【例文フォーマットあり】面接辞退メールを送る場合のマナーとは？書き方のポイントもご紹介！

転職 面接 メール 知りたい

2024.04.24

目次

次の面接の予定が詰まっている場合であっても、
「第一志望の企業で内定が出た」
「やっぱりこの企業は理想と違うな｣
「家庭の事情で転職活動そのものをやめよう･･･」
など様々な理由で面接辞退をしなければならないケースもあるでしょう。

そこで、本記事では面接辞退をする場合の適切な対応方法や面接辞退メールの書き方のポイントについてご紹介致します。

メールフォーマットも掲載していますので、参考にしてみてください。

この記事のまとめ

  • 面接辞退をする場合、「出来る限り早めに」「基本的にメールで」連絡をする。無断欠席だけは絶対にNGである。
  • 当日の面接辞退の場合には、メールだけでなく、電話でも連絡をするほうが良い。
  • 面接辞退メールを書く際のポイントは、面接辞退であることが分かる件名にすること、出来る限り簡潔に記すこと、お詫びの言葉を入れることである。

面接辞退をする場合のマナー

面接辞退のマナー面接辞退をする場合には、下記のマナーを守るようにしてください。

出来る限り早めに連絡をする

面接を辞退することを決めた場合には、出来る限り早めに各企業の採用担当者に連絡を入れましょう。

採用面接ではあなたと会うために採用担当者だけでなく現場の社員や面接担当者の予定を抑えています。中には役員面接などの調整を行っているケースもあるでしょう。忙しい社員の方のスケジュールを面接に当てていることを理解し、辞退をするのであれば、出来る限り早く連絡をすることが大切です。

面接辞退の連絡は基本的にはメールでOK！

面接辞退の連絡をする場合には基本的にメールで連絡をしましょう。中にはメールのみでの連絡は失礼にあたるのではないかとお考えの方もいらっしゃるかも知れませんが、メールのみで構いません。

ただし、やむを得ず面接の前日や直前に連絡することになった場合には、急を要しますので必ず電話とメールの両方で連絡を入れましょう。メールのみの場合ですと、採用担当者がすぐに確認できない場合もありますので、電話でも連絡を入れます。繋がらなかった場合には、電話を受けてくれた方に伝言をお願いしてもよいでしょう。伝言を依頼する場合には、「面接日時、氏名、応募職種、面接辞退へのお詫び」を伝えます。

POINT

  • 面接辞退メールを送る時間帯は？

    メールを送る場合には、出来る限り就業時間内に連絡を入れるほうが好ましいです。

    ただし、仕事をしながら転職活動を行っている方など、少し遅い時間でなければメールを送れないという場合には、メールの冒頭に｢夜分遅くに失礼致します｣などのフレーズを入れておけば失礼になりにくいでしょう。

面接の無断欠席は絶対にNG

連絡をしないまま面接を欠席することは絶対避けましょう。連絡を入れることは社会人としての最低限のマナーです。

また、面接を受ける権利があるということは、書類選考で少なからず自分に興味を持ち認めてくれたという証ですので、お詫びの気持ちだけでなく感謝の気持ちも込めて、必ず連絡を入れるようにしましょう。

面接辞退メールの書き方

面接辞退メールの書き方ここでは、面接辞退メールの書き方についてお伝えしていきます。

件名（メールの件名で辞退であることがわかるように記載する）

件名では、面接辞退のメールであることがわかるように記載することが大切です。

そのため、｢面接について｣｢面接辞退の件｣などの表記ではすぐに内容を把握しづらかったり、マイナスな側面が前に出てしまいます。｢面接辞退のご連絡｣などと記載しておけば、内容が一目で伝わるでしょう。

辞退メール例1 件名の例

「面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（名前）」

宛名

宛名では、送り先である担当者の企業名、部署名、名前の順に記載しましょう。また株式会社を(株)などと略すのはあまり印象がよくありません。必ず正式名称で記載するようにしましょう。

辞退メール例2 宛名の例

株式会社〇〇
人事部　採用担当
〇〇 〇〇 様

本文（要件を簡潔に・お詫びの言葉も添える）

本文では要件とお詫びの言葉を書きます。

内容は下記の順に記載します。
・自分の氏名
・面接予定日時
・辞退をする理由
・お詫びの言葉

メールの文面を書く際には面接辞退の件やお詫びなど、必要なことだけを簡潔に記載することを徹底しましょう。
ネガティブな内容の連絡を入れるとき、｢失礼をしてはいけない！｣と丁寧な性格の方ほど冗長的な文章を書いてしまいがちですが、不必要な情報が多い文章は読み手にわずらわしさを感じさせ、余計に印象を悪くしてしまいかねませんので、簡潔に書くことを意識してみてください

締めの言葉・署名

最後に締めの言葉と署名を付けます。

締めの言葉には、「末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」など相手を敬う文言を入れます。

また、署名を付けることはビジネスマナーですので、署名の付け忘れには注意をしましょう。

POINT

  • 面接辞退メールの書き方のポイント

    面接辞退メールで抑えておくべきポイントは下記の3点です。
    ・一目で「面接辞退」であることがわかる件名にする
    ・必要なことだけを簡潔に記載する
    ・お詫びの言葉を入れる

    この3点を意識してメールを作成してみてください。

【パターン別】面接辞退メールのテンプレート

ここでは、面接辞退メールのテンプレートをご紹介します。

・基本的な面接辞退メールテンプレート
・当日の連絡となってしまった場合
・他社から内定をもらった場合
・選考先の企業が自分に合わないと感じた場合
・家庭の事情が理由の場合
・言いづらい理由の場合

