事務の面接は「受かるコツ」を押さえることが大切！想定質問や事前準備とは

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事務は多くの女性から人気を集めている仕事であるため、面接で採用担当者の印象に残る回答をしないと、内定を獲得できる可能性は低いといえます。

そのため、事務への転職を目指しているのであれば、面接のコツや想定質問については事前に確認しておくべきです。

本記事では、事務の面接を控えている人に向けて、事務職の面接で聞かれやすい質問や受かるための事前準備などを解説します。

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事務職の面接は難易度が高い！

前述した通り、事務は女性からの人気が高い仕事であり、選考倍率も高いです。厚生労働省の「job tag」によると、2023年度の一般事務の有効求人倍率は「0.33倍」とされています。

有効求人倍率とは、求職者一人当たりの求人数を指す数値です。そのため、一般事務の求人数は求職者数よりも低く、企業選考では競争が激しくなりやすいといえます。

事務への転職を成功させるためには、内定を獲得するためのコツを理解し、ほかの応募者との差別化を図ることが大切です。

企業側の立場も理解しよう！事務の採用担当者が面接で見ているポイント

事務の面接を突破するためには、企業の採用担当者がどのような視点で応募者を見ているのかを知っておくべきです。

ただ質問に対する回答を伝えるだけでは、ライバルと差をつけることは難しいため、採用担当者の目線に立った回答をするためにも確認しておきましょう。

事務の採用担当者が面接で見ているポイントは、以下の通りです。

事務職としての基本的なスキルが備わっているか

事務の仕事は、WordやExcelを使った資料作成、データ入力から、社内外とのやり取りまで幅広い業務を担います。

そのため、未経験の場合は研修コストがかかりやすく、事務職としての基本的なスキルが備わっていて、研修コストを抑えられる人材であるかを採用担当者は確認しています。

たとえば、Excelで関数や表作成の基本操作ができるか、メールの文面などで正しい敬語がきちんと使えるかなどです。

このことから面接では、「Officeなどのツールをどの程度使えるのか」「これまでにどのような事務的作業を経験してきたのか」を具体的に話せるようにしておきましょう。

事務職の仕事内容と性格面がマッチしているか

事務の仕事はミスが許されない仕事であるほか、繰り返し業務や細かいチェック作業も発生します。

そのため、細かい作業でもミスなく丁寧に進められるかなど、事務職の仕事と応募者の性格面がマッチしているかを面接では見ています。事務職の仕事内容にマッチしている主な性格は、以下の通りです。

自身の性格が事務業務と相性が良いことを具体的なエピソードを交えながら伝えられると、採用担当者が採用を前向きに検討できる材料になります。

自社の社風や職場の雰囲気と合っているか

事務の仕事に適した性格だと判断できても、社内の雰囲気に合っていなければ、すぐに辞めてしまう可能性が高いです。そのため、採用担当者は、応募者の性格が社風や職場の雰囲気に合っているかも面接で見極めています。

たとえば、少人数で黙々と作業を進める職場であれば、一人で考えて行動できる人材が求められやすいです。一方で部署をまたいでのコミュニケーションが多い会社では、気配りや柔軟に対応できる人材が好まれるでしょう。

志望動機を伝える際などに、社風や雰囲気と自身の価値観がマッチしていることを伝えられると、採用担当者の印象にも残りやすくなります。

事務職として採用されやすい人の特徴

事務職の仕事は幅広いため、様々なスキルを活かしやすいです。そこでここでは、事務の面接で評価されやすいスキルを3つ紹介します。

自分自身のスキルと照らし合わせてみて、面接でのアピールポイントに繋げられるか確認してみてください。事務職として採用されやすい人の特徴は、以下の通りです。

コミュニケーション能力がある

事務職と聞くと、「人とあまり関わらない仕事」と思う人もいるかもしれません。しかし実際は営業担当や上司、取引先と連絡を取るケースも多く、コミュニケーションが欠かせない仕事です。

たとえば、急な依頼に対して相手の意図を正しく理解し、必要な情報を整理して回答する力や、周囲と連携しながらスムーズに業務を進める力が求められます。

このような背景から事務職の採用選考では、「報告・連絡・相談」がきちんとでき、相手に合わせた伝え方ができる人が採用されやすい傾向にあります。

スケジュール管理ができる

複数の業務を同時に抱えることが多い事務職では、スケジュール管理ができるかどうかで採用担当者からの評価が変わります。

たとえば、納期を守ることはもちろんのこと、突発的な業務にも対応できるスケジュール管理などが求められます。そして、このように先を見越したスケジュールを立てられる人は、事務職として頼られる存在になる可能性が高いです。

