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【新卒向け】一般事務の志望動機で好印象を与える書き方3とは？
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目次
※本記事は弊社公式サービスのプロモーションを含みます。
※「キャリアトラス」は、厚生労働大臣から有料職業紹介事業（許可番号13-ユ-313782）の許可を受けている株式会社ネオキャリアが運営する就職・転職情報サイトです。
一般事務の仕事に就職したいと考えているものの、一般事務の志望動機をどうやって書けば良いのかわからないという就活生は多いのではないでしょうか？
本記事ではそういった就活生に向けて、一般事務を目指す場合の就活で好印象を与える志望動機の書き方を3STEPでご紹介いたします。例文もご紹介しますのでぜひ参考にしてください。
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この記事のまとめ
- 一般事務とは書類作成、処理、ファイリング業務や電話対応、データ入力、伝票処理、来客対応などの一般的なオフィスワークを行う仕事
- 一般事務では主に「コミュニケーション能力」「PCスキル」「迅速かつ正確な作業力」「臨機応変な対応力」「高いスケジュール管理能力」が求められる
- 就活で一般事務を目指す場合、「なぜ一般事務を選んだのか」「なぜ中でもその企業を選んだのか」を明確にして志望動機に落とし込むのが重要
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一般事務とは？特徴を把握しよう
一般事務とは、書類作成、処理、ファイリング業務や電話対応、データ入力、伝票処理、来客対応などの一般的なオフィスワークを行う仕事で、具体的には下記のような業務内容が挙げられます。
・データ入力
・電話・メール対応
・資料作成
・部署内外の連携
・来客対応
・郵便物の受取・郵送
・発注業務
・伝票処理
職場にもよりますが、一般的に一般事務職は残業が少なく、ワークライフバランスを重視したい生活を送りたい方に向いており、新卒者でも就職を目指すことが可能です。
ちなみに、中小企業などの場合は一般事務が営業事務や経理事務、人事の事務業務などの業務も兼任するケースがあり、その場合はより幅広い知識が必要になります。
一般事務に求められる人物像
一般事務にはどのような人が向いているのでしょうか。ここでは、一般事務に求められる人物像についてお伝えしていきます。
コミュニケーション力が高い人
一般事務と聞くと一人でコツコツ作業をするような印象を抱くかもしれませんが、実際には他部署との連携が必要なシーンも多く生じるため、基本的なコミュニケーション力が高い人は重宝されるでしょう。
迅速かつ正確に作業をすることができる人
PCスキルが求められるのはもちろんのこと、資料作成など依頼された業務を迅速かつ正確に処理することは一般事務職の本質といえます。
作業の速さや正確性を担保するためにはわからないことをそのままにせず、可能な限りその場で調べたり質問したりして解決するという習慣をつけることが大切です。
臨機応援な対応力のある人
一般事務の仕事では幅広い分野の業務をカバーしなければならないケースもあります。
そのため一般事務の仕事に就くにあたっては経験したことのない業務に対しても無責任にならず、その都度必要な情報を調べ、周りと協力しつつ処理する対応力があると良いでしょう。
スケジュール管理能力のある人
一般事務の仕事では他にも様々な資料作成を依頼されるため、納期漏れが起きぬよう、一つひとつのタスクに対する細かくスケジュール管理できる能力も求められるでしょう。
一般事務の志望動機に必要な要素を把握しよう
志望動機を書く前に、まずは志望動機に必要な要素を理解しておきましょう。
なぜ一般事務を志望するのか
まずはなぜ一般事務職を志望しているのかについて書いてきます。数ある職種の中で、なぜ一般事務が良いのかを具体的なエピソードを交えて伝えると信憑性の高い志望動機を作成することができるでしょう。
「組織を下支えすることができ、長期的に活かせるスキルも培えるから」など、一般事務ならではの志望動機を考えてみてください。
なぜ志望企業を選んだのか
次になぜ志望企業を選んだのかについて伝えましょう。志望動機を通して採用担当者は、企業への志望度の高さを確認しようとしています。