下記の内容に沿ってメールを作成してみてください。

基本的な面接辞退メールテンプレート

辞退メール例3 面接辞退メール例

■件名
面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（氏名）

■本文
株式会社〇〇
人事部　採用担当
〇〇様


お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇（氏名）です。
その節は誠にありがとうございました。

（※）〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
私事で大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

また、本来であれば直接お詫び差し上げるべきところですが、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
————————————————————
〇〇〇〇（氏名）
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号：000-0000-0000
————————————————————

シチュエーションに合わせて、「基本的な面接辞退メールテンプレート」の（※）を付けた文章を変更していきます。

当日の連絡となってしまった場合

当時の連絡となってしまった場合には、必ず電話でも連絡をしましょう。ここでは、電話が繋がった場合と繋がらなかった場合の2つの例をご紹介します。

電話が繋がった場合

辞退メール例4 当日の連絡の辞退メール例（電話連絡後）

お世話になっております。
先日〇次面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇（氏名）です。
その節は誠にありがとうございました。

先ほどお電話にてお伝えしました通り、〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
私事で大変恐縮ですが、何卒宜しくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

電話が繋がらなかった場合

辞退メール例5 当日の連絡の辞退メール例（電話が繋がらない）

お世話になっております。
先日＊次面接のご連絡をいただきました〇〇〇〇（氏名）です。
その節は誠にありがとうございました。

〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。
また、直前のご連絡となってしまいましたこと重ねてお詫び申し上げます。

先ほどお電話差し上げましたが、ご不在のようでしたのでご伝言をお伝えしております。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

当日の連絡となってしまった場合には、電話で連絡をした後に、メールで連絡をしたほうが良いでしょう。

電話が繋がった場合も、そうでない場合もどちらの場合も電話だけでなくメールも送るほうが良いです。

他社から内定をもらった場合

他社から内定をもらった場合には、「基本的な面接辞退メールテンプレート」の（※）の文章を下記のように変更します。

辞退メール例6 他社から内定をもらった場合

〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 先日他社から内定をいただき、熟考した結果その企業でお世話になることに致しました。

内定を貰った他社の企業でお世話になることを決めた場合には、その旨を率直に伝えて問題ありません。

選考先の企業が自分に合わないと感じた場合

選考先の企業が自分に合わないと感じた場合は「基本的な面接辞退メールテンプレート」の（※）の文章を下記のように変更します。

辞退メール例7 選考先の企業が自分に合わないと感じた場合

〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

業務内容などを詳しくお伺いする中で、当初考えていたイメージと異なり、貢献することが難しいと判断したためです。

この場合には、詳しく面接辞退の理由について触れる必要はありません。仮に面接中の対応に不満があった場合であっても、批判・中傷するような内容は避けるように注意してください。

「業務内容が違った」「当初の御社のイメージと違った」など想定と異なったという点のみを伝える程度にとどめておきましょう。

家庭の事情が理由の場合

家庭の事情が理由の場合は「基本的な面接辞退メールテンプレート」の（※）の文章を下記のように変更します。

辞退メール例8 家庭の事情が理由の場合

〇月〇日（〇）に面接のお約束をさせていただいておりましたが、選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

家庭の事情により、面接活動を継続することが難しくなりましたので、面接を辞退させていただきます。

家庭の事情も状況に応じて様々かと思いますが、「家庭の事情」と伝えることで、それ以上深堀りして辞退の理由を聞かれるケースはありません。そのため、家庭の事情による面接辞退の場合には、「家庭の事情」と記すようにしましょう。

言いづらい理由の場合

基本的に言いづらい理由の場合には、「一身上の都合」と答えるようにしましょう。「面接の設定をしてくれているのに申し訳ないから」といって言いづらい理由をわざわざ全てさらけ出す必要はありません。

言いづらい理由の場合には、「基本的な面接辞退メールテンプレート」の内容を活用すると良いでしょう。

面接辞退メール前に、本当に辞退すべきか考えよう

面接辞退メールを送付する前に、本当にその企業の面接を辞退しても良いのか、もう一度考えてみましょう。
第一志望の企業や自分がやりたい仕事ができる企業から内定を取得した場合には、辞退をしても良いと思います。

しかし、内定を獲得するまでに苦労し、ようやく1社から内定を得られた場合には、面接自体が億劫に感じている状況なのであれば考え直したほうが良いかもしれません。

これから面接辞退をしようとしている会社の社風や雰囲気・仕事内容が今内定をもらっている企業よりも自分に合っている可能性もありますし、内定を貰える可能性も充分に考えられます。

妥協で会社選びをしてしまうと、入社後に後悔する可能性も十分に考えられますので、納得した企業選びができていないと感じているのであれば、面接を辞退しないことをおすすめします。

まとめ

面接辞退の連絡を入れることに抵抗感を感じるかもしれません。

しかし、面接辞退をすると決めたのであれば、早期に連絡することが、あなたにとっても企業にとっても良い状態であるということを理解しておきましょう。そして、面接調整をしてもらっていることへの感謝の気持ちを忘れず、誠意を持って対応するよう意識してください。

