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【例文あり】面接日程調整メールの書き方のコツとは？知っておくべきマナー・注意点もご紹介！
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目次
※本記事は弊社公式サービスならびにアフィリエイト広告によるプロモーションを含みます。
※「キャリアトラス」は、厚生労働大臣から有料職業紹介事業（許可番号13-ユ-313782）の許可を受けている株式会社ネオキャリアが運営する就職・転職情報サイトです。
面接の日程調整をする場合、多くの企業ではメールを活用することが一般的です。
面接で出来る限り良い印象を与えるためにも、メールで評価を落とすことのないように慎重に対応したいと考えている人も多いのではないでしょうか。
そこで、本記事では、面接の日程調整メールのマナーや書き方、気を付けるべきポイントを解説しています。
さらに、企業から指定された日程で調整できない場合や、調整した日程を変更する場合の伝え方など、シチュエーション別の回答方法についても例文を交えてお伝えしますので、ぜひ参考にしてみてください。
この記事のまとめ
- 面接日程メールも選考に影響する場合があるため、ビジネスマナーを意識して返信したほうが良い。
- 面接日程調整メールを送る場合には、24時間以内に返信・希望日程を3候補以上提示・件名は変更せずに返信することを意識する。
- 面接日程調整メールを書く際のポイントは、お礼のフレーズを入れる、適度に改行を入れることである。
- 面接の日程調整希望日を提示する場合には、3日～2週間先のスケジュールを伝えると良い。
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面接日程メールは選考にも影響する？
面接日程を調整する場合、一般的には採用担当者とメールでやり取りを行うこととなります。しかし、「面接日程を調整するだけだから･･･」と気を抜いてはいけません。
採用担当者の中には、候補者のメールの対応を見て社会人としてのビジネススキルやマナーがある人なのかどうかを見極めようとしている場合もあります。
選考を優位に進めるためにも、単なる面接日程調整メールと思わずに、選考はすでに始まっているという意識を持ってスケジュール調整を行いましょう。
面接日程調整メールのマナー
面接日程調整メールで面接官にも好印象を残すために、メールで日程調整を行う場合の最低限のマナーを理解しておくと良いでしょう。
24時間以内に返信する
まず、採用担当者からのメールには24時間以内に返信するよう心掛けましょう。
採用担当者も複数の候補者の面接日程調整を行っており、返信が遅くなってしまうことで、面接官との日程調整に影響が出るなど、迷惑をかけてしまうことも十分に考えられますので、出来る限り早めにメールの返信をするよう意識をしてください。
POINT
- こんな時はどうする？
日程の都合が分からず、すぐに返信ができない場合もあるかと思います。そのような場合にも、まずは24時間以内の返信を意識しましょう。メールでは、「あいにく現時点で、都合が分からない旨を伝え、〇〇日以降に再度連絡をする」など、現状の状況と日程が確定できるタイミングなどの情報を伝えるようにしましょう。
仮に24時間以内にメールに返信できなかった場合には｢ご返信が遅くなってしまい申し訳ございません｣などと一言添えるようにしましょう。
希望日時は3候補以上提示する
希望日時は出来る限り複数提示することをおすすめします。目安としては3候補以上が良いでしょう。
面接官が現場の社員の場合もありますので、できるだけ希望日程は複数あるほうがスケジュール調整がスムーズです。時間にも幅を持たせておいた方が調整がしやすいでしょう。
企業側から候補日時を指定される場合もありますが、仮に指定された日時で調整ができない場合にも、こちらから候補日時の案を提示するのがマナーです。その際も3候補以上提示することを意識してみてください。
件名は変更せずに返信する
ビジネスメールの基本ですが、件名は変更せずに返信をしましょう。
具体的には、企業側から「面接日程調整の件」という件名でメールが届いているのであれば、「Re:面接日程調整の件」と返信をします。
メールを返信する際に「Re:」が勝手に表示されると思いますので、あえて削除せずにそのまま返信すれば問題ありません。
こうすることで、担当者は面接日程調整の件であること、返信メールであることを件名から理解することができるため、日程調整メールの件名は変更せずに返信するということを覚えておきましょう。
POINT
- メールの本文も引用しておくと良い
メールに返信する場合には、返信するメールの内容を引用して残しておくとより良いです。
こうすることで、以前のやり取りをスムーズに把握することができます。基本的には、メールに返信すると、新たに作成した新規のメール文面の下に以前のやり取りが勝手に引用されると思いますので、削除せずに、そのまま残しておくようにしましょう。
署名を必ず付ける
ビジネスメールでは必ず署名を付けます。仕事でメールを使う場合にはテンプレートに署名を保存しているケースが多いため忘れることはないですが、転職活動でメールを送る場合には注意が必要です。
「氏名・住所・電話番号・メールアドレス」を記した署名を作成し、必ずメールの末尾に付けることを忘れないようにしてください。ただし、住所に関しては、記載していなくても失礼には当たらないので郵便物の有無に合わせて適宜対応しましょう。
メールを返信する時間帯に気を付ける
メールを返信する時間帯にも気を配りましょう。
基本的には、企業の就業時間中に返信する方が望ましいです。ただし、現職中の方の場合には、就業時間内での返信は難しいかと思いますので、真夜中などの非常識な時間は避け、常識の範囲内で受け入れられる時間帯を意識して返信をしましょう。
21時以降になる場合には必ず、｢夜分遅くに失礼いたします｣などの一言を添えて失礼のないように心掛けてください。
