就活エージェントの断り方について | 元キャリアアドバイザーが徹底解説！面談や内定辞退、退会など状況別に例文付きで徹底解説

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頼れる就職活動のプロである就活エージェントですが、実際に利用してみたものの、「面談や求人紹介を断りたい」「キャリアアドバイザーとの相性が合わない」「紹介求人が希望と大きく異なる」「他社で内定をもらい就活を終えた」などの理由から、サービスの利用を断ろうと考えている人もいるのではないでしょうか？

一度登録したからといって利用し続けないといけないわけではないので、いつでも利用を断ることは可能です。
とはいえ、「関係性を悪化させたくない」「お世話になったので断りづらい」「断る理由や失礼の無い伝え方が分からない」など、疑問や不安を感じる方もいらっしゃると思います。

この記事では就活エージェントのキャリアアドバイザーとして約3年間、累計1,500名ほどの就活生の支援をしてきた立場から、断る際の注意点や、失礼の無い断り方を状況別に例文を交えて解説します。
安心して気持ち良く就職活動を進めていただくためにも、ぜひ参考にしてみてください。

就活の悩みを相談したい...そう感じていませんか？

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就活エージェントを断る際の注意点

断る際は必ず連絡を入れましょう

就活エージェントを断る際は、必ず連絡を入れましょう。
「他社で内定をもらったので選考を辞退したい」「サービスに不満があるので退会したい」などの理由から就活エージェントを断る場合、何も連絡をせずに音信不通になるのではなく、必ず就活エージェントに断りの連絡を入れましょう。
なぜなら何も連絡をせずに放置すると、就活エージェントはもちろん、就活エージェント経由で紹介された企業にも迷惑がかかる可能性があるためです。
また、音信不通で放置してしまうと、就活エージェントから連絡が繋がるまで何度も連絡が来て、あなた自身も煩わしい思いをする可能性があります。
そのため、少し面倒に感じてしまうかもしれませんが、断る際は必ず就活エージェントに連絡を入れましょう。

断りの連絡は電話もしくはメールで行う

就活エージェントへの断りの連絡は電話もしくはメールで行いましょう。
近年ではLINEを導入している就活エージェントも増えておりますが、断りの連絡は電話もしくはメールで行うことがビジネスマナーの観点から失礼が無く、適切だと判断されます。
どうしても電話で伝えにくいなどの場合はメールでも構いませんので安心してください。

電話の特性として即座に相手に情報を伝えることができます。
面接の直前でのキャンセルなど緊急度の高い場合には電話が連絡手段として適しています。
一方で相手が着信に気づかない、電話を受けることができない状況の場合は、電話で着信を残すだけでなく、留守電メッセージやメールも入れておくと良いでしょう。

メールの特性としてはテキストで履歴を残せるので、お互いの認識の祖語を無くしたり、記憶に頼らずにいつでも情報を見返すことができます。また採用条件の確認などエビデンスを残した方が良いやり取りの場合には、メールが連絡手段として適しています。
一方で面接の直前のキャンセルの連絡などの場合は、相手がメールを受信していることに気づけない可能性もあるため、緊急度の高い内容は必ず電話もセットで連絡を入れましょう。
送信したメールに返信が無い場合も、併せて電話で連絡を入れると良いでしょう。

このように電話とメールの特性を理解し、それぞれの状況に応じて適切な連絡手段やコミュニケーションを心掛けましょう。

選考辞退や内定辞退はできるだけ早めの連絡を

選考辞退や内定辞退はできるだけ早めの連絡を心掛けましょう。
連絡をするタイミングが遅くなると就活エージェントはもちろん、応募先企業にも迷惑がかかってしまいます。選考辞退や内定辞退が決まったタイミングでなるべく早く就活エージェントに連絡を入れましょう。
ちなみに就活エージェント経由で紹介された企業は基本的に、直接企業に連絡をする必要が無く、就活エージェントに辞退の旨を連絡すれば問題無いです。
例外として就活エージェントに連絡を入れた際に「直接企業に連絡をしてください」と指示を受ける場合もあります。その際は指示に従い直接企業に断りの連絡を入れましょう。