本記事が少しでも参考になれば幸いです。

この記事を書いた人

転職ライター

元中途求人広告アドバイザー
こばさん

不動産会社での営業経験を経て、中途求人広告アドバイザーに転身。これまでに中小・ベンチャー企業を中心に100社以上の中途採用をご支援してきました。現在は3人の子供たちの子育てとキャリアの両立に奮闘中です。
自身の経験を活かし、転職・就職活動に役立つ情報だけでなく、働く女性のキャリアライフを充実させるコンテンツやFP2級の資格も保有しているので働くうえで役立つマネー情報をお届けしていきます。

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日程の都合が分からず、すぐに返信ができない場合もあるかと思います。そのような場合にも、まずは24時間以内の返信を意識しましょう。メールでは、「あいにく現時点で、都合が分からない旨を伝え、〇〇日以降に再度連絡をする」など、現状の状況と日程が確定できるタイミングなどの情報を伝えるようにしましょう。 仮に24時間以内にメールに返信できなかった場合には｢ご返信が遅くなってしまい申し訳ございません｣などと一言添えるようにしましょう。 希望日時は3候補以上提示する希望日時は出来る限り複数提示することをおすすめします。目安としては3候補以上が良いでしょう。 面接官が現場の社員の場合もありますので、できるだけ希望日程は複数あるほうがスケジュール調整がスムーズです。時間にも幅を持たせておいた方が調整がしやすいでしょう。 企業側から候補日時を指定される場合もありますが、仮に指定された日時で調整ができない場合にも、こちらから候補日時の案を提示するのがマナーです。その際も3候補以上提示することを意識してみてください。件名は変更せずに返信するビジネスメールの基本ですが、件名は変更せずに返信をしましょう。 具体的には、企業側から「面接日程調整の件」という件名でメールが届いているのであれば、「Re:面接日程調整の件」と返信をします。 メールを返信する際に「Re:」が勝手に表示されると思いますので、あえて削除せずにそのまま返信すれば問題ありません。 こうすることで、担当者は面接日程調整の件であること、返信メールであることを件名から理解することができるため、日程調整メールの件名は変更せずに返信するということを覚えておきましょう。 POINT メールの本文も引用しておくと良い メールに返信する場合には、返信するメールの内容を引用して残しておくとより良いです。 こうすることで、以前のやり取りをスムーズに把握することができます。基本的には、メールに返信すると、新たに作成した新規のメール文面の下に以前のやり取りが勝手に引用されると思いますので、削除せずに、そのまま残しておくようにしましょう。 署名を必ず付けるビジネスメールでは必ず署名を付けます。仕事でメールを使う場合にはテンプレートに署名を保存しているケースが多いため忘れることはないですが、転職活動でメールを送る場合には注意が必要です。 「氏名・住所・電話番号・メールアドレス」を記した署名を作成し、必ずメールの末尾に付けることを忘れないようにしてください。ただし、住所に関しては、記載していなくても失礼には当たらないので郵便物の有無に合わせて適宜対応しましょう。メールを返信する時間帯に気を付けるメールを返信する時間帯にも気を配りましょう。 基本的には、企業の就業時間中に返信する方が望ましいです。ただし、現職中の方の場合には、就業時間内での返信は難しいかと思いますので、真夜中などの非常識な時間は避け、常識の範囲内で受け入れられる時間帯を意識して返信をしましょう。 21時以降になる場合には必ず、｢夜分遅くに失礼いたします｣などの一言を添えて失礼のないように心掛けてください。面接日程調整メールの書き方のポイントさて、ここからは日程調整メールの書き方のポイントについてお伝えしていきます。日程調整メールでは、簡潔に分かりやすく伝えることが大切です。 下記の流れに沿って書いていくと良いでしょう。 【日程調整メールの流れ】 ①件名 ②宛名 ③挨拶 ④自分の名前 ⑤面接の日程調整に関する内容 ⑥締めくくり ⑦署名 企業名は省略しない宛名で企業名を記載する場合には、（株）のように省略せずに必ず正式名称で記載するようにしましょう。お礼のフレーズを必ず入れる｢この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます｣など、メールを送っていただいたことや面接日程を提示していただいたことに感謝する気持ちをメールに盛り込むよう意識しましょう。適度に改行を入れるメールを送る際にはメールの文面の見やすさにも気を配りましょう。 採用担当者の多くはPCでメールチェックを行っていることが多いため、文章が長くなり過ぎないように適宜改行を入れて、全体的に読みやすくなるように整えてください。また、内容の節目ごとに行間を空けて段落を区切ると、より読みやすいメールになります。 スマートフォンなど携帯からメールを配信する場合には、「PCでの見やすさ」を意識して作成すると良いでしょう。面接日程調整は何日後から設定する？面接日程調整メールで日程を調整する場合、自分自身がメールを返信する日から起算して、何日後の日程を提示すれば良いのか悩む場合もあるのではないでしょうか？ 基本的には、3日後～2週間先までの日程で調整をすると問題ないでしょう。 明日、明後日の日程だと企業側のスケジュール調整が難しいことも想定されるため、少し余裕を持って3日後以降だと好ましいです。 また、1ヵ月後などあまりに遠いスケジュールになってしまうと、そもそも採用枠が埋まってしまっている可能性も考えられますので、出来る限り早めの日程で調整することをおすすめします。【例文】面接日程調整メールの4パターンここでは、面接の日程調整メールをシチュエーション別に4つに分けてお伝えしていきますので、参考にしてみてください。 日程調整メールの4パターン ・提示された日程にて面接日程を確定する場合 ・提示された日程での調整ができない場合 ・一度決定した日程を変更したい場合 ・面接日程を確定する場合 提示された日程にて面接日程を確定する場合 提示された日程にて面接日程を確定する場合 ■件名 Re:（元の件名） ■本文 〇〇株式会社 人事部　採用担当 〇〇〇〇様 お世話になっております。 以前、貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇（氏名）と申します。 この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます。 ご提示いただいた日程から下記の日時を希望致します。 ■第1希望：〇月〇日（〇）　〇時～〇時 ■第2希望：〇月〇日（〇）　〇時～〇時 ■第3希望：〇月〇日（〇）　〇時～〇時 ご多忙な中、日程を調整いただき誠にありがとうございます。 当日も何卒宜しくお願いいたします。 ———————————————————— 〇〇〇〇（氏名） 〒000-0000 東京都新宿区西新宿0-0-0 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊ ———————————————————— 提示された候補日の中でも都合のつく日時が複数ある場合には、希望順位と合わせて複数回答した方が面接調整がしやすいです。提示された日程での調整ができない場合次に、提示された日程でどうしても都合がつかなかった場合の返信の方法です。 提示された日程での調整ができない場合 ■件名 Re:（元の件名） ■本文 〇〇株式会社 人事部　採用担当 〇〇〇〇様 お世話になっております。 以前、貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇（氏名）と申します。 この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます。 大変恐縮ながらご提示いただいた日時での都合がつかなかったため、 別日程での実施をお願いすることは可能でしょうか。 以下に候補日を提示させていただきますので、 いずれかの日時でご検討いただけましたら幸いです。 ■第1希望日：〇月〇日（〇）　〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望） ■第2希望日：〇月〇日（〇）　〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望） ■第3希望日：〇月〇日（〇）　〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望） ■第4希望日：〇月〇日（〇）　〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望） 以上となります。 ご多忙な中恐縮ですが、ご確認いただけましたら幸いです。 また、上記日程での調整が難しい場合には、再度候補日をご連絡いただけましたら幸いです。 大変お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。 ———————————————————— 〇〇〇〇（氏名） 〒000-0000 東京都新宿区西新宿0-0-0 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊ ———————————————————— 指定された日程の中で調整ができない場合には、提示された面接日程が合わなかったことに対する一言を添えましょう。 そのうえで、面接調整が可能な日程をこちらから提示をするようにします。 日程を提示する場合には、3候補以上の日程を提示するように心掛けましょう。一度決定した日程を変更したい場合次に、一度面接日程を決定した後に、どうしてもその日程で面接を行うことが難しくなってしまった場合について見ていきます。 一度決定した日程を変更したい場合 ■件名 Re:（元の件名） ■本文 〇〇株式会社 人事部　採用担当 〇〇〇〇様 お世話になっております。 〇月〇日（〇）の〇時から面接のお時間を頂戴している〇〇〇〇（氏名）と申します。 私事で大変恐縮ですが、予定させていただいておりました日時に伺うことが難しくなってしまったため、別日程での実施をお願いすることは可能でしょうか。 以下に候補日を提示させていただきますので、 いずれかの日時でご検討いただけましたら幸いです。 ■第1希望日：〇月〇日（〇）　〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望） ■第2希望日：〇月〇日（〇）　〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望） ■第3希望日：〇月〇日（〇）　〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望） ■第4希望日：〇月〇日（〇）　〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望） 以上となります。 ご多忙な中恐縮ですが、ご確認いただけましたら幸いです。 また、上記日程での調整が難しい場合には、再度候補日をご連絡いただけましたら幸いです。 大変お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。 ———————————————————— 〇〇〇〇（氏名） 〒000-0000 東京都新宿区西新宿0-0-0 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊ ———————————————————— 「〇月〇日（〇）の〇時から面接のお時間を頂戴している」のようにすでに面接が決まっている候補者からのメールであることがわかるように明記します。 日程を変更する理由については、具体的に理由を伝える必要はありませんので、本メールのように｢私事で大変恐縮ですが｣などの一言を入れておくとスマートにまとめることができるでしょう。  面接日程を確定する場合 面接日程を確定する場合 ■件名 Re:（元の件名） ■本文 〇〇株式会社 人事部　採用担当 〇〇〇〇様 お世話になっております。 以前、貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇（氏名）と申します。 この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます。 ご提示いただいた下記日時に、指定いただきました面接会場にお伺い致します。 ■面接日時：〇月〇日（〇） 00:00～ ■場所：〇〇〇 ご多忙な中、日程を調整いただき誠にありがとうございます。 当日も何卒宜しくお願いいたします。 ———————————————————— 〇〇〇〇（氏名） 〒000-0000 東京都新宿区西新宿0-0-0 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊ ———————————————————— 都合の良い日程にて調整できた場合には、認識のズレがないかを確認するために、日程・面接場所を必ずメールに記載しましょう。面接日程調整メールを送る場合に気を付けるべきポイント最後に面接日程調整メールを送る場合に気を付けるポイントをご紹介しますので、参考にしてみてください。文字を装飾しないメールの文面で強調したい箇所に色を付けたり太字にしたりする方もいるかもしれませんが、ビジネスメールでは、文字の装飾は避けましょう。 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【例文あり】面接のお礼メールは送る？書き方のコツや注意すべきポイントをご紹介！