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面接日程調整メールの書き方のポイント
さて、ここからは日程調整メールの書き方のポイントについてお伝えしていきます。日程調整メールでは、簡潔に分かりやすく伝えることが大切です。
下記の流れに沿って書いていくと良いでしょう。
【日程調整メールの流れ】
①件名
②宛名
③挨拶
④自分の名前
⑤面接の日程調整に関する内容
⑥締めくくり
⑦署名
企業名は省略しない
宛名で企業名を記載する場合には、（株）のように省略せずに必ず正式名称で記載するようにしましょう。
お礼のフレーズを必ず入れる
｢この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます｣など、メールを送っていただいたことや面接日程を提示していただいたことに感謝する気持ちをメールに盛り込むよう意識しましょう。
適度に改行を入れる
メールを送る際にはメールの文面の見やすさにも気を配りましょう。
採用担当者の多くはPCでメールチェックを行っていることが多いため、文章が長くなり過ぎないように適宜改行を入れて、全体的に読みやすくなるように整えてください。また、内容の節目ごとに行間を空けて段落を区切ると、より読みやすいメールになります。
スマートフォンなど携帯からメールを配信する場合には、「PCでの見やすさ」を意識して作成すると良いでしょう。
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面接日程調整は何日後から設定する？
面接日程調整メールで日程を調整する場合、自分自身がメールを返信する日から起算して、何日後の日程を提示すれば良いのか悩む場合もあるのではないでしょうか？
基本的には、3日後～2週間先までの日程で調整をすると問題ないでしょう。
明日、明後日の日程だと企業側のスケジュール調整が難しいことも想定されるため、少し余裕を持って3日後以降だと好ましいです。
また、1ヵ月後などあまりに遠いスケジュールになってしまうと、そもそも採用枠が埋まってしまっている可能性も考えられますので、出来る限り早めの日程で調整することをおすすめします。
【例文】面接日程調整メールの4パターン
ここでは、面接の日程調整メールをシチュエーション別に4つに分けてお伝えしていきますので、参考にしてみてください。
日程調整メールの4パターン
・提示された日程にて面接日程を確定する場合
・提示された日程での調整ができない場合
・一度決定した日程を変更したい場合
・面接日程を確定する場合
提示された日程にて面接日程を確定する場合
提示された日程にて面接日程を確定する場合
■件名
Re:（元の件名）
■本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇〇〇様
お世話になっております。
以前、貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇（氏名）と申します。
この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程から下記の日時を希望致します。
■第1希望：〇月〇日（〇） 〇時～〇時
■第2希望：〇月〇日（〇） 〇時～〇時
■第3希望：〇月〇日（〇） 〇時～〇時
ご多忙な中、日程を調整いただき誠にありがとうございます。
当日も何卒宜しくお願いいたします。
————————————————————
〇〇〇〇（氏名）
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊
————————————————————
提示された候補日の中でも都合のつく日時が複数ある場合には、希望順位と合わせて複数回答した方が面接調整がしやすいです。
提示された日程での調整ができない場合
次に、提示された日程でどうしても都合がつかなかった場合の返信の方法です。
提示された日程での調整ができない場合
■件名
Re:（元の件名）
■本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇〇〇様
お世話になっております。
以前、貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇（氏名）と申します。
この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます。
大変恐縮ながらご提示いただいた日時での都合がつかなかったため、
別日程での実施をお願いすることは可能でしょうか。
以下に候補日を提示させていただきますので、
いずれかの日時でご検討いただけましたら幸いです。
■第1希望日：〇月〇日（〇） 〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望）
■第2希望日：〇月〇日（〇） 〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望）
■第3希望日：〇月〇日（〇） 〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望）
■第4希望日：〇月〇日（〇） 〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望）
以上となります。
ご多忙な中恐縮ですが、ご確認いただけましたら幸いです。
また、上記日程での調整が難しい場合には、再度候補日をご連絡いただけましたら幸いです。
大変お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
————————————————————
〇〇〇〇（氏名）
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊
————————————————————
指定された日程の中で調整ができない場合には、提示された面接日程が合わなかったことに対する一言を添えましょう。
そのうえで、面接調整が可能な日程をこちらから提示をするようにします。