面接ではこれまでの仕事や学生時代の経験をもとに、どのようにスケジュールを立てて実行してきたかを、具体的に話せるようにしておきましょう。

臨機応変に対応できる

事務の仕事では決まった作業を正確にこなすことが求められますが、想定外の事態にどう対応するかも問われます。

たとえば、印刷機の不具合や急な会議資料の差し替えなど、イレギュラーな出来事は日常的に発生します。このような事態が発生した際に、自分で判断して対応する力、もしくは判断するために必要な情報をすぐに集められる力が、事務職には求められるのです。

ただ指示を待つのではなく、「どうすればこの場をスムーズに乗り切れるか」を考えて行動できる人は、事務の面接では高く評価される傾向にあります。

仕事の悩みを誰かに相談したい･･･そう感じていませんか？

第二新卒エージェントneoは、第二新卒に特化をした転職支援サービスです。「仕事が辛いけど転職してもいいのかな？」など仕事に関する一人ひとりのお悩みに寄り添います。今の悩みをだれに相談したら良いかわからないと感じている方は、キャリアアドバイザーに相談してみても良いかもしれません。

回答例文付き！事務の面接で聞かれやすい4つの質問

事務の面接では、事務だからこそ聞かれやすい想定質問がいくつかあります。事務職の定番質問に対してスムーズに回答するためにも、回答例文を参考に自分だけの回答案を考えておきましょう。

「事務職を志望した理由を教えてください」

事務職の志望理由を伝える際は、事務職に近い仕事をした経験などから事務職に魅力を感じたことを伝えましょう。また、事務職のどのような仕事が自分に合っているのかを具体的に伝えることも大切です。

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【例文あり】未経験から経理事務を目指す場合の志望動機の書き方をご紹介

「課題にぶつかった際の乗り越え方を教えてください」

課題にぶつかった際の乗り越え方を伝える際は、自分の非を認め、どのような点を改善したのかを明確に伝えることが大切です。

事務の仕事では様々な問題に直面する可能性が高いため、自分で考えて行動できる問題解決能力が選考で問われます。

「これまでの経験やスキルを事務職としてどのように活かせると思いますか？」

未経験で事務職を志望する場合、どのように活躍できるかを聞かれる可能性が高いです。

そのため、これまでに経験してきた業務と事務仕事の共通点を見つけ出し、それを伝えられるように整理しておきましょう。

「事務職として大切だと感じることはなんですか？」

事務職として大切なことを聞かれる場合は、応募者が事務の仕事について正しく理解しているかを、採用担当者は確認しています。

そのため、大切だと感じることをただ伝えるのではなく、事務の仕事内容と絡めながら「なぜ大切だと感じるのか」までをきちんと伝えられるようにしておきましょう。

受かるコツは？事務面接の事前準備

事務職は人気の高い職種の一つであり選考倍率の高さから、事前準備無しでは内定を勝ち取ることは難しいです。

そのため、選考通過率を高めるためにも、入念な事前準備は欠かさないようにしましょう。ここでは事務の面接で評価されやすくなるための4つの事前準備を解説します。

事務面接の事前準備は、以下の通りです。

事務職に役立つ資格を取得する

未経験で事務を目指す際、事務の基本知識が備わっていることを客観的に伝えられる資格は、選考での武器になります。

特に「日商簿記3級」や「MOS（Microsoft Office Specialist）」などは、実務にも直結しやすいため、事務の面接で評価に繋がりやすいです。資格を取得することで、面接時の回答に説得力を持たせられます。

面接の流れを抑えておく

事務に限らず一般の面接は大まかな流れが決まっているため、面接の流れを事前に想定しておくことで、落ち着いて受け答えができるようになります。事務面接の大まかな流れは、以下の通りです。

