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インターンメールの決定版！就活生がすぐに使えるシチュエーション別例文付
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目次
※本記事は弊社公式サービスのプロモーションを含みます。
※「キャリアトラス」は、厚生労働大臣から有料職業紹介事業（許可番号13-ユ-313782）の許可を受けている株式会社ネオキャリアが運営する就職・転職情報サイトです。
インターンに参加するまでの間、採用担当者や企業担当者とはメールでのやり取りが主流です。LINEやチャットとは異なるメールならではのビジネスマナーを知らなければ、非常識な就活生としてレッテルを貼られてしまう可能性もあります。
そこで本記事では、インターンに参加したい就活生が知っておくべきメールに関するマナーや、インターンのさまざまなシチュエーションにあったメール文例をご紹介します。
メールの作成方法に不安のある就活生はぜひ参考にしてみてください。
この記事のまとめ
- インターン関連メールは「宛先」「件名」「宛名」「挨拶・自己紹介」「本文」「署名」で構成されている
- インターン関連メールは「就業時間内に送信する」「24時間以内に返信する」「自分の返信で終える」
- インターン関連メールを送信する前に「宛先・宛名」「誤字脱字」「本文の改行」「署名」に誤りがないか再度チェックする
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インターンで就活生がすぐに使えるメール文例【シーン別】
インターンで就活生がメールを送るタイミングはいくつかあります。
ここでは、シーン別にメール文例をご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
①インターン受け入れのお礼をお伝えしたい場合
②インターンを辞退したい場合
③インターンへの参加連絡を待ってほしい場合
④インターン日程変更・日程調整をしたい場合
⑤インターン後のお礼メールを送りたい場合
インターン受け入れのお礼を伝えたい場合
インターン受け入れのお礼メールを送る際は、まず初めにインターンに参加する意思を伝えます。そのうえで、インターン参加に対する熱意や想いを伝え志望度の高さをアピールしましょう。
❏例文
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学科の就活太郎と申します。
この度は、貴社のインターンへの参加を
受け入れていただきありがとうございました。
貴社のインターンに精一杯取り組ませていただく所存です。
インターン参加に向けて少しでも貴社のことが理解できますよう準備して参りますので
当日は何卒宜しくお願い致します。
インターン選考やインターンを辞退したい時
インターン選考やインターンを辞退したい場合は、行けないと分かった時点ですぐに連絡するようにしてください。
メールで連絡する場合には、なぜ辞退をするのかをできる限り詳しく説明し、丁重に謝罪しましょう。
❏例文
お世話になります。
〇〇大学〇〇学科の就活太郎と申します。
非常に光栄なお話なのですが、
今回はインターンへの参加を辞退させていただきたくご連絡致しました。
家庭の事情でこの日にお伺いすることができないというのが辞退の理由です。
せっかく選考していただきましたのにこのような結果となってしまい
大変申し訳ございません。
私としても非常に残念です。
今後また機会がございましたら、
その際はぜひ何卒宜しくお願い致します。
POINT
- 辞退をする際は必ず連絡を
体調不良など直前でやむを得ず辞退する場合には、メールではなく電話で連絡することをおすすめします。その他の理由での当日キャンセルはNGです。また、ドタキャンなどは言語道断です。連絡は必ず入れることが社会人への第一歩です。
CHECK！
辞退をすることで本選考に影響をするのではないかと不安に思う就活生も多いと思いますが、マナーを守り常識的な手順で辞退をすれば、基本的には問題ありません。
ただし、一部の企業ではインターンが本選考の一部として組み込まれていたり、インターン参加者は特別選考されるなどインターンの参加が採否に影響するケースもあるので、辞退する場合はよく考えてから判断するようにしましょう。
インターン選考やインターンの参加連絡を待ってほしい時
複数の企業へ同時に申し込みをしている場合など、日程調整がすぐに出来ない状況も発生することが想定されます。インターン選考やインターン参加の返答がすぐにできない場合には、なぜすぐに参加可否の連絡ができないのか理由を伝えしょう。
その際は、必ずいつまでに返事をするのかを明記してください。
❏例文
お世話になります。
〇〇大学〇〇学科の就活太郎と申します。
インターンの面接日程をご調整頂き、誠にありがとうございます。
あいにくですが頂いた日程での都合がつかず、現状だと参加が難しい状況です。
現在、予定の調整をしておりますので、暫しお待ち頂くことは可能でしょうか。
〇月〇日中には改めてご連絡させていただきます。
ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、ご確認の程宜しくお願い致します。
インターン日程変更・日程調整をしたい場合
スケジュールが合わない等の理由で別日程の提示をお願いしたい場合には、まず簡潔にスケジュールが合わないことを伝え、その上で別日程を提示しましょう。
