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退職届を郵送する際の手順・マナーまとめ｜添え状の書き方も
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目次
※本記事は弊社公式サービスならびにアフィリエイト広告によるプロモーションを含みます。
※「キャリアトラス」は、厚生労働大臣から有料職業紹介事業（許可番号13-ユ-313782）の許可を受けている株式会社ネオキャリアが運営する就職・転職情報サイトです。
「退職届を郵送したいけど、いまいちマナーがよくわからない」 「ただ退職届を封筒に入れて送ればそれで良いの？」
このように、退職届の郵送についてお悩みではありませんか？退職届を郵送する際には「封筒の選び方」「封筒の書き方」「書類の封入」「郵送時」それぞれにマナーがありますので、それらを踏まえておく必要があります。
そこで本記事では退職届を郵送する際の手順やマナーをまとめました。添え状の書き方もお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。
この記事のまとめ
- 退職届は郵送で送っても問題ないが、確実に渡したい場合は手渡しのほうが安心
- 退職届を郵送する際には「封筒の選び方」「封筒の書き方」「書類の封入」「郵送時」にまつわるマナーを把握しておく必要がある
- 退職届を郵送する際には添え状も必要
- 内容証明を利用すると確実に送ったことを証明できる
この記事を書いた人
就･転職専門ライター
さりぃ
大学時代は法学を専攻、卒業後は人材紹介企業にて約5年間就･転職専門ライターとして累計1,000本以上の記事を執筆。並行して、第二新卒層をターゲットとした就･転職支援事業のサービスサイトの管理責任者としてWebマーケティングも担当しておりました。
いわゆる「フリーター」というポジションから正社員としての働き方に切り替え、サービスサイトの責任者を任せていただけるまでになった経験を活かし、
就･転職のノウハウだけでなく、「人生の選択肢の多様性」「自身の選択への向き合い方」について発信することで少しでもお役に立てれば幸いです。
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退職届は郵送で送っても大丈夫？
結論からお伝えすると、退職届を郵送で送ることは問題ありません。郵送しても手で直接渡しても、法律上同様の効力を持ちます。
ただし退職届を郵送した場合、配送ミスなどのアクシデントが生じる可能性もゼロではないため、職場に提出する際には手渡しのほうが確実です。
また手渡しと違い、郵送する場合には封筒の選び方や退職届の封入に関してそれぞれ細かいマナーがありますので、把握しておく必要があります。
具体的には下記の観点を把握しておく必要がありますので、一つずつ見ていきましょう。
【退職届を郵送する際に把握しておくべきマナー】
・封筒の選び方に関するマナー
・封筒の書き方に関するマナー
・書類の封入マナー
・郵送時のマナー
退職届を郵送する際の封筒の選び方
それではまず、退職届を郵送する際に使用する封筒の選び方についてです。具体的には下記の3ポイントを踏まえましょう。
白で無地の封筒を選ぶ
退職届を入れる封筒については、白くて無地のものを選ぶのが基本です。こちらは公式文書を提出すると同時に書類を提出する相手方（今回の場合は会社）に対して誠意を見せるという意味でのマナーになります。
そのため、できるだけ茶封筒ではなく白い無地のものを選ぶのが望ましいです。100円均一ショップなどで購入できますのでチェックしてみてください。
退職届のサイズに合う封筒を選ぶ
退職届を封筒に入れる際には三つ折りにすることが一般的ですので、その際にぴったりと合う大きさの封筒を選びましょう。
用紙を三つ折りにした際の大きさごとに適した封筒のサイズを下記に掲載しておきますのでぜひ参考にしてください。
封筒のサイズ一覧
| 用紙サイズ | A4(210×297mm) | A5(148×210mm) | B5(182×257mm) |
|---|---|---|---|
| 封筒サイズ | 長形3号(120×235mm) | 長形4号(90×205mm) | 長形4号(90×205mm) |
たとえばA4サイズの用紙を三つ折りにすると長形3号の封筒がぴったりと合います。職場でフォーマットが用意されている場合には、そのサイズを確認したうえで封筒を選ぶと良いでしょう。
郵便番号欄が印刷されていない封筒を選ぶ
先ほどの内容とリンクしますが、郵便番号欄が印刷されていない封筒を選ぶのもポイントです。
絶対ではありませんが、退職届を受け取る相手によっては知識不足と捉えられかねないため、できるだけ郵便番号欄が印刷されていないものを選びましょう。
