- キャリアトラスTOP
- 就職・転職記事をカテゴリから探す
- 退職関連
- 退職届はいつまでに提出すればOK?提出時の流れ、マナーまとめ
退職届はいつまでに提出すればOK?提出時の流れ、マナーまとめ
「退職届をいつ提出すれば良いのかわからない・・・」など、退職届を提出する際のマナーについてよくわからないとお悩みではありませんか?
退職時のマナーを把握しておかなければ、意図せず上司や会社に失礼な態度を取ってしまう可能性があり、円満退職から遠のいてしまいます。
そこで本記事では退職届をいつまでに提出すれば良いかをお伝えしたうえで、退職時の流れやマナーをお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
この記事のまとめ
- 退職届は法律上2週間前までに提出すればOK
- 円満退職を目指す場合には、3ヵ月前くらいに退職意思表示を行い、上司や就業規則の指示に則ったタイミングで退職届を提出するのがベター
- 退職届の提出は法律上義務付けられてはいないものの、トラブルに発展することを防ぐためにも提出したほうが安心
退職届はいつまでに出せば良い?
結論からお伝えすると、退職届は退職する2週間前までに提出すれば、法律上職場を辞めることができます。
就業規則には1ヵ月前までに提出しておくよう記載している企業が多いですが、企業の規則よりも民法の効力が強いため、退職すること自体は可能です。
しかし、円満退職を望む場合には就業規則に則ったタイミングで退職届を提出するのが理想です。可能であれば、業務の引継ぎなどの期間を考慮したうえで退職日を決められると良いでしょう。
退職届は出さないとダメ?
ちなみに、退職の意思を明確に伝えることができていれば、必ずしも退職届の提出が必要であるというわけではありません。
ただし、後々「言った」「言わない」といったトラブルに発展する可能性がゼロではないため、退職の意思表示を行ったという証拠を残しておくためにも退職届を提出しておくと安心です。
企業ごとにフォーマットが用意されている場合もありますので、就業規則の内容に従って用意しましょう。
円満退職しやすい、退職までのスケジュール例
先ほど、就業規則に則ったタイミングで退職届を提出すれば問題ないとお伝えしましたが、円満退職を望む場合にはおよそ3ヵ月前くらいには退職の意思表示を行っておくのがベターです。
ここでは円満退職しやすい、退職までのスケジュール例をご紹介しますのでぜひ参考にしてください。
2~3ヵ月前
退職の意思が固まったら、まずは職場の就業規則を確認しましょう。就業規則には退職希望日のどのくらい前に退職の意思を伝える必要があるかが記載されているはずです。
たいていの企業は人員の再配置や業務の引継ぎ期間として1ヵ月前と設定していますが、現実的に考えると1ヵ月で引継ぎを行うのは難しいケースが多いです。
できるだけ職場への負担を軽減するためにも、退職の意思表示は2~3ヵ月前に行っておくのが無難です。上司へ事前にアポを取り、会議室などの一対一で会話ができる場所を用意して退職の意思を伝えましょう。
【退職の意思表示をする際のポイント】
上司に退職の意思を伝える際には下記の2ポイントを踏まえるのがコツです。
・ポジティブな退職理由を用意しておく
・相談ベースで話す
「業務量が多い」「給料が少ない」といったネガティブな理由を伝えてしまうと相手にマイナスイメージを与えやすいほか、「条件を良くするから辞めないでほしい」などと引き止められる原因にもなります。
業務量が多くて仕事を辞めたいという場合には、「業務量が多い」→「自分の時間を持てない」→「スキルアップの勉強ができない」→「ライフワークバランスを整えつつ資格の勉強に専念するために退職したい」というポジティブな退職理由に変換することができるため、試してみましょう。
また「絶対にこの日で辞めますので」といった強い意思表示もまたマイナスイメージに繋がるため、退職の意思は変わらないことを示しつつ、退職日については相談ベースで話しているという雰囲気を作っておくのが理想です。
上司と相談して退職日が決まったら、上司の指示に従って退職届を提出しましょう。
仕事と並行して転職活動を行う場合は目安として2~3ヵ月はかかるため、このタイミングで転職活動も並行して進めるのがベターです。
ちなみに、上司に退職の意思表示をするまでは周りの従業員へ退職したい旨を話さないように配慮しましょう。自分で伝えるよりも先に上司の耳に入ってしまうと、これもまたマイナスイメージに繋がりかねません。
1~2ヵ月前