別日程を依頼する場合には、自分の都合の良い日程を3通り程度提示します。そのほうが企業も日程を調整しやすくなります。
□例文
お世話になります。
○○大学〇〇学科の就活太郎と申します。
インターン面接の日程をご調整いただきありがとうございます。
あいにくですが、ご提示いただいた日程は大学の講義があるため、
面接に伺うことができません。
可能であれば、下に提示する3日程の内からご調整いただくことは可能でしょうか。
○月○日 10:00-14:00
○月○日 13:00-18:00
○月○日 15:00-17:00
以上です。
お手数をおかけしますが、ご検討の程よろしくお願い致します。
インターン参加後にお礼を伝えたい場合
インターン後のお礼メールを送る際は、感謝のメッセージ、感想、学んだこと、認識が変わったことなどについて自分の言葉で書きます。
またインターンで経験したことを今後どのように活かしていくのかについても伝えましょう。
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学科の就活太郎と申します。
この度は貴社のインターンに参加させて頂き、ありがとうございました。
貴社のインターンで実際に〇〇業界の業務を経験させていただいたことで、
〇〇職の詳細を知ることができ、今後の学生生活で学ぶべき方向性が明確になりました。
今回のインターンを通じて、実際に勤務しておられる皆様の生の声をお聞かせ頂き、
イキイキと活躍しておられる姿を拝見できましたことで、
貴社で働きたいという思いが一層強くなりました。
今後の本選考においても、今回のインターンでの経験を活かして全力で取り組みたいと考えております。 この度は、誠にありがとうございました。
末筆ながら、貴社の一層のご繁栄と皆様のご多幸をお祈り申し上げます。
インターンメールの構成を知っておこう
インターンに参加する場合、メールを活用することが多くなります。
ここまで例文をご紹介していきましたが、ここでは、基本的なビジネスメールの構成についてお伝えします。
メールを送信する前に、メールの構成に間違いがないか念のためチェックをしておきましょう。
ビジネスメールは下記の6つの手順で構成していきます。
①宛先
②件名
③宛名
④挨拶・自己紹介
⑤本文
⑥署名
社会人になってもメールを使うことは多いのでしっかり理解しておきましょう。
①宛先
就活サイトやホームページなどにメールアドレスが記載されている場合はコピー&ペーストをします。名刺に記載されているメールアドレス宛にメール送信をする場合は、打ち間違いのないよう注意し、メール送信前に2～3度確認してください。
メール作成途中で間違って送信をしてしまわないように、宛先は最後に入力しても良いでしょう。
POINT
- 企業のメールアドレスは登録しておこう
企業のメールアドレスはPC上に登録しておくと便利です。複数の企業にメールを配信すると返信が来た際に分からなくなってしまうケースがあるので、送信前にメールアドレスを登録する癖をつけておきましょう。
登録する場合は「社名」「部署名」「氏名」を入力し、間違いがないかダブルチェックを行います。また、登録した内容通りに企業のメーラーに表示される場合もあるため、氏名には失礼のないよう「〇〇様」と敬称を付けましょう。
【メールアドレス名の登録例】
株式会社〇〇 人事部 就活花子様
②件名
件名には、メールの内容と差出人を記入します。
採用担当者には複数の就活生からメールが届いているため、メールを開かなくてもメールの内容や誰からのメールなのかが一目で分かるように配慮します。
■件名の例
「インターンの御礼 【〇〇大学 就活太郎】」
POINT
- 返信する際は件名を変更しない
企業から届いたメールに返信する場合は、件名を変えないように注意しましょう。 件名でメールを管理している場合もあり、企業側がメールを見失ってしまう可能性もあるので、「Re:届いたままの件名」で返信します。
③宛名
宛名は「企業名」「部署名」「採用担当者名」の順に記載しましょう。 項目別にチェックポイントをお伝えします。
企業名を記載する場合
・「株式会社」などの法人格は省略しない
・㈱などの略字も使用しない
・ホームページなどで正式名称を確認する
部署名を記載する場合
・正式名称で記載する
・部署名が不明の場合は省略も可
・部署宛の場合は、「御中」と記名する
例）株式会社〇〇 部署名 御中
採用担当者名を記載する場合
・漢字の間違いなどがないか念入りにチェックする
旧字体での表記の場合は、新字体に変更せずに旧字体を用いる
例）〇髙山 ×高山
・採用担当者の名前が分からない場合は、「採用担当者様」と記入
宛名の間違いはマイナスイメージを与えてしまう可能性があるため、メール送信前に再度間違いがないか確認してください。
④挨拶・自己紹介
メールの本文を書く前に簡単な挨拶と自己紹介を記入します。
下記参考文例をご紹介します。初回と2回目以上の場合とで挨拶文面を使い分けましょう。
初めて連絡する場合
「初めてご連絡させていただきます。〇〇大学〇〇学部の就活太郎と申します。」
2回目以上の場合
「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の就活太郎です。」
⑤本文
本文の冒頭で、メールを送った目的を伝えましょう。目的別の本文例は次の章でご紹介します。
本文を書く際に注意したい点は、「正しい言葉遣い」です。
就活では、正しい敬語が使えるかどうかもチェックされているため、メールを送る前にその表現は正しいかを確認してから送信してください。
