説明会参加人数160%増!たった2名の採用体制で、社内業務から地方出張まで全てをおこなっていた現状をアウトソーシングでサポート

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株式会社アイティフォー様 https://www.itfor.co.jp/index.html

ITサービス

職種 営業職エンジニア職 従業員数
エリア 全国
課題
  • 一定時期に業務が重なる
  • ナビサイトの効果的な活用方法がわからない
求める人材
  • 理系学生
  • システムエンジニア・テクニカルエンジニア職
  • 提案営業職
利用サービス 採用アウトソーシング

1972年の創業以来、金融機関や小売業、地方自治体などに業務用システムの提供をおこなってきた東証一部上場のアイティフォー様。現在では金融機関における業務システムの分野で圧倒的なシェアを獲得しています。

今回は、弊社のRPO(採用代行)サービスをご利用いただいているアイティフォーの内藤様に、採用代行サービス活用に至った背景や導入後の効果などをお伺いしました。

採用アウトソーシングを導入されたきっかけを教えて下さい。

人事への異動と就活解禁日が重なり膨大な業務に追われた

私が人事に異動となったのは2016年2月でした。当時も現在も、採用は私と上司の2名体制でおこなっております。採用の他に労務・給与などの仕事も並行して担当しているので、異動当初は不慣れな仕事に手間取っていました。さらに3~4月という採用業務がもっとも多くなる時期が重なり、膨大な業務量に追われている状況でした。

その際に当時の営業担当の方に状況を相談したら、「こういうサービスがありますよ」と採用業務の代行サービスを紹介していただきました。急いで社内で予算を取り、4月頃に導入を開始したという経緯になります。

ナビサイト以外からの集客を増やした分、その後のフォローが課題

弊社はもともとリクナビ・マイナビの両ナビサイトに掲載しており、ウェブから学生集客がメインでした。ただここ数年はナビサイト経由の集客が落ちていることもあり、最近では合同説明会や学内説明会への出展も少しずつ増やしています。

特にハイシーズンは学内説明会で出張が増えるため、エントリーした学生のフォローという点に課題を感じていました。もう少し手厚くフォローできれば学生の離脱も減らせるのかなと思っていたのですが、マンパワー的に厳しい状況でした。社内で採用担当の人員を追加しようとしたこともありましたが、片手間ではなく専任でとなると難しかったのです。

RPO(採用代行)のサービスを実際に使ってみていかがでしたか?

社内の業務を代行してもらえるありがたさを実感

東京だけでも週2回の説明会や面接など日中は学生対応に多く時間を使っているため、ナビサイト更新やメール配信などの仕事は常に手一杯の状態でした。去年までは地方の採用は別の者に補佐として担当してもらっていましたが、今年からは地方も人事の2名で実施することになったので、週1~2回は大阪や名古屋にも足を運んでいます。

そのような理由から、社内でパソコンに向かえる時間が非常に少なかったので、作業を代行していただけるというのは本当にありがたいなと思っています。

説明会参加人数は160%増、かつ一次面接の予約も85%に

アウトソーシングの導入前後で説明会の参加者数を比べると、前年比160%増でした。これは「セミナーに参加しませんか」という促進メールを定期的に学生へ送っていただいたからだと思います。そのような促進メールを以前はあまり送れていませんでした。

さらに、筆記試験の合格者から一次面接の予約が85%ぐらいあるんですね。それも「面接の予約をしませんか」というアナウンスをこまめにしていただいていたからだと思います。

また、エントリー自体も130%ほど増えていました。エントリー数が増えた要因は特に広告予算を増額したというわけではなく、ネオキャリアの営業の方からのアドバイスでナビサイト予算の使い方を見直したからです。効果が見えないオプションの利用をやめ他のオプション利用に切り替えました。

このように、作業代行だけでなく全体的なアドバイスをいただけることにも満足しています。

RPO(採用代行)サービスの導入の手間などはありませんでしたか?

