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【見本つき】就活で履歴書をメールで送る際の書き方とマナー｜PDF変換の方法も紹介
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目次
※本記事は弊社公式サービスのプロモーションを含みます。
※「キャリアトラス」は、厚生労働大臣から有料職業紹介事業（許可番号13-ユ-313782）の許可を受けている株式会社ネオキャリアが運営する就職・転職情報サイトです。
「履歴書をメールで送りたいけど、データってExcelのままでいいの？」
「履歴書を送る時のメールってどう書くのがマナーなの？」
このように、履歴書をメールで送るにあたってお悩みの就活生は少なくないのではないでしょうか？本記事では就活で履歴書をメール送信する際のメールの書き方とマナーをご紹介します。
履歴書のデータの形式や取り扱いについてもお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
この記事のまとめ
- 就活でメール送信する際の履歴書はPDF化するのが主流
- 履歴書送付メールにはパスワードをかけるのが安全
- 「ファイルが添付されているか」「宛先を間違えていないか」「送信時間は適切か」をチェックしてから送信する
【見本つき】就活で履歴書を送るメールの書き方
就活で企業に履歴書をメールで送る際には、上記の画像のように記載していきます。それぞれの項目についてポイントを詳しく見ていきましょう。
件名
まずは件名です。「履歴書送付の件 〇〇大学 根尾太郎」などと、メールの内容と差出人がひと目で理解できるように記入しましょう。
また、企業から来たメールに返信して送信する場合には件名を変えないように注意してください。件名を変えてしまうと、企業側がメールを見失ってしまったり、以前のやり取りの内容がわからなくなってしまう可能性があります。
その際、件名につく「Re: 」は届いたメールに返信する場合に自動で表示されるものですので、消さずにそのまま残しておきましょう。
宛先
宛先は「企業名」「部署名」「採用担当者の名前」の順に記載するのが基本ですが、部署名が不明の場合は省略しても構いません。
部署名や採用担当者の名前がメールやサイトに記載されていない場合は「採用ご担当者様」と書くようにしましょう。宛先を記入する際には、下記の3点に留意してください。
■企業名は(株)などの略語を使用しない
■部署宛ての場合は「御中」と記入する
■人物宛ての場合は「様」と記入する
応募先の企業名を間違えてしまうとマイナスな印象を与えかねないため、メールを送る前に必ず企業の公式サイトで正式名称を確認しましょう。
本文
まずは簡単な挨拶と自己紹介を記載します。
初めて連絡する場合は「初めてご連絡させていただきます。〇〇大学〇〇学部 根尾太郎です。」などと記入し、以前連絡したことがある場合は「お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の根尾太郎です。」などの言い回しを使いましょう。
挨拶と自己紹介を記入したら、下記のようにメールを送った目的を端的に伝えます。
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の就職太郎です。
添付ファイルにて履歴書をお送りいたします。
また、添付しております履歴書には個人情報保護の目的でパスワードを設定しております。 パスワードは別途メールにてお送りいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど何卒宜しくお願いいたします。
就活では正しい敬語表現を使用できているかどうかについてもチェックされているため、メールを送信する前に確認しておくのが得策です。自信がないという就活生はぜひ下記の表を参考にしてください。
表現早見表
| 丁寧語 | 尊敬語 | 謙譲語 | |
| 言う | 言います | おっしゃる | 申す、申し上げる |
| 会う | 会います | お会いになる、会われる | お目にかかる |
| する | します | される、なさる | いたす、させていただく |
| 食べる | 食べます | 召し上がる | いただく、頂戴する |
| 見る | 見ます | ご覧になる | 見る、拝見する |
| 聞く | 聞きます | お聞きになる、聞かれる | 伺う |
| いる | います | いらっしゃる | 伺う、参る |
| 帰る | 帰ります | お帰りになる | 失礼する |
| もらう | もらいます | もらわれる | いただく、頂戴する |
| 行く | 行きます | いらっしゃる、行かれる | 伺う、参る |
| 来る | 来ます | 来られる、いらっしゃる、お越しになる、お見えになる | 参る |
| 知る | 知ります | ご存知 | 存じ上げる、存じる |
| 思う | 思います | 思われる、思いになる | 存じる |
| 読む | 読みます | お読みになる、読まれる | 拝読する |
署名