退職日の1~2ヵ月前には後任者への業務の引継ぎのスケジュール立てを行い、まとまり次第引継ぎを開始しましょう。特に退職日の1ヵ月前から有給消化に入るという場合には、退職日の2ヶ月前から約1ヵ月間で引継ぎを終わらせる必要があるため注意が必要です。
ちなみに、余力がある場合には上司に退職の意思表示をするタイミングで引継ぎスケジュールがまとまっていることを伝えられると、心配をかけにくくなるでしょう。
3日~1週間前
この時期に差し掛かったらデスクやロッカーなどの荷物を整理しておきましょう。社員証やパソコン、社用携帯などの職場からの貸与物が全て揃っているかも確認します。
また取引先や他部署の人など、退職日に直接顔を合わせられない可能性のある相手には事前に挨拶を済ませておくと安心です。
退職日
退職日には社内の人への挨拶を行い、職場から支給されていた貸与物も全て返却し終わっている状態にしましょう。退職時に受け取る必要のある書類も忘れずに受け取ります。
退職証明書など申請しなければ受け取れない書類については、あらかじめ書類の手続きを行う部署(人事部など)に連絡し、退職のタイミングで受け取れるようにしておくと退職日に必要なものを全て揃えられます。
退職届の書き方のマナー
職場で退職届のフォーマットが用意されている場合はそれに則れば問題ありませんが、退職届の書き方にはいくつかマナーがありますのでここで簡単に把握しておきましょう。
A4またはB5サイズの便せんに手書きで書くか、パソコンで作成しましょう。縦書き、横書きどちらでも問題ありませんが、縦書きが一般的となっています。
上記に記載例を掲載している通り、まずは退職届のタイトルを記載し、本文の1行目の下部に「私儀」と記載します。
その後退職理由を記載しますが、自己都合なら「一身上の都合」、会社都合なら「事業縮小のため」などと明記しましょう。
あらかじめ上司と決めた退職日と提出日を記載し、所属部署、氏名を記載します。最後に所属している企業名と代表者の役職名、氏名を記載して完了です。
ちなみに、今後の転職先がまだ決まっていないという場合にはできるだけ早く見つけるのが得策です。というのも、転職市場においては退職後のブランクが長くなればなるほど企業から内定が出にくくなるためです。
「なかなか内定が出ずに困っている」「どんな企業を選べば良いのかわからない」という方は転職エージェントに相談してみましょう。
転職相談だけでなく求人紹介や選考対策などを講じてもらえるほか、サービスによっては企業へ推薦してくれる場合もありますのでぜひチェックしてみてください。
▼関連記事
「転職エージェントとは」「転職エージェント おすすめ」
この記事を書いた人
就・転職専門ライター
さりぃ
大学時代は法学を専攻、卒業後は人材紹介企業にて約5年間就・転職専門ライターとして累計1,000本以上の記事を執筆。並行して、第二新卒層をターゲットとした就・転職支援事業のサービスサイトの管理責任者としてWebマーケティングも担当しておりました。
いわゆる「フリーター」というポジションから正社員としての働き方に切り替え、サービスサイトの責任者を任せていただけるまでになった経験を活かし、
就・転職のノウハウだけでなく、「人生の選択肢の多様性」「自身の選択への向き合い方」について発信することで少しでもお役に立てれば幸いです。
同じ条件の就職・転職記事
退職届を郵送する際の手順・マナーまとめ|添え状の書き方も
「退職届を郵送したいけど、いまいちマナーがよくわからない」 「ただ退職届を封筒に入れて送ればそれで良いの?」 このように、退職届の郵送についてお悩みではありませんか?退職届を郵送する際には「封筒の選び方」「封筒の書き方」「書類の封入」「郵送時」それぞれにマナーがありますので、それらを踏まえておく必要があります。 そこで本記事では退職届を郵送する際の手順やマナーをまとめました。添え状の書き方もお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。 この記事のまとめ 退職届は郵送で送っても問題ないが、確実に渡したい場合は手渡しのほうが安心 退職届を郵送する際には「封筒の選び方」「封筒の書き方」「書類の封入」「郵送時」にまつわるマナーを把握しておく必要がある 退職届を郵送する際には添え状も必要 内容証明を利用すると確実に送ったことを証明できる 退職届は郵送で送っても大丈夫? 結論からお伝えすると、退職届を郵送で送ることは問題ありません。郵送しても手で直接渡しても、法律上同様の効力を持ちます。 ただし退職届を郵送した場合、配送ミスなどのアクシデントが生じる可能性もゼロではないため、職場に提出する際には手渡しのほうが確実です。 