日程を提示する場合には、3候補以上の日程を提示するように心掛けましょう。
一度決定した日程を変更したい場合
次に、一度面接日程を決定した後に、どうしてもその日程で面接を行うことが難しくなってしまった場合について見ていきます。
一度決定した日程を変更したい場合
■件名
Re:（元の件名）
■本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日（〇）の〇時から面接のお時間を頂戴している〇〇〇〇（氏名）と申します。
私事で大変恐縮ですが、予定させていただいておりました日時に伺うことが難しくなってしまったため、別日程での実施をお願いすることは可能でしょうか。
以下に候補日を提示させていただきますので、
いずれかの日時でご検討いただけましたら幸いです。
■第1希望日：〇月〇日（〇） 〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望）
■第2希望日：〇月〇日（〇） 〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望）
■第3希望日：〇月〇日（〇） 〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望）
■第4希望日：〇月〇日（〇） 〇時～〇時（〇時までに面接終了を希望）
以上となります。
ご多忙な中恐縮ですが、ご確認いただけましたら幸いです。
また、上記日程での調整が難しい場合には、再度候補日をご連絡いただけましたら幸いです。
大変お手数をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
————————————————————
〇〇〇〇（氏名）
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊
————————————————————
「〇月〇日（〇）の〇時から面接のお時間を頂戴している」のようにすでに面接が決まっている候補者からのメールであることがわかるように明記します。
日程を変更する理由については、具体的に理由を伝える必要はありませんので、本メールのように｢私事で大変恐縮ですが｣などの一言を入れておくとスマートにまとめることができるでしょう。
面接日程を確定する場合
面接日程を確定する場合
■件名
Re:（元の件名）
■本文
〇〇株式会社
人事部 採用担当
〇〇〇〇様
お世話になっております。
以前、貴社求人に応募いたしました〇〇〇〇（氏名）と申します。
この度は、面接日程のご連絡を誠にありがとうございます。
ご提示いただいた下記日時に、指定いただきました面接会場にお伺い致します。
■面接日時：〇月〇日（〇） 00:00～
■場所：〇〇〇
ご多忙な中、日程を調整いただき誠にありがとうございます。
当日も何卒宜しくお願いいたします。
———————————————————— 〇〇〇〇（氏名）
〒000-0000
東京都新宿区西新宿0-0-0
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：＊＊＊＊＠＊＊＊＊
————————————————————
都合の良い日程にて調整できた場合には、認識のズレがないかを確認するために、日程・面接場所を必ずメールに記載しましょう。
面接日程調整メールを送る場合に気を付けるべきポイント
最後に面接日程調整メールを送る場合に気を付けるポイントをご紹介しますので、参考にしてみてください。
文字を装飾しない
メールの文面で強調したい箇所に色を付けたり太字にしたりする方もいるかもしれませんが、ビジネスメールでは、文字の装飾は避けましょう。
装飾されたメールは社外の人へ送るものとしてはふさわしくないと考えられているため、注意してください。「！」などの記号の使用も同様です。
会社のアドレスは使用しない
就業中の方が転職を行う場合についやりがちなのが、会社用のメールアドレスを使って採用担当者とやり取りを行ってしまうことです。
会社のアドレスかどうかはアドレス自体を見ればたいていわかります。そのため会社のものを使用していると｢公私混同するリスク管理の出来ない人材なんだな｣と思われてしまうかもしれません。
転職活動を行う際には、メールアドレスを新たに取得することをおすすめします。
敬語表現を意識する
そして、敬語表現がしっかりと使えていない人材は社会人の基礎がなっていないと判断されるため、しっかりとした敬語表現(謙譲語も同様)を心がける必要があります。
下記の点を意識してメール文面を作成しましょう。
■二重敬語になっている
（例）× ～拝見させていただきます→ 〇 拝見いたします
■「話し言葉」と「書き言葉」が混在している
（例）× 御社 → 〇 貴社
まとめ
ここまで、面接日程調整のメールの送り方についてお伝えしてきました。
日程調整のメールだからといって、気を抜いてはいけません。日程調整メールのやり取りから、すでに選考が始まっていることを意識して、丁寧に対応しましょう。
メールを送る際の基本は、相手のことを気遣う気持ちが大切です。
すぐに返信をすることも、お礼を添えることも、候補日を複数日程提示することも全て相手の立場を考えるが故の行動でもあります。
本記事が少しでも就職活動のお役に立てば幸いです。
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この記事を書いた人
元中途求人広告アドバイザー
こばさん
不動産会社での営業経験を経て、中途求人広告アドバイザーに転身。これまでに中小・ベンチャー企業を中心に100社以上の中途採用をご支援してきました。現在は3人の子供たちの子育てとキャリアの両立に奮闘中です。
自身の経験を活かし、転職・就職活動に役立つ情報だけでなく、働く女性のキャリアライフを充実させるコンテンツやFP2級の資格も保有しているので働くうえで役立つマネー情報をお届けしていきます。
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