アルバイトのシフト管理を簡単にするには？業務が効率化するおすすめサービスをご紹介

近年、日本の人口は減少傾向にあり、企業にとっては人手不足が問題視されています。

求人媒体で募集をかけても、アルバイトを集めるのは困難な時代です。

人手が足りない中でアルバイトの要望に応えながらシフト管理をするのも大変なものです。

現在そのような課題を抱える企業では、少ないアルバイトで効率的にシフトを管理するHRサービスが取り入れられています。

そこで本記事では、

・アルバイトのシフト管理の課題

・アルバイトのシフト管理を簡単にする方法

・アルバイトのシフト管理を効率的にするサービス

をご紹介します。

１．アルバイトのシフト管理が面倒な理由

人件費を削減しながらも労働力を確保するために、多くのアルバイトを抱える店舗も多いのではないでしょうか。

しかし従業員が多ければ、その分シフト管理にかかる時間や手間などの負担は大きくなります。

シフトを作成するために、エクセルなどの表計算ツールを使う店舗もあれば、手書きで作成している、といったような事もよく聞きます。

どちらにせよ、アルバイトのシフト管理・作成には多くの時間がかかります。

では、なぜアルバイトのシフト管理・作成に多くの時間がかかるのでしょうか。

1-1．さまざまな理由で調整が難しい

シフトの作成に手間がかかるのは、多くの理由があります。

また、「ようやくシフトが完成した！」と思っても、シフト作成後に変更を申し出る従業員も中にはいます。

実際に挙げられる理由としては以下のような理由が考えられます。

従業員によって「週3日勤務」「1日5時間勤務」など勤務日数や時間が異なるため、シフト管理者は勤務時間が労働基準法に反していないかチェックをする必要があります。

また、上記でも述べたとおりシフトを作成しても、そこで終わりではありません。

そのシフトをもとに従業員の給与を計算し、人件費が予算を超えていないかを確認する必要もあります。

1-2．そもそも人手が不足しているのでシフトが埋まらない

大前提として、「そもそも人手が不足している」といったことも挙げられます。

挙げられる理由としては、

冒頭でもお伝えした、「人工が減少している」といった理由以外にも、職場環境や人間関係の改善を求められていることもあります。

また、アルバイトの中には学生やフリーター、主婦などさまざまいますが、例えば学生が多い職場だと、長期休みやテスト期間が被ってしまうと、シフトを埋めることが難しくなってきます。

採用の際にはそのようなことを考えながら工夫をして採用することも重要です。

２．アルバイトのシフト管理を簡単にする方法

では、実際にシフト管理を簡単にするはどのような方法が考えられるでしょうか。

2-1．シフト管理サービスの導入

今、中小企業を中心にシフト管理サービス(勤怠管理システム)の導入が進んでいるのをご存知でしょうか。

勤怠管理システムには、

といったメリットが見込まれます。

勤怠管理システムを使うことでシフト作成の時間が省け、業務効率がアップします。

また、給与計算機能も含まれているため、必要以上の人件費が発生しないようにすることも可能で、コスト削減につながります。

2-2．業務委託(BPO)

業務委託(BPO)のメリットとしては、

といったことが挙げられます。

大きな特徴として、BPOサービス業者は業務上さまざまな情報を扱うことから、ISMSやJIS Qなどを取得して情報セキュリティの確保に努めている企業が多くあります。

そのため、情報漏洩防止やBPO導入企業との契約に基づく 適切なセキュリティ管理のほか、法制度の変化にも対処できるためコンプライアンスの向上にも繋がります。

2-3．スキマワーカーの活用

人手を補うために採用する人数を増やすことも1つの手ですが、現在飲食店を中心に「アルバイトマッチングアプリ」を活用されることが多くなってきています。

アルバイトマッチングアプリとは、学生やフリーターといった「今すぐ働きたい人」と「今すぐ人手がほしい企業」をマッチングする、新しいアルバイト採用サービスです。

いわゆる「派遣」の形態と似ていますが、急な欠員にもすぐに対応できるため、シフトの穴埋めにもよく活用されています。

2-4．外国人アルバイトの採用

人手不足が深刻化するアルバイトの現場において、労働力として近年採用率が上昇しているのが、「外国人留学生」です。

実際に雇用している企業では、「真面目で熱心、よく働いてくれる人が多い！」と評判も上々の様子です。

また、これから大阪万博も開催されるため、日本の外国人採用のニーズは今後も増える見込みです。

2-5．職場環境・待遇の改善

職場環境・待遇の改善の大きな効果は、従業員の抱えるストレスが軽減されるのみならず、それによってアルバイトの応募が増えることです。

ある調査では、日払いのアルバイトは通常の月1度の給与振込みのアルバイトに比べ、4倍の応募数があるそうです。

ほかにも、従業員同士が感謝を伝える仕組みをつくって笑顔の溢れる職場にする、主婦に向けた時短勤務を受け入れるなど、小さなことでも改善できることは多々あるはずです。

まずは身近なことから見直してみてはいかがでしょうか。

2-6．繁忙期の出勤者にインセンティブの贈呈

年末年始などの繁忙期に出勤をお願いするということは、なかなか難しいです。その際には、繁忙期の出勤者にインセンティブの贈呈をすることも1つの手です。

また「繁忙期の出勤者には時給を200円UP」など、繁忙期には時給を上げてみることもおすすめです。

３．シフト管理に活用できるおすすめのサービス2選

ここでは、ネオキャリアで取り扱うシフト管理に活用できるおすすめのサービス3選をご紹介します。

3-1．勤怠から給与までを一括管理　勤怠管理システム　jinjer

jinjerは、アルバイトの勤怠管理とシフト管理がこれ1つで完結できるサービスです。

操作のしやすさを重視した管理画面で誰でも簡単にシフトを作成することができます。

従業員からの希望シフトも1クリックで集められ、効率的なシフト作成が可能になります。

特徴

・他の勤怠管理システムと比べて料金が安い

・導入がスピーディ

・操作がわかりやすい

3-2．業界トップクラスの導入企業数を誇る前払給与サービス　enigma

enigmaは、従業員が働いた分だけの給与をいつでも、どこでも受け取り可能にする福利厚生サービスです。

特徴

・振込業務は必要なし

・各種勤怠管理システムと連携

・使いやすい企業用の管理画面

まとめ

いかがでしたでしょうか。

求人媒体で募集をかけてもアルバイトを集めるのが困難な時代の中で、アルバイトの要望に応えながらシフトを作るのは大変です。

そのような時代だからこそ、従来の採用手法・シフト管理だけではなくより業務が効率化するようなサービスの導入の検討が必要になってきます。

シフト管理でお困りの企業は是非参考にしてみてください。