他の企業でも使えるような内容になっていると、「うちの企業への志望度は低いのでは」と思われてしまう可能性もありますので、志望企業ならではの良さの中から、就活生自身が魅力に感じていることを伝えられると良いでしょう。
入社後どのように活躍しようと考えているのか
採用担当者は、就活生のポテンシャルや熱意以外にも、入社後に活躍してくる可能性の高い人材かどうかという点も見極めようとしています。
そのため、志望動機では熱意ややる気だけでなく、入社後どのように働きたいと考えているのか、入社後に成し遂げてみたいと思っていることは何か、といった入社後を見据えた話も盛り込むことで、入社後の活躍可能性を示唆することができるでしょう。
企業が求める人物像も把握しておこう
- 志望動機では、熱意を伝えることも大切ですが、いかに「うちの企業で働いてもらいたい」「この人材と一緒に仕事をしたい」と採用担当者に感じてもらえるかという点も重要なポイントです。
そのため、志望企業ではどのような人物が求められているのかを把握し、自分自身の強みに合致した点をアピールすると、採用担当者に好印象を与えることができるでしょう。
企業の社風や業務内容によっても求められるものが異なりますので、事前に企業研究をおこなっておくことも大切です。
フレームワークに沿って志望動機を書く
情報収集や自己分析をもとに志望動機で伝えたいことが決まれば、あとは文章に起こすだけです。
必ずしもオリジナルの構成にこだわる必要はなく、シンプルでわかりやすい文章構成にすることで、漏れなくこちらの魅力を伝えるのが重要です。
文章力に課題がある就活生は第三者にチェックしてもらうなどして、「て・に・を・は」や接続詞の使い方のほか、「です・ます」調に統一されているかなどを細かく確認しましょう。
結論から伝える
まずは冒頭で結論を述べます。最初に結論を端的に伝えることで読み手はその先の内容を想起しやすくなるため、採用担当者の理解度を増す効果があります。
理由を端的に伝える
結論を伝えたら1文程度で、端的に理由を説明しましょう。
具体的なエピソードを伝える
端的に理由を説明したら、その理由の根拠となる具体的なエピソードについて伝えます。「過去の経験や自分の考え」と「志望企業の考え」がマッチしていると説得力が増し、熱意が伝わる志望動機となるでしょう。
入社後どのように活躍していきたいのかを伝える
そして最後に、その企業へ入社した後どのように活躍していきたいのか、どのようになりたいのかを述べて締めくくります。
【例文】就活で一般事務を目指す際の志望動機
最後に、一般事務を目指す場合の志望動機の例文をご紹介いたしますので、ぜひこちらも参考にしながら納得のいく志望動機の作成を目指してみてください。
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まとめ
志望動機は重要視される項目の一つですので、手を抜くことなく対策を練っておきたいところです。
就活では複数の企業にエントリーをするため一社一社異なる志望動機を考えることは非常に大変な作業だと思います。しかしながら、熱意を込めて作成した内容は必ず採用担当者や面接官に伝わりますので、「この一社が自分の運命の一社になるかもしれない」という気持ちを大切に志望動機を作成してみてください。
一人で志望動機を作成するのは不安･･･そう感じている就活生は、就活エージェントなどの就活支援サービスを活用してみても良いでしょう。
本記事が少しでも就活のお役に立てば幸いです。
就活の悩みを相談したい...そう感じていませんか？
この記事を書いた人
就･転職専門ライター
さりぃ
大学時代は法学を専攻、卒業後は人材紹介企業にて約5年間就･転職専門ライターとして累計1,000本以上の記事を執筆。並行して、第二新卒層をターゲットとした就･転職支援事業のサービスサイトの管理責任者としてWebマーケティングも担当しておりました。
いわゆる「フリーター」というポジションから正社員としての働き方に切り替え、サービスサイトの責任者を任せていただけるまでになった経験を活かし、
就･転職のノウハウだけでなく、「人生の選択肢の多様性」「自身の選択への向き合い方」について発信することで少しでもお役に立てれば幸いです。
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