署名とは、自分が何者かを伝えるためのものです。「氏名」「大学名・学科」「電話番号」「メールアドレス」の順番で記載しましょう。採用担当者はこの署名の電話番号やメールアドレスを見て連絡してくることもあるため、ここには普段からよく使用しているものを記入するのがベターです。
また、本文と署名を区切るために「-」や「＝」などの記号を使用し、どこからが署名かひと目でわかるように工夫しましょう。
【コピペOK！署名例】
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
就職太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
Tel：000-0000-0000
Mail：neo@career.co.jp
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
就活で履歴書をメールで送る際の注意点
履歴書をメールで送る際にはいくつか注意点があるため、ここで簡単にチェックしておきましょう。
データはPDF化する
就活で履歴書をメールで送る際には、第三者が修正できなくなるという観点から履歴書をPDFに変換して送るのが主流となっています。そのため、WordやExcelで履歴書を作成した場合でもメールで送る際はPDFに変換してから送るようにしましょう。
WordやExcelデータからPDF化する方法は下記になります。
①Word、Excelでファイルを開き、「ファイル」をクリック
②「名前をつけて保存」をクリックし、保存したい場所を選択する
③「PDF」に変更し、保存を押す
ファイル名に「日付・氏名・履歴書」を入れる
履歴書をPDF化して添付する際には、誰から何が送られてきたのかがひと目でわかる名称にしておく必要があります。「履歴書_〇〇大学_根尾太郎」のような名前をつけておきましょう。
パスワードをかける
履歴書は個人情報が記載されているため、宛先を間違えて第三者に送信してしまうのを防ぐ必要があります。そこで、履歴書をメールで送付する際には添付ファイルにパスワードをかけて送るのがベストです。
添付ファイルへのパスワードのかけ方がわからない方はぜひ下記を参考にしてください。
①「名前をつけて保存」のうち、「その他のオプション」を押す
②「オプション」を押す
③「ドキュメントをパスワードで暗号化する」を選択し、OKを押す
パスワードをかけたら、そのパスワードを必ず先方にメールで送りましょう。パスワードは履歴書を送付するメールとは別で作成するため、計2通メールを送ることになります。
パスワードメールの文章については下記を参考にしてください。
【パスワードメールの書き方・例文】
▼件名
【氏名】履歴書パスワードにつきまして
▼本文
株式会社〇〇〇〇
〇〇部〇〇課
〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の就職太郎です。
先ほど送らせていただきました
履歴書のパスワードをお送りいたします。
パスワード：～～～～～～～
お手数をおかけしますが、ご査収のほど宜しくお願いいたします。
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
就職太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
Tel：000-0000-0000
Mail：neo@career.co.jp
ｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰｰ
履歴書をメールで送る前に就活生がチェックすべきこと
さて、履歴書をメールで送る準備ができたら、下記の項目を中心に最終チェックをしてから送信しましょう。
ファイルを添付したつもりが添付されていなかったり、うっかり宛先を間違えてしまっていたりするのはよくあることですので、マナー違反をしてしまわないためにも入念にチェックしておきましょう。
また、メールを送るのは基本的には就業時間内に留めるのがマナーです。どうしても就業時間内に送ることができない場合は、早朝や深夜を避け、非常識だと捉えられない時間帯を狙うようにしましょう。
履歴書受付メールへの返信方法
ちなみに、履歴書を送ると採用担当者から「確認しました」という内容のメールが来る場合があります。その際は受け取ったままにせず丁寧に返信すると好印象を与えられますので、ぜひ下記の画像を参考に返信しましょう。
この記事を書いた人
就･転職専門ライター
さりぃ
大学時代は法学を専攻、卒業後は人材紹介企業にて約5年間就･転職専門ライターとして累計1,000本以上の記事を執筆。並行して、第二新卒層をターゲットとした就･転職支援事業のサービスサイトの管理責任者としてWebマーケティングも担当しておりました。
いわゆる「フリーター」というポジションから正社員としての働き方に切り替え、サービスサイトの責任者を任せていただけるまでになった経験を活かし、
就･転職のノウハウだけでなく、「人生の選択肢の多様性」「自身の選択への向き合い方」について発信することで少しでもお役に立てれば幸いです。
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