断り連絡への返信が来た場合に放置しない

「他社で内定をもらったので選考を辞退したい」「サービスに不満があるので退会したい」などの理由から就活エージェントに断りの連絡を入れた際に、就活エージェントから折り返しやメールの返信が来る可能性があります。
その際は、放置をせずに速やかに折り返しや返信などの対応をしましょう。
放置をしてしまうと、選考辞退や内定辞退、就活エージェントの退会などの対応が完了したと判断されずに就活エージェントや企業と認識の齟齬が生まれる危険があります。

どうしてもすぐに返事が難しい場合は、「ご連絡ありがとうございます。現在手が離せない状況のため、〇日までに確認し、ご連絡させていただきます。」など簡単でも構いませんので確認した旨を相手に伝えましょう。

断りの意思を明確に伝える

就活エージェントに断りの連絡を入れる際に、「気まずい」「嫌われたくない」「失礼に思われてしまうのでは」などの不安や懸念が生じる方も多いと思います。
しかし、断りの意思を明確に伝えず、曖昧な表現をしてしまうと就活エージェント側も断りの連絡と認識できずに、正しく対応してもらえない可能性があります。
「辞退したい」「退会したい」など明確な表現や、言い切る表現でハッキリと自身の断りの意思を伝えましょう。
もちろん丁寧に伝えることは大事なので、枕詞や相手への感謝や敬意の意思を伝えながらも、明確に断りの意思を伝えることで失礼の無いように伝えることを意識すると良いでしょう。

状況別就活エージェントの断り方【例文付き】

①サービス登録後の面談を断る場合

「就職ではなく大学院に進学することに決めた」「親の家業を継ぐことになった」などの理由からサービス登録後に面談を断ることもあるかと思います。

この段階では求人紹介前のタイミングで、やり取りはあなたと就活エージェントの間のみになりますので、この場合はメールのみの連絡で問題ありません。
ただし、面談直前のタイミングの場合はメールだけだと担当者も気づけない可能性があるため、必ず電話でも断りの連絡を入れましょう。
面談の調整など対応してくれたことに対して感謝とお詫びの気持ちを伝えましょう。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

②面談後にサービス利用を断る場合

「キャリアアドバイザーの対応に不満があった」「期待していたサービスを受けることが難しいことが発覚した」などの理由から面談後にサービス利用を断ることもあるかと思います。

面談後にサービス利用を断る場合は、適切な表現を選ぶことを意識しましょう。
「キャリアアドバイザーの対応に不満がある」「キャリアアドバイザーと相性が合わない」など直接的な表現で伝えるのではなく、「自分の将来のビジョンや就活の軸と照らし合わせた時に合っていなかった」など柔らかな表現に変えることで相手に失礼な印象を与えずに伝えることができます。<

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

③紹介求人を断る場合

「紹介求人が希望と違った」「既に自身で過去に受けたことがある企業だった」などの理由から紹介求人を断ることもあるかと思います。

まずは求人を紹介してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。
その上で「なぜ紹介求人を断るのか」という理由も明確に伝えると良いでしょう。
遠慮して理由を伝えないと、キャリアアドバイザーも今後どのような求人を紹介して良いのか分からず、希望に合わない求人を紹介され続けてしまう可能性があります。
明確に理由も伝えることでよりあなたにマッチした求人を紹介してもらえる可能性が高まります。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

④応募後に選考を断る場合

「ホームページを確認したところイメージと違った」「自己分析が深まり志望業界が変わった」などの理由から応募後に選考を断ることもあるかと思います。

一度応募する意思表示をした上で断ることに対してお詫びの気持ちを伝えましょう。
就活エージェントは応募後に企業に日程調整などの連絡をしている可能性もあります。
迷惑をかけないためにも、できるだけ早めに辞退の連絡を入れましょう。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

⑤日程調整後に面接を断る場合

「体調不良」「大学の授業と日程が重複してしまった」などの理由から日程調整後に面接を断ることもあるかと思います。

日程調整後で就活エージェントにも応募先企業にも双方に迷惑をかけてしまいます。
誠意を伝えてお詫びすることが大切です。
電話で連絡を入れることで、より丁寧な印象やお詫びの気持ちが伝わるでしょう。
また面接直前のキャンセルの場合は、緊急度が高いため必ず電話でも連絡を入れましょう。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

