあまり興味をもってもらえていない」のだと判断し、応募を辞退することがあります。

では、応募者への素早いレスポンスをするための方法を解説します。

まず、応募をもらった時点で、自動返信機能を使いましょう。

ほとんどのメールソフトでは自動返信機能がついているので、まずは、素早く「受け取りました」という連絡をいれるようにすることです。

次に応募を受けたら、現在の状況がわかるようにエクセルやGoogleスプレッドシートなどに一括管理するようにしましょう。

特にGoogleスプレッドシートは情報共有がしやすい点でおすすめです。

毎日一括管理シートを更新して、応募に対してのレスポンス状況を明確化します。

共有機能を活用したら席を外している上司や先輩にもシートを元に相談可能です。

そのほかにも、応募者へのレスポンスを速くすることで、会社に対して良い印象を持ってもらうことができます。

採用管理システムの導入

採用担当者に力量があっても、採用業務の絶対量が多いと、仕事があふれてしまうのは避けられません。

そういう状況にならないため、採用管理システムの導入を考えてみてはいかがでしょうか？

さまざまなサービスがでていますが、たとえば今なら求職者と採用担当者をLINEでつなぐサービスもあります。

メールとLINEだとどちらが早くレスポンスできるかというと、LINEですよね。

LINEを使うことで、電話をしてもつながりにくい候補者との連絡や、メールの開封率が低い候補者とのコミュニケーションの課題をクリアしてくれます。

採用管理サービスはコミュニケーション手段以外にも、採用状態を自動で可視化し一元管理するツールもあります。

また、選考の日程を自動で調整するなど、採用担当者の負担軽減するサービスがたくさん組み込まれています。

MOCHICA

採用代行（RPO）サービスを使用

採用管理システムはあくまでもツールを購入して使う方法です。

それでも時間が足りない場合は、採用業務を委託してしまう方法もあります。

それが採用代行サービス（RPO）です。

RPOとは「Recruitment Process Outsourcing」の略で、採用アウトソーシングの意味をもっています。

採用代行サービスは採用管理業務を企業に代わっておこなってくれる人材サービスです。採用業務の一部もしくは全業務をお任せできます。

採用の経験豊富な専門家チームによってサービスが運用されるので、採用効率が上がるメリットもあります。

アウトソーシングするため、費用はかかりますが、その分自分たちの業務に専念でき、費用対効果を考えると結果的にはコスト削減にもつながります。

3．まとめ

これまでは、採用業務の最初から最後までは人事採用担当者がおこなってきました。

現在の売り手市場では人を集めるのも難しく、人事採用担当者の負担が増えています。

本当は、面接などコアな部分に時間をかけたいのですが、現状は、説明会やセミナーの準備、エントリーの情報整理などで手一杯になってしまっています。

そのような中でも応募者からのメッセージに対するレスポンスは早くしなければなりません。

とても時間が足りない状況になっています。

そのような課題に対して、採用業務を効率化するサービスを各社が提供していますので、今回紹介した採用業務を効率化するシステムや採用代行サービスをうまく利用して、良い人材を確保しましょう。