円満退職できる「退職理由の伝え方のポイント3選」｜ケース別のポイントも

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職場を退職する際にはできるだけ円満に進めたいものかと思いますが、特に悩みやすいのが退職理由の伝え方です。どのように伝えれば納得してもらいやすく確実に退職できるのか、よくわからないという方は少なくないでしょう。

そこで本記事では円満退職するための退職理由の伝え方のポイントをご紹介いたします。例文も掲載いたしますので、ぜひ参考にしてください。

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退職理由の伝え方ポイント（１）伝えるタイミング

前提として、円満退職を目指すにあたり、退職理由を伝える際には下記の3ポイントを踏まえておくのがベターです。

まずは退職の意思表示をするタイミングについて見ていきましょう。

退職の3ヵ月前に伝える

円満退職を実現するためには、できるだけ職場の負担が軽減するように配慮するのがポイントです。そしてその観点から、退職希望時期の3ヵ月ほど前に退職の意思表示を行っておくのがベターです。

というのも、3ヵ月前に退職することがわかっていれば後任者の選定や引継ぎに十分時間を割けるため、職場としては不安要素が少なくなるためです。

ただし、法律上では退職の意思を伝えた2週間後であれば退職できることになっているほか、就業規則上で定められた期間（退職日の1ヵ月前としていることが一般的）に則れば問題ないケースが多いため、長期的に退職を拒否されてきた場合やハラスメントを受けている場合は例外です。

繁忙期直後のタイミングが狙い目

退職の意思を伝えるタイミングとしては繁忙期直後がおすすめです。

繁忙期中に伝えてしまうと「この忙しい時期に辞めるなんて無責任だな」などとマイナスイメージを与えてしまいかねませんが、繁忙期が明けて落ち着いた頃であれば上司も冷静に話を聞きやすくなっています。

繁忙期中に率先して働いている姿を見せておけば退職時に背中を押してもらいやすくなりますので、その点も念頭に置いておきましょう。

繁忙期・人事異動前後は避けよう

先ほどお伝えした通り、退職の意思を伝えるタイミングとして繁忙期はNGですが、人事異動前後も避けるのが無難です。

この時期は企業全体で慌ただしくなりやすく、特に人事異動の直後に退職希望を出すと企業としてはまた人員配置を考える必要が出てきてしまい、二度手間になってしまいます。

退職理由の伝え方ポイント（２）アポの取り方

次に、退職の意思を伝える際のアポの取り方についてです。

直属の上司へ事前にアポを取る

前提として、直属の上司へ事前にアポを取るのがマナーです。口頭でも問題ありませんが、周りに従業員が多くて直接伝えにくい場合には電話やメール、チャットツールでの連絡しても構いません。

メールやチャットツールで連絡する際には、下記のような内容を送ると良いでしょう。

一対一で口頭で伝える

退職の意思を伝える際には、会議室などの一対一で話せる静かな空間を確保したうえで口頭で伝えるのがマナーです。周りの人に話の内容が聞こえるような場所で話すのはナンセンスですので注意しましょう。

退職理由の伝え方ポイント（３）切り出し方・伝え方

次に、退職の意思の切り出し方と伝え方についてです。ただ退職理由をストレートに伝えるだけでは場合によっては角が立ちやすくなってしまうため、下記のような流れで伝えると良いでしょう。

ポイントとして、退職の意思表示をする際にはあくまで相談ベースという姿勢を見せるのがベターです。

「〇月〇日に退職します。意思を変える気はありません」といった強い姿勢を見せてしまうと、マイナスイメージに繋がりやすくなってしまいます。

かといって曖昧な態度では引き留められてしまう可能性も否めないため、退職の意思は変わらないことを示しつつも、退職日については相談するという姿勢を見せると良いでしょう。

また、「業務量が多い」「給与が低い」などの職場に対する不満を伝えるのはNGです。マイナスイメージを与えるだけでなく、「条件を良くするから残ってほしい」などと引き止められる原因にもなり得るためです。

上記のようなネガティブな退職理由しか思いつかないという場合には、ポジティブな理由に変換するのがおすすめです。

たとえば「残業が多い」ことが理由の場合には「残業が多いから辞めたい」→「自分の時間がないから辞めたい」→「スキルアップの勉強をする時間がないから辞めたい」→「ライフワークバランスを整えつつ資格の勉強をするために退職したい」などと言い換えることが可能です。