⑥面接実施後に断る場合

「会社の目指すビジョンと自分の将来のビジョンの方向性が違った」「面接官の印象が悪く意向が下がった」などの理由から面接実施後に辞退をする場合もあるかと思います。

面接実施後に断る場合は、面接の貴重な時間を頂いたことにまずは感謝の気持ちを伝えましょう。
その上で「なぜ辞退をするのか」という理由も伝えてあげましょう。
理由が不明確なまま辞退の連絡だけを入れてしまうと、面接の機会を提供してくれた就活エージェントにも応募先企業にも失礼な印象を与えてしまいます。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

⑦内定を断る場合

「採用条件が希望と合わない」「他社で内定を頂いたため就職活動を終了する」などの理由から、頂いた内定を断ることもあるかと思います。

単に「内定を辞退したい」だけでなく、「より志望度の高い企業に内定をもらったため辞退したい」など率直に理由を伝えてあげることで相手も納得してもらえます。
就活エージェントも応募先企業も内定を出すまで、沢山の時間や工数をかけてくれています。重要な内容なので、感謝の気持ちを伝えながら丁寧に電話で断りの連絡を入れましょう。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

⑧キャリアアドバイザーの変更を希望する場合

キャリアアドバイザーも人間である以上、相性の問題が発生します。
キャリアアドバイザーに改善して欲しい点がある場合は、率直に本人に伝えるのも一つの手ですが、改善が見込めないなどの理由からキャリアアドバイザーの変更を希望する場合もあるかと思います。

キャリアアドバイザー本人に直接伝えるのは気まずいと感じる方もいますよね。
その場合は就活エージェントの事務局やカスタマーセンターに電話もしくはメールで連絡を入れましょう。
その際に改善して欲しい点がある場合は率直に伝えても問題ありません。率直に伝えることで別のキャリアアドバイザーが担当してくれる際に、あなたへの接し方に改善点を意識して対応してくれるため、より満足のいくサービスを受けることができます。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

⑨一時的にサービス利用停止したい場合

そもそも就職活動をするのか、大学院進学や留学なども検討したいなどの理由で一時的に就活エージェントのサービスを利用停止したい場合もあるかと思います。

就活エージェントから何度も連絡が来てしまう可能性があるため、一時的にサービスの利用停止をしたい場合も必ず連絡を入れましょう。
特に紹介求人の中で応募や日程調整、選考中などの企業が無い場合は、就活エージェントとのコミュニケーションで完結するため連絡はメールでも問題ありません。

その際に、就職活動を再開する場合はこちらから連絡する旨を伝えることで、就活エージェントからの状況確認などの不要な連絡を避けることができます。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

⑩就活エージェントを退会する場合

「キャリアアドバイザーを変更してもサービスの改善が見込めない」「他社で内定を頂き就職活動を終了した」などの理由から就活エージェントを退会する場合もあるかと思います。

他社で内定を頂き就職活動を終了する場合は、そのまま伝えて問題ありません。
またもし何かしらの不満があり退会を希望する場合は、今後再度同じ就活エージェントを利用する可能性も低く、最小限のやり取りにしたいと思う方も多いと思います。
その場合は、明確な理由を伝えずに「一身上の都合により」などの曖昧な表現で、退会の意向を伝えても問題ありません。

状況に合わせたメールの例文を下記に記載しております。
電話での連絡の際にも活用できるかと思いますので参考にしてみてください。

就活の悩みを相談したい...そう感じていませんか？

就職エージェントneoでは、一人ひとり異なる就活状況、強み、適性、思考を加味してあなたに合った最適なアドバイスをしています。ES、履歴書、面接など個別性の高い疑問や悩みについても、一緒に考え内定に向けて伴走します。一人で就活を続けることが辛いと感じている就活生はぜひ一度相談してみてください。