導入がスムーズで、プラスワンのサービスを受けることができる

「これが大変だった」「手間取った」という記憶はないですね。実際ナビサイトの裏側は結構ややこしくて、よくわからないまま設定をおこない学生に違った形で配信されても困ります。「こういう学生にこのように送りたい」とお願いすると、その通りに設定をしてもらえるのはとても助かりました。

採用活動は人が相手です。システム導入で効率化できる部分もありますが一人ひとりの学生にきめ細かく対応することは難しく、この部分については人の手に委ねなければなりません。

ネオキャリアさんのアウトソーシングサービスの場合は、この人手のかかる部分を本当に細かいところまで代行していただいています。例えば学生への案内について私が相談した時にも、アウトソーシング担当の方が「事例をさがしてみますね」と目的にあった文例を提供してくれました。そうすると、こちらからの依頼もスムーズに進められるので大変助かっています。

今年で3年以上のお付き合いとなるアイティフォー様。継続してネオキャリアに依頼しようと思ったのはなぜですか?

業務をこなすだけではない、採用に対するトータルサポート改善提案

ネオキャリアさんとお付き合いを継続させていただいている理由は、アウトソーシング担当の方も営業の方も一緒になってさまざまな提案やサポートをタイムリーにしていただけている点です。

例えば、弊社の新卒採用の7割はエンジニア採用なのですが、残り3割となる営業の採用に苦戦している年がありました。そのときは、「伝言板の内容を、営業職向けにこう変えると営業希望者の検索に引っかかりやすくなるので応募が来ると思います」と具体的なアドバイスをいただきました。それによって応募者が増え、結果として採用人数を充足させることができました。

また、学生さんが面接を予約できる日程が少なくなってきた際には「もう少し日程を追加した方が予約者が増えると思います」というご連絡をいただき、慌てて日程を増やしたこともあります。

いつも先まわりして私たちのやるべきことをご提案いただけるところが、真に弊社のことをご理解いただいているパートナーさんならではのサービスだと思っています。

今後期待するのは、1to1の採用を実現するための分析とアドバイス

今後は、ただ母集団を増やしていくだけの採用には限界があると思っています。そのため、もっと個人に合わせてピンポイントにアプローチができるよう分析などのご支援があると助かります。

エントリーしている学生の人数や予約した学生の人数などは週次レポートでいただいていますが、他にも「エントリー学生にはどういう人が多いのか」「その後選考に進んでいく学生はどういう人が多いのか」という分析がしたいと思っています。文理の比率などだけでなく「大学・学部・学科・エントリーする時期・住んでいる地域・媒体別の傾向」など。さらには「志望業界・他に受験している会社・ナビサイトでの検索キーワード」といった内容でも分析できるようになれば、というのが理想です。

そういった分析を踏まえて、「じゃあ次はこうしたほうがいいのではないか」というようなアドバイスがいただけるようになるともっとありがたいと思います。私どもの採用の方法もより良く変えていくべく、引き続きお力添えいただけると幸いです。

担当者より(オペレーション担当:北原)

新卒採用ピーク期にお客様が現場の学生とじっくり向き合う時間が少しでも多くなるように、学生への連絡や事務作業を正確に実施することは勿論、面接の予約枠が満席になりそうな場合は新しい日程を事前に用意していただくなど、直前でばたばたとしないために先回りした行動を心がけておりました。

従来行っていた業務の時間を効率化することで、学生対応に集中することができたと伺っており、大変嬉しく思います。 今後もお客様がじっくりと安心して学生と向き合えるよう、全力でサポートさせていただきます。

担当者より(営業担当:鈴木)

アイティフォー様と弊社のお付き合いは、2020年度採用をもって7年目のお付き合いとなります。7年の中で、弊社の担当も産休や異動などで変更があり、私も今年からアイティフォー様をご担当させていただいております。

担当の変更の際、弊社ではその企業様の採用情報や状況を引き継ぐのは当たり前として、前任の思いも引き継ぐよう努めております。

 次年度の採用も既にスタートを切っていますので、より頼っていただけるパートナーになれるよう尽力させていただきます。今後ともよろしくお願い致します。

 

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