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【退職届の郵送時】封筒の書き方・マナー
次に、退職届を郵送する際に使用する封筒の書き方とマナーについてです。
表面
まずは表面の中央の少し上のあたりに、黒のボールペンまたは万年筆で「退職届」と丁寧に書きましょう。
宛名には上司の名前を書きます。事前に退職の意思表示をすることなく突然退職届を郵送してしまうと上司に対して失礼になってしまいますので、事前に口頭で退職したい旨を伝えておくのがマナーです。
直属の上司が誰にあたるのかが不明確で送り先がわからないという場合には、人事部に連絡して宛名を確認しましょう。
また、退職の情報はセンシティブな内容となるため、宛名以外の人が開封してしまうことを防ぐために「親展」と赤字で書き、赤い線で囲みましょう。
裏面
裏面には左下に自分の名前と住所を記載し、のりを用いて端までしっかり閉じましょう。テープなどは郵送の際に剥がれてしまう可能性があるためあまりおすすめできません。
封をした部分にはボールペンか万年筆で「〆」と記載するのを忘れないようにしましょう。
【退職届の郵送時】封入マナー4選
さて、封筒に必要事項を記入したら退職届を封入していきますが、ここでも押さえておくべきマナーがありますのでチェックしておきましょう。
折り方・封入の向きに留意する
退職届を封筒に入れる際には、退職届の用紙の折り方や封筒への入れ方の向きにマナーがありますので、下記の手順を参考にして封入しましょう。
【退職届の封入方法5STEP】
(1)記載されている面が内側に来るように折る
(2)退職届の下から1/3の部分までを折る
(3)退職届の上から1/3の部分まで折る
(4)書類を反時計まわりに90度回転させる
(5)そのままの向きで封筒の裏側から入れる
相手が読みやすいようにする
退職届を提出する際には、誠意を見せるという意味でも相手が読みやすいよう配慮するのがポイントですので、相手が封筒を開封してすぐに退職届を読めるように心掛けましょう。
上記でご紹介した折り方と封入の手順に準じれば問題ありません。
用紙が折れないように留意する
退職届が折れていたり汚れていたりするのはマナー違反です。退職届を封入する際には押し込むように入れるのではなく、ゆっくりとすべらせるようにすると良いでしょう。
添え状を同封する
退職届などの重要な書類を郵送する場合は、添え状も同封するのがマナーです。添え状とはどのような書面を送付しているかを一言添えるためのものになります。 下記の記載例を参考に作成してみましょう。
拝啓 貴社、ますますご清栄のことと存じお慶び申し上げます。
この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
つきましては同封の通り退職届を提出させていただきます。ご査収の程、宜しくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。
敬具
退職届の郵送時・郵送後のポイント
最後に、退職届の郵送時とその後のポイントをご紹介いたします。
郵送時のポイント
まずは郵送方法についてです。窓口を利用するかポストに投函するかの二択になると思いますが、できるだけ確実に郵送するためにも窓口を利用するのがベターです。
更に、退職届を送ったか否かについて職場と揉めるようなことを防ぐために、内容証明という制度を利用するのも一つです。
こちらは「いつ、どのような内容の文書を誰から誰に送られたか」を差出人が作成した謄本によって日本郵便が証明してくれる制度です。郵送時に追加料金がかかりますが、できるだけリスクを減らしたい方はぜひ活用してみてください。
郵送後のポイント
郵送をし終えたら、必ず上司や人事部などの宛先にあたる関係者へ連絡を入れましょう。正しく受け渡しが行われるよう、いつ頃到着するかを伝えておくとより安心です。
円満退職を目指すうえでも、こういった細やかな配慮が大切になりますので、ぜひ心掛けてみてください。
ちなみに、今後の転職先がまだ決まっていないという場合にはできるだけ早く見つけるのがベターです。というのも、転職市場においては退職後のブランクが長くなればなるほど企業から内定が出にくくなる傾向があるためです。
「なかなか内定が出ずに困っている」「どんな企業を選べば良いのかわからない」という方は転職エージェントを活用するのが非常に便利です。
転職相談だけでなく求人紹介や選考対策などを講じてもらえるほか、サービスによっては企業へ推薦してくれる場合もありますのでぜひチェックしてみてください。
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