就活エージェントに不満がある場合

キャリアアドバイザーを変更してもらう

キャリアアドバイザーも人間なので、どうしても相性の問題は発生します。
対応など改善して欲しい点がある場合は、直接言いにくいかもしれませんが伝えることで改善が見込める可能性もあります。
また、改善が見込めない場合などはキャリアアドバイザーの変更の希望を伝えましょう。
キャリアアドバイザー本人に直接伝えにくい場合は、メールで伝えるか、キャリアアドバイザー宛ではなく就活エージェントの事務局やカスタマセンター宛に電話もしくはメールで連絡しましょう。

また変更を希望する場合は、変更を希望する理由も遠慮せずに明確に伝えましょう。
理由を伝えることで別のキャリアアドバイザーに変更してもらった際に、改善点を意識してあなたに接してくれるため、結果として満足度の高いサービスを受けられる可能性が高まります。

その際に、できるだけネガティブな表現ではなくポジティブな表現に言い換えることで就活エージェント側にも失礼の無い印象を与えることができます。
たとえば「面接対策を十分にサポートしてもらえていない」という不満があった場合に、そのままストレートに伝えるよりも「面接対策をより手厚くサポートして欲しい」とポジティブな表現に言い換えた方が相手に与える印象も前向きになります。

他の就活エージェントを利用する

複数の就活エージェントを併用しても問題ありませんので安心してください。
就活エージェントによって「1回あたりの面談時間を沢山使ってくれる」「面接対策が手厚い」など強みが異なったり、「大手求人が多い」「ベンチャー企業に詳しい」など紹介求人の傾向も変わります。
複数の就活エージェントを併用することであなたにとってより納得のいく就活を進めることができます。

ただし、あまりに沢山の就活エージェントを併用するとスケジュール管理や連絡が大変になったり、「どこの就活エージェントからどの企業を紹介してもらったか」など分からなくなってしまう可能性もあるため、最終的には2～3社の就活エージェントに絞ることをおすすめします。

就活エージェントの断り方についてよくある質問

就活エージェントの断りは必ず連絡しないといけない？

断りの連絡は必ず入れましょう。
面倒に感じたり、億劫に思えるかも知れませんが、就活エージェントや紹介された企業に迷惑をかけてしまったり、何度も就活エージェントから連絡が入ってきたり、あなた自身にもデメリットが多くなってしまうため断りの連絡は電話もしくはメールで必ず入れましょう。

メールで断っても問題ない？

基本的にメールで断っても問題ありません。
ただし、体調不良などで直前で面接のキャンセル連絡をするなど緊急の場合は、メールだけだと就活エージェントや企業側も気づけない可能性がありますので、電話で断りの連絡を入れましょう。

紹介求人を断ると今後紹介してもらえなくなる？

紹介求人を断っても引き続き求人紹介を受けることはできますのでご安心ください。
ただ紹介求人を断るだけでなく、理由も合わせて就活エージェントに伝えることで、今後あなたにピッタリの求人を紹介してくれる可能性が高まります。
「部活動の関係で平日に開催している選考会は参加が難しい。」
「営業職ではなくエンジニア職で紹介して欲しい。」
などの理由も紹介求人を断る際に合わせて伝えることで、キャリアアドバイザーも「今後はこういった点を配慮して求人を紹介しよう」など改善に取り組むことができます。

面接の日程調整済みの場合、何日前までに断る必要がある？

何日前までという明確な決まりはありませんが、出来るだけ早く断りの連絡を入れましょう。
日程調整済みの場合、企業側も人事や現場の責任者、役員、社長など様々な人達の貴重な時間を割いて調整してもらっています。
断る際は出来るだけ早く伝えましょう。
体調不良など致し方ない理由を除いてなるべく当日や前日など直前のキャンセルの連絡は避けましょう。
ただし、何も連絡せずに不参加という事態は一番避けるべきです。

就活エージェントによっては「〇日前までにキャンセルの連絡をしてください」などのルールが決まっている場合もありますので、詳しくは利用中の就活エージェントに確認してみましょう。