面接を受けた企業の選考通過率を上げるためにも出来る限り好印象を与えたいと考えている方は多いのではないでしょうか。 そのため、面接後にお礼メールは送ったほうが良いのかと悩んでいる方も多いです。 本記事では、面接後のお礼メールを送るべきかという疑問に回答しています。また、お礼メールを送る前に知っておくべきポイントや、メールの書き方のコツ、注意すべきポイントについてご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。 この記事のまとめ お礼メールは必ずしも送る必要はない。 お礼メールを送る場合のポイントは「当日中に」「採用担当者宛に」送ることである。※面接官のアドレスがわかる場合には面接官でもOK！ お礼メールの書き方のコツは、端的にわかりやすく、面接の感想・入社意欲を伝えることである。 お礼メールを書く際に注意すべきポイントは、「字の装飾・誤字脱字がないか、敬語の使い方に誤りがないかを確認すること」である。 面接のお礼メールは必要？ビジネスの場では、面談や商談の後などにお礼メールを送るケースも多いため、「面接の後にもお礼メールを送るべき？」と悩んでいる人もいるのではないでしょうか。 結論から言うと、お礼メールは必ずしも送る必要はありません。お礼メールを送らなかったからといって、評価が下がることはないです。 ただし、お礼メールを送ることによって、熱意のある人・丁寧な人という印象を与えることができますので、面接官が次の選考の候補者を決めかねている際には有効に働くケースもあるかもしれません。 第一志望の企業の選考など、どうしても入社したい意欲を伝えたい場合や感謝の気持ちを伝えたい場合には、お礼メールを送っても良いでしょう。面接のお礼メールを送る前に知っておくべきポイント面接でお礼メールを送ろうと考えている場合には、下記のポイントを抑えておくと良いでしょう。当日中にメールを送る面接へのお礼メールは、基本的に当日中に送ります。面接の後もしくは自宅に帰宅後すぐに送信すれば、それだけその企業に対する真剣さと入社意欲の高さをアピールすることができるでしょう。 ただし、時間帯には注意が必要です。基本的にメールであっても面接先の営業時間内に送ることがマナーであることを意識して送信しましょう。ただし、就労中の場合など、どうしても営業時間内に送信できない場合には、深夜帯など非常識な時間を避けて送ります。仮に面接の終了時刻が遅くなった場合は、翌朝に送るようにしましょう。 CHECK！ 遅すぎるお礼メールは逆効果 面接から2～3日後にお礼メールを送る場合には、マイナス評価となる場合があるため注意が必要です。 お礼メールの基本は当日中に送ることです。2～3日後の場合、 他の候補者と比較してビジネスマナーがない人、志望意欲が低い人という印象を与えます。 また、面接から日が経ちすぎている場合には、すでに面接の合否も出ているケースも多いです。お礼メールを活用し、内定率を高めたいと考えている場合には、当日中から遅くとも翌朝までに送るように意識をしてください。 採用担当者宛に送るお礼メールは、基本的にスケジュール調整などで日頃からメールのやり取りをしている採用担当者宛に送りましょう。ただし、面接時に名刺交換をしている場合など面接官の連絡先が分かる場合には、その方宛に送っても問題ありません。 面接官が複数名いる場合には、一人ひとり個別にお礼メールを送る場合には、一斉送信でかまいません。一斉送信する場合には、名刺に記載されている役職に注意をし、役職の高い方から順に宛名に記すように気を付けます。 採用担当者が面接にいなかった場合には、ccに採用担当者の名前を入れても良いでしょう。 面接のお礼メールの書き方のコツここでは、面接のお礼メールを書く際のコツについてお伝えしていきます。 基本的に、お礼メールには下記の要素を盛り込むことが大切です。 【お礼メールの基本構成】 (1)件名 (2)宛名 (3)自己紹介 (4)面接へのお礼 (5)面接の感想・入社意欲 (6)署名 それぞれの項目ごとにポイントをお伝えしていきます。件名はわかりやすく件名では、「わかりやすさ」を心掛けましょう。企業に送るメールは、大前提として「わかりやすく読みやすい」が基本です。 採用担当者は採用活動以外にも様々な業務を並行して行っているため、瞬時に要件が判断できるメールの件名にしたほうが好印象を与えられるでしょう。 そのため、「採用面接の御礼/〇〇〇〇（氏名）」など、一目で要件がわかる件名と自分の氏名を記載することをおすすめします。宛名は正式名称で記載する宛名は送り先である採用担当者（面接官の名前が分かれば面接官）の基本情報を「企業名→部署名→氏名」の順に記載するようにしましょう。ちなみに、株式会社を(株)などと略すことはマナー違反です。企業名を書く際にはどんなに長くなっても必ず正式名称で記載します。 複数名の方にメールを一斉送信する場合には、役職が上の方から順に記載するよう注意をしてください。面接日時も添えて自己紹介をする次に挨拶と自己紹介をします。自分のフルネームと面接を受けた日時などを添えると、面接官があなたのことを特定しやすくなります。 自己紹介 本日の〇月〇日（〇）00：00より面接のお時間をいただきました、〇〇〇〇（氏名）と申します。 面接へのお礼を伝えるお礼メールですので、面接へのお礼の気持ちを必ず盛り込みます。 面接の機会を設けていただいたことや、忙しい中自分のために時間を割いてもらったことへのお礼の気持ちを文章にしたためます。 面接へのお礼 先ほどはご多忙な中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。 面接の感想・入社意欲を伝える次に面接の感想や入社意欲を伝えます。今回の面接でどのようなことを感じたのかや入社意欲を伝えることによってその企業に対する真剣さをアピールすることができるでしょう。 