退職の意思表示を伝える際の例文を掲載しておきますので、ぜひこちらも参考にしてください。

ちなみに、今後の転職先がまだ決まっていないという場合にはできるだけ早く見つけるのがベターです。というのも、転職市場においては退職後のブランクが長くなればなるほど企業から内定が出にくい傾向があるためです。

「なかなか内定が出ずに困っている」「どんな企業を選べば良いのかわからない」という方は転職エージェントに相談するのが便利です。

転職相談だけでなく求人紹介や選考対策などを講じてもらえるほか、サービスによっては企業へ推薦してくれる場合もありますのでぜひチェックしてみてください。

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【ケース別】円満退職するためのベストな退職理由の伝え方

ちなみに、退職理由ごとに伝え方をさらに工夫することでより一層マイルドに退職理由を伝えることができます。ここでは退職理由別での伝え方をお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。

体調不良、病気が退職理由の場合

まず、体調不良や病気が理由で働き続けることが難しい場合には、現状を細かく職場に共有するようにしましょう。

一時的に治療に専念したいという場合には、休職のほか、嘱託社員として働いたり、在宅勤務に変更したりすることを提案してもらえる可能性があります。

ただ、体調不良の原因や内容について具体的に伝えるのがはばかられる場合は「治療に専念するために退職したい」とストレートに伝えましょう。

ちなみに、医師の診断書を事前に用意しておくと現状を客観的に伝えやすく、深刻さを示しやすくもなります。

結婚、妊娠、出産･育児が退職理由の場合

結婚や妊娠、出産･育児が理由で退職したい場合には「育児や家庭に専念したい」「家族で話し合ったうえで結論が出た」など、最終的な理由を明言すると良いでしょう。

また妊娠中にはつわりや切迫早産などのトラブルで退職時期が早まる可能性もあるため、安定期に入り次第早めに報告し、引継ぎを進めましょう。

親の介護や家庭の事情が退職理由の場合

なお、親の介護や配偶者の転勤に伴う引っ越しが理由の場合には、できるだけ事情をそのまま伝えましょう。

詳細な事情は伝えにくいという場合には「家庭の事情で家族と相談して決めた」と伝えれば問題ありませんので、話せる範囲で伝えてください。

短期離職する場合

「面接で聞いて想像していた内容と実際の業務内容が違った」といったような理由で、入社してすぐに退職したいと考える場合もあるでしょう。

こういったケースの場合、「聞いていた内容と違うから退職したい」とストレートに伝えてしまうと企業側に責任があるような聞こえ方になってしまい円満退職が難しくなるため、「自分のイメージと違った」「自分が細かく確認しきれていなかった」など、自分にも責任があるような言い回しで伝えるのがポイントです。

また、直接お世話になった相手には感謝の気持ちも伝えられるとより角が立ちにくくなります。

こういう場合はどうすれば良い？

ちなみに、急遽退職する必要がある場合や上司が多忙で時間を確保できない場合もあるかと思いますので、ここではそういった場合の対応方法について簡単にお伝えします。該当する方はぜひ参考にしてください。

急遽退職しなければならない場合

「親が体調を崩して介護が必要になった」「家庭の事情ですぐに引っ越さねばならなくなった」「怪我をしてしまい仕事を続けられなくなった」など、自分の意思とは関係なく急遽退職しなければならなくなってしまった場合には、事情をそのまま素直に伝え、緊急性が高いことを連携しましょう。

法律上、原則としては2週間前までに退職の意思表示をする必要がありますが、こういったやむを得ない事情がある場合、職場の合意が得られれば即日退職することができるため職場に相談してみてください。

上司が多忙で時間を確保できない場合

退職の意思を伝えたいにもかかわらず、上司が出張続きだったりシフトの時間が合わなかったりしてなかなか意思を伝えられないという場合には、退職時期が先延ばしになってしまいがちです。

そういった場合には、「相談させていただきたいことがあるため少しだけお時間をいただけますでしょうか」などと事前にメールなどで連絡し、アポを取りましょう。

もしそれでも連絡が取れない場合やタイミングが合わない場合には、人事部に相談してください。

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