面接を受けて結果が出る前に断ることは可能か？

面接を受けて結果が出る前に断ることは可能です。
結果を待たずに断りの連絡を入れるのは失礼に感じてしまうかもしれませんが、いずれにしても断るのであれば、なるべく早めに断りの連絡を入れるに越したことはありません。
企業によっては担当者に合否の決裁権が無く、社内で面接の合否の稟議を行っている可能性があります。合否の結果に関わらず辞退することが決まっているのであれば、企業にとっても稟議の時間も無駄になってしまい、本来であれば別の候補者の方や別の業務に時間を充てることができたかもしれません。
このように断りの連絡は出来るだけ早く入れる方が、就活エージェントにも紹介された企業にもかえって迷惑になりません。

選考中にどうしても退会したい場合はどうすれば良い？

なるべく早めの連絡を入れましょう。
連絡が遅くなったり、面接などの直前になってしまうと就活エージェントだけでなく紹介された企業にも迷惑をかけてしまうことになってしまいます。
選考中に辞退することで面接の機会を提供してくれた就活エージェントにも、応募先企業にも少なからず迷惑がかかります。面接の機会を提供してくれたことに感謝の気持ちを伝えながらお詫びと断りの連絡を入れましょう。

内定先を聞かれた場合は答えないといけない？

内定先を聞かれた場合は無理に答えなくても大丈夫です。

具体的な企業名を伝えたくない場合、何も答えたくない場合もあるかと思います。
それぞれの場合に応じて伝え方を下記に記載しております。

▼具体的な企業名を伝えたくない場合
「IT業界の企業です。」とぼかして伝えても問題ありません。
それでも企業名を聞かれた際は「申し訳ございません。企業名は控えさせてください。」などと断れば問題ありません。

▼何も答えたくない場合
また業界も答えたくない場合は「申し訳ございません。回答を控えさせてください。」と断れば問題ありません。

退会理由は必ず伝えないといけない？

どうしても伝えたくない場合は無理に伝えなくても大丈夫です。
「一身上の都合により退会を希望いたします」など理由を明確にしない伝え方もあります。
他社に内定を頂き就職活動を終了する場合は、申し訳ない気持ちもあるかもしれませんが、これまでお世話になった就活エージェントに報告の意味も込めて、率直に伝えてあげると双方にとって気持ちの良いコミュニケーションを取ることができます。

【番外編】満足度の高い就活エージェント3選

ここまで就活エージェントの断り方に関する注意点や状況別の例文などについて解説してきました。
キャリアアドバイザーとの相性や紹介求人への不満などで就活エージェントの退会や変更を検討されている方もいると思います。
ここでは、そんなあなたにおすすめの口コミ評価が高評価の満足度の高い就活エージェント3選をご紹介します。

就職エージェントneo

まとめ

就職活動のプロであり心強い味方の就活エージェントですが、キャリアアドバイザーも人間である以上、相性の問題が発生したり、エージェントによっては満足のいく求人を紹介してもらえないケースもあります。
また就職活動を終了する、一時休止するなどの理由から断りの連絡を入れる場合もあります。

いずれにしてもお互いに気持ちの良いコミュニケーションが取れるように、それぞれの状況に合わせて適切な連絡手段や伝え方を身に着けられるようにこの記事が参考になれば幸いです。

人によっては就活エージェントに断りの連絡を入れることを「お世話になったのに申し訳ない」「嫌われてしまうのではないか？」「失礼に思われてしまうのでは？」など悪いことのように感じてしまう人もいるかと思います。しかし、感謝と敬意を持って断りの連絡を入れれば全く問題ありませんし、一番大事なのはあなた自身が安心して納得感を持って就職活動を進めることです。
< そのために就活エージェントに断りの連絡を入れることを遠慮したり、後ろめたく感じる必要は全くありません。この記事を参考に断る際の注意点や技術を身に着けて、安心して就職活動を進めていってくださいね。

就活の悩みを相談したい...そう感じていませんか？

就職エージェントneoでは、一人ひとり異なる就活状況、強み、適性、思考を加味してあなたに合った最適なアドバイスをしています。ES、履歴書、面接など個別性の高い疑問や悩みについても、一緒に考え内定に向けて伴走します。一人で就活を続けることが辛いと感じている就活生はぜひ一度相談してみてください。