また、面接の感想を記載することにより、その応募者が面接でどのような会話を行ったのかを面接官はリアルに思い出すことができますし、あなたオリジナルのお礼メールを作成することにも繋がります。 ただし、アピールを意識するあまり自己PRのような内容を盛りこんでしまうと、ガツガツしている印象を与えかねません。メールの基本は「端的にわかりやすく」ですので、くどくどと長く書くのではなく、長くても300文字程度に収まるようにまとめて記載するよう意識しましょう。 CHECK！ 定型文で送ることは避ける お礼メールでは、どの企業でも使いまわせる定型文を送ることは避けましょう。使い回しであることが面接官にも伝わるため、逆効果となる可能性が高いです。 「企業への熱意を伝えること」がお礼メールを送る目的だと思いますので、面接で得た気付きなどを添えあなたの人柄や入社意欲が伝わるようなお礼メールを作成するよう意識をしてみてください。 署名を忘れずに最後に署名を忘れずに記載しましょう。名前・住所・電話番号・メールアドレスを記載します。ただし、住所に関しては、記載していなくても失礼には当たらないので郵便物の有無に合わせて適宜対応しましょう。 以上のポイントをまとめると下記の通りです。お礼メールを送る際の参考に活用してみてください。 お礼メール例 ■件名 採用面接の御礼／〇〇〇〇（氏名） ■本文 〇〇株式会社 人事部　採用担当 〇〇〇〇様 お世話になっております。 本日の10:00より面接のお時間をいただきました、〇〇〇〇と申します。 先ほどはご多忙な中貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。 〇〇様とお話をさせていただく中で、貴社の〇〇施策に強い関心を抱きました。 私もこれまでに〇〇関係に携わった経験があり、 これまでに培った〇〇の側面から貴社に少しでも貢献できたらと感じました。 末筆ながら、面接のお礼を申し上げると共に、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ———————————————————— 〇〇〇〇（氏名） 〒000-0000 東京都新宿区西新宿0-0-0 電話番号：000-0000-0000 メールアドレス：〇〇〇〇〇＠〇〇.〇〇 ———————————————————— お礼メールを書く際に注意すべきポイント ここでは、お礼メールを送る際に注意すべきポイントについてお伝えしていきます。字の装飾はNGメールの内容をわかりやすいものにしようと太字や色文字を使用したくなる気持ちはわかりますが、ビジネスメールのマナーとしてふさわしくないためNGです。 特に転職の場合には、社会人としての基礎がなっていないとシビアな評価をされることも考えられますので、こういった細やかなポイントにも留意するようにしておきましょう。誤字脱字はNG誤字脱字は、「注意力がない」「仕事が雑」という印象を与え逆効果となる可能性が高いため、誤字脱字には細心の注意を払います。 ダブルチェック・トリプルチェックを行い、ミスがないか確認をしたうえで送信するようにしましょう。敬語の使い方に注意誤字脱字以外にも、敬語や謙譲語の使い方が間違っていたりすべて｢です・ます｣調で統一されている場合には印象を悪くする可能性があります。 敬語を正しく使えることは社会人としての基礎スキルですので、誤りがないか送信前に今一度確認をしましょう。メールの文面を書く際には以下のような間違いがよく見られますので参考にしてみてください。 ×｢よろしかったでしょうか？｣ ○｢よろしいでしょうか？｣ →「よろしい」の中に過去形の表現を入れる必要はない ×｢お伺いさせていただきます｣ ○｢伺います｣｢お伺いします｣ →「お伺い」と「いただきます」で二重敬語となっている ×｢御社の＊＊事業に強い関心を抱きました｣ ○｢貴社の＊＊事業に強い関心を抱きました｣ →「御社」は口語。書き言葉の場合は「貴社」 お礼メールに関するQ＆A最後に、面接のお礼メールによくあるQ＆Aについてお伝えします。 Q 企業から先にメールがきたらどうする？ A お礼メールを送る前に、企業側から次回の面接日程の調整についてや、結果の連絡が先に入ることもあります。その場合には返信メールの冒頭に面接へのお礼を簡潔に記載し、それ以降にメインの内容に対する回答を書きましょう。 あくまで企業からのメールに返信することがメインとなりますので、お礼は出来る限り簡潔にまとめることがポイントです。 Q 宛先がわからない場合はどうする？ A 面接では基本的に名刺をもらうことはありません。そのため面接のお礼メールを送ろうにも、宛先である面接官の名前を忘れてしまったり、面接官が複数人いて名前を把握できていない場合もあるでしょう。 このような場合には、｢面接ご担当者様（一人の場合）｣｢面接ご担当様 各位（複数人の場合）｣などと記載しておけば失礼になりません。面接官の名前を覚えていないからといって選考の評価に悪影響を及ぼすことは考えにくいですので、気負わずに対応しましょう。 Q 複数回面接がある場合は毎回送る？ A 複数回面接がある場合には、面接毎にお礼メールを送りましょう。毎回メールを送ることにより、「マメである」といった印象を与えますし、企業への真剣さをアピールすることもできます。 ただし、この場合にはお礼メールの内容に注意が必要です。以前送ったお礼メールの内容をコピペするなどは逆効果ですので、毎回違った感想を盛り込むよう心掛けましょう。 まとめ面接後のお礼メールは必ずしも送る必要はありません。しかし、少しでも企業への熱意をアピールしたいと考えている場合には、お礼メールを送ることをおすすめします。 本記事ではお礼メールの送り方についてお伝えしましたが、メールの送り方について不安だと感じている場合には、転職エージェントなどの転職支援サービスを利用するとアドバイスを受けることもできるためおすすめです。 本記事が少しでも転職活動のお役に立てば幸いです。

