カテゴリから探す
記事一覧
キャリアトラスとは
- キャリアトラスTOP
- 就職・転職記事をカテゴリから探す
- 転職
- 面接
- 【例文フォーマットあり】面接辞退メールを送る場合のマナーとは？書き方のポイントもご紹介！
【例文フォーマットあり】面接辞退メールを送る場合のマナーとは？書き方のポイントもご紹介！
この記事を共有する
目次
※本記事は弊社公式サービスならびにアフィリエイト広告によるプロモーションを含みます。
※「キャリアトラス」は、厚生労働大臣から有料職業紹介事業（許可番号13-ユ-313782）の許可を受けている株式会社ネオキャリアが運営する就職・転職情報サイトです。
次の面接の予定が詰まっている場合であっても、
「第一志望の企業で内定が出た」
「やっぱりこの企業は理想と違うな｣
「家庭の事情で転職活動そのものをやめよう･･･」
など様々な理由で面接辞退をしなければならないケースもあるでしょう。
そこで、本記事では面接辞退をする場合の適切な対応方法や面接辞退メールの書き方のポイントについてご紹介致します。
メールフォーマットも掲載していますので、参考にしてみてください。
この記事のまとめ
- 面接辞退をする場合、「出来る限り早めに」「基本的にメールで」連絡をする。無断欠席だけは絶対にNGである。
- 当日の面接辞退の場合には、メールだけでなく、電話でも連絡をするほうが良い。
- 面接辞退メールを書く際のポイントは、面接辞退であることが分かる件名にすること、出来る限り簡潔に記すこと、お詫びの言葉を入れることである。
第二新卒に寄り添った転職を支援！
第二新卒エージェントneoは、第二新卒に特化をした転職支援サービスです。一人ひとり異なる状況、強み、適性、思考を加味し、あなたの初めての転職を支援します。未経験からの転職支援実績も多数！あなたの未来に寄り添い、最適な企業をご紹介します。
面接辞退をする場合のマナー
面接辞退をする場合には、下記のマナーを守るようにしてください。
出来る限り早めに連絡をする
面接を辞退することを決めた場合には、出来る限り早めに各企業の採用担当者に連絡を入れましょう。
採用面接ではあなたと会うために採用担当者だけでなく現場の社員や面接担当者の予定を抑えています。中には役員面接などの調整を行っているケースもあるでしょう。忙しい社員の方のスケジュールを面接に当てていることを理解し、辞退をするのであれば、出来る限り早く連絡をすることが大切です。
面接辞退の連絡は基本的にはメールでOK！
面接辞退の連絡をする場合には基本的にメールで連絡をしましょう。中にはメールのみでの連絡は失礼にあたるのではないかとお考えの方もいらっしゃるかも知れませんが、メールのみで構いません。
ただし、やむを得ず面接の前日や直前に連絡することになった場合には、急を要しますので必ず電話とメールの両方で連絡を入れましょう。メールのみの場合ですと、採用担当者がすぐに確認できない場合もありますので、電話でも連絡を入れます。繋がらなかった場合には、電話を受けてくれた方に伝言をお願いしてもよいでしょう。伝言を依頼する場合には、「面接日時、氏名、応募職種、面接辞退へのお詫び」を伝えます。
POINT
- 面接辞退メールを送る時間帯は？
メールを送る場合には、出来る限り就業時間内に連絡を入れるほうが好ましいです。
ただし、仕事をしながら転職活動を行っている方など、少し遅い時間でなければメールを送れないという場合には、メールの冒頭に｢夜分遅くに失礼致します｣などのフレーズを入れておけば失礼になりにくいでしょう。
面接の無断欠席は絶対にNG
連絡をしないまま面接を欠席することは絶対避けましょう。連絡を入れることは社会人としての最低限のマナーです。
また、面接を受ける権利があるということは、書類選考で少なからず自分に興味を持ち認めてくれたという証ですので、お詫びの気持ちだけでなく感謝の気持ちも込めて、必ず連絡を入れるようにしましょう。
面接辞退メールの書き方
ここでは、面接辞退メールの書き方についてお伝えしていきます。
件名（メールの件名で辞退であることがわかるように記載する）
件名では、面接辞退のメールであることがわかるように記載することが大切です。
そのため、｢面接について｣｢面接辞退の件｣などの表記ではすぐに内容を把握しづらかったり、マイナスな側面が前に出てしまいます。｢面接辞退のご連絡｣などと記載しておけば、内容が一目で伝わるでしょう。
件名の例
「面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（名前）」
宛名
宛名では、送り先である担当者の企業名、部署名、名前の順に記載しましょう。また株式会社を(株)などと略すのはあまり印象がよくありません。必ず正式名称で記載するようにしましょう。