この中でも「事務職に活かせるスキルや経験」「入社後に想定しているキャリア」などの質問は、企業によって準備している質問が異なります。

そのため、企業ごとの頻出質問を参考に、臨機応変に対応できるようにしておきましょう。

一方で「自己紹介」や「志望理由」については、どの企業からも聞かれる可能性の高い質問であるため、スムーズに回答できるようにしておくことが大切です。

逆質問は事前に考えておく

面接の最後に面接官から、「何か質問はありますか？」と逆質問をされる可能性があるため、事前に考えておくことが重要です。

この際、「特にありません」と答えてしまうと、企業に対する関心の低さや準備不足と受け取られてしまいます。

逆質問を通じて「会社で働きたい」という意欲を伝えられると、最後に良い印象を残して面接を終えられるため内定獲得率も高まります。

事務職に強い転職エージェントに相談する

事務職は転職難易度が高い仕事であるため、一人で転職活動を進めると、「内定を獲得できない」と悩んでしまう可能性が高いです。

内定の獲得に悩まないためにも、事務職に強い転職エージェントに相談し、面接などの選考を有利に進めましょう。

転職エージェントに相談することで、事務求人を紹介してもらえるだけでなく、事務職ならではの面接の傾向や、企業ごとの社風なども知ることができます。

事務職におすすめの転職エージェントを知りたい場合は、こちらの記事を参考にしてください。

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事務職におすすめの転職エージェント厳選8社｜その他利用すべき転職サイトも紹介！

事務の面接で好印象に繋がる逆質問例

事務の面接に臨む際の事前準備として、逆質問を考えておくことが大切であると紹介しました。しかし、どのような逆質問が面接で好印象になるのか疑問を抱いた人もいるでしょう。

ここではそんな人に向けて、事務の面接で好印象に繋がりやすい逆質問を3つ紹介します。

「事務職になるにあたって意識しておくべき心構えはありますか？」

この逆質問は、「自分をより良く成長させたい」という素直さや向上心を伝えられる質問です。

事務職として必要なマインドを積極的に学ぼうとしている姿勢を伝えられ、ポテンシャル採用を検討してくれる可能性を高められます。

「どのような人物が事務職として評価されやすいですか？」

この逆質問は、会社に合わせた働き方に調整しようとする姿勢を伝えられるため、柔軟性と協調性の高さを採用担当者にアピールできます。

また「社内で活躍できる存在になりたい」という意識の高さも合わせて伝えられるため、入社後の活躍に期待が持てる人材として選考を進めてくれます。

「事務職として将来どのようなキャリアパスを描けますか？」

逆質問として事務職としてのキャリアパスを確認することで、「長く働く意欲」や「成長志向」があることを採用担当者に伝えられます。

そのため、定着率を重視している企業にとって、魅力的に映りやすい質問です。

またキャリアパスへの関心は自分の将来を真剣に考えている証拠にも繋がるため、「将来を見据えて事務職に就くことを考えている」という点も評価の材料となる可能性があります。

仕事別！事務の面接でアピールできるスキルや経験

事務の仕事は多岐にわたるため、様々な仕事の経験を活かせます。そこでここでは、仕事別で事務の面接でアピールできるスキルや経験を紹介します。

経験のある仕事がある場合は、面接時に伝えるアピールポイントの参考にしてください。

製造職

製造職には「正確さ」「丁寧さ」「ルール遵守」といった事務職に欠かせない共通点があるため、仕事内容を通じてアピールポイントを見つけやすい仕事です。

事務職の面接でアピールできる製造職のスキルや経験には、次のような例が挙げられます。

製造職として品質チェックや工程管理などを経験してきた場合は、これらのスキルが身に付いているかを考えてみてください。

販売職

販売職で培える「相手のニーズをくみ取る力」や「接客応対」は、社内外の関係者とやり取りする事務の面接では大きなアピールポイントに繋がります。

事務職の面接でアピールできる販売職のスキルや経験例は、以下の通りです。

特に顧客対応を通じて培えるコミュニケーション力や電話対応力、クレーム対応力は、事務職として必要な「相手目線で動ける力」や「丁寧な言葉遣い」で重宝されます。

営業職

営業職は自身のスケジュールを管理し、日頃の業務を効率良く回すことが求められるため、事務職の選考でアピールしやすい仕事だといえます。

事務職の面接でアピールできる営業職のスキルや経験例は、以下の通りです。

営業職では複数の顧客とやり取りをするため、「段取り力」「調整力」などを培えます。

そのため、事務職としてのマルチタスクな仕事をこなせることを、営業経験を交えながら面接でアピールできます。

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営業職から転職したい人におすすめの仕事8選｜向いている人の特徴や平均年収の一覧あり

まとめ

事務は女性から人気の高い仕事であるため、面接を受ける際は万全の体制で臨むことが大切です。そのため、面接を受ける際は、頻出質問や事務職として評価されやすいスキルなどを事前に押さえておきましょう。

また一人で転職活動を進めることが不安なのであれば、本記事で紹介した事務職に強い転職エージェントに相談し、正しい方法で事務職への転職を進めることも大切です。

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