正しい敬語表現についてわからないという就活生は以下を参考にしてみてください。
⑥署名
署名とは自分が何者かを伝えるためのもので、ビジネスメールの場合は必ず文面の最後に署名を付けます。
署名には「氏名」「大学名・学部・学科」「電話番号」「メールアドレス」を記載します。 採用担当者は署名の電話番号やメールアドレスを見て連絡するケースもあるため、連絡の取りやすいものを記入しておきましょう。
また、「-」や「＝」などの記号を使用し署名を囲み、署名がひと目でわかるようにします。
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
就活太郎
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科
携帯電話：090-〇〇〇〇‐〇〇〇〇
メールアドレス：〇〇〇〇@〇〇.〇〇.jp
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
POINT①
- 就活用にWebメールアドレスを作成する
インターンや就活で活用するメールアドレスはgmailやyahooメールなどの「Webメール」がおすすめです。 ドコモやソフトバンクなどのキャリアメールの場合、容量制限があり長文だと途切れてしまうことがあり、就活には不向きです。
また、企業から届くメールにはパソコンでしか開けない添付ファイルが送付されている場合もあるため、Webメールアドレスを利用します。
自分の愛称が入ったプライベートで活用しているメールアドレスは非常識という印象を持たれてしまう可能性があるため、就活用に新たにアカウントを作ることをおすすめします。大学のメールアドレスを使用しても問題ありません。
POINT②
- 署名はメーラーに登録しておく
作成した署名はメーラーに登録しておくと便利です。
インターンだけではなく、就活でも今後活用することが多いため、 就活時に利用する予定のメーラーに登録しておきましょう。
インターンメールを送る際のビジネスマナー
ここでは企業にメールを送るうえでの基本的なビジネスマナーをお伝えします。
メールの送信のタイミング次第で、好印象を抱いてもらえることもあります。
メールは就業時間内に送信する
特に気にしない人も多いですが、基本的には就業時間内に送るのがマナーです。どうしても就業時間内に送ることができない場合は、早朝や深夜を避け非常識だと思われない時間に送るようにしてください。
メールの返信は24時間以内に送る
企業からのメールに返信する場合には、できる限り24時間以内に返信するよう心がけましょう。ビジネスの場では「仕事ができる人ほどメールの返信が早い」といわれているように即レスが基本です。 ただし、前述の通り送る時間帯には注意しましょう。メールのやり取りは自分の返信で終える
企業からメールが届いた場合、必ず返信するようにしましょう。 返信文には「お忙しい中ご返信いただきありがとうございます」などの感謝の気持ちを伝えるようにします。自分の返信でメールのやり取りが完結するよう意識しましょう。
インターンメール送信前に再確認すべきポイント
ここまでメールを返信する上でのマナーや例文についてお伝えしてきました。実際にメールを作成したら、最後にこの項目を読み、再度メール内容に不備がないか確認してみましょう。
宛先・宛名に間違いがないか
前述した通り、宛名やアドレスの間違いは大変失礼な行為です。メール作成時に確認していると思いますが、送信前にも再度誤りはないか確認をしましょう。誤字脱字や略字がないか
メールの本文を作り終えたら、送信前に必ず誤字脱字がないかチェックします。 誤字脱字は「注意力不足な人」というイメージを持たれかねませんので、最低2回はチェックしましょう。日頃からミスが多いという人は、少し時間を空けて確認すると脳内がリフレッシュされミスに気付きやすくなります。適度に改行を入れているか
相手が読みやすい文面にするためにも改行は重要です。 いくら良い文章が書けていても、体裁が整っていなければ内容があまり入ってきません。2～3行に1回は改行を入れ余白を作り、相手にとって見やすい文面になっているか確認しましょう。
署名は適切か
前述した通り、採用担当者は署名に記載された情報を基に連絡をする場合があります。メールアドレスや電話番号に誤りはないか、送信前に再度チェックしておきましょう。まとめ
インターンに参加すると業界や企業に対する理解を深めることができるため、積極的に参加をしていきたいものです。また、せっかくインターンに参加するのであれば、企業側に良い印象を与えたいと考えている就活生も多いでしょう。
当日の態度以外にもメールでの印象を見ている採用担当者も少なからずいるかと思いますので、失礼がなく好印象を与えられるメール術は身に着けておきたいですね。
本記事が少しでもお役に立てば幸いです。
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この記事を書いた人
元中途求人広告アドバイザー
こばさん
不動産会社での営業経験を経て、中途求人広告アドバイザーに転身。これまでに中小・ベンチャー企業を中心に100社以上の中途採用をご支援してきました。現在は3人の子供たちの子育てとキャリアの両立に奮闘中です。
自身の経験を活かし、転職・就職活動に役立つ情報だけでなく、働く女性のキャリアライフを充実させるコンテンツやFP2級の資格も保有しているので働くうえで役立つマネー情報をお届けしていきます。
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