宛名の例
株式会社〇〇
人事部 採用担当
〇〇 〇〇 様
本文（要件を簡潔に・お詫びの言葉も添える）
本文では要件とお詫びの言葉を書きます。
内容は下記の順に記載します。
・自分の氏名
・面接予定日時
・辞退をする理由
・お詫びの言葉
メールの文面を書く際には面接辞退の件やお詫びなど、必要なことだけを簡潔に記載することを徹底しましょう。
ネガティブな内容の連絡を入れるとき、｢失礼をしてはいけない！｣と丁寧な性格の方ほど冗長的な文章を書いてしまいがちですが、不必要な情報が多い文章は読み手にわずらわしさを感じさせ、余計に印象を悪くしてしまいかねませんので、簡潔に書くことを意識してみてください
締めの言葉・署名
最後に締めの言葉と署名を付けます。
締めの言葉には、「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」など相手を敬う文言を入れます。
また、署名を付けることはビジネスマナーですので、署名の付け忘れには注意をしましょう。
POINT
- 面接辞退メールの書き方のポイント
面接辞退メールで抑えておくべきポイントは下記の3点です。
・一目で「面接辞退」であることがわかる件名にする
・必要なことだけを簡潔に記載する
・お詫びの言葉を入れる
この3点を意識してメールを作成してみてください。
第二新卒に寄り添った転職を支援！
第二新卒エージェントneoは、第二新卒に特化をした転職支援サービスです。一人ひとり異なる状況、強み、適性、思考を加味し、あなたの初めての転職を支援します。未経験からの転職支援実績も多数！あなたの未来に寄り添い、最適な企業をご紹介します。
【パターン別】面接辞退メールのテンプレート
ここでは、面接辞退メールのテンプレートをご紹介します。
下記の内容に沿ってメールを作成してみてください。
基本的な面接辞退メールテンプレート
面接辞退メール例
■件名
面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（氏名）
■本文
株式会社〇〇
人事部 採用担当
〇〇様
お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇（氏名）です。
その節は誠にありがとうございました。
（※）〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
私事で大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。
また、本来であれば直接お詫び差し上げるべきところですが、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
————————————————————
〇〇〇〇（氏名）
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号：000-0000-0000
————————————————————
シチュエーションに合わせて、「基本的な面接辞退メールテンプレート」の（※）を付けた文章を変更していきます。
当日の連絡となってしまった場合
電話が繋がった場合
当日の連絡の辞退メール例（電話連絡後）
お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇（氏名）です。
その節は誠にありがとうございました。
先ほどお電話にてお伝えしました通り、〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
私事で大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
電話が繋がらなかった場合
当日の連絡の辞退メール例（電話が繋がらない）
お世話になっております。
先日＊次面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇（氏名）です。
その節は誠にありがとうございました。
〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
また、直前のご連絡となってしまいましたこと重ねてお詫び申し上げます。
先ほどお電話差し上げましたが、ご不在のようでしたのでご伝言をお伝えしております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
当日の連絡となってしまった場合には、電話で連絡をした後に、メールで連絡をしたほうが良いでしょう。