また手渡しと違い、郵送する場合には封筒の選び方や退職届の封入に関してそれぞれ細かいマナーがありますので、把握しておく必要があります。 具体的には下記の観点を把握しておく必要がありますので、一つずつ見ていきましょう。 【退職届を郵送する際に把握しておくべきマナー】 ・封筒の選び方に関するマナー ・封筒の書き方に関するマナー ・書類の封入マナー ・郵送時のマナー 退職届を郵送する際の封筒の選び方 それではまず、退職届を郵送する際に使用する封筒の選び方についてです。具体的には下記の3ポイントを踏まえましょう。 白で無地の封筒を選ぶ 退職届を入れる封筒については、白くて無地のものを選ぶのが基本です。こちらは公式文書を提出すると同時に書類を提出する相手方(今回の場合は会社)に対して誠意を見せるという意味でのマナーになります。 そのため、できるだけ茶封筒ではなく白い無地のものを選ぶのが望ましいです。100円均一ショップなどで購入できますのでチェックしてみてください。 退職届のサイズに合う封筒を選ぶ 退職届を封筒に入れる際には三つ折りにすることが一般的ですので、その際にぴったりと合う大きさの封筒を選びましょう。 用紙を三つ折りにした際の大きさごとに適した封筒のサイズを下記に掲載しておきますのでぜひ参考にしてください。 封筒のサイズ一覧 用紙サイズ A4(210×297mm) A5(148×210mm) B5(182×257mm) 封筒サイズ 長形3号(120×235mm) 長形4号(90×205mm) 長形4号(90×205mm) たとえばA4サイズの用紙を三つ折りにすると長形3号の封筒がぴったりと合います。職場でフォーマットが用意されている場合には、そのサイズを確認したうえで封筒を選ぶと良いでしょう。 郵便番号欄が印刷されていない封筒を選ぶ 先ほどの内容とリンクしますが、郵便番号欄が印刷されていない封筒を選ぶのもポイントです。 絶対ではありませんが、退職届を受け取る相手によっては知識不足と捉えられかねないため、できるだけ郵便番号欄が印刷されていないものを選びましょう。 【退職届の郵送時】封筒の書き方&マナー 次に、退職届を郵送する際に使用する封筒の書き方とマナーについてです。 ※郵送時の封筒の書き方の画像 表面 まずは表面の中央の少し上のあたりに、黒のボールペンまたは万年筆で「退職届」と丁寧に書きましょう。 宛名には上司の名前を書きます。事前に退職の意思表示をすることなく突然退職届を郵送してしまうと上司に対して失礼になってしまいますので、事前に口頭で退職したい旨を伝えておくのがマナーです。 直属の上司が誰にあたるのかが不明確で送り先がわからないという場合には、人事部に連絡して宛名を確認しましょう。 また、退職の情報はセンシティブな内容となるため、宛名以外の人が開封してしまうことを防ぐために「親展」と赤字で書き、赤い線で囲みましょう。 裏面 裏面には左下に自分の名前と住所を記載し、のりを用いて端までしっかり閉じましょう。テープなどは郵送の際に剥がれてしまう可能性があるためあまりおすすめできません。 封をした部分にはボールペンか万年筆で「〆」と記載するのを忘れないようにしましょう。 【退職届の郵送時】封入マナー4選 さて、封筒に必要事項を記入したら退職届を封入していきますが、ここでも押さえておくべきマナーがありますのでチェックしておきましょう。 ※4選を画像化 折り方・封入の向きに留意する 退職届を封筒に入れる際には、退職届の用紙の折り方や封筒への入れ方の向きにマナーがありますので、下記の手順を参考にして封入しましょう。 【退職届の封入方法5STEP】 (1)記載されている面が内側に来るように折る (2)退職届の下から1/3の部分までを折る (3)退職届の上から1/3の部分まで折る (4)書類を反時計まわりに90度回転させる (5)そのままの向きで封筒の裏側から入れる 相手が読みやすいようにする 退職届を提出する際には、誠意を見せるという意味でも相手が読みやすいよう配慮するのがポイントですので、相手が封筒を開封してすぐに退職届を読めるように心掛けましょう。 上記でご紹介した折り方と封入の手順に準じれば問題ありません。 用紙が折れないように留意する 退職届が折れていたり汚れていたりするのはマナー違反です。退職届を封入する際には押し込むように入れるのではなく、ゆっくりとすべらせるようにすると良いでしょう。 添え状を同封する 退職届などの重要な書類を郵送する場合は、添え状も同封するのがマナーです。