2024.04.24

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圧迫面接とは？面接官の目的や具体例、対処法を解説！NG行動もご紹介

圧迫面接という言葉を聞いたことがあるけど具体的にどのような面接なのか知りたいと考えている人もいるのではないでしょうか。 そこで、本記事では圧迫面接について解説していきます。圧迫面接を行う理由や圧迫面接の具体例、対処法、NG行動などについてご紹介していますので、参考にしてみてください。 この記事のまとめ 圧迫面接を行う理由は、ストレス耐性・コミュニケーション能力・柔軟な対応力を確認するため、応募者の本音を引き出すためである。 圧迫面接の例を挙げると、「なぜ？」を繰り返される、リアクションがない、発言を全て否定される、威圧的な態度を取るなどがある。 圧迫面接を受けた場合の対処法には、「わさざと圧迫していることを理解する」「深堀り質問に対応できるように準備をしておく」「淡々と聞かれたことのみに回答する」などがある。 仮に圧迫質問を受けた場合であっても、感情を表に出す、反論する、無言になるなどの行動は避けたほうが良い。 圧迫面接とは？圧迫面接とは、面接担当者が応募者に対してわざと答えにくい質問を投げかけたり、やや高圧的な態度でプレッシャーをかけたりする面接形式のことをいいます。 圧迫面接というスタイルは元々アメリカで誕生したといわれており、日本以外の国々では「stress interview（ストレスインタビュー）」という名前で呼ばれています。 近年、コンプライアンスの観点から圧迫面接を実施する企業は減少傾向にありますが、未だに取り入れている企業があることも事実です。これから面接を控えている方は、圧迫面接に対する正しい対処法を身に着けたうえで面接に参加すると良いでしょう。圧迫面接を行う目的とは？そもそも企業が圧迫面接を行うのはなぜでしょうか？ここでは、企業が圧迫面接を行う理由について解説していきます。ストレス耐性をチェックするため圧迫面接の主な目的としてはまず「応募者のストレス耐性を見る」という点が挙げられます。海外で「stress interview（ストレスインタビュー）」といわれる所以はそのためです。 社会人として働いていれば、人間関係・取引先とのやり取り・多忙なスケジュールなど様々な要因からストレスを感じる場面も少なくありません。あらゆるストレスに対応できる人材を採用したいと考えている企業は、圧迫面接を実施することで、ストレス耐性がある人物かどうかを見極めようとしているのです。コミュニケーション能力のチェックするため圧迫面接を通じて「応募者のコミュニケーション能力」を測ろうとしているケースもあります。 プレッシャーを与える、回答に対して全く興味を示さないなどの圧迫面接を受けた場合、自分に対して興味のない人とどのようなコミュニケーションを取るのかという点をチェックしていると考えて良いでしょう。 このようなシチュエーションでのコミュニケーション能力は、取引先との商談や社内でのプレゼンテーションでも重要になってくるため、圧迫面接を実施することで見極めようとしているのです。柔軟な対応ができるかをチェックするため「応募者の対応力・柔軟性を見極める」というのも、圧迫面接の大きな目的の一つです。 圧迫面接は、一般的な面接と比較するとイレギュラーな状況であるといえます。仕事においては、通常時と異なるイレギュラー対応を任されることも少なくありません。 そのため、圧迫面接を通じて、通常とは異なる雰囲気においても臨機応変に対応を変える柔軟性があるのかを確認しようとしているのです。応募者の本音を引き出すためその他にも「応募者の本音」をチェックしたいという狙いもあります。 一般的な面接はよくある質問例などを参考にして、応募者がある程度の対策を講じていることが予想されます。しかし、作られた回答ではなく応募者の本質的な人間性が見たいと考える企業も珍しくありません。 そこで、圧迫面接を実施することにより、土壇場での言動から応募者の本音を引き出そうと試みているのです。 POINT 中途採用でも圧迫面接を行う企業はある 中途採用者の場合、企業としては即戦力を欲しているケースが多いため、これまで培ってきたスキルや実績を重要視する面接が一般的です。一方、スキルのない新卒採用はポテンシャルを見極める選考が多いため、必然的に新卒採用時に圧迫面接が行われやすい傾向にあります。 しかし、必ずしも中途採用では、圧迫面接がないとは言い切れません。ストレス耐性や横柄な顧客に対応するコミュニケーション能力などを見極める狙いで実施する企業も少なからず存在しますので、圧迫面接が実施される可能性もあるということを心の片隅に留めておきましょう。 圧迫面接の具体例では具体的にはどのような面接が「圧迫面接」にあたるのでしょうか。ここでは、よくある圧迫面接の例をご紹介していきます。「なぜ？」を繰り返される圧迫面接では、応募者の受け答えに対して面接官が「なぜ？」「どうして？」としきりに問い詰めるというパターンが多いです。 単純に面接官が質問の内容を掘り下げたいという場合もありますが、問い詰めるように「なぜ？」「どうして？」が続いていたら、圧迫面接が行われている可能性が高いと考えて良いでしょう。 意図的な圧迫面接の場合には、応募者にプレッシャーをかけても正常な思考・言動をキープ出来るかどうかを見極めていると捉えてください。リアクションがない・興味を示さない「面接官がずっと真顔」「露骨にそっけない態度を取っていてリアクションも薄い」「応募者の顔ではなくパソコン画面ばかり見ている」「何をいってもリアクションが薄い」なども圧迫面接の一種です。 