電話が繋がった場合も、そうでない場合もどちらの場合も電話だけでなくメールも送るほうが良いです。
他社から内定をもらった場合
他社から内定をもらった場合には、「基本的な面接辞退メールテンプレート」の（※）の文章を下記のように変更します。
他社から内定をもらった場合
〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 先日他社から内定をいただき、熟考した結果その企業でお世話になることに致しました。
内定を貰った他社の企業でお世話になることを決めた場合には、その旨を率直に伝えて問題ありません。
選考先の企業が自分に合わないと感じた場合
選考先の企業が自分に合わないと感じた場合は「基本的な面接辞退メールテンプレート」の（※）の文章を下記のように変更します。
選考先の企業が自分に合わないと感じた場合
〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
業務内容などを詳しくお伺いする中で、当初考えていたイメージと異なり、貢献することが難しいと判断したためです。
この場合には、詳しく面接辞退の理由について触れる必要はありません。仮に面接中の対応に不満があった場合であっても、批判・中傷するような内容は避けるように注意してください。
「業務内容が違った」「当初の御社のイメージと違った」など想定と異なったという点のみを伝える程度にとどめておきましょう。
家庭の事情が理由の場合
家庭の事情が理由の場合は「基本的な面接辞退メールテンプレート」の（※）の文章を下記のように変更します。
家庭の事情が理由の場合
〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
家庭の事情により、面接活動を継続することが難しくなりましたので、面接を辞退させていただきます。
家庭の事情も状況に応じて様々かと思いますが、「家庭の事情」と伝えることで、それ以上深堀りして辞退の理由を聞かれるケースはありません。そのため、家庭の事情による面接辞退の場合には、「家庭の事情」と記すようにしましょう。
言いづらい理由の場合
基本的に言いづらい理由の場合には、「一身上の都合」と答えるようにしましょう。「面接の設定をしてくれているのに申し訳ないから」といって言いづらい理由をわざわざ全てさらけ出す必要はありません。
言いづらい理由の場合には、「基本的な面接辞退メールテンプレート」の内容を活用すると良いでしょう。
自分に合った職場を見つけるなら！おすすめの転職エージェント3選
面接辞退メール前に、本当に辞退すべきか考えよう
面接辞退メールを送付する前に、本当にその企業の面接を辞退しても良いのか、もう一度考えてみましょう。
第一志望の企業や自分がやりたい仕事ができる企業から内定を取得した場合には、辞退をしても良いと思います。
しかし、内定を獲得するまでに苦労し、ようやく1社から内定を得られた場合には、面接自体が億劫に感じている状況なのであれば考え直したほうが良いかもしれません。
これから面接辞退をしようとしている会社の社風や雰囲気・仕事内容が今内定をもらっている企業よりも自分に合っている可能性もありますし、内定を貰える可能性も充分に考えられます。
妥協で会社選びをしてしまうと、入社後に後悔する可能性も十分に考えられますので、納得した企業選びができていないと感じているのであれば、面接を辞退しないことをおすすめします。
まとめ
面接辞退の連絡を入れることに抵抗感を感じるかもしれません。
しかし、面接辞退をすると決めたのであれば、早期に連絡することが、あなたにとっても企業にとっても良い状態であるということを理解しておきましょう。そして、面接調整をしてもらっていることへの感謝の気持ちを忘れず、誠意を持って対応するよう意識してください。
本記事が少しでも参考になれば幸いです。
第二新卒に寄り添った転職を支援！
第二新卒エージェントneoは、第二新卒に特化をした転職支援サービスです。一人ひとり異なる状況、強み、適性、思考を加味し、あなたの初めての転職を支援します。未経験からの転職支援実績も多数！あなたの未来に寄り添い、最適な企業をご紹介します。
この記事を書いた人
元中途求人広告アドバイザー
こばさん
不動産会社での営業経験を経て、中途求人広告アドバイザーに転身。これまでに中小・ベンチャー企業を中心に100社以上の中途採用をご支援してきました。現在は3人の子供たちの子育てとキャリアの両立に奮闘中です。
自身の経験を活かし、転職・就職活動に役立つ情報だけでなく、働く女性のキャリアライフを充実させるコンテンツやFP2級の資格も保有しているので働くうえで役立つマネー情報をお届けしていきます。
そうなんだ！と気付きがあったらシェアしよう！