添え状とはどのような書面を送付しているかを一言添えるためのものになります。 下記の記載例を参考に作成してみましょう。 拝啓 貴社、ますますご清栄のことと存じお慶び申し上げます。 この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。 つきましては同封の通り退職届を提出させていただきます。ご査収の程、宜しくお願いいたします。 短い間ではございましたが、大変お世話になりました。 末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。 敬具 退職届の郵送時&郵送後のポイント 最後に、退職届の郵送時とその後のポイントをご紹介いたします。 郵送時のポイント まずは郵送方法についてです。窓口を利用するかポストに投函するかの二択になると思いますが、できるだけ確実に郵送するためにも窓口を利用するのがベターです。 更に、退職届を送ったか否かについて職場と揉めるようなことを防ぐために、内容証明という制度を利用するのも一つです。 こちらは「いつ、どのような内容の文書を誰から誰に送られたか」を差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明してくれる制度です。郵送時に追加料金がかかりますが、できるだけリスクを減らしたい方はぜひ活用してみてください。 郵送後のポイント 郵送をし終えたら、必ず上司や人事部などの宛先にあたる関係者へ連絡を入れましょう。正しく受け渡しが行われるよう、いつ頃到着するかを伝えておくとより安心です。 円満退職を目指すうえでも、こういった細やかな配慮が大切になりますので、ぜひ心掛けてみてください。 ちなみに、今後の転職先がまだ決まっていないという場合にはできるだけ早く見つけるのがベターです。というのも、転職市場においては退職後のブランクが長くなればなるほど企業から内定が出にくくなる傾向があるためです。 「なかなか内定が出ずに困っている」「どんな企業を選べば良いのかわからない」という方は転職エージェントを活用するのが非常に便利です。 転職相談だけでなく求人紹介や選考対策などを講じてもらえるほか、サービスによっては企業へ推薦してくれる場合もありますのでぜひチェックしてみてください。 ▼関連記事 「転職エージェントとは」 「転職エージェント おすすめ」
2024.03.22
これだけ押さえれば安心!退職届の封筒の選び方と封入マナー|書き方・添え状の基本マナーも
「退職届を郵送したいけど、封筒ってどんなものを選べば良いの?」とお悩みではありませんか? 退職届は上長、あるいは人事へ手渡しをするかメールで送付するのが基本ですが、中には郵送する必要があるという方もいらっしゃるかと思います。 退職届を提出する際にはそのマナーを把握しておかなければ、意図せず無礼を働いてしまいかねません。 そこで本記事では退職届を入れる封筒を選ぶ際に押さえておきたいポイントと封入マナーをわかりやすくまとめました。退職届の書き方や郵送マナーの基本知識もまとめましたので、ぜひ参考にしてください。 この記事のまとめ 封筒は「白い無地」「退職届のサイズに合う」「郵便番号欄がない」ものを選ぶ 封筒に退職届を封入する際には「書類の折り方」「入れる向き」に留意する 退職届を郵送する際には添え状を封入する 退職届の封筒の選び方3選 退職届を入れる封筒を選ぶ際には下記の3つのポイントを踏まえておくと良いでしょう。 (1)白で無地の封筒を選ぶ (2)退職届のサイズに合う封筒を選ぶ (3)郵便番号欄が印刷されていない封筒を選ぶ 白で無地の封筒を選ぶ 退職届を入れる封筒については、白くて無地のものを選ぶのが基本マナーです。 こちらは公式文書を提出すると同時に書類を提出する相手方(今回の場合は会社)に対して誠意を見せるという意味でのマナーになりますので、できるだけ茶封筒ではなく白くて無地のものを選びましょう。 100円均一ショップなどで購入することができます。 退職届のサイズに合う封筒を選ぶ こちらは当たり前のことではありますが、退職届に合うサイズの封筒を選ぶのもポイントです。 退職届は三つ折りにして封入することが一般的ですので、その際にぴったりと合う大きさの封筒を選ぶと良いでしょう。 下記が、用紙を三つ折りにした際の大きさごとに適した封筒のサイズとなりますので参考にしてください。 用紙のサイズごとの封筒の大きさ一覧 用紙のサイズ A4(210×297mm) A5(148×210mm) B5(182×257mm) 封筒のサイズ 長形3号(120×235mm) 長形4号(90×205mm) 長形4号(90×205mm) たとえばA4サイズの用紙を三つ折りにすると長形3号の封筒がぴったりと合います。