応募者からしてみれば、面接官にこのような態度を取られると「自分に興味を持ってもらえていない」という考えに陥ってしまい、受け答えに自信を持てなくなってしまうでしょう。 このような態度を取られた場合には、意図的に話しづらい雰囲気を醸し出していると考えてください。発言を全て否定される「応募者の回答・発言をとにかく否定する」という面接官にあたった場合も圧迫面に当たります。何を発言しても否定されるため、応募者側は萎縮してしまい、発言することに焦りを感じてしまいがちです。 発言の否定を行う圧迫面接は、応募者のコミュニケーション能力・ストレス耐性・論理的思考など、企業がチェックしたい項目の多くをカバーしています。どんな返答に対しても否定されるという異常な状況下で、応募者の適性やスキルが試されると心得ておきましょう。威圧的な態度を取る「足を組むなど横柄な態度で面接をおこなう」「怒った口調で話をする」など相手を威圧する態度で面接を行うというケースもあります。このような圧迫面接の場合、応募者のコミュニケーション能力や対応力を見極めるために行うケースが一般的です。 相手の態度に苛立ちや恐怖心を抱いてしまうかもしれませんが、負の感情を抑え、冷静に対応するよう心掛けましょう。 圧迫面接の対処法3選圧迫面接は、ただでさえ緊張する面接試験という場で予告もなく行われます。 そのため、いつ圧迫面接が行われても動じないように、ポイントを押さえて心構えを整えておくことが重要です。圧迫面接に有効な対処法には主に次の3つが挙げられます。わざと圧迫していると理解する圧迫面接は、基本的にストレス耐性を図るためにあえて応募者に負荷のかかる環境を作っていることが一般的です。そのため、「面接官は仕事で意図的に圧迫感を演出している」と割り切って、一般的な面接と同じ様に平常心で臨むことが大切です。 仮に威圧的な態度を取られた場合であっても、面接官のことを一歩引いた目線で見ることで、「いつも通り」の平常心を保ちやすくなるでしょう。深堀り質問に対応できるように準備をしておく「なぜ？」「どうして？」など問い詰めるような質問攻めに合うことを想定し、面接前に回答できるように準備をしておくことも対処法の一つです。 通常の面接でも聞かれるような質問に対し、「なぜ？」「なぜ？」と自分自身に問いかけ答えられるように練習しておきます。圧迫面接以外の面接にも役立ちますので、面接対策として行っておくと良いでしょう。淡々と聞かれたことのみに回答する圧迫面接ではとにかく感情を押し殺して、淡々と聞かれたことに答えていくという心構えも大切です。納得いかないような態度や言動があった場合には、つい過剰に反応してしまいますが、それでは面接官の思うツボですので、早々に割り切って淡々とした受け答えで切り抜けましょう。 自分を守るための心構えを持って圧迫面接に臨むことが大切です。圧迫面接でのNG行動圧迫面接を受けた際にやってはいけない行動例をご紹介していきます。圧迫面接だなと感じた場合には、以下の点に気を付けて面接を受けるようにしましょう。感情を表に出す圧迫面接ではあまりに理不尽な対応にイライラしてしまう場合もあるでしょう。だからといって、その感情を表出してしまうことは避けてください。 あえて応募者の感情を逆なでするような態度を取ることで、理不尽な行動を取る相手に対してどう対応をすべきかを見極めようとしているため、冷静に考え、感情を抑えて発言をすることが大切です。反論する自分の意見を全て否定されてしまうと、「そうではありません」と反論をしてしまいたくなると思いますが、これもNGです。 まずは、「ご指摘の通りです」のように相手の意見を受け止めたうえで、自分の意見を伝えることを意識しましょう。無言になってしまう「なぜ？」「どうして？」など矢継ぎ早に質問攻めに合うと何を回答すべきか悩み無言になってしまうことも考えられます。 ここでは、臨機応変な対応をみられていますので、仮にすぐに回答できない場合には、「申し訳ありません。考えを整理しますので少々お時間をください」など一言伝えたうえで、突然無言な時間を作り出さないような対応が必要です。圧迫面接は違法？圧迫面接をおこなうこと自体は違法ではありません。 ただし、『厚生労働省「公正な採用選考の基本」』によると、応募者の本籍や家庭環境、学歴、家族の収入や資産、宗教などに関する質問などは職種差別に繋がる恐れがあると明記されています。 このような「職種差別に繋がる言動を受けた」あるいは「人格や能力を否定された」といったケースは不法行為（民法709条）に当たる可能性もあり、これにより応募者がうつ病や対人恐怖症など何かしらの害を被った場合には、慰謝料や損害賠償へと発展する場合もあるでしょう。 その他にも、性別によって異なる採用手法を取る、セクハラめいた質問を投げかけるなどの行為は、男女雇用機会均等法違反に抵触します。 あまりにも圧迫面接がひどいと感じた場合には、『厚生労働省「総合労働相談コーナーのご案内」』など、公的な相談窓口がありますので、こちらに相談をしてみると良いでしょう。まとめ転職の面接で圧迫面接を行う企業はさほど多くありませんが、全くないとは言い切れませんので、事前に準備を整えておくことで、気後れすることなく対応できるでしょう。 圧迫面接を行う企業の中には、威圧的な社風のいわゆるブラック企業が含まれていることも考えられます。 圧迫面接を受けた場合には、次の選考に進むべきか、内定を承諾すべきかどうかを慎重に見極めたほうが良いかもしれません。 本記事が少しでも面接対策の参考になれば幸いです。

2024.04.24

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