会社にフォーマットが用意されている場合には、そのサイズを確認したうえで封筒を購入すると良いでしょう。 郵便番号欄が印刷されていない封筒を選ぶ 先ほど無地の封筒を選ぶのがマナーであるとお伝えしましたが、それとリンクして郵便番号欄が印刷されていない封筒を選ぶのもポイントとなります。 こちらは絶対ではありませんが、退職届を受け取る人によってはマナーを知らないと捉えられてしまいかねないため、できるだけ郵便番号欄が印刷されていないものを選ぶようにしましょう。 退職届の封筒の書き方 退職届や書類を封入する封筒については縦書きで記載するのが一般的です。横書きでも問題ありませんが、その場合は退職届も封筒も横書きで統一するようにしましょう。 退職届の封筒には、表面の中央の少し上のほうに「退職届」と記入し、裏面の左下に「部署名」「氏名」を記載します。 公式文書ではカラーペンを使用するのはマナー違反ですので、記載する際には必ず黒いボールペンを使用して丁寧に書きましょう。 関連記事 退職届を郵送する際の手順・マナーまとめ|添え状の書き方も 退職届の封筒への封入マナー5選 さて、封筒に必要事項を記入したら退職届を封入していきますが、ここでも押さえておくべきマナーがありますので把握しておきましょう。 折り方・封入の向きに留意する 退職届を封筒に入れる際には、退職届の用紙の折り方や封筒への入れ方の向きにマナーがありますので、下記の手順を参考にして封入するようにしましょう。 【退職届の封入方法5STEP】 (1)記載されている面が内側に来るように折る (2)退職届の下から1/3の部分までを折る (3)退職届の上から1/3の部分まで折る (4)書類を逆時計まわりに90度回転させる (5)そのままの向きで封筒の裏側から入れる 相手が読みやすいようにする 退職届を提出する際には、誠意を見せるという意味でもいかに相手が読みやすいように配慮するかがポイントですので、相手が封筒を開封してすぐに退職届を読めるように心掛けましょう。 上記でご紹介した折り方と封入の仕方に準じれば、相手方もすぐに書類を読みやすくなるはずです。 用紙が折れないように留意する 退職届が折れていたり汚れていたりするのはマナー違反ですので、退職届を封筒に封入する際には押し込むように入れるのではなく、ゆっくりとすべらせるようにすると良いでしょう。 封筒へののり付けはしない 退職届を手渡しする場合には、相手方にすぐ読んでもらえるようにするという意味で封をする必要はありません。のりづけも不要です。 ただし郵送する場合や、のりやシールが付いている封筒を使用する場合は封をしても問題ありません。封をした部分にはボールペンで「〆」と記載するのを忘れないようにしましょう。 クリアファイルを使用する 封筒が汚れたり折れたりするのを防ぐために必ずクリアファイルに入れて持ち歩きましょう。 退職届を入れたクリアファイルを更に他の書類で上から挟んでおけば鞄の中で折れてしまう心配がありませんので参考にしてください。 退職届を郵送する際のマナー 退職届を郵送する際には「添え状」を同封するのが基本マナーです。これは退職届に限らず社会人が書類を送る際に必ず行うべきマナーになりますので覚えておくと良いでしょう。 添え状の書き方については下記の例文を参考にしてください。 拝啓 貴社、ますますご清栄のことと存じお慶び申し上げます。 この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。 つきましては同封の通り退職届を提出させていただきます。ご査収の程、宜しくお願いいたします。 短い間ではございましたが、大変お世話になりました。 末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。 敬具 ちなみに、今後の転職先がまだ決まっていないという場合にはできるだけ早く見つけるのがベターです。というのも、転職市場においては退職後のブランクが長くなればなるほど企業から内定が出にくくなる傾向があるためです。 「なかなか内定が出ずに困っている」「どんな企業を選べば良いのかわからない」という方は転職エージェントに相談するのが便利です。 転職相談だけでなく求人紹介や選考対策などを講じてもらえるほか、サービスによっては企業へ推薦してくれる場合もありますのでぜひチェックしてみてください。 ▼関連記事 「転職エージェントとは」 「転職エージェント おすすめ」
2024.03.22